Asiakastietoja käytetään esimerkiksi työmääräimissä, sopimuksissa ja tarjouksissa. Asiakkaan voi liittää myös kansioihin, jolloin niiden Spotit kuuluvat asiakkaan kohteisiin.
Tee tässä kuvatut ylläpitotoimet selainversiossa. Tarvitset asiakkaiden katseluoikeuden sekä luomiseen luomisoikeuden tai tietojen muuttamiseen kyseisen asiakkaan muokkausoikeuden. Jos toiminto ei ole käytettävissä, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan oikeutesi. Integraation ylläpitämän asiakkaan kohdalla selvitä organisaatiosi käytäntö ennen tietojen muuttamista, jotta muutos tehdään oikeaan ylläpitopaikkaan.
Luo asiakas ja täytä perustiedot
- Avaa päävalikon Asiakkaat-valikosta Asiakkaat-sivu. Tarkista ensin, löytyykö asiakas jo rekisteristä.
- Valitse sivun yläreunasta Lisää asiakas.
- Täytä lomakkeen Perustiedot-välilehden Perustiedot-osio jäljempänä kuvattujen sääntöjen mukaan.
- Täydennä saman välilehden Yhteystiedot ja Laskutustietokentät tarpeen mukaan. Valitse tarvittaessa myös kansiot.
- Tarkista tiedot ja valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Jos tallennus ilmoittaa virheestä, korjaa ilmoitettu tieto ja tallenna uudelleen.
Nimi ja Asiakastyyppi ovat pakollisia. Nimen on oltava yksilöllinen asiakasrekisterissä. Asiakastyypin vaihtoehdot ovat Kuluttaja ja Yritys. Tämä valinta kuvaa asiakkaan tyyppiä; sillä ei erotella laskutusasiakasta ja kohdeasiakasta. Kansion kohdeasiakastiedot ovat erillinen asia.
Täytä tarvittaessa Virallinen nimi, Yhtiön tunnus, Asiakasnumero ja ALV-kenttään ALV-tunniste. Virallisen nimen, asiakasnumeron ja ALV-tunnisteen on kunkin oltava yksilöllinen, jos kenttä täytetään. Asiakasnumero ei myöskään saa olla sama kuin jollekin kansiolle annettu kohdeasiakasnumero. Nimen ja virallisen nimen alusta ja lopusta poistetaan ylimääräiset välilyönnit tallennuksessa.
Asiakasryhmä on vapaaehtoinen valinta olemassa olevista ryhmistä. Uuden asiakkaan Tila on oletuksena Aktiivinen. Voit täydentää myös Lisätiedot-kenttää ja Asiakkaan kentät -osiota organisaatiosi tarpeiden mukaan. Katso asiakasryhmien, lisätietojen ja alennusten ohje.
Erota yhteystiedot ja laskutustiedot
Perustiedot-osion Yhteystiedot-kohdassa ovat asiakkaan puhelin, matkapuhelin, sähköposti sekä tavallinen osoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa. Asiakkaan yleinen sähköposti ei ole sama kenttä kuin sähköpostilaskutusosoite.
Laskutustietokentät-osiossa ovat erillinen laskutusosoite postinumeroineen, postitoimipaikkoineen ja maineen sekä Sähköpostilaskutusosoite. Täytä organisaatiosi käyttämät tiedot ja valitse tarvittaessa Kustannuspaikka ja Myyntitili olemassa olevista vaihtoehdoista.
Osion Verkkolaskutustiedot-kohdassa täytät Verkkolaskuosoite-kentän ja valitset Verkkolaskuoperaattori-kenttään operaattorin. Jos operaattoria ei löydy listasta, jätä listavalinta tyhjäksi ja kirjoita tiedot viereiseen Kirjoita operaattorin tiedot -tekstikenttään.
Yksi osoitekenttä ei ohjaa kaikkea laskutusta. Esimerkiksi sopimuslaskun PDF käyttää sopimuksen poikkeavaa laskutusosoitetta, kun poikkeavat laskutustiedot ovat käytössä. Muussa tapauksessa PDF käyttää asiakkaan tavallista yhteystietojen osoitetta, ei Laskutustietokentät-osion erillistä osoitetta. Jos laskulla näkyy väärä osoite, tarkista sekä asiakas että sopimuksen asetukset. Katso sopimuksen laskutus ja hintamuutokset.
Liitä asiakas kansioihin
Perustiedot-välilehden Perustiedot-osiossa oleva Yhdistä kansioon on vapaaehtoinen monivalinta: asiakkaan voi tallentaa ilman kansiota tai liittää useisiin kansioihin. Liitos ulottuu valittuihin kansioihin ja kaikkiin niiden alikansioihin. Tarkista ennen tallennusta koko valittu kansiorakenne ja sen nykyiset asiakkaat.
Jos valitussa kansiorakenteessa on jo asiakas, sovellus pyytää vahvistamaan jatkamisen. Korvaaminen vaihtaa kansioiden asiakasliitoksen uuteen asiakkaaseen; se ei poista aiempaa asiakasta rekisteristä. Yhdellä kansiolla on yksi asiakasliitos.
Vahvistus ei ohita sopimuksista johtuvia rajoituksia. Kansiota tai sen alikansiota ei voi ottaa toiselta asiakkaalta, jolla on sopimuksia. Asiakkaalta, jolla on sopimuksia, ei myöskään voi irrottaa sen nykyisiä kansioita poistamalla valintoja. Tarkistus koskee sopimusten olemassaoloa, joten pelkkä sopimuksen tilan muuttaminen ei poista tätä estettä.
Kansioliitosten käsittelyyn kuuluu taustakäsittelyä. Tarkista tallennuksen jälkeen myös alikansiot. Liitoksen tekemisestä kansion omalta lomakkeelta kerrotaan ohjeessa asiakkaan liittäminen kansioon.
Muokkaa tallennettua asiakasta
Avaa samalla Asiakkaat-sivulla asiakas napsauttamalla sen korttia. Taulukossa lomake avautuu asiakkaan nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Tarkista nimi ja asiakasnumero, päivitä tarvittavat kentät ja valitse Tallenna. Samat pakollisuus- ja yksilöllisyyssäännöt koskevat myös muutoksia.
Asiakaskortit ovat sivun Asiakkaat-välilehden Oletusnäkymä-näkymässä. Taulukkoon vaihdat sen viereisestä Taulukkonäkymä-valinnasta.
Asiakkaan yleiset yhteystiedot ja siihen liitetyt henkilöt ovat eri tietoja. Lomakkeen Yhteyshenkilöt-välilehdellä voit luoda tai liittää henkilöitä. Katso asiakkaan yhteyshenkilöiden ohje. Alennukset-välilehden valinnoista kerrotaan alennusten ohjeessa. Tallennetulla asiakkaalla on myös Hinnastot-välilehti; katso hinnaston luominen ja asiakkaiden liittäminen.
Vaihda tilaa ja rajaa asiakasluetteloa
Voit muuttaa asiakkaan tilan muokkauslomakkeen Tila-kentästä. Korttinäkymässä voit vaihtaa tilaa suoraan asiakaskortin kytkimestä. Kytkimen ohjeteksti on Ota pois käytöstä tai Aseta aktiiviseksi asiakkaan nykyisen tilan mukaan. Taulukkonäkymässä voit muuttaa tilaa kaksoisnapsauttamalla asiakkaan Tila-solua ja valitsemalla uuden tilan. Kytkin ja taulukon solumuutos tallentavat tilan suoraan ja edellyttävät muokkausoikeutta.
Voit rajata näkyvät asiakkaat tilan perusteella korttinäkymän Tila-rajauksella tai taulukkonäkymän Tila-sarakkeen suodattimella. Rajaus muuttaa näytettävää luetteloa, ei asiakkaiden tiloja.
Ei aktiivinen säilyttää asiakkaan ja sen liitokset. Asiakas säilyy asiakasluettelossa ja voidaan palauttaa aktiiviseksi, vaikka nykyinen suodatus voi piilottaa sen. Tila ei tarkoita asiakkaan poistamista. Se ei myöskään yleisesti estä asiakkaan valitsemista muihin toimintoihin eikä pysäytä sopimusten automaattista tehtävien tai laskujen muodostusta. Näitä ohjaavat sopimuksen omat tilat ja automaatioasetukset.
Tarkista tallennuksen tulos
Avaa tallennettu asiakas uudelleen ja tarkista perustiedot, tila sekä yhteys- ja laskutustiedot oikeista osioista. Jos asiakas ei näy, tarkista ensin haku ja tilasuodatus.
Jos muutit kansioliitoksia, tarkista taustakäsittelyn valmistuttua valitut kansiot ja niiden alikansiot. Päivitä näkymä tarvittaessa. Jos arvioit muutoksen vaikutusta laskutukseen, tarkista lisäksi kyseisen sopimuksen asetukset ja laskun tiedot.
Androidin ja iOS:n asiakasnäkymissä voit katsella asiakastietoja ja yhteyshenkilöitä sekä avata asiakkaan kansiot asiakaskortista. Tee tässä ohjeessa kuvatut luonti-, muokkaus- ja tilanvaihtotoimet selaimessa. Osoitteen näyttämisessä on alustakohtainen ero: Androidin asiakastiedoissa näytetään asiakkaan erillinen laskutusosoite, iOS:n asiakastiedoissa tavallinen osoite. Tarkista siksi osoitteiden tallennus selaimen lomakkeen molemmista osioista.