Kansion lisätietokenttiin tallennat kansiota koskevia tietoja, esimerkiksi toimipaikan yhteyshenkilön tai tarkastuspäivän. Attribuutti määrittää kentän nimen, tyypin ja mahdolliset valintavaihtoehdot. Kansion kenttärivi liittää attribuutin kansioon, ja riville täytetty arvo on tämän kansion oma tieto. Arvon muuttaminen ei täytä tai muuta kansiossa olevien Spottien tietokenttiä.
Edellytykset ja kenttien rakenne
Ylläpito tehdään selainkäyttöliittymässä ja edellyttää kansion muokkausoikeutta. Pelkkä oikeus hallita kansion liitteitä ei riitä. Tarvitsemasi attribuutin on oltava valmiiksi luotu: kenttärivin lisääminen kansioon ei luo uutta attribuuttia. Katso tarvittaessa attribuuttien luominen.
Kansion kentät voi valita yksitellen tai määrittää laitekortilla. Avaa valikosta Kohteet ja laitteet → Kohteiden kansiopuu, napsauta kansion nimeä ja avaa kansion lomakkeen Asetukset-välilehti.
Kansion lisätietokentät on kansion omien kenttien laitekorttivalinta. Sen alapuolella Kansion lisätietokenttien kentät ja arvot sisältää kenttärivit. Tämä on eri asetus kuin Laitekortti, joka määrittää kansiossa olevien Spottien kentät.
Lisää kenttä ja täytä arvo
Kun Kansion lisätietokentät -valinnassa ei ole laitekorttia, voit lisätä kenttiä yksitellen.
- Valitse lisätietokenttien alueella Lisää uusi lisäkenttä.
- Hae rivin Hae lisätietokenttää -valinnasta attribuutti sen nimellä ja valitse se luettelosta.
- Täytä rivin oikeanpuoleinen arvokenttä. Sen syöttötapa määräytyy valitusta attribuutista.
- Lisää tarvittaessa muut kentät samalla tavalla.
- Valitse kansion lomakkeen alareunasta Tallenna.
Teksti- ja sähköpostikenttään kirjoitat arvon, numerokenttään luvun ja päivämääräkenttään valitset päivämäärän kalenterista. Pudotusvalikossa käytät attribuuttiin määriteltyä vaihtoehtoa; vaihtoehdot esitetään aakkosnumeerisessa järjestyksessä. Vapaasti kirjoitettu uusi vaihtoehto ei kelpaa tallennettavaksi.
Linkkikenttään kirjoita osoite kokonaisena, esimerkiksi https://example.com. Jos osoitteesta puuttuu protokolla, tallennuksessa käytetään oletuksena http://. Virheellinen osoite voi estää tallennuksen.
Arvon voi jättää tyhjäksi. Valitse kuitenkin attribuutti jokaiselle säilytettävälle riville. Pelkkä rivin lisääminen tai arvon kirjoittaminen ei tallenna tietoa. Jos vaihdat olemassa olevan rivin attribuuttia, tarkista ja täytä myös arvo uudelleen ennen tallennusta.
Muuta, tyhjennä tai poista tieto
Avaa sama kansio ja sen Asetukset-välilehti. Muuta haluamasi kentän arvoa ja valitse Tallenna. Arvon tyhjentäminen säilyttää kenttärivin kansiossa: kenttä jää näkyviin ilman täytettyä tietoa.
Jos haluat poistaa yksittäin lisätyn kentän kokonaan, napsauta sen rivin oikean reunan roskakorikuvaketta ja valitse Tallenna. Tallennetun kentän poistaminen poistaa myös siihen tallennetun arvon tästä kansiosta. Yhteinen attribuuttimääritys ja muiden kansioiden tai Spottien arvot säilyvät.
Jos haluat hylätä lomakkeella tekemäsi muutokset ennen tallennusta, valitse alareunasta Peruuta. Kansion kenttien arvoille ei ole Spotin tietokenttien kaltaista arvohistoriaa tai palautustoimintoa. Ota tarvitsemasi arvo talteen ennen poistamista tai korvaamista.
Kun kentät tulevat laitekortista
Kun Kansion lisätietokentät -valinnassa on laitekortti, voit täyttää kenttien arvot ja tallentaa ne. Attribuuttivalinnat ovat lukittuja, eikä yksittäisten rivien lisäyspainiketta tai roskakorikuvakkeita näytetä. Kenttien rakenne ja järjestys määräytyvät laitekortista.
Laitekortin valitseminen tai vaihtaminen sovittaa kansion kentät kortin mukaisiksi. Samat attribuutit säilyttävät nykyiset arvonsa, puuttuvat kentät lisätään tyhjinä ja korttiin kuulumattomat kentät poistetaan arvoineen. Myös käytössä olevan yhteisen laitekortin kenttämuutokset välittyvät sitä käyttäviin kansioihin. Ota poistuvat tiedot talteen ennen muutosta.
Pelkkä Kansion lisätietokentät -laitekorttivalinnan tyhjentäminen säilyttää nykyiset kentät ja arvot sekä palauttaa rivit yksittäin muokattaviksi. Tarkista rivit ja tallenna muutos. Katso rakenteen valitsemisen ja vaihtamisen ohjeesta laitekortin käyttöönotto kansiossa.
Tarkista tallennuksen tulos
Avaa kansio tallennuksen jälkeen uudelleen ja tarkista Asetukset-välilehdeltä kenttien nimet ja arvot. Varmista, että tyhjennetty kenttä säilyy ja poistettu kenttä puuttuu. Laitekortin muutokset käsitellään myös taustalla: jos kenttärakenne ei vielä vastaa valittua korttia, odota käsittelyä ja avaa kansio uudelleen.
Androidissa ja iOS:ssä voit katsella tallennettuja kenttiä avaamalla kansion ja napauttamalla kansionäkymän yläosan Kansion tiedot -otsikkoa tai sen nuolta. Näissä tietonäkymissä kenttiä ei ylläpidetä. Android piilottaa tyhjän arvon, ja iOS esittää sen viivana; viiva ei ole kenttään tallennettu arvo. Kansion tiedot -avaus puuttuu, jos kansiolla ei ole lisätietokenttiä eikä liitteitä.
Jos tallennus epäonnistuu, tarkista ilmoitettu virhe, attribuuttivalinnat ja pudotusvalikkojen arvot. Jos et voi muokata kansion tietoja, pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan kansion muokkausoikeutesi.