Matkakulukirjaus laskee kilometrikorvauksen ja tarvittaessa päivärahan antamiesi matkatietojen perusteella. Kirjaa tehtävään tai palvelupyyntöön kuuluva matka kyseisen työn yhteyteen, jotta se voidaan huomioida työn kustannuksissa. Muun matkan voit kirjata selaimessa itsenäisenä henkilökohtaisena kuluna.
Edellytykset ja käyttöoikeudet
Asiakkuudessa pitää olla työaikatoiminto käytössä. Ilman sitä matkakulujen kirjaaminen ei ole käytettävissä.
Selaimessa voit kirjata kulun itsellesi. Toiselle käyttäjälle kirjaaminen edellyttää pääkäyttäjyyttä tai kyseisen käyttäjän kattavia työaikakirjausten hallintaoikeuksia. Katselu-, muokkaus- ja poisto-oikeudet tarkistetaan erikseen. Työn yhteydessä tarvitset lisäksi oikeuden muokata työtä tai hallita sen matkakuluja. Työaikasääntöön kuuluminen ei itsessään anna näitä oikeuksia; katso työaikasäännöt ja kirjausoikeudet.
Androidissa ja iOS:ssä matkakulu kirjataan aina kirjautuneelle käyttäjälle. Kirjaa työn matkakulut ennen työn valmistumista. Selaimessa työn lisäyspainike piilotetaan myös perutulta tai edelleen välitetyltä työltä.
Kirjaaminen selaimessa
Itsenäistä kirjausta varten avaa selaimen valikosta Työajanseuranta ja valitse sivun yläreunan Luo uusi matkakulu. Tämä kirjaus tallennetaan henkilökohtaiseksi ilman työliitosta.
Työhön kuuluvaa kirjausta varten avaa tehtävän tai palvelupyynnön tietolomake. Valitse sen Matkakulut-välilehti ja luettelon alapuolelta Luo uusi matkakulu.
- Valitse Tapahtumalaji. Oletus on Matka, joka laskee kilometrikorvauksen. Valitse Matka ja päiväraha, kun haluat laskea myös päivärahan.
- Anna Alkuaika ja Loppuaika päivämäärineen ja kellonaikoineen. Loppuaika ei saa olla ennen alkuaikaa. Valitse kohdasta Valitse käyttäjä henkilö, jolle kulu kirjataan.
- Kirjoita matkan Reitti ja Kilometrit. Reitti ja kilometrimäärä ovat pakollisia. Kuvaa matkan tarkoitus Syy-kentässä; se on vapaaehtoinen.
- Anna tarvittaessa Ylimääräiset matkustajat ja valitse Peräkärry tai Raskas kuljetus todellisen matkan mukaan. Matkustajamäärä tarkoittaa henkilöitä kuljettajan lisäksi. Oletuksena määrä on nolla eikä kumpikaan lisä ole valittuna.
- Jos valitsit päivärahan, ilmoita ilmaiset ateriat kohdassa Aterioiden määrä per päivä. Jos ilmaisia aterioita ei ollut, jätä kenttä tyhjäksi. Tyhjä kenttä tarkoittaa nollaa ateriaa eikä estä päivärahan laskentaa.
- Työn lomakkeessa valitse tarvittaessa Lisää henkilökohtaisiin kuluihin?. Paina lomakkeen alaosan Luo uusi matkakulu.
Henkilökohtaisuuden valinta näyttää saman työn matkakulun myös käyttäjän henkilökohtaisissa matkakuluissa. Se ei luo toista kulua eikä poista työliitosta. Jos jätät valinnan pois, kulu jää työn matkakuluksi.
Työn matkakulu Androidissa ja iOS:ssä
Avaa tehtävän tai palvelupyynnön tiedot. Paina Kulut-alueen pluspainiketta; Androidissa se on vihreä pluskuvake. Valitse avautuvasta kululajin valinnasta MATKUSTUS JA KORVAUKSET. Tämä avaa Lisää matkakulu -lomakkeen.
Anna matkan alku- ja loppupäivä, kellonajat, reitti, kilometrimäärä sekä tarvittavat matkustaja- ja kuljetuslisät. Mobiilissa loppuajan pitää olla alkuajan jälkeen. Jätä lisämatkustajien kenttä tyhjäksi, jos heitä ei ollut: näillä työn lomakkeilla kenttään kirjoitettu nolla estää tallennuksen.
Valitse Kirjaa päivärahakuluja?, kun haluat myös päivärahan. Ilmoita ilmaiset ateriat erikseen. Jos niitä ei ollut, jätä aterioiden valinta pois; päiväraha voidaan silti laskea. Valitse tarvittaessa Kirjaa omiin matkakuluihin ja tallenna lomakkeen alaosan tallennuspainikkeella. Kirjaus liitetään avoinna olevaan työhön ja kirjautuneeseen käyttäjään.
Itsenäinen, työhön liittymätön päivärahan kirjaaminen mobiilin Matka ja päiväraha -valinnalla ei toimi luotettavasti nykyisessä versiossa. Tee tällainen kirjaus selaimen itsenäisellä lomakkeella. Tämä rajoitus ei koske edellä kuvattua työn Lisää matkakulu -lomaketta.
Korvaushinnat ja kilometrikorvauksen laskenta
Asetuksia hallitseva käyttäjä voi tarkistaa hinnat selaimen valikosta Palvelun asetukset avaamalla asetuksen Kilometrikorvaus ja päiväraha. Siinä määritetään Kulukorvaus (auto), Perävaunun lisä, Raskaan kuorman lisä, Lisämatkustajan lisä, Osapäiväraha ja Kokopäiväraha. Auton korvaus ja lisät ovat kilometrikohtaisia hintoja.
Kilometrikorvaus lasketaan näin: kilometrit × (auton peruskorvaus + valittu perävaunun lisä + valittu raskaan kuorman lisä + lisämatkustajien määrä × matkustajalisä). Kaikki valitut lisät kertyvät yhteen.
Laskenta käyttää asiakkuuden nykyisiä hintoja. Jos korvausasetuksia ei ole, käytetään vanhoja varahintoja: auto 0,53 €/km, perävaunu 0,09 €/km, raskas kuorma 0,27 €/km, lisämatkustaja 0,04 €/km, osapäiväraha 22 € ja kokopäiväraha 48 €. Nämä ovat vuoden 2023 varahintoja, eivät automaattisesti kuluvan vuoden verohintoja. Tarkista organisaation käyttämät hinnat ennen kirjaamista.
Kilometrit tallennetaan kokonaislukuna. Älä luota kilometrien desimaaliosan säilymiseen, vaikka jokin lomake sallisi sen syöttämisen. Matkakulun summa, päivärahan summa ja yhteissumma tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella.
Päivärahan kesto ja ateriat
Päiväraha perustuu alku- ja loppuajan väliseen kestoon, ei matkan aikana vaihtuvien kalenteripäivien määrään. Pelkkä ateriamäärä ei käynnistä laskentaa: myös päivärahan laskentavalinnan pitää olla käytössä.
Alle 24 tunnin matkassa kesto pyöristetään ensin tunteina yhteen desimaaliin. Seuraavat rajat koskevat tätä pyöristettyä kestoa:
- Alle 6 tuntia: ei päivärahaa.
- 6–10 tuntia: yksi osapäiväraha. Täsmälleen kymmenen tuntia kuuluu tähän.
- Yli 10 tuntia: yksi kokopäiväraha.
Vähintään 24 tunnin matkassa jokainen täysi 24 tunnin jakso tuottaa yhden kokopäivärahan. Täysien jaksojen jälkeen jäljelle jäävät tunnit käsitellään ilman edellä mainittua yhden desimaalin pyöristystä:
- Alle 2 tuntia: ei lisäpäivärahaa.
- Vähintään 2 mutta alle 6 tuntia: yksi osapäiväraha lisää.
- Vähintään 6 tuntia: yksi kokopäiväraha lisää.
Esimerkiksi 45 tunnin matka ilman ilmaisia aterioita tuottaa kaksi asetusten mukaista kokopäivärahaa: yhden täydestä 24 tunnista ja yhden jäljelle jäävistä 21 tunnista.
Vähintään yksi ilmainen ateria puolittaa osapäivärahan ja vähintään kaksi ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan. Yksi ateria ei pienennä kokopäivärahaa. Sama ilmoitettu ateriamäärä koskee koko kirjauksen laskentaa, myös kaikkia täysiä matkavuorokausia ja loppuosan päivärahaa. Lomake ei tue eri matkavuorokausien ateriamäärien erittelyä.
Tarkista tallennettu tulos
Avaa selaimen Työajanseuranta-sivun Matkakulut-välilehti ja etsi henkilökohtainen kirjaus käyttäjän ja matkan alkamispäivän alta. Tarkista erikseen Matkakulun summa, Päivärahan summa ja Yhteenlaskettu summa. Ensimmäinen tarkoittaa kilometrikorvausta, toinen päivärahaa ja kolmas niiden yhteismäärää.
Välilehden yläosan aikavälivalinta kohdistuu kirjauksen luontihetkeen, vaikka rivit ryhmitellään matkan alkamispäivälle. Jos kirjaat vanhan matkan tänään, huomioi myös tämän päivän sisältävä aikaväli. Tarkista lisäksi käyttäjä- ja sarakesuodattimet.
Työn kirjaus näkyy tehtävän tai palvelupyynnön Matkakulut-välilehdellä. Jos valitsit henkilökohtaisuuden, tarkista sama kirjaus myös Työajanseurannan luettelosta. Ilman valintaa sen puuttuminen henkilökohtaisesta luettelosta on odotettua. Nollan suuruinen päiväraha voi näkyä tapahtumalajina Matka, vaikka laskenta olisi valittu.
Kun työn tila vaihtuu valmistuneeksi, matkakulusta muodostuu työn kustannuksiin kilometrikorvauksen kustannusrivi. Nollasta poikkeavasta päivärahasta muodostuu erillinen päivärahakustannusrivi. Henkilökohtaisuuden valinta ei estä näiden muodostumista. Katso myös tuntien ja työn kustannusten tarkastelu.
Muokkaus ja nykyisen version rajat
Avaa selaimen matkakululuettelossa kirjauksen Tapahtumalaji-sarakkeen Matka- tai Matka ja päiväraha -linkki. Jos sinulla on muokkausoikeus, korjaa tiedot ja valitse lomakkeen alaosasta Tallenna.
Luonti ja muokkaus käyttävät nykyisiä korvaushintoja myös vanhalle matkalle. Pelkkä asetushintojen muuttaminen ei laske vanhoja kirjauksia uudelleen. Selaimessa näytetään muokkausta vahvistettaessa hintavaroitus, jos matkan alkamisvuosi eroaa kuluvasta vuodesta. Varoitus ei tarkoita vuosikohtaisen hinnaston valintaa. Tarkista hinnat asetuksia hallitsevan käyttäjän kanssa ennen vahvistamista; myös kuluvan vuoden kirjaus lasketaan muokattaessa nykyisillä hinnoilla.
Jos korjaat jo valmistuneen työn matkakulua, tarkista myös työn Työkustannukset. Matkakulukirjauksen uudelleenlaskenta ei itsessään päivitä valmistumisessa luotuja erillisiä kustannusrivejä.
Aiemmin lasketun päivärahan poistaminen vaihtamalla tapahtumalajiksi Matka ei nollaa tallennettua päivärahaa nykyisessä versiossa. Älä käytä tätä valintaa päivärahan poistamiseen. Tarkista muokkauksen jälkeen päivärahan summa ja yhteissumma; pyydä virheellisen päivärahan korjaamiseen apua pääkäyttäjältä tai tuelta.