Avaa selaimessa Työajanseuranta ja valitse Luo uusi matkakulu. Tarvitset oikeuden kirjata kulun valitulle käyttäjälle.
- Valitse Tapahtumalaji: Matka tai Matka ja päiväraha. Valitse Matka ja päiväraha, kun haluat laskea myös päivärahan.
- Anna matkan alku- ja loppuaika sekä käyttäjä.
- Täytä Syy, Reitti ja Kilometrit.
- Lisää tarvittaessa Ylimääräiset matkustajat, Peräkärry tai Raskas kuljetus todellisen matkan mukaan.
- Tarkista päivärahaa varten Aterioiden määrä per päivä. Ilmoita ilmaisten aterioiden määrä. Jos ilmaisia aterioita ei ollut, jätä kenttä tyhjäksi. Tyhjä kenttä tarkoittaa nollaa ateriaa eikä estä päivärahan laskentaa.
- Kun kirjaat kulun tehtävän tai palvelupyynnön yhteydessä, valitse tarvittaessa Lisää henkilökohtaisiin kuluihin. Tallenna kirjaus.
Ylimääräisillä matkustajilla tarkoitetaan kuljettajan lisäksi matkustaneita henkilöitä. Tarkista, että matkan päivämäärät ja kilometrit koskevat samaa matkaa.
Päiväraha lasketaan matkan keston perusteella, ei matkan aikana vaihtuvien kalenteripäivien määrän mukaan. Täsmälleen kymmenen tunnin matkasta lasketaan osapäiväraha. Ilmaiset ateriat pienentävät päivärahaa: vähintään yksi ateria puolittaa osapäivärahan ja vähintään kaksi ateriaa puolittaa kokopäivärahan.
Avaa Matkakulut ja tarkista erikseen matkakulun summa, päivärahan summa sekä yhteenlaskettu summa. Laskenta käyttää palveluun määriteltyjä hintoja ja syöttämiäsi matkatietoja.
Jos muokkaat aikaisempana vuonna kirjattua matkakulua, sovellus varoittaa summien laskemisesta uudelleen nykyisillä hinnoilla. Tarkista hinnat asetuksia hallitsevan käyttäjän kanssa ennen vahvistamista.
Kirjaa tehtävään tai palvelupyyntöön kuuluva matkakulu kyseisen työn yhteyteen, kun sen pitää näkyä työn kustannuksissa. Tarkista samalla, pitääkö sen näkyä myös henkilökohtaisissa kuluissa.
Android- ja iOS-sovelluksessa tehtävän tai palvelupyynnön Lisää matkakulu -lomakkeella päivärahan laskenta valitaan kohdasta Kirjaa päivärahakuluja?. Ilmaiset ateriat ilmoitetaan erikseen. Päiväraha voidaan laskea myös ilman ilmaisia aterioita. Valitse tarvittaessa Kirjaa omiin matkakuluihin, jotta työn matkakulu näkyy myös omissa matkakuluissasi.