Työaikasääntö muodostaa yleistä työaikaa valituille käyttäjille määritettyjen viikonpäivien ja kellonaikojen perusteella. Kirjaustyypeillä puolestaan luokittelet aika- ja kappalemääräisiä kirjauksia. Muiden käyttäjien kirjausten käsittelyoikeudet määritetään erikseen.
Tee määritykset selaimessa pääkäyttäjänä. Työaikasääntöjen käyttö edellyttää, että organisaation työaikaominaisuus on käytössä. Androidissa ja iOS:ssä tallennetut lounaskirjaukset vaikuttavat samaan automaattiseen laskentaan.
Työaikasäännön luominen
- Avaa päävalikosta Käyttäjien hallinta → Työaikasäännöt ja valitse sivun yläosasta Luo uusi sääntö. Olemassa olevan säännön avaat luettelon nimilinkistä.
- Anna Perustiedot-osiossa Nimi, Tila ja tarvittaessa Kuvaus. Automaation käyttämä tila on Käytössä.
- Tarkista Työajan automaattinen laskenta -osiossa Käytössä-valinta. Automaattinen laskenta on uudessa säännössä oletuksena käytössä. Oletuslaji on lukittu arvoon Työaika: sääntö muodostaa yleistä työaikaa, ei tehtävä- tai palvelupyyntöaikaa. Tämä kenttä ei valitse jäljempänä määritettävää kirjauksen Tyyppiä.
- Rastita Viikonpäivät ja kellonajat -kohdassa käsiteltävät päivät ja määritä niille alku- ja loppuaika. Kellonaikojen oletukset ovat 08.00 ja 16.00; tarkista myös päivien rastit. Viikonpäivärivin Työaika näyttää kellonaikojen erotuksen ennen lounasvähennystä. Määritä jakso saman päivän sisälle: automaatio ei tulkitse aikaisempaa loppukellonaikaa seuraavan päivän ajaksi.
- Määritä Lounasvähennys (h) -kohdassa Automaattinen lounasvähennys työpäivinä? ja Vähennyksen määrä (h). Oletuksena vähennys on käytössä ja määrä on 0.5 tuntia eli puoli tuntia.
- Avaa Sääntöön liitetyt roolit ja käyttäjät -osiossa Käyttäjäroolit tai Käyttäjät. Siirrä haluamasi roolit ja käyttäjät vasemmasta luettelosta oikeanpuoleiseen valittujen luetteloon.
- Tallenna uusi sääntö lomakkeen alaosan Luo uusi sääntö -painikkeella. Muokatun säännön tallennuspainike on Tallenna.
Suoraan valitut käyttäjät sekä valittujen mobiili- ja esimiesroolien jäsenet kuuluvat säännön piiriin yhdessä. Suora käyttäjävalinta ei anna säännölle etusijaa roolin kautta tulevaan sääntöön nähden. Pääkäyttäjät eivät näy suorassa käyttäjävalinnassa.
Milloin automaatio muodostaa kirjaukset?
Automaatiota tarkistetaan 15 minuutin välein organisaation aikavyöhykkeen mukaiselle kuluvalle päivälle. Tallentaminen ei muodosta kirjauksia heti eikä täytä aikaisempien päivien puuttuvia tunteja. Säännön pitää olla käytössä, automaattisen laskennan päällä ja viikonpäivän valittuna. Päivän käsittely alkaa vasta määritetyn aloitusajan saavuttamisen jälkeen.
Jos käyttäjään kohdistuu useita sääntöjä, viimeksi päivitetty sillä hetkellä käsittelykelpoinen sääntö voittaa. Jos uudemman säännön viikonpäivä ei ole käytössä tai sen aloitusaika ei ole vielä tullut, vanhempi sääntö voi tulla käsittelyyn. Voittavan säännön kirjauseste ei kuitenkaan siirrä käyttäjää seuraavan säännön käsittelyyn. Myös olemassa olevan säännön muokkaaminen voi siis vaihtaa etusijan.
Kun luonti on mahdollista, automaatio aloittaa yleisen työaikakirjauksen säännön aloitusajasta. Kirjaus on ensin Käynnissä. Loppuajan saavuttamisen jälkeen automaatio voi päättää sen myöhemmällä tarkistuksella, jolloin kirjauksesta tulee Valmis.
Automaattinen päättäminen kohdistuu käynnissä olevaan yleiseen työaikakirjaukseen, jonka alkuaika on täsmälleen säännön kyseisen päivän aloitusaika. Tämä voi koskea myös käsin aloitettua kirjausta. Muuna aikana aloitettua kirjausta sääntö ei päätä tähän loppuaikaan.
Olemassa olevat kirjaukset voivat estää uuden automaattisen kirjauksen. Tarkistuksissa huomioidaan muut kuin tehtävä- ja palvelupyyntökirjaukset: esimerkiksi yleinen työaika, sairauspoissaolo, loma ja lounas. Luonti estyy, jos tällainen kirjaus on käynnissä tai sen alku tai loppu osuu sääntöjaksolle, myös jakson rajalle, tai kirjaus kattaa koko jakson. Sääntöjaksolle ennen automaattisen työajan aloittamista tallennettu lounaskin voi siten estää aloituksen. Tehtävä- ja palvelupyyntöaika jätetään näistä automaation tarkistuksista pois.
Käsin kirjaamisen Esikatselu käyttää päällekkäisistä säännöistä uusimmin päivitettyä käyttäjään kohdistuvaa sääntöä koko valitulle ajanjaksolle. Se ei vaihda vanhempaan sääntöön tämän säännön pois käytöstä olevalla viikonpäivällä, kuten automaatio voi tehdä. Vältä tarpeettomia päällekkäisiä sääntöjä ja tarkista sekä esikatselu että todella tallennetut kirjaukset. Katso työajan kirjaaminen.
Arkipyhät ja muut vapaat
Lisää vapaa sääntölomakkeen Arkipyhät ja muut vapaat -kohdan Lisää uusi päivä -painikkeella. Anna Päivä, tarvittaessa Selite, Vuosi ja Määrä tunteina. Rivin Oletuslaji on lukittu arvoon Palkallinen vapaa. Tarpeettoman rivin poistat sen oikean reunan roskakorikuvakkeesta ja tallentamalla säännön.
Vapaapäivä ei tarkoita pelkkää päivän ohittamista. Kun automaatio tunnistaa vapaan eikä olemassa oleva kirjaus estä luontia, se muodostaa Loma-kirjauksen säännön viikonpäivän aloitusajasta annetun tuntimäärän pituiseksi. Esimerkiksi aloitus 08.00 ja määrä 8 muodostavat lomakirjauksen 08.00–16.00. Viikonpäivän pitää tällöinkin olla käytössä. Lomakirjaukselle ei tehdä työpäivän lounasvähennystä.
Automaattinen laskenta tunnistaa vapaan Päivä-kentän koko päivämäärän perusteella vuosineen. Joka vuosi -valintaan ei voi luottaa automaattisten lomakirjausten vuositoistossa, vaikka käsin kirjaamisen esikatselu tunnistaa vuosittain toistuvan vapaan. Lisää automaatiota varten jokaiselle tarvittavalle vuodelle oma oikean päivämäärän rivi ja tarkista syntynyt lomakirjaus.
Myös automaattisiin kirjauksiin sovelletaan kirjausten kesto- ja poissaolorajoja. Liian suuri tuntimäärä tai ristiriita muiden kirjausten kanssa voi estää tallennuksen. Katso kirjausten enimmäiskesto ja poissaolot.
Miten lounasvähennys tallentuu?
Kun automaattinen laskenta päättää työaikakirjauksen, se huomioi käyttäjän samalle paikalliselle kalenteripäivälle jo tallennetun Lounas-kirjauksen. Päivä määräytyy yleisen työaikakirjauksen alkupäivästä, ja lounaan pitää alkaa kyseisenä päivänä. Työajasta vähennetään silloin kirjatun lounaan alku- ja loppuajan erotus säännön lounasvähennyksen määrän sijasta, eikä sen rinnalle luoda uutta lounaskirjausta. Tämä koskee myös Android- tai iOS-sovelluksessa kirjattua lounasta. Jo kirjattu lounas vähennetään, vaikka säännön automaattinen lounasvähennys olisi pois käytöstä.
Jos päivälle ei ole lounaskirjausta ja automaattinen lounasvähennys on käytössä, laskenta vähentää säännössä määritetyn ajan ja luo erillisen lounaskirjauksen työpäivän loppuun. Jos vähennys on pois käytöstä eikä lounasta ole tallennettu, loppuaikaa ei lyhennetä eikä lounaskirjausta muodosteta.
Vähennys tehdään siirtämällä yleisen työaikakirjauksen tallennettua loppuaikaa aikaisemmaksi. Esimerkiksi klo 8–16 työpäivästä ja puolen tunnin vähennyksestä muodostuu 7,5 tuntia työaikaa: yleinen kirjaus on 08.00–15.30 ja lounaskirjaus 15.30–16.00. Jos päivälle on jo kirjattu tunnin lounas, työaikaa muodostuu 7 tuntia ja yleisen kirjauksen loppuajaksi tulee 15.00. Aiempi lounaskirjaus säilyy omilla alku- ja loppuajoillaan.
Vähennys ei siirrä yleisen kirjauksen loppuaikaa sen alkuaikaa aikaisemmaksi. Valmiin aikakirjauksen tallennettava kesto pyöristetään ylöspäin kokonaisiin minuutteihin: esimerkiksi 7 tuntia 30 minuuttia 1 sekunti tallentuu 451 minuuttina. Tarkista siis loppuaika ja kirjattu kesto, älä tulkitse lyhennettyä loppuaikaa todelliseksi työstä poistumisajaksi.
Kirjaustyyppien luominen ja ylläpito
Avaa päävalikosta Palvelun asetukset, valitse saman niminen Palvelun asetukset -välilehti ja avaa Työajanseurannan asetukset → Tyypit. Valitse tyyppiluettelon yläosasta Lisää tyyppi. Olemassa olevan tyypin avaat sen nimilinkistä.
Anna tyypille Nimi ja Koodi, halutessasi kuvaus sekä Yksikkötyyppi, Tila ja vähintään yksi Pääkirjaustyyppi. Tallenna uusi tyyppi Lisää tyyppi -painikkeella ja muutokset Tallenna-painikkeella. Nimen ja koodin pitää kummankin olla yksilöllinen; myös käytössä olleen, myöhemmin poistetun tyypin nimi ja koodi pysyvät varattuina.
Pääkirjaustyypit määräävät, missä kirjauksissa tyyppiä voi käyttää. Vaihtoehdot ovat Yleinen, Tehtävä ja Palvelupyyntö. Yleinen on valittavissa vain työaikaominaisuuden ollessa käytössä. Samalle tyypille voi valita useita pääkirjaustyyppejä. Tyyppi ei muuta tehtäväkirjausta yleiseksi työajaksi eikä ole sama asia kuin tapahtumalaji Lounas tai Loma.
Yksikkötyyppi Aika tarkoittaa alku- ja loppuajasta laskettavaa kestoa. Kpl tarkoittaa nollaa suurempaa määrää, ei työtunteja eikä juoksevaa ajanottoa. Kappalemääräiseen kirjaukseen ei muodostu aikakestoa. Raportissa tunnit ja kappalemäärät ovat eri yksiköitä.
Ei-aktiivinen tyyppi poistuu uuden kirjauksen tyyppivalinnoista, mutta vanhat kirjaukset säilyvät. Voit ottaa tyypin myöhemmin uudelleen aktiiviseksi. Kun tyypillä on kirjauksia, sen yksikkötyyppiä ei voi vaihtaa. Et myöskään voi poistaa siltä sellaista pääkirjaustyyppiä, jossa sitä on jo käytetty. Nimen ja koodin muuttaminen päivittää yhteistä tyyppiä, joten myös vanhojen kirjausten tiedoissa näkyvät sen nykyiset nimet ja koodit.
Poistaminen on eri asia kuin ei-aktiivisuus. Poista tyyppi luettelon rivin roskakorikuvakkeesta ja tarkista vahvistus. Käyttämätön tyyppi poistetaan kokonaan. Käytetty tyyppi merkitään poistetuksi ja poistuu hallintaluettelosta, mutta siihen liittyvät kirjaukset ja niiden tyyppiviittaus säilyvät. Jos haluat vain lopettaa tyypin käyttämisen uusissa kirjauksissa, aseta se ei-aktiiviseksi.
Tallennuksen jälkeen kokeile uuden kirjauksen luomista valitussa pääkirjaustyypissä ja varmista, että aktiivinen tyyppi tulee valittavaksi ja syöttö vastaa sen yksikkötyyppiä.
Käsittelijän oikeudet ja lopputuloksen tarkistus
Työaikasääntöön liittäminen ei itsessään anna käyttäjälle muiden tuntien käsittelyoikeutta. Avaa pääkäyttäjänä Käyttäjien hallinta → Käyttäjäroolit ja avaa managerikäyttäjäroolin muokkaus sen rivin kynäkuvakkeesta. Avaa roolilomakkeessa Muu hallinta ja sen Työajanseuranta-rivi.
Valitse tarvittavat Luonti-, Luku-, Muokkaus- ja Poistaminen-oikeudet. Rajaa rivin Lisävalinnat-kohdassa käyttäjäjoukko valitsemalla kohderoolit, tai valitse Salli kaikki käyttäjät, jos oikeuksien pitää koskea kaikkia. Tallenna rooli ja varmista, että käsittelijä kuuluu siihen. Pelkkä lukuoikeus ei anna muokkaus- tai hyväksyntäoikeutta. Tarkista myös käyttäjän muut roolit ja niistä tulevat oikeudet. Katso managerikäyttäjän oikeuksien määrittäminen.
Avaa tallennettu työaikasääntö uudelleen ja tarkista tila, automaatio, viikonpäivät, kellonajat, vapaat, lounasvähennys ja kohdistus. Avaa sitten päävalikon Työajanseuranta, rajaa oikea käyttäjä ja päivä ja tarkista automaation tarkistusten jälkeen muodostunut kirjaus. Varmista tapahtumalaji, alku- ja loppuaika, kesto sekä mahdollinen erillinen lounas- tai lomakirjaus. Tarkista käsittelijän tunnuksella myös, että hän näkee ja pystyy käsittelemään vain tarkoitetut kirjaukset.
Säännön muuttaminen ei korjaa jo valmistuneita kirjauksia. Säännön poistaminen tai sen Tilan vaihtaminen arvoon Ei käytössä ei poista aikaisempia kirjauksia. Myös automaation kytkeminen pois pysäyttää säännön myöhemmän käsittelyn, joten jo käynnissä olevat kirjaukset pitää tarkistaa ja tarvittaessa päättää erikseen. Aloitusajan muuttaminen kesken päivän voi estää vanhalla aloitusajalla alkaneen kirjauksen automaattisen päättämisen.
Valmis ei tarkoita hyväksyttyä tai käsiteltyä. Tarkista kirjaukset ennen tuntikirjausten hyväksymistä. Summien ja lopullisen käsittelyn tarkistus on kuvattu ohjeessa työaikaraportti ja kirjausten käsittely.