Työaikasääntö määrittää työajan muodostumista valituille käyttäjille. Tee muutokset selaimen palveluasetuksissa käyttäjällä, jolla on oikeus hallita asetuksia.
- Avaa työaikasäännöt ja valitse Luo uusi sääntö.
- Anna Nimi, Tila ja tarvittaessa Kuvaus.
- Tarkista automaattisen laskennan valinta ja Oletuslaji.
- Määritä Viikonpäivät ja kellonajat sekä mahdollinen automaattinen Lounasvähennys (h). Anna Vähennyksen määrä (h) tunteina: esimerkiksi 0.5 tarkoittaa puolta tuntia.
- Lisää Arkipyhät ja muut vapaat, joihin sääntöä ei sovelleta.
- Valitse Käyttäjäroolit tai Käyttäjät ja tallenna.
Tarkista sääntöön kuuluvien käyttäjien kirjaukset käyttöönoton jälkeen. Automaattinen laskenta ja käsin kirjatut ajat pitää sovittaa yhteen, jotta et tulkitse sääntöä tarpeeksi kirjata samat tunnit uudelleen.
Kun automaattinen laskenta päättää työaikakirjauksen, se huomioi käyttäjän samalle kalenteripäivälle jo tallennetun Lounas-kirjauksen. Työajasta vähennetään silloin kirjatun lounaan kesto säännön lounasvähennyksen määrän sijasta, eikä sen rinnalle luoda uutta lounaskirjausta. Tämä koskee myös Android- tai iOS-sovelluksessa kirjattua lounasta. Jo kirjattu lounas vähennetään, vaikka säännön automaattinen lounasvähennys olisi pois käytöstä.
Jos päivälle ei ole lounaskirjausta ja automaattinen lounasvähennys on käytössä, laskenta vähentää säännössä määritetyn ajan ja luo lounaskirjauksen. Esimerkiksi klo 8–16 työpäivästä ja puolen tunnin vähennyksestä muodostuu 7,5 tuntia työaikaa. Jos päivälle on jo kirjattu tunnin lounas, työaikaa muodostuu 7 tuntia.
Kirjausten Tyyppi määritetään erillisessä tyyppiluettelossa. Anna tyypille nimi, Koodi, Yksikkötyyppi, tila ja ne Pääkirjaustyypit, joissa sitä käytetään. Aikaan perustuva ja kappalemääräinen tyyppi edellyttävät erilaista syöttöä. Ei-aktiivinen tyyppi ei tule valittavaksi uutta kirjausta luotaessa. Yleinen on valittavissa pääkirjaustyypiksi vain, kun työaikaominaisuus on käytössä; muut vaihtoehdot ovat Tehtävä ja Palvelupyyntö.
Työaikasääntöön liittäminen ei itsessään anna käyttäjälle muiden tuntien käsittelyoikeutta. Pääkäyttäjän pitää määrittää työajanseurannan katselu- ja muokkausoikeudet erikseen. Tarkista käytännössä, kenen kirjauksia käsittelijän on tarkoitus nähdä ja muuttaa.