Managerirooli kokoaa selaimessa tarvittavat oikeudet. Määritä rooli pääkäyttäjänä ja liitä siihen käyttäjät, joiden työtehtävät ovat samanlaiset. Erota toisistaan käyttäjän selainkäyttöoikeus, roolin jäsenyys ja roolin antamat oikeudet.

Varmista käyttöoikeuden edellytykset

Käyttäjällä pitää olla aktiivinen Selainsovelluksen käyttöoikeus. Tarkista se selaimen valikosta Käyttäjien hallinta → Käyttäjät avaamalla käyttäjän tiedot. Pelkkä managerirooli ei luo käyttäjälle selainkäyttöoikeutta. Katso tarvittaessa käyttäjän lisääminen.

Managerirooli määrittää selainkäyttöä. Androidin ja iOS:n oikeudet määritetään erikseen mobiilirooleilla, vaikka käyttäjä käyttäisi molempia samalla tunnuksella. Katso mobiiliroolit ja kansio-oikeudet. Ominaisuuskohtainen oikeus ei myöskään ota käyttöön organisaatiolta puuttuvaa ominaisuutta: esimerkiksi varasto- ja ostotilaustoiminnot edellyttävät niiden käyttöönottoa.

Avaa rooli ja valitse jäsenet

  1. Avaa Käyttäjien hallinta → Käyttäjäroolit.
  2. Valitse sivun yläreunasta Luo uusi managerikäyttäjärooli. Muokataksesi olemassa olevaa roolia paina sen rivin kynäkuvaketta. Muokkauslomakkeen asetukset ovat Managerikäyttäjärooli-välilehdellä.
  3. Anna Roolin nimi ja tarvittaessa kuvaus, joka kertoo roolin käyttötarkoituksen.
  4. Avaa Käyttäjät-osio. Siirrä halutut henkilöt vasemman puolen Kaikki managerikäyttäjät -luettelosta oikean puolen valittujen käyttäjien luetteloon. Poista jäsenyys siirtämällä henkilö takaisin. Voit hakea nimellä tai sähköpostiosoitteella.

Jäsenvalinta sisältää managerikäyttäjät; pääkäyttäjiä ei liitetä tähän rooliin. Tavallinen managerikäyttäjä ei voi luoda tai muuttaa manageriroolien oikeuksia. Roolin katselu ei siten tarkoita, että sen asetuksia voisi tallentaa.

Valitse tehtävien suoritus-, muokkaus- ja näkyvyysoikeudet

Lomakkeen Vastuut ja oikeudet tehtävissä ja palvelupyynnöissä -osion Tehtävät-kohdassa valinnat palvelevat eri tarpeita:

  • Oikeus suorittaa omalla vastuulla olevat työt antaa omien tehtävien katselun ja suorittamisen sekä mahdollisuuden käsitellä tehtävään liittyviä tuotteita, tuntikirjauksia, kommentteja ja liitteitä. Se ei yksin anna tehtävän yleisten asetusten muokkausoikeutta.
  • Oikeus suorittaa omat työt ja muokata niitä antaa lisäksi laajemman tehtävän muokkauksen, kuten määräpäivän, Spotin, tekijöiden, resursointien, tehtäväpohjan ja tehtävälomakkeen muuttamisen.
  • Oikeus luoda tehtäviä näkemilleen spoteille, vaikka kansion muokkaus- ja luontioikeus puuttuu roolilta mahdollistaa luomisen roolin kansioiden lukuoikeuden perusteella. Tämän valinnan kautta luotaessa Spotin on kuuluttava roolin sallittuun kansiohierarkiaan. Tekijöiksi voidaan valita roolin jäsenet, käyttäjä itse, hänen omat manageriroolinsa sekä sisältöoikeuksissa näkyviksi sallitut roolit ja niiden jäsenet. Luontioikeus ei itsessään anna uuden tehtävän suoritus- tai muokkausoikeutta.
  • Poista näkyvistä muiden tehtävät, vaikka roolilla on kansio-oikeuksia rajoittaa tämän roolin kansioista saatavaa tehtävänäkyvyyttä omiin tehtäviin. Se ei anna uusia oikeuksia.

Omat tehtävät tarkoittavat tehtäviä, joissa käyttäjä on henkilökohtaisesti tekijänä, hänen manageri- tai mobiiliroolinsa on tekijänä tai tehtävän tekijät seuraavat hänen rooliaan. Määrittely ei perustu vain yhteen vastuuhenkilökenttään. Suorittamisoikeudella tehtävän voi päättää sen ollessa Tekeillä tai Tarkastuksessa; tehtävän muut valmistumisehdot pitää silti täyttää.

Muiden tehtävien piilotus säilyttää omat tehtävät sekä tehtävät, jotka näkyvät muun manageriroolin kansio-oikeuden tai tarkastajavalinnan kautta. Tarkista siksi kaikki käyttäjän roolit, jos näkyvyys on odotettua laajempi.

Luonnin rajoituksen tarkistus: pelkkää tehtävien luontivalinnan poistamista ei pidä käyttää luonnin estämiseen. Nykyinen toteutus voi sallia tehtävän luonnin myös silloin, kun käyttäjän millään manageriroolilla ei ole tätä valintaa. Tarkista luonnin estyminen käyttäjänä käytännössä.

Anna oikeus toisten tehtäviin

Valitse samasta Tehtävät-kohdasta Rooli toimii tehtävien tarkastajana seuraavien toisten roolien tehtävissä. Valitse avautuvista vaihtoehdoista joko Oikeus suorittaa näiden roolien vastuulla olevat työt tai Oikeus suorittaa ja muokata näiden roolien vastuulla olevia töitä. Ensimmäinen on oletus.

Määritä kohteet kentässä Käyttäjät ja roolit, joiden tehtäviin oikeus pätee. Käyttäjävalinta koskee henkilölle tekijänä osoitettuja tehtäviä, joiden tekijät eivät seuraa roolia. Roolivalinta koskee tehtäviä, joissa valittu rooli on tekijänä tai tekijät seuraavat sitä. Jos tarkoitus on käsitellä roolia seuraavia tehtäviä, valitse rooli; pelkkä sen jäsenen valitseminen ei kata niitä.

Suppeampi vaihtoehto antaa valittujen tehtävien katselun ja päättämisen Tekeillä- ja Tarkastuksessa-tiloissa sekä suoritukseen liittyvien tietojen käsittelyn. Laajempi vaihtoehto antaa lisäksi tehtävän yleisen muokkauksen. Tarkastajaroolin nimi ei siis tarkoita pelkkää katselua. Katso erillinen ohje tehtävän tarkastamisesta ja raportista.

Roolin resursointiasetukset tehtäville on tämän osion erillinen avattava kohta. Resursointiasetukset liittyvät työn suunnitteluun; ne eivät korvaa edellä määritettyjä käyttöoikeuksia.

Määritä kansiot ja niiden sisältöoikeudet

Siirry lomakkeella kohtaan Käyttöoikeudet kansioihin ja niiden sisältöön ja valitse Rooli antaa oikeuksia kansioihin ja sisältöön. Avaa sen alta Valitse kansiot, joihin oikeuksia annetaan.

Määritä kansiorivillä Kansiot ja Spotit -sarakkeiden Luonti, Luku, Muokkaus ja Poistaminen tarpeen mukaan. Lisää oikeus painamalla solun pluskuvaketta. Valittu oikeus näkyy valintamerkkinä; painamalla sitä poistat valinnan. Valitse kaikki valitsee rivin neljä sisältöoikeutta. Sen valintamerkin painaminen tyhjentää rivin kaikki oikeusvalinnat, myös Manageroinnin.

Oikeudet ulottuvat valitun kansion alikansioihin ja niiden Spotteihin. Luku antaa kansioiden ja Spottien katselun. Sisältöoikeudet koskevat myös Spotteihin liittyviä tehtäviä, viestejä, tiedostoja, tiedotteita, kustannuksia ja varauksia. Esimerkiksi Muokkaus voi antaa kansiohierarkian tehtävien muokkauksen ja päättämisen; se on laajempi oikeus kuin pelkkä omien tehtävien suorittaminen.

Managerointi on erillinen kansiohierarkian hallintavalinta. Sen pluskuvakkeen painaminen valitsee samalla kaikki neljä sisältöoikeutta. Managerointi sallii alikansioiden luomisen, muokkaamisen ja poistamisen, mutta ei valitun juurikansion muokkaamista tai poistamista. Pelkkä Kansiot ja Spotit -kohdan Muokkaus tai Poistaminen ei puolestaan anna kansioiden hallintaa.

Manageroinnin valintamerkin poistaminen jättää sisältöoikeudet voimaan. Jos haluat supistaa niitäkin, poista ne erikseen ja tarkista rivi uudelleen. Poistaessasi yksittäistä sisältöoikeutta tarkista myös Managerointi-valinta.

Olemassa olevan roolin kansioluettelo näyttää aluksi vain valitut kansiot. Poista Näytä vain valitut kansiot -valinta, kun haluat lisätä oikeuksia muihin kansioihin.

Huomaa ennen tallennusta: jos poistat päävalinnan Rooli antaa oikeuksia kansioihin ja sisältöön ja tallennat, roolin tallennetut kansio-oikeudet poistetaan ja sisältöoikeusvalinnat tyhjennetään. Tämä ei ole pelkkä asetusten piilottaminen. Uudelleen käyttöönotto edellyttää oikeuksien määrittämistä uudelleen. Spotteja tai niiden sisältöä ei tällä muutoksella poisteta.

Määritä oikeudet muihin toimintoihin

Kansiovalintojen alapuolella on Managerin sisältöoikeudet. Avaa tarvittava toimintoryhmä ja määritä sen riveille Luonti, Luku, Muokkaus ja Poistaminen. Muokkauksen tai poistamisen valitseminen lisää käyttöliittymässä myös Luku-valinnan. Sarakeotsikon plusruutu valitsee kyseisen oikeuden ryhmän muokattaville riveille; miinusruutu poistaa nämä valinnat.

Kansio-oikeudet koskevat kohteita ja niiden sisältöä, kun taas nämä oikeudet koskevat esimerkiksi tuotteiden, hinnastojen tai lomakkeiden hallintaa. Määritä molemmat, jos työ edellyttää molempia.

  • Tehtävien ja palvelupyyntöjen hallinta: tehtäväpohjat, tehtävälomakkeet ja niiden kentät, käyttötuntipohjaiset huoltomääritykset sekä pitkän tähtäimen suunnitelmat. Tehtäväpohjan tai lomakkeen hallinta on eri asia kuin yksittäisen tehtävän suorittaminen.
  • Spotit: attribuutit, laitekortit ja tagit. Esimerkiksi laitekortin rakenteen muokkaus ja Spotin kenttäarvon muokkaus ovat eri oikeuksia.
  • Varastojen hallinta: tuotteet, tuotekategoriat, varastot, varastotapahtumat, ostotilaukset, tuotekyselyt sekä toimittajat ja ostotilausten sähköpostipohjat.
  • Asiakkaat: asiakkaat ja niiden yhteyshenkilöt, sopimukset, tarjoukset, työmääräimet ja hinnastot.
  • Varaukset: varauskohteet ja varauskustannukset. Spotin varauksen käsittelyoikeus määräytyy lisäksi kansio-oikeuksista.
  • Muu hallinta: yleiset tiedotteet, tilausportaali, käyttäjä- ja roolivalintojen näkyvyys sekä työajanseuranta.

Kaikki ruudut eivät ole muokattavissa. Tehtäväpohjien, tehtävälomakkeiden, käyttötuntipohjaisten huoltomääritysten, attribuuttien, tagien, työmääräinten ja tilausportaalin Luku on valmiiksi sallittu. Tilausportaalin Luonti tarkoittaa tilauksen tekemistä; Muokkaus ja Poistaminen eivät ole valittavissa.

Käytä mallia lähtökohtana

Valitse oikeudet mallista sijaitsee Managerin sisältöoikeudet -osion alussa. Valitse esimerkiksi Perusoikeudet tai tarpeeseen sopiva varasto- ja ostotilausmalli. Malli korvaa kattamiensa toimintorivien muokattavat oikeusvalinnat: se voi myös poistaa aiemmin valittuja oikeuksia.

Malli ei määritä kansioita, varastorajauksia, näkyviä rooleja eikä tehtäväoikeuksia. Tarkista ne erikseen ja käy myös sisältöoikeusrivit läpi. Ei oikeuksia ei poista valmiiksi sallittua lukua eikä käyttäjän muiden roolien oikeuksia. Kaikki oikeudet ei anna pääkäyttäjän asemaa.

Erota tuotteet, varastohallinta ja varastotapahtumat

Varastojen hallinta -ryhmän Varastojen hallinta -rivi antaa laajempia oikeuksia varastojen ja varastopaikkojen määrityksiin. Luku sisältää varastotietojen, tapahtumien ja ostoerien katselua; Muokkaus sisältää myös varastotapahtumien tekemisen ja ostoerien korjaamisen.

Oikeus varastotapahtumiin antaa rajatumman vaihtoehdon ilman varastojen ja varastopaikkojen määritysten muokkausta. Sen Luku antaa katselun ja Muokkaus mahdollistaa tapahtumat, kuten vastaanoton, luovutuksen, inventaarion ja siirron. Luonti ja Poistaminen eivät ole tällä rivillä valittavissa: uuden tapahtuman tekemiseen käytetään Muokkausta.

Valitse kummankin käytettävän rivin Lisävalinnat-kohdasta varastot. Ilman varastovalintaa rivin oikeudet eivät tallennu. Varastovalinnat määritetään riveille erikseen, ja käyttäjän eri rooleista saamia oikeuksia yhdistetään. Tuotteiden Luku ja varastotapahtuman tekeminen ovat eri tarpeita; anna myös tarvittavat tuotteiden oikeudet.

Projektilla-varasto ei näy valittavien varastojen luettelossa. Se lisätään tallennuksessa automaattisesti käytössä oleviin varastorajauksiin.

Määritä valintalistojen näkyvyys ja työaikaoikeudet

Avaa Muu hallinta. Rivien Näkyvyys Managerikäyttäjiin ja Näkyvyys Mobiilikäyttäjiin Lisävalinnat määrittävät, mitä muita rooleja ja niiden käyttäjiä manageri voi löytää oikeuksien mukaan rajatuista valintalistoista, esimerkiksi tekijöitä valitessaan. Käyttäjän omat roolit huomioidaan lisäksi. Tämä ei anna oikeutta muokata käyttäjätunnuksia tai valittujen roolien asetuksia.

Työajanseuranta-rivillä valitse tarvittavat oikeudet ja ne manageri- tai mobiiliroolit, joiden jäsenten kirjauksia käsittelijä tarvitsee. Salli kaikki käyttäjät laajentaa kohderyhmän kaikkiin käyttäjiin ja poistaa roolivalinnan käytöstä. Työaikasääntöön kuuluminen ei korvaa näitä oikeuksia. Työn tuntien käsittelyssä voi lisäksi tarvita oikeuden kyseiseen tehtävään tai palvelupyyntöön. Katso toimintojen ja tuntikirjausten oikeuksien tarkistaminen sekä työaikasäännöt ja kirjaustyypit.

Tarkista palvelupyyntöjen oikeudet erikseen

Tehtäväoikeudet eivät yksin määrää palvelupyyntöjen käsittelyä. Manageriroolin suoritus- tai muokkausvalinta mahdollistaa sen käyttämisen palvelupyyntöjen vastuullisissa roolivalinnoissa, mutta varsinaiset katselu-, suoritus-, muokkaus- ja luontioikeudet määräytyvät palvelupyyntölajissa.

Olemassa olevan roolin Vastuut ja oikeudet tehtävissä ja palvelupyynnöissä -osiossa on myös Palvelupyynnöt-luettelo. Se näyttää roolin lajikohtaisia vastuu-, katselija- ja luontimäärityksiä. Avaa lajin asetukset painamalla sen nimeä. Uuden roolin luontilomakkeella tätä luetteloa ei vielä ole. Katso palvelupyyntöjen näkyvyyden ja oikeuksien määrittäminen.

Tallenna ja varmista vaikutukset

Uusi rooli tallennetaan painikkeella Luo uusi managerikäyttäjärooli, olemassa olevan roolin muutokset painikkeella Tallenna. Roolin on annettava kansio- ja sisältöoikeuksia tai sillä on oltava Oikeus suorittaa omalla vastuulla olevat työt -valinta. Pelkkä tarkastaja-, luonti-, piilotus- tai laajemman omien töiden muokkausoikeuden valinta ei täytä tätä tallennusehtoa.

Jäsenten lisääminen tai poistaminen vaikuttaa käyttöoikeuksien lisäksi roolia seuraaviin tekijöihin. Taustapäivitys lisää uudet jäsenet roolia seuraaviin keskeneräisiin tehtäviin, luo heille oletusresursoinnit ja poistaa poistuneiden jäsenten tekijäliitokset resursointeineen. Valmiiden tehtävien tekijöitä ei muuteta tällä roolilomakkeelta tehdyllä päivityksellä.

Päivitys koskee myös roolia seuraavia ryhmätehtäviä, käyttötuntipohjaisia tehtävämäärityksiä, aktiivisia tarjousten tehtäväasetuksia sekä tehtävien, tehtäväpohjien ja sopimusten perusresursointeja. Se ei tarkoita kaikkien käyttäjälle henkilökohtaisesti osoitettujen tehtävien poistamista. Roolin tyhjentäminen viimeisestä jäsenestä voi estyä, jos sitä tarvitaan tehtävissä tai muissa resursointimäärityksissä.

Jäsenten lisäykset ja poistot kirjataan taustalla roolihistoriaan. Avaa tallennettu rooli uudelleen ja valitse Historia-välilehti tarkistaaksesi jäsenmuutokset. Historia ei ole luettelo jokaisesta sisältöoikeusvalinnan muutoksesta.

  1. Avaa rooli uudelleen ja tarkista jäsenet, tehtävävalinnat, kansiot, sisältöoikeudet ja Lisävalinnat. Tarkista erityisesti mallin käytön ja oikeuksien poistamisen lopputulos.
  2. Odota jäsenmuutosten taustapäivitystä ja tarkista tarvittaessa roolia seuraavan tehtävän tekijät ja resursoinnit.
  3. Testaa roolin jäsenenä oikeassa asiakkuudessa tarvittavan Spotin tai työn katselu ja oikea muutostoiminto. Pelkkä näkymän avautuminen ei varmista muokkausoikeutta.
  4. Tarkista myös rajauksen toimivuus kohteessa tai tehtävässä, johon pääsyä ei ole tarkoitus antaa. Jos tulos poikkeaa odotuksesta, tarkista käyttäjän muut roolit, tarkastajavalinnat ja palvelupyyntölajin asetukset. Katso käyttäjän pääsyn selvittäminen.