Käyttäjätunnusten hallinta kuuluu pääkäyttäjälle eli adminkäyttäjälle. Lisää käyttäjät selaimessa oikean asiakkuuden sisällä. Päätä ensin, tarvitseeko henkilö Android- tai iOS-sovelluksen käyttöoikeuden, selainsovelluksen käyttöoikeuden vai molemmat, ja mitä hänen pitää nähdä ja tehdä.

Käyttäjätili ja käyttöoikeudet

Käyttäjätilillä ovat yhteiset henkilötiedot, kuten nimi ja sähköposti. Sen alle lisätään erikseen mobiilitunnus ja manageritunnus. Pelkkien henkilötietojen tallentaminen ei anna kirjautumisoikeutta kumpaankaan sovellukseen.

Mobiili- ja manageritunnuksen salasanat, roolit ja käyttötila ovat erillisiä. Molempien oletustila on Aktiivinen. Ei käytössä estää kyseisen tunnuksen kirjautumisen mutta säilyttää tunnuksen ja käyttäjätilin; se ei tarkoita poistamista. Toisen sovelluksen käyttöoikeus voi silti olla aktiivinen.

Tavallinen manageritunnus ei ole adminkäyttäjä. Sen oikeudet määräytyvät managerirooleista. Käyttäjälistauksen Luo uusi adminkäyttäjä on erillinen toiminto.

Lisää yksi käyttäjä

  1. Avaa selaimen päävalikosta Käyttäjien hallinta → Käyttäjälistaus ja valitse listauksen yläpuolelta Luo uusi käyttäjätunnus.
  2. Täytä lomakkeen Nimi ja Sähköposti. Molemmat ovat pakollisia ja enintään 50 merkkiä pitkiä. Sähköpostin on oltava kelvollinen ja yksilöllinen tässä asiakkuudessa. Myös vapaaehtoisen Henkilönumero-kentän arvon on oltava yksilöllinen. Valitse Kieli; uuden käyttäjän oletus on suomi. Täydennä tarvittavat yhteys- ja organisaatiotiedot.
  3. Valitse Mobiilisovelluksen käyttöoikeus -osiossa Lisää mobiilisovelluksen käyttöoikeus ja/tai Selainsovelluksen käyttöoikeus -osiossa Lisää hallintaportaalin käyttöoikeus.
  4. Täytä jokaisen uuden tunnuksen Salasana ja sen vahvistus. Salasanan on oltava 8–128 merkkiä pitkä ja sisällettävä vähintään pieni kirjain, iso kirjain, numero ja erikoismerkki. Vahvistuksen on vastattava salasanaa. Osion Satunnaisgeneroi salasana täyttää molemmat salasanakentät.
  5. Valitse mobiilitunnuksen Käyttöoikeudet (roolit) mobiilisovelluksessa ja manageritunnuksen Käyttöoikeudet (roolit) selainsovelluksessa. Sama henkilö voi tarvita eri roolit eri sovelluksiin. Tarkista molemmat osiot ennen tallentamista.

Jos haluat alkuun saman salasanan molempiin sovelluksiin, mobiilitunnuksen osion Aseta molempiin sovelluksiin sama salasana kopioi sen manageritunnuksen salasanakenttiin. Tämä ei yhdistä tunnuksia: myöhemmät salasanamuutokset ovat edelleen erillisiä.

Mobiilitunnuksen Pin-koodi

Avaa mobiilikäyttöoikeuden osiossa Pin-koodi. Uudelle tunnukselle ehdotetaan satunnaista koodia. Lomake edellyttää neljää numeroa; 0000 ja 1234 eivät ole sallittuja. Voit vaihtaa koodin itse tai valita osion Satunnaisgeneroi pin-koodi.

Koodin tallentaminen ei kytke PIN-lukkoa automaattisesti käyttöön. Käyttäjä ottaa lukon erikseen käyttöön Android- tai iOS-sovelluksessa. PIN suojaa sovelluksen avaamista kirjautumisen jälkeen eikä korvaa ensimmäisen kirjautumisen salasanaa tai muuta kirjautumistapaa. Katso PIN-lukon ja muiden tunnistautumistapojen käyttöönotto.

Työpäivät ja työtunnit

Tarkista tarvittaessa lomakkeen Työpäivät ja työtunnit -osio. Uuden käyttäjän oletus on maanantaista perjantaihin 7,5 tuntia päivässä; lauantai ja sunnuntai eivät ole valittuina. Lomakkeessa päivittäinen aika voi olla 0–24 tuntia. Tallennetut päivät ja tunnit ovat käyttäjän kapasiteetin lähtötietoja Työnohjauksessa, eivät toteutuneita tuntikirjauksia tai automaattisen työajan laskentasääntö.

Kustannusasetuksissa anna joko Tämän käyttäjän työn tuntihinta tai Tämän käyttäjän keskituntiansio, ei molempia. Arvon on oltava vähintään nolla; tuntihinnan oletus on 0. Keskituntiansio annetaan valmiina arvona. Käyttäjän kirjaamat tehtävien tunnit lasketaan kustannuksiin? vaikuttaa työkustannusten muodostamiseen työn valmistuessa. Kun kustannuksia muodostetaan, kirjauksen minuutit jaetaan 60:llä ja kerrotaan käyttäjän annetulla tuntiarvolla: esimerkiksi 90 minuuttia ja 50 €/h tuottaa 75 €.

Kustannusten muodostamisen tarkistus tehdään koko tehtävälle tai palvelupyynnölle: vähintään yhden kirjanneen käyttäjän kustannusvalinta ja työn positiivinen tuntimäärä voivat käynnistää laskennan myös muiden käyttäjien kirjauksille heidän omilla tuntiarvoillaan. Tarkista siksi työn kustannukset kokonaisuutena. Katso tuntien ja kustannusten tarkastelu. Automaattinen työaika määritetään erikseen työaikasäännöillä.

Tallenna ja toimita kirjautumistiedot

Luontilomakkeen oikean alareunan Luo uusi käyttäjätunnus tallentaa tilin ilman kirjautumistietojen sähköpostia. Kun syötät tai generoit uuden tunnuksen salasanan, näkyvä luontipainike vaihtuu muotoon Luo käyttäjätunnus ja lähetä kirjautumistiedot käyttäjälle sähköpostilla. Se tallentaa tilin ja lähettää tiedot tilin sähköpostiosoitteeseen. Näitä kahta painiketta ei näytetä jatkuvasti rinnakkain.

Jos haluat tallentaa ensin henkilötiedot ilman sähköpostia, tee se ennen käyttöoikeuksien lisäämistä. Lisää tarvittavat tunnukset myöhemmin saman tilin muokkauslomakkeella. Käyttäjä voi kirjautua vasta, kun käyttöoikeus on tallennettu.

Olemassa olevaa käyttäjää muuttaessasi avaa hänen nimensä käyttäjälistauksesta. Lomakkeen oikean alareunan Tallenna tallentaa muutokset ilman kirjautumistietojen lähettämistä. Jätä olemassa olevan tunnuksen salasana- ja PIN-kentät tyhjiksi, jos et muuta niitä. Jos vaihdat salasanan, täytä myös vahvistus. Näkyviin tuleva Päivitä muutokset ja lähetä kirjautumistiedot käyttäjälle sähköpostilla tallentaa muutokset ja lähettää annetut kirjautumistiedot. Se ei hae vanhaa salasanaa lähetettäväksi.

Luonnin tai tallennuksen onnistumisilmoitus ei varmista sähköpostin vastaanottoa. Pyydä käyttäjää tarkistamaan viesti ja tarvittaessa roskapostikansio. Varmista tallennus käyttäjälistauksesta ennen kuin yrität luoda tilin uudestaan.

Tuo useita käyttäjiä Excelistä

Käyttäjätuonti luo uusia käyttäjätilejä. Se ei päivitä olemassa olevaa käyttäjää sähköpostiosoitteen perusteella. Muuta olemassa olevat käyttäjät heidän omista tiedoistaan.

  1. Valitse käyttäjälistauksen yläpuolelta Tuo Excelistä. Lataa tuonti-ikkunan Mallipohja ennen tietojen täyttämistä tai valmistele samassa sarakejärjestyksessä olevat rivit kopioitaviksi Excelistä.
  2. Säilytä tyhjätkin sarakkeet oikeilla paikoillaan. Tietosarakkeiden järjestys on Nimi, Sähköposti, Puhelin, Kieli, Yritys, Henkilönumero, Lisätunniste 1, Lisätunniste 2, Lisätiedot, Tili, Kustannuspaikka, Mobiilitunnus, Manageritunnus, Käyttäjäroolit (mobiili), Käyttäjäroolit (manageri). Taulukon rivinumero ja roskakorisarake eivät kuulu Excel-aineistoon.
  3. Anna Mobiilitunnus- ja Manageritunnus-sarakkeisiin Kyllä tai Ei. Tyhjä tai tunnistamaton tekstiarvo ei lisää kyseistä käyttöoikeutta. Jos molemmat ovat Ei, syntyy vain henkilötiedot sisältävä tili.
  4. Kirjoita roolisarakkeisiin tässä asiakkuudessa jo olevien oikeantyyppisten roolien täsmälliset nimet, myös kirjainkoko huomioiden. Erota useat nimet pilkulla, esimerkiksi Huolto, Päivystys, jos nämä roolit ovat olemassa. Tuonti ei luo rooleja. Tunnistamattomat nimet jäävät pois esikatselun roolivalinnoista.
  5. Anna kieleksi esimerkiksi fi tai suomi. Tyhjä tai tunnistamaton kieli tuodaan suomena. Jos täytät Tili- tai Kustannuspaikka-sarakkeen, käytä olemassa olevaa tilinumeroa tai kustannuspaikan numeroa. Tunnistamaton arvo ei muodosta liitosta.
  6. Valitse ikkunassa Valitse Excel-tiedosto tai valitse esikatselutaulukosta rivi ja liitä kopioidut Excel-rivit siihen. Tarkista esikatselusta henkilötiedot, käyttöoikeusvalinnat, roolit ja muut liitokset. Korjaa solu kaksoisnapsauttamalla sitä; poista tarpeeton tuontirivi sen oikean reunan roskakorikuvakkeesta.
  7. Valitse tuonti-ikkunan Tallenna ja vahvista tallennus. Tuonti jatkuu taustalla, vaikka ikkuna sulkeutuu.

Tuonti generoi salasanan jokaiselle käyttöoikeudelliselle tilille. Jos samalla rivillä luodaan molemmat tunnukset, niiden alkusalasana on sama. Mobiilitunnukselle generoidaan myös nelinumeroinen PIN. Tunnusten oletustila on Aktiivinen. Onnistuneesti tallennetuille käyttöoikeudellisille tileille lähetetään kirjautumistiedot automaattisesti; henkilötiedot sisältävälle tilille ilman kumpaakaan tunnusta ei lähetetä niitä.

Excel-tuonti ei määritä työpäiviä, päivittäisiä tunteja tai kustannusasetuksia. Täydennä ne tarvittaessa tuodun käyttäjän tiedoissa ja tallenna.

Tarkista tuonnin tulos

Rivit tallennetaan erikseen. Yhden rivin virhe ei peru muiden rivien onnistuneita tallennuksia. Jo käytössä oleva sähköposti tai annettu henkilönumero aiheuttaa virheen; tarkista myös aineiston sisäiset päällekkäisyydet. Esikatselu ei takaa kaikkien palvelimen tarkistusten läpäisyä.

Avaa päävalikosta Historia → Tuontilokit. Etsi käyttäjätilien tuonti ajan ja tuonnin tekijän perusteella ja avaa sen tiedot. Tarkista Onnistuneita rivejä, Epäonnistuneita rivejä ja Rivejä yhteensä sekä valmistumisaika. Avaa lokin Uudet kohteet ja Epäonnistuneet kohteet -osiot ja tarkista virheet.

Päivitä käyttäjälistaus ja varmista onnistuneet tilit sekä niiden Mobiilitunnus- ja Manageritunnus-tiedot. Korjaa ja tuo uudelleen vain epäonnistuneet rivit. Koko tiedoston uusiminen ei päivitä onnistuneita tilejä, vaan niiden sähköpostit tai henkilönumerot aiheuttavat päällekkäisyysvirheitä. Katso myös tuontilokin tulosten ja virheiden tarkistaminen.

Lisenssit ja käyttöönoton varmistaminen

Käyttäjälistauksen lisenssiluvut päivittyvät viiveellä. Tavallinen yhteinen käyttäjätili lasketaan yhdeksi käytössä olevaksi käyttäjäksi, vaikka sillä olisi sekä mobiili- että manageritunnus. Vähintään yhden tunnuksen pitää olla aktiivinen. Ilman tunnuksia olevat tilit sekä tilit, joiden kaikki tunnukset ovat Ei käytössä, eivät kuulu tähän määrään. Adminkäyttäjät ja määritellyt erityistilit käsitellään laskennan poikkeuksina.

Jos listaus varoittaa sopimuksen lisenssimäärän ylittymisestä, tarkista käyttäjien tarve ja sopimuksen ehdot. Varoitus ja käytössä olevien käyttäjien laskuri eivät yksin varmista sopimuksen tai laskutuksen automaattista muutosta.

Pyydä käyttäjää kirjautumaan tarvitsemiinsa sovelluksiin oikeassa asiakkuudessa. Android ja iOS käyttävät mobiilitunnusta; selain käyttää manageritunnusta. Noudata mobiilin ensimmäisellä kirjautumisella mahdollista salasanan vaihtopyyntöä. Jos asiakkuus käyttää erillistä kirjautumispalvelua, käytä sen mukaista kirjautumistapaa.

Tunnuksen luominen ei vielä anna pääsyä kaikkiin laitteisiin eli Spotteihin. Roolien kansio- ja toimintokohtaiset oikeudet määrittävät näkyvyyttä ja tekemistä. Rooliin liittyminen voi myös lisätä käyttäjän suorittajaksi töihin, joiden suorittajat seuraavat kyseistä roolia; nämä muutokset käsitellään taustalla. Varmista kirjautumisen lisäksi tarvittavien Spottien ja töiden näkyvyys sekä oikeus tehdä oma työ.

Katso tarvittaessa mobiiliroolit ja kansio-oikeudet, managerin oikeuksien määrittäminen, kirjautuminen ja salasanan palautus sekä käyttäjän pääsyongelman selvittäminen.