Palvelupyyntölaji määrittää, ketkä saavat luoda, nähdä ja käsitellä sen palvelupyyntöjä. Määritä selaimen managerioikeudet ja mobiilin oikeudet erikseen. Luontioikeus ei yksin anna oikeutta nähdä tallennettua pyyntöä, eikä katseluoikeus yksin anna käsittelyoikeutta.

Avaa lajin oikeusasetukset

Avaa selaimessa Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyyntöjen asetukset. Valitse Palvelupyyntölajit-välilehti ja paina muutettavan lajin rivin kynäkuvaketta. Muuttaminen edellyttää palvelupyyntölajien muokkausoikeutta. Pääkäyttäjällä on laajat oikeudet, joten hänen näkymänsä ei sovellu tavallisen käyttäjän oikeuksien tarkistamiseen.

Manageri- ja mobiiliroolit, luontirajaus sekä Avoin- ja Pidossa-pyyntöjen roolit ovat lajin Perustiedot-osiossa. Mobiilin ja julkisen lomakkeen käyttövalinnat ovat Käyttöasetukset-osiossa. Valitse roolit sen mukaan, tarvitsevatko käyttäjät katselua, kommentointia, päättämistä vai laajempaa käsittelyä.

Selaimen käsittelyroolit

Managerirooli antaa lajin pyyntöihin katselu-, muokkaus- ja välitysoikeuden. Se on selaimen vastuullinen käsittelijärooli, eikä sama asia kuin mobiilin Vastuusuorittajarooli. Manageriroolin oikeus koskee lajin pyyntöjä, ei vain tietylle mobiiliroolille vastuutettuja pyyntöjä.

Managerikatselijat saavat katsella lajin pyyntöjä ja niiden liitteitä. Jos heidän pitää saada lisätä kommentteja ja liitteitä, valitse Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen kohdasta, jonka alla lukee Managerikatselijat. Valinta ei anna oikeutta merkitä pyyntöä valmiiksi tai muuttaa sen perustietoja.

Suorittajamanagerit saavat nähdä lajin pyynnöt ja liitteet, lisätä kommentteja ja liitetiedostoja sekä merkitä pyyntöjä valmiiksi. Oikeus koskee myös aiemmin luotuja pyyntöjä eikä edellytä Managerikatselijoiden kommentointi- ja liitevalintaa.

Pelkkä suorittajamanagerin oikeus ei salli esimerkiksi otsikon, kuvauksen, Spotin, prioriteetin, vastuusuorittajan tai lisätietokenttien muuttamista. Sillä ei myöskään voi välittää, peruuttaa tai poistaa pyyntöä eikä siirtää sitä Pidossa-tilaan. Käyttäjän eri roolien oikeudet yhdistyvät: jos hän kuuluu myös lajin vastuulliseen Managerirooliin, hän saa sen laajemmat oikeudet. Yhdestä roolivalinnasta poistaminen ei siksi välttämättä poista käyttäjän oikeutta.

Manageriroolin ja Suorittajamanagerien valintoihin tulevat manageriroolit, joilla on Oikeus suorittaa omalla vastuulla olevat työt tai Oikeus suorittaa omat työt ja muokata niitä. Managerikatselijoiden valinta käyttää laajempaa roolijoukkoa. Varsinaiset palvelupyyntöoikeudet määräytyvät silti lajin valinnoista. Katso myös managerikäyttäjän oikeuksien määrittäminen.

Kommentti ja ulkoinen viesti ovat eri toimintoja

Suorittajamanageri voi lukea pyynnön olemassa olevaa ulkoista viestintää. Pelkkä suorittajamanagerin oikeus ei kuitenkaan anna oikeutta aloittaa ulkoista keskustelua tai lähettää vastausta olemassa olevaan keskusteluun.

Managerikatselijoiden Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen -valinta antaa selaimessa myös oikeuden lähettää ulkoisia viestejä. Jos tarkoitus on sallia kommentointi ja päättäminen ilman ulkoista viestintää, käytä Suorittajamanagerit-valintaa ja tarkista, ettei käyttäjä saa viestintäoikeutta toisesta roolista.

Sisäisen kommentin lisääminen ei itsessään ole ulkoisen viestin lähettäminen. Päättämisen yhteydessä pyynnön jättäjälle voi kuitenkin lähteä asetusten mukainen valmistumisilmoitus kommentteineen. Viestien lähettäminen kuvataan ohjeessa palvelupyynnön kommentit ja viestintä.

Luontioikeuden rajaaminen

Kun Rajaa oikeuksia luoda palvelupyyntöjä ei ole valittu, tavallisten manageri- ja mobiilikäyttäjien luontioikeutta ei rajata lajin luontirooleilla. Kun rajaus on käytössä, määritä sallitut manageri- ja mobiiliroolit kohdassa Roolit, joilla luontioikeudet. Lajin vastuullisella Manageriroolilla on myös palvelupyynnön luontioikeus.

Suorittajamanagerin oikeus ei yksin anna luontioikeutta. Luontirooli puolestaan ei yksin anna katselu- tai käsittelyoikeutta tallennettuun pyyntöön. Mobiilin uuden pyynnön lajivalinnassa näytetään vain käytössä olevat, mobiiliin sallitut lajit, joita käyttäjän luontiroolit tai rajaamaton luontiasetus sallivat käyttää.

Tämä roolirajaus koskee kirjautuneiden käyttäjien luontia. Julkisen lomakkeen lajit ja pääsy määritetään erikseen.

Mobiilin vastuu ja näkyvyys

Selaimen managerivalinnat eivät korvaa mobiiliroolien asetuksia. Tarkista Käyttöasetukset-osiosta Käytössä mobiilisovelluksessa. Valinta sallii lajin mobiilin lajivalintoihin; sen poistaminen ei yksin piilota jo tallennettuja pyyntöjä. Niiden näkyvyys ja käsittelyoikeudet määräytyvät pyynnön tilasta ja käyttäjän rooleista.

Perustiedot-osion Vastuusuorittajarooli on mobiilin oletusvastuurooli. Uusi pyyntö saa tämän roolin, jos sille ei ole erikseen asetettu vastuuroolia. Kun uudella Avoin-pyynnöllä on vastuurooli, se siirtyy tallennuksessa käsittelyyn. Ilman vastuuroolia pyyntö voi jäädä avoimeksi.

Vastuusuorittajaroolin, avoimien pyyntöjen käsittelyroolien ja Pidossa-pyyntöjen muokkaajien valintoihin tulevat mobiiliroolit, joilla on Rooli toimii vastuuhenkilöinä tehtävissä ja/tai palvelupyynnöissä käytössä. Mobiilikatselijoiden ja Pidossa-pyyntöjen katselijoiden valinnat käyttävät laajempaa mobiiliroolijoukkoa. Pelkkä katselijarooli ei siten välttämättä kelpaa vastuusuorittajaksi.

  • Tekeillä, Valmis ja Peruutettu: pyynnön vastuusuorittajarooliin kuuluvat käyttäjät näkevät roolinsa pyynnöt. Mobiilikatselijat näkevät lajin näissä tiloissa olevat pyynnöt. Vastuurooli antaa käsittelyoikeuden, mutta lopputilojen tilamuutokset ovat rajoitettuja. Katselijoille voidaan sallia kommentointi ja liitteet valinnalla, jonka alla lukee Mobiilikatselijat; tämä ei yksin anna päättämisoikeutta.
  • Avoin: valitse Näytä avoinna olevat palvelupyynnöt mobiilissa ja määritä Mobiiliroolit, joilla oikeudet avoimiin pyyntöihin. Näihin rooleihin kuuluvat käyttäjät näkevät avoimet pyynnöt ja voivat ottaa ne käsittelyyn vastuusuorittajaroolille. Tavallinen Mobiilikatselijat-valinta tai pelkkä pyynnölle tallennettu vastuurooli ei yksin avaa avoimien pyyntöjen jonoa.
  • Pidossa: Mobiiliroolit, jotka näkevät Pidossa olevat pyynnöt saavat katsella niitä sekä lisätä kommentteja ja liitteitä. Mobiiliroolit, jotka voivat muokata Pidossa olevia pyyntöjä saavat lisäksi muokata niitä ja palauttaa ne käsittelyyn. Muokkaajarooli sisältää myös näkyvyyden, joten sitä ei tarvitse lisätä erikseen katselijoihin. Pelkkä vastuusuorittajan rooli tai tavallinen Mobiilikatselijat-valinta ei riitä Pidossa-pyynnön näkyvyyteen.

Androidissa ja iOS:ssä Avoin- tai Pidossa-pyyntö otetaan ensin käsittelyyn ennen valmiiksi merkitsemistä. Pyynnön tiedoissa käsittelyyn ottamisen toiminto on Aseta käynnissä tilaan. Androidissa se avataan Välitä toiselle suorittajalle -painikkeesta; iOS:ssä pyynnön toimintopainikkeesta. Avoin-pyynnön toiminto edellyttää avoimien pyyntöjen käsittelyroolia, ja Pidossa-pyynnön palauttaminen edellyttää Pidossa-muokkaajaroolia. Käsittelytilan nimi mobiilissa on Käynnissä, selaimen palvelupyynnön tilavalinnassa Tekeillä.

Lajin tallennus muuttaa myös vanhoja mobiilivastuita

Tarkista Vastuusuorittajarooli ennen jokaista lajin tallennusta. Jos kenttä on täytetty, tallennus korvaa kaikkien lajin muiden kuin Valmis-pyyntöjen vastuusuorittajaroolin tällä roolilla. Muutos koskee myös erikseen vastuutettuja pyyntöjä sekä Avoin-, Tekeillä-, Pidossa-, Peruutettu- ja Välitetty-pyyntöjä. Se tapahtuu myös silloin, kun tallennat vain muita lajiasetuksia ja jätät vastuuroolin ennalleen.

Esimerkiksi jos yksittäinen Tekeillä-pyyntö on vastuutettu Huollolle mutta lajin Vastuusuorittajarooli on Kiinteistönhoito, lajin tallennus vaihtaa pyynnön vastuun Kiinteistönhoidolle. Huollon käyttäjä voi menettää näkyvyyden ja käsittelyoikeuden, ellei hän saa niitä muusta roolista. Valmis-pyynnön vastuu säilyy.

Jos tällaisia muita kuin Valmis-pyyntöjä on vähintään 200, vastuut päivitetään taustalla eikä muutos välttämättä näy heti. Oletusroolin tyhjentäminen ei tyhjennä vanhojen pyyntöjen vastuita. Tyhjä kenttä jättää niiden nykyiset vastuut ennalleen.

Tämä päivitys muuttaa vastuuroolin, mutta ei samalla pyynnön tilaa. Esimerkiksi vanha Avoin-pyyntö pysyy avoimena, vaikka sille tulee rooli. Päivitys ei muodosta normaalia pyyntökohtaista vastuunvaihtoilmoitusta eikä vastuunvaihdon muutoshistoriaa. Tarkista siksi aiempien pyyntöjen todelliset vastuut ja mobiilinäkyvyys tallennuksen jälkeen; pelkkä ilmoitusten tai historian seuraaminen ei riitä.

Päättämisoikeus ei ohita päättämisen ehtoja

Selaimen Suorittajamanageri voi merkitä Avoin-, Tekeillä- tai Pidossa-pyynnön Valmis-tilaan. Pyynnöllä pitää olla vähintään yksi tallennettu kommentti. Päättämisessä tarkistetaan myös pakolliset lisätiedot ja vaaditut allekirjoitukset. Jos esimerkiksi lisätieto puuttuu, muokkaamiseen oikeutetun käyttäjän pitää täydentää se; suorittajamanagerin oikeus ei anna oikeutta muuttaa lisätietokenttiä.

Jos lajin Perustiedot-osion Tehtäväksi siirron jälkeen -asetuksena on Merkitse palvelupyyntö valmiiksi, kun kaikki tehtävät on merkitty valmiiksi, kaikkien liittyvien tehtävien pitää täyttää valmistumisehto. Muut tehtävätilat, myös peruutettu tehtävä, estävät päättämisen. Tehtävän Tarkastuksessa-tila hyväksytään vain yhteisen asetuksen salliessa sen. Asetuksen käyttöliittymänimi on Pidä "Tarkastelussa" olevia tehtäviä "Valmistuneina" palvelupyyntöasetuksissa; sen sanalla Tarkastelussa tarkoitetaan tätä tarkastustilaa. Lajin muokkausikkunassa näkyy tieto yhteisen asetuksen nykyisestä vaikutuksesta.

Tehtäväksi siirtoon liittyvä automaattinen päättäminen ohittaa palvelupyynnön allekirjoitustarkistuksen: tämä koskee sekä siirrossa heti päättämistä että liittyvien tehtävien valmistumisen käynnistämää päättämistä. Pelkkä aiemmin luotu tehtävä ei vapauta myöhempää käsin päättämistä allekirjoituksista.

Peruutettua tai välitettyä pyyntöä ei voi muuttaa valmiiksi, eikä valmista pyyntöä voi avata uudelleen tilaa vaihtamalla. Valmiiksi merkitseminen säilyttää pyynnön, kommentit ja liitteet sekä tallentaa valmistumisajan ja käsin päätettäessä suorittajan. Se päättää käynnissä olevat tuntikirjaukset, muodostaa kustannuksia soveltuvien ehtojen mukaan ja käynnistää varastotuotteiden käsittelyn. Asetusten mukaisia valmistumisilmoituksia voi lähteä pyynnön jättäjälle ja vastuumanagereille. Julkinen vastaussivu sulkeutuu lopputilassa. Katso tarkempi työnkulku ohjeesta palvelupyynnön päättäminen.

Julkinen lomake tarkistetaan erikseen

Käyttöasetukset-osion Käytössä julkisella lomakkeella koskee oletuslomaketta. Erikseen määritellyissä Julkiset lomakkeet -lomakkeissa käytetään niiden omia laji- ja Spottivalintoja. Tarkista myös lomakkeen asetukset, jos laji näkyy ulkopuoliselle odottamattomasti tai puuttuu häneltä.

Älä lähetä viestintälinkkiä pyynnön jättäjälle jättää jatkoviestintälinkin pois tämän lajin julkisen pyynnön vahvistussähköpostista. Se ei muuta julkisen lomakkeen käyttöoikeutta. Katso julkisen palvelupyyntölomakkeen asetukset.

Tallenna ja varmista oikeudet käytännössä

Paina lajin muokkausikkunan Tallenna-painiketta. Avaa asetukset uudelleen ja varmista roolivalinnat. Tarkista myös aiemmin luotujen pyyntöjen vastuusuorittajat, tarvittaessa taustapäivityksen valmistuttua. Pyyntöjen löytäminen ja yksittäisen vastuun muuttaminen kuvataan ohjeessa palvelupyyntöjen haku ja vastuuttaminen.

Tarkista samalla lajilla eri käyttäjien näkymät ja heidän kaikki roolinsa. Käytä Avoin-, Tekeillä- ja Pidossa-pyyntöjä: varmista erikseen löytyminen, avaaminen, kommentointi, liitteet, muokkaus ja käsittelyyn ottamisen saatavuus. Varmista selaimessa myös suorittajamanagerin päättämisoikeus ja katselijan rajat. Älä päätä oikeaa keskeneräistä pyyntöä vain oikeuksien kokeilemiseksi.

Tarkista Android ja iOS, jos molempia käytetään, sekä uuden pyynnön lajivalinta tarkoitetulla luontiroolilla. Päivitä listat ja poista tarpeettomat hakurajaukset ennen johtopäätöksiä. Spottikohtaisissa mobiililistoissa myös Spotin ja kansion käyttöoikeudet voivat vaikuttaa tuloksiin; pelkkä näkyminen tällaisessa listassa ei todista pyynnön avaamis- tai käsittelyoikeutta. Tarkista julkinen lomake sen omasta osoitteesta. Onnistunut asetusten tallennus ei vielä todista, että eri käyttäjät näkevät ja voivat tehdä juuri tarkoitetut asiat.