Julkisella lomakkeella esimerkiksi asiakkaasi voi ilmoittaa laitteen eli Spotin viasta kirjautumatta Spotillaan. Voit käyttää organisaation oletuslomaketta tai luoda erillisiä lomakkeita eri palvelupyyntölajeille ja kohteille. Lomakkeiden hallinta edellyttää pääkäyttäjän oikeuksia.
Oletuslomake vai erillinen lomake?
Oletuslomakkeen suomenkielinen osoite on organisaatiosi Spotilla-osoite ja sen perässä /tiketti. Sen lajivalintaan tulevat käytössä olevat palvelupyyntölajit, joille on valittu Käytössä julkisella lomakkeella. Oletuslomakkeelle ei määritetä tässä ohjeessa kuvattavia kansiokohtaisia Spottivalintoja.
Erikseen luodulla lomakkeella on oma osoite, mahdollinen salasana sekä omat laji- ja kansiovalinnat. Sen lajit määräytyvät lomakkeen omista riveistä: Käytössä julkisella lomakkeella -valintaa ei tarvita. Myös erillisellä lomakkeella lajin täytyy olla käytössä.
Tarkista yhteiset asetukset
Avaa selaimessa Palvelupyynnöt → Palvelupyyntöjen asetukset ja valitse Asetukset-välilehti. Tarkista seuraavat asetukset ja tallenna muutokset välilehden tallennuspainikkeella.
- Palvelupyyntöominaisuus käytössä mahdollistaa kaikkien julkisten lomakkeiden avaamisen ja pyyntöjen lähettämisen. Jos valinta poistetaan, myös erilliset lomakkeet estyvät niiden omasta tilasta riippumatta.
- Poista julkinen oletuslomake käytöstä estää oletuslomakkeen käytön. Se ei sulje erikseen luotuja lomakkeita.
- Julkisen lomakkeen otsikko ja Julkisen lomakkeen logo ovat lomakkeille yhteiset. Lisää logo sen kohdalla olevalla tiedostonvalintapainikkeella.
Luo erillinen lomake
Valitse saman asetussivun Julkiset lomakkeet -välilehti ja sen yläreunasta Luo uusi julkinen lomake.
- Täytä Lomakkeen osoite. Kenttään tulee yksilöllinen osoitteen loppuosa, ei koko verkko-osoitetta. Sallitut merkit ovat A–Z, a–z, numerot ja alaviiva. Välilyönnit, ääkköset ja muut erikoismerkit eivät käy. Tallennuksessa kirjaimet muutetaan pieniksi. Nimiä onnistui, new, create ja success ei hyväksytä.
- Valitse Tila. Oletuksena on Käytössä. Ei käytössä estää lomakkeen normaalin avaamisen mutta säilyttää sen asetukset myöhempää käyttöönottoa varten.
- Kirjoita tarvittaessa Kuvaus ylläpitäjien tunnistamista varten. Se näkyy lomakkeiden hallintalistassa eikä korvaa julkisella sivulla näkyvää yhteistä otsikkoa tai palvelupyyntölajin kuvausta.
- Määritä halutessasi Salasana. Tyhjä kenttä tarkoittaa, että osoitteen tunteva henkilö voi avata lomakkeen ja lähettää pyynnön ilman salasanaa. Salasanallisella lomakkeella salasana syötetään ennen lomakkeen näyttämistä.
Valitse palvelupyyntölajit ja tarjottavat Spotit
Avaa luonti- tai muokkauslomakkeen osio Palvelupyyntölajien ja Spottien näyttäminen julkisella lomakkeella. Valitse riville yksi tai useampi palvelupyyntölaji ja tarvittaessa kansiot, joiden Spotit tarjotaan valittaviksi. Lisää erilaisia rajauksia Lisää uusi rivi -painikkeella.
Yhden rivin kansiovalinta koskee kaikkia samalla rivillä valittuja lajeja. Jos esimerkiksi vikailmoituksille ja siivouspyynnöille tarvitaan eri kohteet, määritä ne eri riveille. Jokaisella säilytettävällä rivillä pitää olla laji, ja lomakkeelle on jäätävä vähintään yksi laji. Kansion valitseminen on vapaaehtoista: tyhjä kansiovalinta ei tarjoa kaikkia organisaation Spotteja.
Kokoa saman lajin kaikki tarvittavat kansiot yhdelle riville. Jos laji esiintyy usealla rivillä, kohdehaku käyttää ensimmäistä sitä vastaavaa riviä eikä yhdistä eri rivien kansioita.
Valitun yläkansion alta tarjotaan alikansiorakenteen lehtikansioiden eli ilman alikansioita olevien kansioiden Spotit. Spottihaku sulkee pois Poistettu käytöstä -tilan. Myös Ei käytössä- ja Viallinen-tilassa olevat Spotit voivat siis näkyä. Kansiorakenteen, Spottien sijaintien ja tilojen muutokset voivat muuttaa tarjottavia kohteita.
Poista tarpeeton määritysrivi sen oikeassa reunassa olevasta roskakorikuvakkeesta ja tallenna muutos.
Tarkista lajikohtaiset tiedot ja käsittelijät
Valitse asetussivun Palvelupyyntölajit-välilehti ja avaa lajin muokkaus rivin kynäkuvakkeesta. Tarkista lajin Kuvaus, Lisätietokentät ja niiden Vaadittu kenttä -valinnat. Lajin kuvaus opastaa ilmoittajaa julkisella lomakkeella, ja vaaditut lisätiedot pitää täyttää pyyntöä luotaessa.
Tarkista myös Spotin valinta on pakollinen kenttä. Pakollinen Spotti edellyttää, että ilmoittaja pystyy osoittamaan kohteen; varmista erityisesti erillisen lomakkeen kansiovalinnat. Spotin pakollisuutta ei voi yhdistää oletuslomakkeelle tarkoitetun Käytössä julkisella lomakkeella -valinnan kanssa.
Lajin Käyttöasetukset-osiossa voit piilottaa tagin pintanumerokentän tai muuttaa sen otsikkoa. Jos käytät kenttää, anna ilmoittajalle ymmärrettävä ohje siitä, mikä laitteessa näkyvä tunniste siihen kirjoitetaan. Katso palvelupyyntölajit ja lisätietokentät.
Tarkista, kuka näkee ja käsittelee saapuvat pyynnöt selaimessa ja tarvittaessa mobiilissa. Lomakkeen olemassaolo tai sen julkinen käyttö ei anna organisaation käyttäjille käsittelyoikeuksia. Määritä lajille tarkoituksenmukaiset käsittelijäroolit; selaimen ja mobiilin näkyvyys tarkistetaan erikseen. Katso palvelupyyntöjen näkyvyys ja oikeudet.
Tallenna, testaa ja jaa osoite
Tallenna uusi lomake sen alareunan Luo uusi julkinen lomake -painikkeella. Avaa tämän jälkeen lomake hallintalistasta napsauttamalla sen osoitenimeä tai rivin kynäkuvaketta. Varsinainen julkinen osoitelinkki on avatussa muokkauslomakkeessa. Listan osoitenimen napsauttaminen avaa siis asetukset.
Avaa julkinen osoite selaimen yksityisessä ikkunassa ilman Spotilla-kirjautumista. Tarkista otsikko, logo ja mahdollinen salasana. Käy jokainen palvelupyyntölaji läpi ja varmista, että sen ohjeet, lisätiedot sekä Valitse kohde -kentän vaihtoehdot vastaavat tarkoitettua käyttöä.
Lähetä tunnistettava koepyyntö ja odota lähetyksen onnistumisilmoitusta. Varmista sen jälkeen tarkoitetun käsittelijän tunnuksilla, että pyyntö löytyy, sen laji, Spotti ja lisätiedot ovat oikein ja käsittelijä voi tehdä tarvittavat toimet. Jos pyyntöjä käsitellään Androidissa tai iOS:ssä, tarkista näkyvyys myös tarkoitetulla mobiilikäyttäjällä. Sovellusten oman palvelupyynnön luontinäkymän testi ei korvaa julkisen osoitteen testaamista. Katso palvelupyynnön lähettäminen julkisella lomakkeella.
Jaa vasta tarkistettu osoite ja tarvittaessa salasana ilmoittajille.
Muuta tai poista lomake
Avaa lomakkeen asetukset hallintalistasta osoitenimellä tai kynäkuvakkeella, tee muutokset ja valitse Tallenna. Jos muutat osoitteen loppuosaa, jaa uusi linkki ja päivitä vanhat linkit sekä mahdolliset upotukset.
Tilapäiseen sulkemiseen käytä Ei käytössä -tilaa. Jos haluat poistaa lomakkeen kokonaan, napsauta sen hallintalistan rivin roskakorikuvaketta ja vahvista poistaminen. Poisto poistaa lomakkeen määritykset sekä sen laji- ja kansioliitokset. Se ei poista jo tallennettuja palvelupyyntöjä.