Palvelupyyntölaji määrittää, mitä tietoja pyynnössä kerätään, ketkä käsittelevät sitä ja miten tehtäväksi siirtäminen vaikuttaa pyynnön valmistumiseen. Lisätietokentän määritys on yhteinen: saman kentän voi liittää useaan lajiin, mutta kenttien järjestys ja vaadittavuus määritetään jokaiselle lajille erikseen.

Tee asetukset selaimessa käyttäjällä, jolla on oikeus luoda ja muokata palvelupyyntölajeja sekä muuttaa palvelupyyntöjen asetuksia. Pelkkä pyyntöjen käsittelyoikeus ei riitä. Palvelupyyntötoiminnon on oltava käytössä, jotta koepyynnön voi tallentaa.

Luo tarvittavat lisätietokentät

Avaa Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyyntöjen asetukset. Valitse Lisäkentät-välilehti. Tässä näkymässä luodaan yhteiset kenttämääritykset; lajin omassa Lisätietokentät-osiossa ne liitetään lajiin.

  1. Valitse Luo uusi lisätietokenttä.
  2. Anna kentälle ymmärrettävä ja yksilöllinen Nimi ja valitse Tyyppi.
  3. Jos valitset pudotusvalikon, määritä sen vaihtoehdot.
  4. Tallenna kenttä lomakkeen Luo uusi kenttä -painikkeella. Luo muut tarvittavat kentät samalla tavalla.

Valitse tyyppi kerättävän tiedon mukaan:

  • Lyhyt tekstikenttä: lyhyt vastaus, kuten laitteen tunniste tai vikatyypin tarkennus. Käytä tätä myös tunnuksille, joiden alkunollien pitää säilyä.
  • Pitkä tekstikenttä: vapaamuotoinen, usean rivin selostus. Tallennettavan tekstiarvon enimmäispituus on 4 028 merkkiä.
  • Luku: kokonaislukuna käsiteltävä tieto, kuten kappalemäärä. Desimaaliosa jää pois arvoa luettaessa; arvoa ei pyöristetä lähimpään kokonaislukuun. Kenttä ei siksi sovi desimaalitarkkuutta vaativaan mittaukseen.
  • Checkbox: kyllä/ei-valinta, esimerkiksi vahvistus siitä, että laite on pysäytetty. Huomioi jäljempänä kuvattu pakollisen valinnan ero alustoilla.
  • Pudotusvalikko: yksi vastaus ennalta määritellyistä vaihtoehdoista, esimerkiksi vikaluokka.
  • Päivämäärä: tapahtuman päivämäärä. Selaimessa kenttään kuuluu myös kellonaika; Androidin luontilomakkeessa valitaan päivämäärä. Älä käytä kenttää kaikilla alustoilla tarkkaa kellonaikaa edellyttävään tietoon tarkistamatta lomakkeiden toimintaa.

Pudotusvalikon vaihtoehdot annetaan erillisille riveille. Lisää rivi vaihtoehtoluettelon pluskuvakkeesta. Voit myös käyttää Syötä arvot listana -toimintoa ja erottaa vaihtoehdot rivinvaihdoilla tai pilkuilla. Jokaisen vaihtoehdon on oltava yksilöllinen, enintään 50 merkkiä pitkä ja ilman vaihtoehdon sisäistä pilkkua. Pilkku erottaa vaihtoehdot toisistaan.

Yhteisen kentän nimen tai vaihtoehtojen muuttaminen vaikuttaa kaikkiin sitä käyttäviin lajeihin. Myös vanhan pyynnön kentän nimi tulee yhteisestä määrityksestä. Olemassa olevan kentän tyyppiä ei voi vaihtaa tavallisessa muokkauslomakkeessa. Jos tarvitset toisen tyypin, luo uusi kenttä ja liitä se tarvittaviin lajeihin. Älä poista käytössä olevaa pudotusvalikon vaihtoehtoa harkitsematta vanhoja vastauksia: poistettu vaihtoehto ei enää kelpaa uudelleen tallennettavan kenttäarvon valinnaksi.

Luo palvelupyyntölaji ja määritä perustiedot

Valitse asetusten Palvelupyyntölajit-välilehti ja Luo uusi palvelupyyntölaji.

  1. Anna Perustiedot-osiossa yksilöllinen Nimi ja tarvittaessa Kuvaus. Nimen enimmäispituus on 128 merkkiä ja kuvauksen 4 096 merkkiä.
  2. Määritä Järjestys. Pienempi järjestysluku tulee lajivalinnassa ennen suurempaa. Jos jätät luvun tyhjäksi, laji sijoitetaan nykyisen suurimman järjestysluvun jälkeen. Selaimen ja mobiilin tavallisissa lajivalinnoissa oletuslaji näytetään ennen muita lajeja; erillisen julkisen lomakkeen lajit järjestetään järjestysluvun mukaan.
  3. Valitse tarvittaessa Oletus. Vaihda oletuslaji avaamalla haluamasi toinen laji, valitsemalla se oletukseksi ja tallentamalla. Aiemman lajin oletusvalinta poistuu. Nykyisen oletuslajin valintaa ei voi vain tyhjentää, eikä oletuslajia voi poistaa; oletuslaji säilyy aktiivisena.
  4. Valitse tarvittaessa Spotin valinta on pakollinen kenttä. Tätä ei voi yhdistää valintaan Käytössä julkisella lomakkeella, sillä järjestelmän oletuslomakkeella ei ole Spotin valintaa. Erikseen määritellyn julkisen lomakkeen Spotit valitaan lomakekohtaisesti.
  5. Määritä Tehtäväksi siirron jälkeen -valinta sekä vastuuroolit, käyttöasetukset ja lisätietokentät alla kuvatulla tavalla.

Valitse vastuuroolit ja käyttökanavat

Perustiedot-osion Managerirooli määrittää lajin pyyntöjen käsittelyroolin selaimessa. Vastuusuorittajarooli on mobiilirooli, jota käytetään uuden pyynnön oletusvastuusuorittajana. Jos uudella Avoin-pyynnöllä on vastuusuorittajarooli, pyyntö siirtyy käsittelyyn.

Suorittajamanagerit voivat katsella, kommentoida, lisätä liitteitä ja päättää pyyntöjä ilman muita muokkausoikeuksia. Managerikatselijat ja Mobiilikatselijat ovat erillisiä katselijavalintoja; kommentointi ja liitteiden lisääminen sallitaan niille erikseen. Rajaa oikeuksia luoda palvelupyyntöjä ja Roolit, joilla luontioikeudet rajaavat luontia. Luontioikeus ei itsessään anna käsittelyoikeutta. Avoimien ja Pidossa olevien pyyntöjen mobiilioikeudet määritetään erikseen. Katso tarkemmat ehdot ohjeesta palvelupyyntöjen näkyvyys ja oikeudet.

Huomaa ennen tallennusta: jos lajin Vastuusuorittajarooli on täytetty, lajin tallentaminen voi korvata myös aiemmin luotujen pyyntöjen vastuusuorittajaroolit tällä roolilla. Päivitys koskee kaikkia muita kuin Valmis-pyyntöjä, myös peruutettuja ja välitettyjä. Se tehdään, vaikka muuttaisit vain lajin muuta asetusta. Suuressa pyyntömäärässä päivitys tapahtuu taustalla. Tämä vastuuroolin päivitys ei muuta pyyntöjen tiloja. Roolivalinnan tyhjentäminen ei tyhjennä vanhojen pyyntöjen vastuita.

Käyttöasetukset-osiossa Käytössä mobiilisovelluksessa sallii lajin Androidissa ja iOS:ssä käyttäjän oikeuksien mukaisesti. Käytössä julkisella lomakkeella koskee järjestelmän oletuslomaketta. Erikseen luoduissa Julkiset lomakkeet -lomakkeissa lajit valitaan lomakekohtaisesti. Pelkkä käyttökanavan valinta ei takaa mobiilikäyttäjän luonti- tai katseluoikeutta.

Samassa osiossa voi piilottaa julkisen lomakkeen kohteen tagin pintanumerokentän tai muuttaa sen otsikkoa. Lomakkeen laji- ja kohdevalinnat kuvataan ohjeessa julkisen palvelupyyntölomakkeen asetukset.

Liitä kentät lajiin

  1. Avaa lajin Lisätietokentät-osio ja valitse Uusi lisätietokenttä. Painike lisää valintarivin; se ei luo uutta yhteistä kenttämääritystä.
  2. Valitse riville aiemmin luotu kenttä. Kentän tyyppi tulee sen yhteisestä määrityksestä. Samaa kenttää ei voi lisätä lajille kahdesti.
  3. Valitse tarvittaessa Vaadittu kenttä.
  4. Lisää muut kentät ja järjestä rivit vetämällä niitä haluamaasi järjestykseen.

Vaadittavuus ja järjestys koskevat tätä lajia. Sama kenttä voi olla toisessa lajissa vapaaehtoinen ja eri kohdassa lomaketta. Pakollisten lisätietojen tarkistus liittyy pyynnön luomiseen ja Valmis-tilaan siirtymiseen. Palvelimen tavallinen päivitys keskeneräiseen pyyntöön ei tee samaa tarkistusta, mutta mobiilin lomake voi vaatia pakolliset tiedot myös muokkauksen tallentamisessa.

Pakollinen kyllä/ei-kenttä ei toimi yhtenäisesti kaikilla alustoilla. Androidin uuden pyynnön lomakkeella ja julkisella lomakkeella valinnan on oltava päällä. iOS:n luontilomake käsittelee myös pois päältä olevan valinnan vastauksena, mutta iOS:n lisätietojen muokkauksessa aiemmin kyllä-arvoksi tallennettua pakollista kenttää ei voi vaihtaa ei-arvoksi. Älä käytä pakollista Checkbox-kenttää oletuksella, että se edellyttää samaa vahvistusta selaimessa, Androidissa ja iOS:ssä. Jos vastaajan pitää voida valita joko Kyllä tai Ei, käytä näillä vaihtoehdoilla pudotusvalikkoa ja tarkista toiminta koepyynnöllä.

Mitä tehtäväksi siirtäminen tekee?

Perustiedot-osion Tehtäväksi siirron jälkeen -valinnan oletus uudella lajilla on välitön valmistuminen. Valitse käsittelytapaan sopiva vaihtoehto:

  • Merkitse palvelupyyntö heti valmiiksi: selaimen tehtäväksi siirtotoiminto merkitsee pyynnön valmiiksi siirron yhteydessä, jos tallennuksen ehdot täyttyvät. Tämä ei tarkoita, että luotu tehtävä olisi valmis.
  • Merkitse palvelupyyntö valmiiksi, kun kaikki tehtävät on merkitty valmiiksi: tehtävän valmistuessa tarkistetaan kaikki pyyntöön liittyvät tehtävät. Pyyntö voidaan merkitä valmiiksi, kun niistä yksikään ei ole keskeneräinen ja pyynnön muut valmistumisehdot täyttyvät. Myös käsin päättäminen estetään, jos liittyvät tehtävät eivät täytä ehtoa. Jos liittyviä tehtäviä ei ole, tämä tehtäväehto ei estä käsin päättämistä.
  • Älä tee mitään. Palvelupyyntö merkitään myöhemmin valmiiksi manuaalisesti: tehtäväksi siirto ei muuta pyynnön tilaa. Pyyntö päätetään erikseen.

Kaikkien tehtävien valmistumista odottavaan vaihtoehtoon vaikuttaa yhteinen asetus Pidä "Tarkastelussa" olevia tehtäviä "Valmistuneina" palvelupyyntöasetuksissa. Kun se on käytössä, myös Tarkastelussa olevat tehtävät hyväksytään valmistumisehtoa tarkistettaessa. Muuten hyväksytään vain Valmistunut-tila. Muut tilat, myös peruttu tehtävä, estävät ehdon täyttymisen. Pelkkä tehtävän siirtyminen Tarkastelussa-tilaan ei käynnistä automaattista valmistumistarkistusta.

Androidissa ja iOS:ssä palvelupyynnölle lisätään liittyvä tehtävä. Se ei ole sama toiminto kuin selaimen tehtäväksi siirto, eikä välitön valmistuminen koske tätä mobiilin lisäystä. Kaikkien tehtävien valmistumiseen perustuva tarkistus koskee myös mobiilissa lisättyjä liittyviä tehtäviä.

Pyynnön valmistuminen edellyttää yleensä kommenttia, pakollisia lisätietoja ja vaadittuja allekirjoituksia. Tehtäväksi siirtämisen yhteydessä tehtävä päättämiskäsittely ohittaa pyynnön allekirjoitustarkistuksen. Lajin Allekirjoitukset-osiossa voi määrittää allekirjoituksia Lisää allekirjoitus -painikkeella. Jos valitset tehtäväksi siirtämisen, älä oleta pyynnön allekirjoitusvaatimuksen estävän automaattista valmistumista.

Valmis-tila säilyttää pyynnön tiedot ja tallentaa valmistumisajan. Päättäminen voi myös käynnistää kustannusten, varastotapahtumien ja ilmoitusten käsittelyn. Katso päättämisen ehdot ja vaikutukset sekä palvelupyynnön välitys ja tehtäväksi siirto.

Herätteet ja vahvistuksen viestintälinkki

Lajin Heräteasetukset-osiossa voit antaa kenttään Sähköposti johon heräte lähetetään uuden pyynnön ilmoitusosoitteet. Erottele osoitteet välilyönnillä, pilkulla tai puolipisteellä. Lähetys edellyttää lisäksi asetusten Asetukset-välilehden yhteistä Lähetä heräte uudesta palvelupyynnöstä -valintaa. Voit määrittää lajikohtaisen sähköpostiotsikon ja sisältötekstin sekä valita Sisällytä lisätietokentät sähköpostiin. Uuden pyynnön viestissä lajikohtainen sisältöteksti korvaa yhteisen tekstin; pyynnön perustiedot sisältyvät silti viestiin.

Valitse Käyttöasetukset-osiossa Älä lähetä viestintälinkkiä pyynnön jättäjälle, jos tämän lajin julkisista palvelupyynnöistä lähetettävään vahvistussähköpostiin ei haluta vastauslinkkiä. Asetus on lajikohtainen ja oletusarvoisesti pois käytöstä.

Vahvistussähköposti lähetetään edelleen pyynnössä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Valinnan ollessa käytössä viestissä kerrotaan, että palvelupyyntö on lähetetty, mutta siitä puuttuvat vastauslinkki ja ohje lisätietojen lähettämiseen linkin kautta. Kun valinta ei ole käytössä, vahvistusviestiin sisällytetään viestintälinkki.

Asetus ei muuta julkisen lomakkeen käyttöoikeutta eikä estä käsittelijää lähettämästä ilmoittajalle myöhemmin viestiä. Käsittelijän lähettämä sähköpostiviesti voi edelleen sisältää vastauslinkin. Asetus ei myöskään mitätöi aiemmin lähetettyjä linkkejä; vastaussivun käytettävyyteen vaikuttavat erikseen pyynnön tila ja linkin voimassaolo. Katso julkisen palvelupyynnön jatkoviestintä.

Kentän irrottaminen ja käytöstä poistaminen

Lajin Lisätietokentät-osion rivin roskakorikuvake irrottaa kentän tästä lajista, kun tallennat muutoksen. Se ei poista palvelupyyntöihin jo tallennettuja kentän arvoja eikä vaikuta kentän käyttöön muissa lajeissa. Poistovaroitus puhuu arvojen poistamisesta, mutta lajilta irrottaminen säilyttää tallennetut arvot. Arvojen säilyminen ei tarkoita, että irrotettu kenttä olisi edelleen täytettävissä lajin lomakkeella.

Yhteisen kentän poistaminen Lisäkentät-välilehdellä vaikuttaa kaikkiin sitä käyttäviin lajeihin. Jos kentällä on tallennettuja arvoja, kenttä muutetaan epäaktiiviseksi ja arvot säilytetään. Kenttä poistuu aktiivisista kenttävalinnoista ja lajin käytettävistä lisätietokentistä. Jos tallennettuja arvoja ei ole, kenttämääritys ja sen lajiliitokset poistetaan. Tarkista ennen poistamista myös kenttää käyttävät työnkulut.

Tallenna ja varmista tulos

Tallenna uusi laji lomakkeen Luo uusi palvelupyyntölaji -painikkeella. Avaa se sitten uudelleen Palvelupyyntölajit-taulukon lajin nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Olemassa olevan lajin muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella.

Tarkista uudelleen avatussa lajissa kentät, niiden järjestys ja Vaadittu kenttä -valinnat sekä roolit, oletuslaji ja tehtäväksi siirron valinta. Luo uusi koepyyntö tarkoitetulla käyttäjäroolilla. Varmista erikseen selaimessa, Androidissa, iOS:ssä ja käytettävällä julkisella lomakkeella, että laji on saatavilla, kentät näkyvät oikeassa järjestyksessä ja pakollisten kenttien käsittely toimii tarkoitukseesi. Testaa kyllä/ei-kentässä molemmat vastaukset.

Avaa tallennettu koepyyntö ja tarkista arvot, vastuurooli ja tila. Jos muutat olemassa olevaa lajia, tarkista lisäksi aiempien muiden kuin Valmis-pyyntöjen vastuut. Tehtäväksi siirtämisen jälkeen varmista erikseen sekä pyynnön että liittyvän tehtävän tila. Julkisella koepyynnöllä tarkista myös vahvistussähköposti ja viestintälinkin mukanaolo.