Organisaation julkisella selainlomakkeella voit lähettää palvelupyynnön ilman Spotilla-käyttäjätunnusta. Tarvitset organisaatiolta saamasi lomakkeen osoitteen ja mahdollisen lomakesalasanan. Lomakesalasana on erillinen Spotilla-käyttäjän salasanasta.

Tämä ohje koskee selainlomaketta myös puhelimella käytettäessä. Androidin ja iOS:n sovellusten omat palvelupyynnön luontinäkymät ovat erillisiä työnkulkuja.

Avaa lomake ja valitse ilmoituslaji

Avaa organisaatiolta saamasi palvelupyyntölomakkeen osoite. Jos sivu pyytää salasanaa, kirjoita ylläpitäjältä saamasi salasana Salasana-kenttään ja valitse Lähetä. Jos lomake on poissa käytöstä tai et pääse siihen, ota yhteyttä organisaation yhteyshenkilöön.

Valitse lomakkeen alussa Valitse ilmoituslaji -kohdasta asiaasi sopiva laji. Jos vaihtoehtoja on vain yksi, se valitaan automaattisesti. Lue valinnan alla mahdollisesti näkyvä lajin ohje. Laji määrää lisätietokentät, niiden pakollisuuden ja sen, onko laite eli Spotti pakollinen.

Täytä ilmoittajan ja asian tiedot

Nimesi, Sähköpostiosoitteesi ja Otsikko ilmoittamallesi asialle ovat pakollisia. Puhelin, Asian tarkempi kuvaus ja liitteet ovat vapaaehtoisia perustietoja. Lajin määräämät pakolliset lisätiedot on kuitenkin täytettävä.

Kerro kuvauksessa, mitä laitteessa tapahtuu, missä se sijaitsee ja milloin havaitsit asian. Tarkista sähköpostiosoite erityisen huolellisesti, sillä vahvistus ja pyynnön jatkoviestintä käyttävät sitä. Osoitteen on oltava kelvollinen, eikä selainlomake hyväksy siihen kansallisia erikoismerkkejä, kuten ä- tai ö-kirjaimia.

Nimen, sähköpostiosoitteen, puhelimen ja otsikon enimmäispituus on 512 merkkiä. Lomakkeen kuvauskenttään voi kirjoittaa enintään 4 028 merkkiä.

Jos otsikon alla näkyy Prioriteetti, valitse Matala, Keskitaso tai Korkea. Valinta on näkyessään pakollinen, ja uuden pyynnön oletus on Keskitaso. Kenttä näkyy käyttäjätiedoilla avatussa selainlomakkeessa. Tavallisessa julkisessa lomakkeessa prioriteettia ei valita, ja pyyntö tallentuu oletuksena Keskitasolla.

Liitä pyyntö oikeaan kohteeseen

Jos lomakkeella näkyy Valitse kohde, valitse siitä Spotti. Voit hakea kohdetta kirjoittamalla osan sen nimestä. Luettelo sisältää ylläpitäjän kyseiselle lomakkeelle ja ilmoituslajille rajaamat aktiiviset Spotit; se ei ole kaikkien organisaation laitteiden luettelo.

Jos käytössä on Kohteen tagin pintanumero -kenttä, voit ilmoittaa kohteen kirjoittamalla laitteessa näkyvän tagin tunnisteen. Ylläpitäjä voi nimetä tämän kentän toisin tai piilottaa sen lajikohtaisesti. Noudata kentän ohjetta. Käytä käsin täytettäessä vain yhtä kohdistustapaa: pintanumeroa tai kohdevalintaa.

Tagin kautta avattu lomake voi sisältää laitteen tunnistetietoja jo valmiiksi. Samaan kohteeseen viittaavat valmiiksi täytetyt tagi- ja kohdetiedot voivat jäädä molempiin kenttiin. Tarkista kohde myös ilmoituslajin vaihtamisen jälkeen.

Pintanumero liittää pyynnön Spottiin vain, jos tunniste löytyy ja sen tagi on liitetty Spottiin. Tuntematon tai esimerkiksi kansioon liitetty pintanumero ei ratkaise kohdetta. Jos laji sallii kohteettoman pyynnön, lähetys voi silti onnistua. Onnistumisilmoitus ei siis yksin varmista, että pyyntö liittyi oikeaan laitteeseen. Jos kohdevalinta näkyy, tarkista valitun Spotin nimi; jos kohdistus jää epäselväksi, varmista se organisaation yhteyshenkilöltä.

Jos laji edellyttää Spottia, pyyntöä ei voi tallentaa ilman kelvollista kohdetta. Jos tarvittava Spotti puuttuu luettelosta tai pakollista kohdetta ei voi antaa, ota yhteyttä organisaation yhteyshenkilöön.

Täytä lisätiedot ja lisää liitteet

Täytä kuvauksen alapuolella näkyvät lajin lisätietokentät niiden nimien ja ohjeiden mukaisesti. Lisätieto voi olla teksti, numero, päivämäärä ja kellonaika, valintaruutu tai luettelovalinta. Valitse luettelokenttään jokin tarjotuista vaihtoehdoista. Pakollinen valintaruutu on valittava ennen lähettämistä.

Jos vaihdat ilmoituslajia ja palaat takaisin samalla sivulla, aiemmin täyttämäsi lajin lisätiedot palautuvat. Tarkista lopuksi juuri valitun lajin tiedot.

Lisää tarvittavat liitteet lomakkeen loppuosan Liitetiedostot-kohdassa Valitse tiedostoja -painikkeella tai pudottamalla ne Tai pudota tiedostoja -alueelle. Voit poistaa valitun liitteen sen tiedostorivin oikeassa reunassa olevasta rasti-kuvakkeesta. Tiedostot lähetetään pyynnön lähettämisen yhteydessä.

Voit liittää enintään 25 tiedostoa. Yhden tiedoston kokoraja on noin 1 Gt. Sallittuja ovat yleiset dokumentti-, kuva-, ääni-, video-, arkisto- ja tekstitiedostot, esimerkiksi PDF-, JPG-, PNG- ja ZIP-tiedostot.

Liian suurta tiedostoa tai 25 tiedoston rajan ylittäviä liitteitä ei lisätä liitelistaan. Tarkista ennen lähettämistä, että kaikki tarvittavat tiedostot näkyvät listassa. Jos liitteestä ilmoitetaan virhe lähetyksen yhteydessä, poista kyseinen tiedosto ja lisää tarvittaessa korvaava liite. Liitteiden tarkistus- tai tallennusvirhe estää koko pyynnön tallentamisen.

Kielen vaihtaminen

Voit vaihtaa lomakkeen kieltä oikean yläreunan lippukuvakkeesta avautuvasta kielivalikosta. Täytetyt perustiedot ja lisätiedot säilyvät saman välilehden kielenvaihdossa, jos selain sallii niiden väliaikaisen tallentamisen. Tarkista kohdevalinta ja lisää liitteet uudelleen kielenvaihdon jälkeen. Salasanasuojattu lomake pyytää salasanan uudelleen.

Lähetä pyyntö ja tarkista tulos

Tarkista ilmoituslaji, yhteystiedot, kohde, lisätiedot ja liitelista. Valitse lomakkeen lopussa Luo uusi palvelupyyntö ja odota onnistumisilmoitusta.

Jos lomake näyttää puuttuvia tai virheellisiä tietoja, korjaa ne ennen uutta lähetystä. Jos näet ilmoituksen Käytä joko tagin pintanumeroa tai kohteen valintaa, älä molempia., tyhjennä toinen kohdekentistä. Voit tyhjentää kohdevalinnan valitsemalla luettelon tyhjän vaihtoehdon. Jos kohdevalinta on pakollinen, säilytä se ja tyhjennä tagin pintanumero.

Jos lisätietojen tai kohteiden lataaminen epäonnistuu, älä tulkitse puuttuvia kenttiä tai tyhjää luetteloa lomakkeen tarkoitetuksi sisällöksi. Tarkista yhteys ja yritä uudelleen. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä organisaation yhteyshenkilöön. Pelkkä lähetyspainikkeen painaminen tai yhteysvirhe ei vahvista tallennusta.

Onnistumissivun ilmoitus Palvelupyyntö lähetettiin onnistuneesti. vahvistaa, että pyyntö tietoineen ja hyväksyttyine liitteineen on tallennettu käsittelyä varten. Se ei tarkoita, että ilmoitettu työ olisi jo tehty. Uusi pyyntö on tavallisesti Avoin; jos lajille on määritetty oletusvastuusuorittaja, se voi siirtyä heti Käsittelyssä-tilaan.

Vahvistussähköposti lähetetään lomakkeella antamaasi osoitteeseen. Säilytä se mahdollista jatkoviestintää varten. Jos viestissä on vastaussivulle vievä painike, voit käyttää sitä lisätietojen lähettämiseen: katso Miten vastaan julkista palvelupyyntöä koskevaan viestiin? Ilmoituslajin asetuksella vastauslinkki voidaan jättää vahvistuksesta pois. Silloin et voi aloittaa jatkoviestintää kyseisestä vahvistuksesta, vaan ota tarvittaessa yhteyttä organisaation yhteyshenkilöön.

Voit aloittaa seuraavan pyynnön onnistumissivun Lisää uusi -linkistä. Salasanasuojattu lomake pyytää tällöin salasanan uudelleen.