Palvelupyynnön vastuuttaminen ohjaa käsittelyn mobiiliroolille. Valitse rooli, jonka jäsenet hoitavat asian, ja tarkista tallennuksen jälkeen sekä pyynnön tila että sen näkyvyys tarkoitetuille käyttäjille.

Oikeudet ja vastuusuorittajan merkitys

Vastuusuorittaja on mobiilirooli, ei yksittäinen henkilö. Roolin jäsenet saavat käsittelyoikeuksia roolille vastuutettuihin pyyntöihin. Palvelupyyntölajin Managerirooli puolestaan määrää selaimen vastuulliset käsittelijät. Vastuusuorittajan vaihtaminen ei vaihda lajin Manageriroolia.

Selaimessa vastuuttaminen edellyttää pyynnön muokkausoikeutta. Pelkkä katseluoikeus tai oikeus lisätä kommentteja ja liitteitä ei riitä. Suorittajamanagerit voivat täydentää ja päättää pyyntöjä, mutta tämä oikeus ei yksin salli vastuusuorittajan vaihtamista. Käyttäjän eri roolien oikeudet yhdistyvät.

Vastuusuorittajan valintalistassa näkyvät vastuusuorittajiksi sallitut mobiiliroolit. Managerin valikoimaa rajaavat myös hänelle sallitut mobiiliroolit ja hänen omat mobiiliroolinsa. Jos tarvittava rooli puuttuu, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan roolin asetukset ja omat oikeutesi. Katso palvelupyyntöjen näkyvyys ja oikeudet.

Etsi pyyntö selaimessa

Avaa valikosta Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyynnöt. Lista sisältää käyttöoikeuksiisi kuuluvat pyynnöt; kaikki organisaation pyynnöt eivät välttämättä näy sinulle.

  1. Rajaa listaa sarakeotsikoiden alla olevilla hakukentillä ja valinnoilla esimerkiksi palvelupyyntölajin, tilan tai Spotin mukaan. Etsi otsikolla tai pyynnön numerolla. Useat rajaukset kaventavat tulosta yhdessä.
  2. Avaa oikea pyyntö sen rivin kynäkuvakkeesta.
  3. Tarkista avautuvan pyynnön Perustiedot-välilehdeltä otsikko, kuvaus, ilmoittajan tiedot ja Spotti. Varmista, että kyse on oikeasta asiasta ennen vastuuttamista.

Voit muuttaa kansioiden järjestämistapaa Kansio-sarakkeen otsikon nuolivalikosta. Koko kansiopolku järjestää pyynnöt kansiopolun mukaan juurikansiosta alkaen. Vain kansion nimi käyttää järjestämiseen kansion omaa nimeä.

Aseta tai vaihda vastuusuorittaja

Valitse Perustiedot-välilehden Vastuusuorittaja-kenttään työn hoitava mobiilirooli. Tarkista samalla Tila. Ikkunan alareunan Tallenna pitää pyynnön auki; Tallenna ja sulje sulkee ikkunan tallennuksen jälkeen.

  • Avoin: kun asetat vastuusuorittajan, tallennus vaihtaa tilan automaattisesti Tekeillä-tilaan. Avoin-tilan jättäminen valittuna ei estä tätä. Uudella pyynnöllä voi olla vastuusuorittaja jo lajin oletusasetuksen perusteella.
  • Tekeillä: pyyntö edellyttää vastuusuorittajaroolia. Voit vaihtaa roolin, mutta pelkkä kentän tyhjentäminen ei onnistu tässä tilassa. Jos tarkoitus on palauttaa pyyntö avoimeksi ilman vastuusuorittajaa, tyhjennä rooli ja valitse Avoin ennen tallennusta.
  • Pidossa: valitse tämä tila, kun käsittely odottaa esimerkiksi lisätietoa tai varaosaa. Täytä samalle välilehdelle ilmestyvä pakollinen Pidossa-tilan syy. Pelkkä vastuusuorittajan valinta ei palauta Pidossa-pyyntöä käsittelyyn: valitse myös Tekeillä, kun työtä voidaan jatkaa.
  • Valmis, Peruutettu ja Välitetty: näiden tilojen pyyntöä ei voi avata uudelleen tilavalinnalla. Tilat eivät tarkoita pyynnön poistamista.

Muokkausoikeudella voit vaihtaa vastuusuorittajan myös suoraan listan Vastuusuorittaja-solusta kaksoisnapsauttamalla sitä. Solumuutos lähetetään tallennettavaksi muokkauksen päättyessä. Avaa pyyntö tämänkin jälkeen ja tarkista tallennettu tulos.

Vastuuttaminen ja Tekeillä-tila eivät merkitse työtä tehdyksi. Valmiiksi merkitseminen edellyttää muun muassa kommenttia, pakollisten lisätietojen täyttämistä ja vaadittuja allekirjoituksia. Myös liittyvien tehtävien tilat voivat rajoittaa päättämistä. Katso palvelupyynnön käsittelyn päättäminen. Toiseen palvelupyyntölajiin ohjaaminen on erillinen välitystoiminto.

Etsi ja ota pyyntö käsittelyyn mobiilissa

Avaa mobiilisovelluksen Palvelupyynnöt. Androidissa ja iOS:ssä tilajonoja ovat esimerkiksi Avoimet, Käynnissä, Pidossa ja Valmiit. Käynnissä vastaa selaimen Tekeillä-tilaa.

Valitse ensin oikea tilajono. Androidissa rajaus avataan listan yläreunan suodatinkuvakkeesta. iOS:ssä se avataan yläpalkin oikean reunan suodatinkuvakkeesta. Rajaa esimerkiksi pyynnön nimellä, Spotilla, kansiolla, lajilla, prioriteetilla tai vastuuroolilla ja vahvista Tallenna. Avaa löytynyt pyyntö listalta ja tarkista sen sisältö.

iOS:n uudet järjestysvalinnat eivät tässä versiossa ohjaa listan järjestystä valittujen kenttien mukaan. Käytä hakemiseen rajauksia; älä päättele pyynnön puuttuvan valitsemasi järjestyksen perusteella.

  1. Avaa Avoin- tai Pidossa-pyynnön tiedoissa Toiminta. Se avaa Toiminnot-ikkunan.
  2. Valitse vastuurooli. Androidin kentän ohjeteksti on Valitse Vastuuhenkilö ja iOS:n Valitse vastuuhenkilö, mutta palvelupyynnössä valinta tarkoittaa mobiiliroolia.
  3. Paina Aseta käynnissä tilaan. Toiminto tallentaa valitun vastuuroolin ja siirtää pyynnön Tekeillä-tilaan.

Käsittelyyn ottaminen edellyttää erillistä oikeutta. Avoimet pyynnöt näkyvät vain lajin asetuksissa sallituilla avoimien pyyntöjen mobiilirooleilla, kun avoimien näyttäminen on käytössä. Pidossa-pyyntöjen katselu ja muokkaus määritetään erikseen: katselija voi lisätä kommentteja ja liitteitä, mutta käsittelyyn palauttaminen edellyttää Pidossa-pyyntöjen muokkausoikeutta. Pelkkä pyynnön vastuusuorittajarooli ei riitä Pidossa-pyynnön näkyvyyteen. Siksi pyyntö voi kadota käyttäjän nykyisestä jonosta tilan tai vastuun vaihtuessa.

Etsi allekirjoitusta odottavat pyynnöt

Ota selaimessa oletuksena piilotetut allekirjoitussarakkeet näkyviin taulukon otsikkorivin sarakekuvakkeesta tai napsauttamalla sarakeotsikkoa hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla sarakkeet avautuvasta valikosta.

  • Allekirjoitukset vaaditaan henkilöiltä: kirjoita sarakkeen hakukenttään allekirjoittajan nimi tai osa nimestä. Muissa kuin Valmis-tilan pyynnöissä haku kohdistuu aktiivisiin allekirjoitusvaatimuksiin. Valmiista pyynnöistä haku löytää annetut allekirjoitukset.
  • Allekirjoitukset puuttuvat henkilöiltä: kirjoita oma nimesi tai toisen allekirjoittajan nimi löytääksesi pyynnöt, joista kyseinen vaadittu allekirjoitus puuttuu. Jo annetut allekirjoitukset ja Valmis-pyynnöt eivät kuulu tämän haun tuloksiin.

Haku käyttää ensisijaisesti palvelupyyntölajin aktiivisia allekirjoitusvaatimuksia. Vasta kun niitä ei ole, se käyttää pyynnön omia aktiivisia vaatimuksia. Puuttuvan allekirjoituksen hakutulos ei siis yksin tarkoita, että pyyntö on parhaillaan käsittelyssä: rajaa tarvittaessa myös tila.

Jos allekirjoittajia on useita, sarakkeessa voi lukea Useita allekirjoittajia. Nimihaku toimii silti yksittäisen allekirjoittajan nimellä. Listalla voi näkyä myös Ei vaadittuja allekirjoituksia tai Kaikki allekirjoitettu. Avaa pyyntö ja tarkista yksityiskohdat Allekirjoitukset-välilehdeltä.

Varmista tallennettu tulos

Avaa pyyntö uudelleen ja tarkista vastuurooli sekä tila. Varmista tarkoitetun roolin käyttäjällä, että pyyntö löytyy oikeasta mobiilijonosta ja että tarvittavat käsittelytoiminnot ovat käytettävissä. Vastuun vaihtaminen voi poistaa aiemman vastuuroolin antaman pääsyn; käyttäjä voi silti nähdä pyynnön muiden oikeuksiensa perusteella. Vastuu- ja tilamuutokset tallentuvat pyynnön muutoshistoriaan.

Tallennus voi lähettää asetusten mukaisia vastuu- ja tilamuutosilmoituksia pyynnön jättäjälle ja lajin vastuumanagereille. Näitä sähköposti-ilmoituksia ei automaattisesti lähetetä kaikille mobiilin vastuusuorittajaroolin jäsenille. Roolimuutoksesta on myös mobiiliheräte, jonka saaminen riippuu ilmoitustilauksista. Ilmoituksen puuttuminen ei ole todiste tallennuksen epäonnistumisesta.

Jos et löydä pyyntöä, poista tarpeettomat suodattimet ja tarkista muut tilajonot. Jos vastuuttaminen epäonnistuu, tarkista rooli, tila, pakolliset tiedot ja käyttöoikeudet. Älä luo samasta asiasta uutta pyyntöä vain siksi, että alkuperäinen ei näy nykyisellä rajauksella.