Toiminnon näkyminen, aineiston katselu ja sen muuttaminen voivat edellyttää eri asetuksia. Selvitä ensin, missä asiakkuudessa ja millä käyttäjällä ongelma ilmenee, käytetäänkö selainta vai mobiilisovellusta ja mikä toiminto estyy. Palvelupyynnössä tarkista myös laji, tila ja vastuusuorittaja.

Aloita käyttäjän kaikista rooleista

Tee tarkistus selaimessa pääkäyttäjänä. Avaa Käyttäjien hallinta → Käyttäjälistaus ja käyttäjän rivin kynäkuvakkeesta käyttäjätiedot. Tarkista erikseen Käyttöoikeudet (roolit) selainsovelluksessa ja Käyttöoikeudet (roolit) mobiilisovelluksessa. Sama käyttäjätunnus ei tarkoita samoja oikeuksia molemmissa käyttöliittymissä.

Avaa roolien määritykset kohdasta Käyttäjien hallinta → Käyttäjäroolit. Tarkista kaikki käyttäjän roolit: oikeuksia voi tulla useasta roolista. Yhden roolin muuttaminen ei poista toisesta roolista saatua oikeutta. Pääkäyttäjällä on selaimessa laajat palvelupyyntöjen ja niiden asetusten hallintaoikeudet, joten pääkäyttäjän onnistunut kokeilu ei osoita tavallisen käyttäjän oikeuksien olevan kunnossa.

Muiden toimintojen osalta tarkista sekä toiminnon käyttöönotto asiakkuudessa että kyseisen selain- tai mobiiliroolin oikeudet. Luku, Luonti, Muokkaus ja Poistaminen ovat eri oikeuksia. Esimerkiksi tuotteiden oikeus ja oikeus tehdä varastotapahtumia tarkistetaan erikseen. Tarkemmat ohjeet: managerikäyttäjän oikeudet ja mobiiliroolit ja kansio-oikeudet.

Paikanna palvelupyyntölajin asetukset

Avaa Töiden hallinta → Palvelupyynnöt → Palvelupyyntöjen asetukset. Tarkista Asetukset-välilehdeltä Palvelupyyntöominaisuus käytössä. Avaa sitten Palvelupyyntölajit-välilehdeltä kyseinen laji. Sen Perustiedot-osassa ovat vastuuroolit, katselijat, luontioikeudet ja tilakohtaiset mobiiliroolit. Lajin asetusten muuttaminen edellyttää lajin muokkausoikeutta.

Erota Spotin kansio-oikeus palvelupyynnön oikeuksista. Kansion tai Spotin näkyminen ei anna palvelupyynnön käsittelyoikeutta. Palvelupyyntöjen yleisen listan oikeudet määräytyvät lajin ja mobiilissa myös pyynnön vastuusuorittajan sekä tilan perusteella; ne eivät seuraa yleistä kansiorajausta. Spotin kautta pyyntöä etsittäessä tarvitaan lisäksi pääsy kyseiseen Spottiin.

Palvelupyyntölaji puuttuu uuden pyynnön luonnista

Tarkista, että laji on Käytössä. Mobiilissa lajin pitää lisäksi olla sallittu asetuksella Käytössä mobiilisovelluksessa.

Jos Rajaa oikeuksia luoda palvelupyyntöjä on valittu, tarkista Roolit, joilla luontioikeudet. Selaimen lajivalinnassa tarkistetaan käyttäjän manageriroolit ja mobiilissa mobiiliroolit. Ilman rajausta luontia ei rajata tällä roolivalinnalla. Lajin vastuullinen Managerirooli antaa selaimessa myös luontioikeuden, mutta pelkkä Suorittajamanagerit-valinta ei anna sitä.

Luontioikeus ei yksin anna oikeutta nähdä tallennettua pyyntöä tai muokata sitä. Jos laji näkyy mutta tallennus epäonnistuu, tarkista virheilmoitus, pakolliset tiedot ja valitun Spotin käyttöoikeus. Kyse ei välttämättä ole lajivalinnan oikeudesta.

Palvelupyyntö puuttuu listalta

Avaa selaimessa Töiden hallinta → Palvelupyynnöt ja poista tarpeettomat haku- ja tilarajaukset. Tarkista pyynnön oikea laji ja tila. Katso tarvittaessa palvelupyyntöjen haku ja vastuuttaminen.

Selaimessa lajin Managerirooli, Managerikatselijat ja Suorittajamanagerit antavat katseluoikeuden kyseisen lajin pyyntöihin. Pelkkä mobiiliroolijäsenyys ei anna näitä selaimen käsittelyoikeuksia.

Mobiilissa tarkista pyynnön tila erikseen:

  • Tekeillä, Valmis tai Peruutettu: käyttäjä saa katseluoikeuden lajin Mobiilikatselijat-valinnasta tai kuulumalla pyynnölle asetettuun vastuusuorittajarooliin.
  • Avoin: lajin Näytä avoinna olevat palvelupyynnöt mobiilissa pitää olla valittu ja käyttäjän roolin mukana kohdassa Mobiiliroolit, joilla oikeudet avoimiin pyyntöihin. Tavallinen Mobiilikatselijat-valinta ei yksin riitä. Avoimien pyyntöjen oikeus antaa myös oikeuden ottaa pyyntö käsittelyyn.
  • Pidossa: käyttäjän roolin pitää olla kohdassa Mobiiliroolit, jotka näkevät Pidossa olevat pyynnöt tai Mobiiliroolit, jotka voivat muokata Pidossa olevia pyyntöjä. Pelkkä vastuusuorittajarooli ei riitä tähän näkyvyyteen.

Selaimen tilanimi Tekeillä vastaa mobiilin käsittelyssä olevaa pyyntöä; iOS käyttää siitä nimeä Käynnissä. Avoimien ja Pidossa olevien pyyntöjen oikeudet eivät korvaa toisiaan.

Pyyntö näkyy, mutta sitä ei voi muokata

Selaimessa lajin Managerirooli antaa pyynnön muokkaus- ja välitysoikeuden. Managerikatselijat saavat katseluoikeuden. Heille tarkoitettu Salli kommenttien ja liitetiedostojen lisääminen antaa kommentointi- ja liiteoikeuden, mutta ei yleistä muokkaus- tai päättämisoikeutta.

Suorittajamanagerit voivat katsella pyyntöjä, lisätä kommentteja ja liitteitä sekä merkitä pyynnön valmiiksi. Tämä ei yksin anna oikeutta muuttaa esimerkiksi otsikkoa, Spottia, vastuusuorittajaa tai lisätietokenttiä eikä välittää, peruuttaa tai poistaa pyyntöä tai siirtää sitä Pidossa-tilaan.

Mobiilissa käsittelyssä olevan pyynnön muokkausoikeus perustuu pyynnön Vastuusuorittaja-rooliin. Lajin Mobiilikatselijat ja heille sallittu kommentointi eivät yksin anna sitä. Pidossa-pyynnön muokkaaminen ja palauttaminen käsittelyyn edellyttävät erillistä Pidossa-pyyntöjen muokkaajaroolia; niiden katselijarooli sallii katselun, kommentit ja liitteet.

Kommentti ja ulkoinen viesti ovat eri toimintoja. Selaimen Suorittajamanageri voi lukea olemassa olevaa ulkoista viestintää, mutta tämä oikeus ei yksin salli uuden keskustelun aloittamista tai vastaamista. Managerikatselijoiden kommentointi- ja liiteasetus antaa myös ulkoisen viestinnän oikeuksia. Tarkista siksi kaikki roolit, jos tarkoitus on sallia kommentointi ja päättäminen ilman ulkoisia viestejä. Katso kommentit ja viestintä.

Valmiiksi merkitseminen estyy

Selaimessa päättäminen edellyttää pyynnön muokkausoikeutta tai lajin Suorittajamanageri-oikeutta. Androidissa ja iOS:ssä pyynnön tietojen Merkitse valmiiksi -toiminto ei ole käytettävissä Avoin- tai Pidossa-pyynnölle: pyyntö pitää ensin ottaa käsittelyyn. Tähän tarvitaan kyseisen tilan käsittelyynotto-oikeus ja vastuusuorittajarooli. Selaimen Suorittajamanageri voi päättää myös Avoin- tai Pidossa-pyynnön suoraan, jos muut ehdot täyttyvät.

Oikeus ei ohita päättämisen ehtoja. Pyynnöllä pitää olla vähintään yksi kommentti, vaaditut lisätiedot on täytettävä ja vaaditut allekirjoitukset annettava. Jos lajin Tehtäväksi siirron jälkeen -asetuksena on Merkitse palvelupyyntö valmiiksi, kun kaikki tehtävät on merkitty valmiiksi, myös liittyvien tehtävien pitää olla valmiita. Tarkastuksessa olevat tehtävät kelpaavat vain, jos palvelun asetus laskee ne valmiiksi. Jos Suorittajamanageri ei saa täydentää puuttuvaa lisätietoa, muokkaamiseen oikeutetun käyttäjän pitää tehdä se.

Valmiiksi merkitseminen tallentaa valmistumisajan ja suorittajan sekä säilyttää pyynnön kommentteineen ja liitteineen. Se voi käynnistää kirjatuista tiedoista kustannusten ja varastotapahtumien käsittelyn sekä asetusten mukaiset ilmoitukset. Valmis, Peruutettu ja Välitetty ovat eri tiloja; niistä ei voi palata toiseen tilaan vaihtamalla tilavalintaa. Päättäminen ei ole poistaminen. Tarkempi tausta on ohjeessa palvelupyyntölajin näkyvyys ja oikeudet.

Vastuurooli puuttuu valinnasta

Selaimen palvelupyynnön Vastuusuorittaja-kentässä valitaan mobiilirooli. Tarkista roolin määrityksistä Vastuut ja oikeudet tehtävissä ja palvelupyynnöissä -osassa Oikeus suorittaa omalla vastuulla olevat työt. Tämä asetus sallii mobiiliroolin käyttämisen vastuusuorittajavalinnassa; se ei yksin ratkaise kaikkia palvelupyynnön oikeuksia.

Tarkista valintaa tekevän managerin rooleista myös Näkyvyys Mobiilikäyttäjiin. Palvelupyynnön Vastuusuorittaja-valinta käyttää managerin sallimia mobiilirooleja ja hänen omia mobiiliroolejaan sekä rajaa ne vastuulliseen toimintaan sallittuihin rooleihin. Valintalistan näkyvyys ei anna pyynnön muokkausoikeutta.

Lajin Managerirooli- ja Suorittajamanagerit-valinnat puolestaan tarjoavat managerirooleja, joilla on Oikeus suorittaa omalla vastuulla olevat työt tai Oikeus suorittaa omat työt ja muokata niitä. Näiden valintojen rajaus ei seuraa managerin Näkyvyys Managerikäyttäjiin -rajausta. Älä siis oleta kaikkien valintalistojen käyttävän samaa näkyvyysasetusta.

Tuntien hyväksyntä tarkistetaan erikseen

Työajanseurannan oikeudet ovat oma kokonaisuutensa. Tehtävään kirjatun tunnin hyväksyntä edellyttää tehtävän muokkausoikeutta ja palvelupyyntöön kirjatun tunnin hyväksyntä pyynnön muokkausoikeutta. Pelkkä palvelupyynnön katselu-, kommentointi- tai Suorittajamanagerin päättämisoikeus ei riitä tuntien hyväksyntään. Raportin näkeminen ei anna oikeutta hyväksyä kaikkia sen kirjauksia. Käsitelty tuntikirjaus on lisäksi lukittu hyväksynnän muuttamiselta.

Tallenna harkiten ja tarkista tulos käyttäjänä

Roolin oikeuden muuttaminen vaikuttaa sen muihinkin jäseniin. Lajin katselu- ja käsittelyroolit vaikuttavat myös aiemmin luotuihin pyyntöihin.

Huomaa myös lajin Mobiilirooli-valinnan vaikutus: lajiasetusten tallennus asettaa valitun mobiiliroolin lajin kaikkien muiden kuin Valmis-pyyntöjen vastuusuorittajaksi. Tämä voi korvata yksittäisille pyynnöille aiemmin valitut vastuusuorittajat, vaikka muuttaisit lajista muuta asetusta. Suuri määrä päivittyy taustalla. Tyhjä valinta ei vastaavasti tyhjennä aiempia vastuusuorittajia, eikä tämä päivitys itsessään muuta pyyntöjen tilaa.

Tarkista tallennuksen jälkeen tulos kyseisellä käyttäjällä oikeassa asiakkuudessa. Päivitä näkymä ja testaa selain ja mobiili erikseen. Varmista, että käyttäjä näkee oikean lajin luonnissa ja aiemmin luodun pyynnön, ja että tarvittava muokkaus, kommentointi tai päättäminen onnistuu. Testaa mobiilissa erikseen Avoin-, käsittelyssä oleva ja Pidossa-pyyntö. Tarkista myös, ettei käyttäjä saanut tarpeettomia oikeuksia toisesta roolista ja etteivät aiempien pyyntöjen vastuusuorittajat vaihtuneet odottamatta.