Työaikaraportti kokoaa kirjaukset valitulle kuukaudelle tai aikavälille. Sen avulla voit tarkistaa tuntien ja kappalemäärien muodostumisen ennen kirjausten lopullista käsittelyä. Raportin summa ei sellaisenaan tarkoita hyväksyttyä tai palkanlaskentaan kuuluvaa työaikaa: sisältö riippuu valituista rajauksista.

Edellytykset ja oikeudet

Työaikaominaisuuden pitää olla käytössä. Näet raportissa vain kirjaukset, joihin sinulla on lukuoikeus. Kirjausten näkeminen ei yksin anna oikeutta hyväksyä tai käsitellä niitä.

Yleisen työajan ja muiden työajanseurannan kirjausten käsittely edellyttää kirjaukseen soveltuvaa muokkausoikeutta. Tehtävä- ja palvelupyyntöaikojen käsittely perustuu kyseisen tehtävän tai palvelupyynnön muokkausoikeuteen.

Valitse ajanjakso ja rajaa aineisto

  1. Avaa selaimen päävalikosta Työajanseuranta ja sen Työaikaraportti-välilehti.
  2. Valitse raportin yläpalkista Kuukausi ja haluamasi kuukausi tai Hae aikaväliltä ja Aikaväli-kenttään alku- sekä loppupäivä. Molemmat rajapäivät kuuluvat raporttiin.
  3. Avaa yläpalkin Suodata-painikkeesta Työajan suodattimet. Rajaa tarvittaessa Käyttäjät, Kirjaustyypit, Yksikkötyypit, Hyväksytty ja Tila. Ota rajaukset käyttöön painamalla Käytä näitä suodattimia.

Alkutilassa ajanjaksona on nykyinen kuukausi ja ryhmittelynä Käyttäjä. Istunnossa säilynyt tai tallennettu näkymä voi palauttaa muita valintoja, joten tarkista ajanjakso ja suodattimet aina ennen summien käyttöä.

Tyhjä monivalintasuodatin ei rajaa kyseistä ominaisuutta. Ilman kirjaustyyppirajausta mukana voivat olla yleinen työaika, tehtäväajat, palvelupyyntöajat, lounaat, sairauspoissaolot ja lomat. Ilman tilarajausta mukana voivat olla Käynnissä, Valmis ja Käsitelty. Hyväksynnän Kaikki-valinta sisältää sekä hyväksytyt että hyväksymättömät kirjaukset.

Kirjaustyyppi tarkoittaa kirjauksen päälajia, esimerkiksi tehtäväaikaa tai lounasta. Tyyppi tarkoittaa kirjaukselle erikseen valittua tyyppiä. Valintaruutu Näytä vain tuntikirjaukset, joilla on tyyppi jättää kaikki tyypittömät kirjaukset pois; se ei yksin rajaa aineistoa aikaan perustuviin kirjauksiin. Käytä lisäksi yksikkötyyppiä Aika (tunnit), jos haluat vain tunteja. Aikasuodatin sisältää myös tyypittömät aikakirjaukset, ellei valintaruutu ole valittu. Kappaleet sisältää kappalemääräiset kirjaukset.

Raportin yläpalkin Tyhjennä valinnat poistaa lisäsuodattimet. Se ei muuta ajanjaksoa eikä ryhmittelyä. Jos raportti on tyhjä tai summa vaikuttaa puutteelliselta, tarkista nämä valinnat sekä oikeutesi nähdä haluttujen käyttäjien kirjaukset.

Ryhmittele kirjaukset

Avaa yläpalkin Ryhmittele. Valitse Lisää ryhmittely -kohdasta haluamasi tasot: Käyttäjä, Tehtävä, Palvelupyyntö, Kirjaustyyppi tai Tyyppi. Voit valita enintään kolme eri tasoa. Muuta niiden järjestystä nuolipainikkeilla ja poista tarpeeton taso roskakoripainikkeella. Vahvista valinta painamalla Tallenna.

Ryhmittelytasojen järjestys määrää, miten kirjaukset jaotellaan. Esimerkiksi Käyttäjä + Tehtävä näyttää tehtävät käyttäjittäin, kun taas Tehtävä + Käyttäjä näyttää käyttäjät tehtävittäin. Ryhmittely ei itsessään poista muita kirjauslajeja: ilman tehtäväliitosta olevat kirjaukset voivat näkyä omassa ryhmässään.

Mistä summat muodostuvat?

Raportti lisää yhteen rajauksiin kuuluvien aikakirjausten kestot tunteina ja kappalekirjausten määrät erikseen. Tunnit ovat desimaalitunteja: esimerkiksi 7,5 tuntia tarkoittaa 7 tuntia 30 minuuttia. Kappalemäärä ei ole työaikaa. Ylempien ryhmittelyrivien tuntisummaan ei lisätä kappalerivien määriä, ja raportin kokonaistunnit sekä kokonaiskappaleet esitetään erikseen.

Raportti ei vähennä lounasta eikä poista päällekkäisiä aikoja. Se ei myöskään yhdistä samalle ajalle kirjattua yleistä työaikaa ja tehtäväaikaa yhdeksi työajaksi. Jos mukana on 7,5 tuntia yleistä työaikaa ja 0,5 tuntia lounasta, yhteissumma on 8 tuntia. Jos tarvitset vain tietyn kirjauslajin tai hyväksytyt valmiit kirjaukset, tee vastaavat suodatinrajaukset.

Työaikasäännön automaattinen lounasvähennys voi olla jo huomioitu tallennetun työaikakirjauksen kestossa. Raportti käyttää tätä kirjausta eikä tee uutta vähennystä. Erillinen lounaskirjaus tulee silti mukaan, jos sen kirjauslaji kuuluu valittuun aineistoon. Laskennan taustasta kerrotaan ohjeessa Työaikasäännöt, tyypit ja oikeudet.

Päivärajat, yön yli jatkuvat ajat ja pyöristys

Raportin päivärajat määräytyvät asiakkuuden aikavyöhykkeen mukaan; ilman erillistä asetusta käytetään Helsingin aikavyöhykettä. Myös ennen raporttijaksoa alkanut aikakirjaus tulee mukaan siltä osin kuin se ulottuu valitulle jaksolle. Kappalemäärät kuuluvat kirjauksen alkamispäivälle, eikä niitä jaeta päivien kesken.

Saman kalenteripäivän aikana päättynyt aikakirjaus käyttää tallennettua kestoa, joka pyöristetään alkamis- ja päättymisajan erotuksesta ylöspäin kokonaisminuuttiin. Yön yli jatkuva aikakirjaus jaetaan sen sijaan päiville todellisen kuluneen ajan mukaan asiakkuuden keskiyöllä. Esimerkiksi klo 22–02 kirjatusta ajasta tulee 2 tuntia kummallekin päivälle, jos kellonsiirto ei muuta kulunutta aikaa. Jos vain toinen päivä kuuluu raporttijaksoon, summaan tulee vain sen osuus.

Päiville jakaminen ei pilko eikä muuta tallennettua kirjausta. Yön yli jaetun ajan summa voi poiketa koko kirjauksen tallennetusta kestosta alle minuutin, koska jaossa ei käytetä samaa ylöspäin pyöristystä. Käynnissä olevan kirjauksen loppuna käytetään hakuhetkeä: sen raportoitu kesto kasvaa ja päivittyy uudessa haussa.

Raportin arvot ja Excel-viennin arvot pyöristetään yhden desimaalin tarkkuuteen. Näkyvien osalukujen yhteenlaskettu summa voi siksi poiketa näkyvästä kokonaissummasta. Nolla näytetään tyhjänä.

Hyväksyntä ja kirjauksen tila ovat eri asioita

Raportin hyväksyntäesityksen selitteet ovat Hyväksytty, Ei hyväksytty ja Osittain hyväksytty. Ne kertovat, ovatko kaikki kyseiseen summaan kuuluvat kirjaukset hyväksyttyjä, hyväksymättömiä vai molempia. Ylemmän ryhmittelyrivin hyväksyntäesitys huomioi myös sen kappalerivit, vaikka numerona näkyvä summa sisältää vain tunnit.

Osittain hyväksytty ei tarkoita yhden kirjauksen osittaista hyväksyntää. Hyväksyntä ei myöskään tarkoita Käsitelty-tilaa: käsittely on erillinen vaihe.

Tarkista summan kirjaukset

Napsauta ryhmittelyrivin päivittäistä arvosolua avataksesi Kirjaukset-erittelyn. Myös ryhmittelyrivin napsautettava kokonaissumma avaa erittelyn koko valitulta raporttijaksolta. Raportin yleiset kokonaisrivit eivät avaa erittelyä.

Tarkista erittelystä käyttäjä, kirjaustyyppi, tyyppi, kohdistus, alku- ja päättymisaika, kesto tai kappalemäärä, hyväksyntä ja kirjauksen tila. Erittely noudattaa avatun solun ryhmittelyä ja raportin suodattimia.

Erittelyn Kesto näyttää koko alkuperäisen kirjauksen, ei päiväsoluun kuuluvaa osakestoa. Siksi klo 22–02 kirjauksen erittelyssä voi näkyä 4 tuntia, vaikka avatun päivän solussa näkyy 2 tuntia. Sama kirjaus voi avautua kummankin päivän solusta. Erittelyn kokonaisia kestoja ei tällöin voi suoraan verrata päiväsolun summaan.

Erittelystä tehtävä hyväksyntä tai käsitellyksi merkitseminen koskee koko kirjausta, myös sen raporttijakson ulkopuolista osuutta. Tee tarvittavat korjaukset ennen lopullista käsittelyä. Katso erilliset ohjeet tuntikirjauksen korjaamiseen ja hyväksymiseen ja hyväksynnän perumiseen.

Merkitse tarkistetut kirjaukset käsitellyiksi

  1. Käytä avattua Kirjaukset-erittelyä tai avaa Työajanseuranta → Työaika → Kirjaukset.
  2. Varmista, että tarkoitetut kirjaukset ovat Valmis-tilassa ja hyväksyttyjä. Käynnissä olevia tai hyväksymättömiä kirjauksia ei merkitä käsitellyiksi.
  3. Rastita halutut rivit valintaruutusarakkeesta. Avaa saman sarakkeen otsikon Toiminnot-valikko ja valitse Merkitse käsitellyksi.
  4. Tarkista vahvistuksen sisältö ja vahvista vasta, kun valitut kirjaukset ovat oikeat. Oikeuksiltaan tai tilaltaan käsittelyyn sopimattomat rivit ohitetaan.
  5. Odota taustapäivitystä ja hae tiedot uudelleen. Tarkista tarkoitetuilta riveiltä Käsitelty-tila.

Käsittely muuttaa kirjauksen tilan Valmis-tilasta Käsitelty-tilaan ja säilyttää hyväksynnän. Kirjaus jää tallennetuksi ja raportoitavaksi; sen aika, määrä ja kohdistus eivät muutu. Käsiteltyä kirjausta ei voi muokata tai poistaa, eikä tavallinen hyväksynnän peruminen avaa sitä.

Massatoiminto tehdään taustalla. Toiminnon lähettämisestä saatu onnistumisilmoitus ei vielä varmista jokaisen rivin lopputulosta. Yhden rivin epäonnistuminen ei peru muiden onnistuneita muutoksia. Tarkista myös käsittelemättä jääneet rivit. Jos käytössä on vain Valmis-tilan suodatin, onnistuneesti käsitellyt rivit poistuvat näkyvästä aineistosta; vaihda tilarajaus Käsitelty-tilaan tai poista rajaus varmistaaksesi tuloksen.

Tallenna näkymä tai vie raportti Exceliin

Raportin yläpalkin Tallenna näkymä säilyttää ajanjakson, suodattimet sekä valitut ryhmittelytasot ja niiden järjestyksen myöhempää käyttöä varten. Avaa tallennus myöhemmin samasta yläpalkista valitsemalla Valitse tallennettu näkymä. Myös aiemmin tallennetut ryhmittelyt toimivat edelleen. Tallennettu näkymä palauttaa tarkasteluasetukset, ei muuttumatonta kopiota kirjauksista.

Valitse yläpalkista Vie Exceliin, kun haluat tiedoston raportin aineistosta. Ryhmittelytasot näkyvät viennissä samassa järjestyksessä. Tarkista tiedostosta ajanjakso, ryhmittelyt sekä tuntien ja kappaleiden erilliset summat ennen jatkokäsittelyä.

Excel-vienti ja käsitellyksi merkitseminen ovat erillisiä toimintoja. Raportin lataaminen ei itsessään muuta kirjausten tilaa tai siirrä niitä palkanlaskentaan.

Miksi mobiilin kirjauslista voi näyttää eri aineiston?

Androidin Aikakirjaukset ja iOS:n Työaika-kirjauslistat rajaavat ajanjakson kirjauksen alkamisajan perusteella. Selainraportti ottaa mukaan myös ennen jaksoa alkaneen mutta sille ulottuvan aikakirjauksen ja jakaa sen päiville. Siksi mobiilin päivittäistä kirjauslistaa ei pidä verrata suoraan selainraportin päiväsoluun: tarkista alkuperäinen kirjaus ja sen raporttijaksoon kuuluva osuus.