Korjaa virheellisen kirjauksen tietoja muokkaamalla. Poista kirjaus vain, jos se on tarpeeton. Tarkista ensin kirjauksen käyttäjä, päivämäärä ja mahdollinen tehtävä tai palvelupyyntö, jotta muutos kohdistuu oikeaan kirjaukseen.

Muokkaaminen ja poistaminen edellyttävät niihin soveltuvia oikeuksia. Mobiilissa voit muuttaa ja poistaa vain omia kirjauksiasi. Selaimessa muiden käyttäjien kirjausten käsittely riippuu oikeuksistasi; tehtävään tai palvelupyyntöön liittyvän kirjauksen muokkaus voi edellyttää kyseisen työn muokkausoikeutta. Hyväksyntä ja käsittely voivat estää muutoksen myös silloin, kun sinulla muuten on tarvittava oikeus.

Korjaaminen selaimessa

  1. Avaa Työajanseuranta → Työaika → Kirjaukset. Rajaa ajanjakso ja käyttäjä niin, että löydät korjattavan kirjauksen.
  2. Valitse kirjauksen riviltä kynäkuvake. Yleisen työajan ja poissaolon muokkaus avautuu Päivitä kirjausta -ikkunaan. Tehtävän tai palvelupyynnön kirjaus avautuu Muokkaa työaikakirjausta -ikkunaan.
  3. Korjaa tarvittavat tiedot alla olevien ohjeiden mukaan.
  4. Tallenna yleisen työajan tai poissaolon muutos painikkeella Tallenna. Tehtävä- ja palvelupyyntökirjauksen tallennuspainike on Muokkaa työaikakirjausta.
  5. Avaa tallennettu kirjaus uudelleen ja tarkista muutoksen tulos.

Aikaperusteisessa kirjauksessa korjaa alku- ja loppupäivä sekä kellonajat. Tarkista päivämäärät erityisesti yön yli jatkuvassa työssä. Alku- tai loppuajan muuttaminen laskee tallennetun keston uudelleen aikojen erotuksesta. Kesto pyöristetään ylöspäin kokonaisiksi minuuteiksi, joten myös vajaa minuutti lasketaan minuutiksi.

Kappalemääräisessä kirjauksessa korjaa Päivämäärä ja Määrä (kpl). Määrän on oltava nollaa suurempi. Kirjauksen kesto on nolla: kappalemäärä ei ole työtunteja eikä sitä käytetä juoksevana ajanottona.

Korjaa tarvittaessa Tyyppi ja kommentti. Kommentti saa sisältää enintään 1 000 merkkiä. Jos vaihdat kappalemääräisen kirjauksen aikaperusteiseksi, tee vaihto selaimessa ja anna alku- ja loppuajat. Aiempi kappalemäärä tyhjennetään; sitä ei muunneta tunneiksi. Vaihto kappalemääräiseen tyyppiin puolestaan korvaa keston päivämäärällä ja määrällä.

Korjaaminen Androidissa ja iOS:ssa

Avaa aloitusnäkymän yläreunasta hakupainikkeen vieressä oleva työaikakuvake. Valitse tarkasteltava päivä ja avaa kirjauksen lajirivi: esimerkiksi Tehtävät, Palvelupyynnöt tai Yleinen työaika. Poissaolojen rivit ovat Lounas, Sairas ja Loma. Valitse avautuvasta listasta kirjauksen rivin muokkauskuvake.

Korjaa aikaperusteisen kirjauksen päivät ja kellonajat tai kappalemääräisen kirjauksen päivä ja Määrä (kpl). Muuta tyyppiä, jos sen valinta on käytettävissä. Tallenna muokkausikkunan PÄIVITÄ-painikkeella. Tarkista sen jälkeen uudelleen haetut kirjauksen tiedot.

Molemmissa sovelluksissa yleisen työajan sekä lounas-, sairauspoissaolo- ja lomakirjausten muokkaus avataan vain kuluvan päivän näkymästä. Aiemman päivän yleisen työajan tai poissaolon korjaus tehdään selaimessa oikeuksien salliessa. Yleisen työajan avaaminen iOS:ssa edellyttää lisäksi, että yleinen työajanseuranta on käytössä.

Androidissa tehtävän tai palvelupyynnön kirjauksen kynäkuvake ei näy, kun siihen liittyvä työ on valmis. Tämä rajoitus on erillinen kirjauksen hyväksynnästä: hyväksynnän peruminen ei palauta valmiin työn kynäkuvaketta. Korjaa tällainen kirjaus selaimessa, jos oikeutesi ja kirjauksen lukitustila sallivat sen.

iOS:ssa tehtävä- ja palvelupyyntökirjauksilla ei ole yleisen työajan muokkausta koskevaa kuluvan päivän rajoitusta. Palvelin tarkistaa silti omistajuuden, hyväksynnän ja käsittelyn tallennettaessa.

Kommentin korjaaminen

Androidin työaika-, tehtävä- ja palvelupyyntökirjauksen muokkausikkunassa avaa Näytä kommentti tai Lisää kommentti, tee muutos ja tallenna kirjaus PÄIVITÄ-painikkeella. Voit myös tyhjentää kommentin. Kommentin vieressä oleva roskakorikuvake tyhjentää kommentin; se ei poista tuntikirjausta.

iOS:ssa voit lisätä tai korjata kommentin samoilla toiminnoilla, kun kommenttitoiminto näkyy kirjauksen muokkauksessa. Tallenna myös kirjauksen muutos. Kommentin tyhjentäminen tässä iOS-muokkauksessa ei poista aiemmin tallennettua tekstiä. Poista pelkkä kommentti tarvittaessa selaimessa tyhjentämällä sen kenttä ja tallentamalla kirjaus.

Kirjauksen tila ja hyväksyntä

Käynnissä oleva aikakirjaus on vielä ilman loppuaikaa. Loppuajan tallentaminen muuttaa kirjauksen tilaan Valmis. Valmis kirjaus ei vielä tarkoita hyväksyttyä kirjausta eikä siihen liittyvän tehtävän tai palvelupyynnön valmistumista: kirjauksen tila, hyväksyntä ja työn tila ovat erillisiä tietoja.

Hyväksyttyä kirjausta ei voi suoraan muuttaa. Hyväksyntään oikeutetun käyttäjän pitää ensin valita selaimen Kirjaukset-taulukossa kyseisen rivin Peru hyväksyntä -toiminto ja varmistaa, että hyväksyntä on poistunut. Korjaa kirjaus vasta tämän jälkeen ja hyväksytä se uudelleen käytäntönne mukaisesti. Hyväksynnän perumista ja kirjauksen sisällön korjaamista ei voi tallentaa samalla kertaa. Katso tuntikirjausten hyväksyminen ja hyväksynnän peruminen.

Tehtävän siirtyminen tarkastuksesta valmiiksi käynnistää sen valmiiden, hyväksymättömien tehtäväkirjausten automaattisen hyväksynnän. Tämä koskee tehtäväkirjauksia, joilla ei ole palvelupyyntöliitosta. Myös näin hyväksytty kirjaus pitää vapauttaa korjattavaksi perumalla hyväksyntä.

Käsitelty kirjaus on lukittu. Sen sisältöä tai tilaa ei voi muuttaa eikä hyväksyntää perua. Myös hyväksytyn tai käsitellyn kirjauksen poistaminen on estetty. Selvitä tällaisen kirjauksen korjaustapa käsittelijän kanssa. Katso myös työaikaraportti ja kirjausten käsittely.

Tarpeettoman kirjauksen poistaminen

Selaimessa valitse Kirjaukset-taulukon kyseisen rivin roskakorikuvake. Tarkista poistettava kirjaus ennen vahvistamista. Vahvista valitsemalla Kyllä tai keskeytä valitsemalla Ei.

iOS:ssa voit poistaa yleisen työaikakirjauksen sekä tehtävä- tai palvelupyyntökirjauksen edellä kuvatusta kirjauksen muokkausikkunasta painikkeella Poista. Painike näkyy vain omalle kirjauksellesi, jota ei ole hyväksytty eikä merkitty käsitellyksi. Yleisen työajan poistaminen avataan vain kuluvan päivän näkymästä; tehtävä- ja palvelupyyntökirjauksilla tätä päivämäärärajaa ei ole. Lounas-, sairauspoissaolo- ja lomakirjausten erillisessä iOS-ikkunassa ei ole kirjauksen poistotoimintoa.

iOS kysyy Haluatko varmasti poistaa? Vahvista valitsemalla Poista tai keskeytä valitsemalla Peruuta. Onnistuneen poiston jälkeen kirjauslista päivittyy. Jos poisto epäonnistuu, sovellus näyttää virheen. Esimerkiksi sillä välin hyväksytty kirjaus ei enää ole poistettavissa.

Androidin tässä kirjauksen muokkausikkunassa ei ole kirjauksen poistotoimintoa. Käytä poistamiseen selainta; kommentin roskakori ei poista kirjausta.

Poisto poistaa kirjauksen ja siihen tallennetun kommentin. Siihen liittyvä tehtävä tai palvelupyyntö säilyy. Poistettu kirjaus ei enää kuulu uudelleen haettavan työaikaraportin kirjauksiin ja summiin. Poisto on eri asia kuin hyväksynnän peruminen tai kirjauksen merkitseminen käsitellyksi. Tarkista tarvittavat tiedot ja historia ennen poistoa: poistetun kirjauksen omaa Historia-välilehteä ei voi enää avata.

Tarkista historia, raportti ja kustannukset

Selaimessa kirjauksen muokkausikkunan Historia-välilehti näyttää oletuksena viimeisen kuukauden tapahtumat. Muuta aikarajausta tarvittaessa ja avaa tapahtuman alarivit nähdäksesi muuttuneet tiedot sekä niiden vanhat ja uudet arvot. Historiasta näet myös muutoksen ajankohdan ja tekijätiedon, jos se on saatavilla.

Tarkista korjauksen jälkeen kirjauksen päivät, tyyppi, kesto tai määrä ja kommentti. Tarkista myös päivän yhteenveto ja hae työaikaraportti uudelleen samalla käyttäjä- ja aikarajauksella. Työhön liittyvän kirjauksen voit tarkistaa myös avaamalla kyseisen tehtävän tai palvelupyynnön Kirjatut työtunnit -välilehden.

Tuntien korjaus tai poisto ei automaattisesti korjaa aiemmin tallennettua työaikakustannusta. Työaikakustannuksia muodostetaan erikseen työn valmistuessa. Jo muodostetun kustannusrivin euroarvo säilyy, vaikka kirjauksen kesto muuttuu. Kustannusnäkymän määrä ja siitä johdettu tuntihinta voivat silti muuttua.

Esimerkiksi jos kahden tunnin kirjauksesta on tallennettu 120 euron kustannus ja korjaat kestoksi yhden tunnin, kustannus voi edelleen olla 120 euroa. Siitä johdettu tuntihinta on silloin 120 €/h aiemman 60 €/h sijaan. Kirjauksen poistamisen jälkeenkin kustannusrivi voi jäädä: sen määrä ja johdettu tuntihinta ovat nolla, mutta tallennettu euroarvo säilyy.

Avaa siksi kyseisen työn Työkustannukset-välilehti ja tarkista myös kustannusrivit. Selvitä tarvittava kustannusten korjaus erikseen kustannuksista vastaavan käyttäjän kanssa. Työaikaraportin päivittyminen ei yksin vahvista kustannusten korjaantumista. Katso tuntien ja työn kustannusten tarkastelu.

Jos korjauksen tallennus estyy

Tarkista virheilmoitus, kirjauksen lukitustila ja saman päivän muut kirjaukset. Loppuaika ei saa olla ennen alkuaikaa. Tallennus voi estyä myös päällekkäisen aikakirjauksen tai liian pitkän keston vuoksi.

Tehtävä- ja palvelupyyntökirjausten päällekkäisyys on sallittu. Yleisen työajan, sairauspoissaolon ja loman aikakirjaukset tarkistetaan keskenään; kappalemääräiset kirjaukset eivät kuulu tähän päällekkäisyystarkistukseen. Myös vielä käynnissä oleva aikakirjaus voi estää tallennuksen.

Tavallisen aikakirjauksen enimmäiskesto määräytyy palvelun asetuksesta. Lounas-, sairauspoissaolo- ja lomakirjauksissa huomioidaan poissaolotyypin oma enimmäiskesto, ja loppuaika tarvitaan. Samalle käyttäjälle ei voi olla samana päivänä kahta saman poissaolotyypin kirjausta.

Lomapäivänä ei voi alkaa muita kirjauksia, myöskään kappalemääräisiä. Jos yövuoro jatkuu ensimmäisen lomapäivän puolelle, sen päättymisen jälkeen pitää jäädä 24 tuntia yhtäjaksoista työstä vapaata aikaa kutakin peräkkäistä lomapäivää kohti. Katso tarkemmin kirjausten enimmäiskesto ja poissaolot.