Kirjaa lounas, loma ja sairauspoissaolo omilla tapahtumalajeillaan. Poissaolon ajat kertovat kirjattavan poissaolon keston; enimmäiskesto on tallennuksen raja, ei poissaolon oletuspituus. Tarkista päivämäärät ja kellonajat sekä saman käyttäjän muut kirjaukset.

Edellytykset ja oikeudet

Poissaolojen luonti selaimessa edellyttää, että organisaation työaikaominaisuus on käytössä ja sinulla on oikeus luoda kirjauksia valitulle käyttäjälle. Omien kirjausten luonti ja muiden käyttäjien kirjausten luonti ovat eri oikeustilanteita. Muiden käyttäjien kirjaaminen edellyttää pääkäyttäjän oikeutta tai käyttäjään soveltuvaa työajanseurannan oikeutta.

Poissaolon kirjaaminen ei edellytä oikeutta muuttaa palvelun asetuksia. Poissaolojen oletusaikoja ja enimmäiskestoja ylläpitää pääkäyttäjä.

Poissaolon kirjaaminen selaimessa

  1. Avaa päävalikosta Työajanseuranta ja valitse näkymän yläreunasta Luo uusi työaikakirjaus.
  2. Valitse käyttäjä ja Tapahtumalaji: Sairauspoissaolo, Loma tai Lounas.
  3. Valitse Luontitila-kohdasta Yksi kirjaus. Täytä Alku-osion Alkupäivä ja Alkuaika sekä Loppu-osion Loppupäivä ja Loppuaika. Yön yli jatkuvassa poissaolossa loppupäivä on seuraava päivä. Loppuaika ei saa olla ennen alkuaikaa.
  4. Valitse lomakkeen alareunasta Esikatselu. Tarkista käyttäjä, päivä, alku- ja loppuaika, kesto sekä mahdolliset varoitukset ja virheet. Esikatselu ei tallenna mitään.
  5. Tallenna valitsemalla Luo uusi työaikakirjaus. Jos Kirjausten ristiriidat -ikkuna avautuu, valitse Takaisin ja korjaa tiedot. Usean päivän luonnissa voit myös valita Luo vain kelvolliset päivät, jos mukana on vähintään yksi kelvollinen päivä. Tällöin virheelliset päivät jäävät tallentamatta.
  6. Tarkista syntyneet kirjaukset Työajanseurannan kirjauslistalta tai Kalenterinäkymästä. Tarkista myös mahdollisesti ohitetut päivät: osittainen onnistuminen ei tarkoita, että koko poissaolojakso olisi kirjattu.

Usean päivän poissaolo

Valitse samalla luontilomakkeella Samat tunnit usealle päivälle. Täytä Ensimmäinen päivä, Viimeinen päivä, Päivittäinen alku ja Päivittäinen loppu. Aikaväli saa sisältää enintään 30 päivää ensimmäinen ja viimeinen päivä mukaan lukien. Toiminto luo yhdelle valitulle käyttäjälle erillisen kirjauksen jokaiselle päivälle samoilla kellonajoilla.

Mukaan tulevat myös viikonloput. Jos päivittäinen loppuaika on sama kuin alkuaika tai sitä aikaisempi, kukin kirjaus päättyy seuraavana päivänä; samat kellonajat tarkoittavat 24 tunnin kestoa. Poista mukaan kuulumattomat päivät esikatselurivien roskakorikuvakkeista ennen luontia. Jos muutat lomakkeen tietoja tai avaat esikatselun uudelleen, tarkista mukaan tulevat päivät uudelleen.

Katso tarkempi ohje työaikakalenteriin ja usean päivän kirjausten luontiin.

Mihin esikatselun vertailuajat perustuvat?

Selaimen esikatselu vertaa syötettyjä poissaoloaikoja työaikasäännön tai palvelun oletusasetuksen aikaikkunaan. Käsin syöttämäsi alku- ja loppuaika säilyvät: vertailu ei korvaa niitä. Ero alkuajassa, loppuajassa tai kestossa näkyy varoituksena. Pelkkä vertailupoikkeama ei estä muuten kelvollisen kirjauksen tallentamista.

Vertailua varten valitaan viimeksi päivitetty aktiivinen työaikasääntö, jossa automaattinen laskenta on käytössä ja joka koskee käyttäjää joko suoraan tai manageri- tai mobiilikäyttäjäroolin kautta. Valitun säännön kyseisen viikonpäivän pitää olla käytössä. Jos se ei ole käytössä tai päivältä puuttuu määritys, esikatselu ei siirry vanhempaan sääntöön.

Lomassa ja sairauspoissaolossa säännön aikaikkunaa käytetään vain, jos päivän suunniteltu tapahtumalaji vastaa kirjattavaa poissaoloa ja tarvittavat ajat löytyvät. Muuten vertailu käyttää poissaolon oletusaikoja. Lounaan vertailu käyttää aina oletusasetuksen aikoja.

Käytössä olevalle viikonpäivälle sääntöön määritetty päivämääräkohtainen tai vuosittain toistuva vapaa ohittaa säännön Oletuslajin ja tekee päivän suunnitelluksi lajiksi loman. Päivämääräkohtainen vapaa on ensisijainen vuosittain toistuvaan nähden. Loman vertailu alkaa viikonpäivän aloitusajasta ja päättyy vapaan tuntimäärän kuluttua. Ilman tällaista vapaata käytetään soveltuvan poissaolosäännön viikonpäivän alku- ja loppuaikaa.

Katso sääntöjen ylläpito erillisestä työaikasääntöjen ohjeesta. Tarkista aina todellinen poissaolo; esikatselun vertailuaika ei yksin osoita sen oikeaa pituutta.

Milloin tallennus estyy?

  • Lounaalla, lomalla ja sairauspoissaololla on oltava loppuaika. Niitä ei voi jättää käynnissä olevaksi ajanotoksi.
  • Samalle käyttäjälle voi olla vain yksi saman poissaololajin kirjaus samalle alkupäivälle. Tämä koskee myös eri kellonaikoihin sijoittuvia kirjauksia. Korjaa olemassa olevaa kirjausta uuden lisäämisen sijaan.
  • Yleisen työajan, sairauspoissaolon ja loman aikakirjaukset tarkistetaan keskenään päällekkäisyyksien varalta. Myös täsmälleen yhteinen alku- tai loppuhetki voi estää tallennuksen. Käynnissä oleva kirjaus voi estää uuden kirjauksen; sen mahdollisena loppuna käytetään yleistä enimmäiskestoa.
  • Tehtävä-, palvelupyyntö-, lounas- ja kappalemääräiset kirjaukset eivät kuulu tähän tavalliseen päällekkäisyystarkistukseen. Loman saman alkupäivän esto on kuitenkin laajempi: lomapäivänä samalle käyttäjälle ei voi alkaa mitään muuta työaikakirjausta, myöskään tehtävä-, palvelupyyntö-, lounas- tai kappalemääräistä kirjausta.
  • Jos edellisenä päivänä alkanut aikakirjaus jatkuu ensimmäisen lomapäivän puolelle, sen päättymisen jälkeen on jäätävä yhtäjaksoinen vapaa: 24 tuntia kutakin peräkkäistä kirjattua lomapäivää kohti. Tarkistus huomioi myös tehtävä- ja palvelupyyntökirjaukset. Tarkista sekä ennen lomaa alkanut kirjaus että loman jälkeisen työn alkamisaika. Käynnissä olevan kirjauksen loppu arvioidaan yleisen enimmäiskeston perusteella, joten päätä ajanotto todelliseen loppuaikaan.

Esimerkiksi jos ennen lomaa alkanut yövuoro päättyy ensimmäisen lomapäivän aamuna klo 6 ja lomapäiviä on kaksi peräkkäin, seuraava aikakirjaus voi alkaa aikaisintaan 48 tunnin kuluttua, klo 6 kaksi päivää myöhemmin. Tämä vapaa-aikatarkistus koskee tilannetta, jossa aiempi kirjaus jatkuu ensimmäiselle lomapäivälle; saman alkupäivän lomaesto koskee lomapäiviä joka tapauksessa.

Lounaan vaikutus automaattiseen työaikaan

Kun työaikasäännön automaattinen laskenta päättää säännön mukaisen yleisen työaikakirjauksen, se vähentää samalle käyttäjälle ja työaikakirjauksen alkupäivälle jo tallennetun lounaskirjauksen keston. Tämä vähennys on ensisijainen säännön lounasvähennyksen määrään nähden ja tehdään myös silloin, kun säännön automaattinen lounasvähennys on pois käytöstä. Uutta lounaskirjausta ei tällöin luoda. Myös mobiilissa tallennettu lounas huomioidaan.

Jos lounasta ei ole kirjattu ja säännön lounasvähennys on käytössä, laskenta vähentää säännössä määrätyn ajan ja luo lounaskirjauksen. Esimerkiksi klo 8–16 työpäivästä ja jo kirjatusta tunnin lounaasta muodostuu 7 tuntia yleistä työaikaa. Tarkista automaattisesti muodostunut työaika ja lounas yhdessä.

Oletusajat ja enimmäiskestot

Pääkäyttäjä avaa selaimessa Asetukset → Asetukset → Työajanseurannan asetukset ja napsauttaa asetuksen nimeä. Poissaolojen oletusaikaikkunat -asetuksessa määritetään erikseen Lounas-, Loma- ja Sairausloma-kirjausten Aloituksen kellonaika, Lopetuksen kellonaika ja Enimmäistunnit. Asetuksen Sairausloma tarkoittaa samaa tapahtumalajia kuin kirjauslomakkeen Sairauspoissaolo.

Alkuperäiset oletusajat ovat lounaalle klo 12.00–12.30 ja lomalle sekä sairauspoissaololle klo 8.00–15.30. Jokaisen poissaololajin enimmäiskesto on oletuksena 24 tuntia. Organisaation tallennetut asetukset voivat poiketa näistä.

Enimmäistuntien on oltava suurempi kuin 0 ja enintään 24. Myös oletusaikaikkunan keston on mahduttava poissaololajin enimmäiskestoon. Jos oletuslopetusaika on aikaisempi tai sama kuin aloitusaika, aikaikkuna jatkuu seuraavalle päivälle. Samat kellonajat tarkoittavat 24 tuntia.

Poissaolon tallennuksessa käytetään sen omaa enimmäiskestoa. Muiden aikaan perustuvien kirjausten, myös tehtävä- ja palvelupyyntökirjausten, pituutta rajoittaa samassa asetusosiossa oleva Yhden kirjauksen enimmäistuntimäärä. Sen oletus on 24 tuntia, ja sallittu arvo on suurempi kuin 0 ja enintään 24. Kappalemääräinen kirjaus kuvaa määrää ja sillä on nollakesto; siihen ei sovelleta ajanoton enimmäiskestoa.

Liian pitkä loppuajallinen kirjaus ei tallennu. Tarkista ensin, onko alku- tai loppupäivässä virhe. Asetuksen muuttaminen ei laske jo päättyneiden kirjausten aikoja uudelleen, mutta muuttunut raja vaikuttaa myöhempiin aikojen korjauksiin ja käynnissä oleviin ajanottoihin.

Automaattisesti lopetettu ajanotto

Järjestelmä tarkistaa liian pitkät käynnissä olevat aikakirjaukset puolen tunnin välein. Raja täyttyy, kun aloituksesta on kulunut vähintään yleisen enimmäiskeston verran aikaa. Lopetus ei siksi välttämättä näy heti rajan täyttyessä; myös taustakäsittely voi viivästyttää päivitystä.

Onnistunut automaattinen lopetus asettaa loppuajaksi alkuaika + enimmäiskesto, ei tarkistushetkeä. Kirjauksen tilaksi tulee Valmis, ja Kirjauksen lopetuspaikka on Järjestelmä. Tallennettu kesto lasketaan tästä rajatusta loppuajasta. Kirjausta ei samalla hyväksytä, eikä siihen liittyvää tehtävää tai palvelupyyntöä merkitä valmiiksi.

Jos muutat yleistä enimmäiskestoa, tarkista asetuksen lomakkeella näkyvä luettelo rajan ylittävistä käynnissä olevista kirjauksista ennen tallentamista. Uusi raja voi lyhentää niiden tallennettavaa kestoa. Asetuksen tallentaminen ei itsessään lopeta ajanottoja; lopetus tehdään myöhemmässä taustatarkistuksessa.

Keston pyöristys ja lopputuloksen tarkistus

Loppuajallisen aikakirjauksen tallennettu kesto pyöristetään ylöspäin täyteen minuuttiin. Enimmäiskeston tarkistus käyttää kuitenkin alku- ja loppuajan tarkkaa erotusta ennen tätä pyöristystä. Esimerkiksi 8 tunnin rajalla 7 tuntia 59 minuuttia 30 sekuntia mahtuu rajaan ja tallentuu 480 minuutiksi. 8 tuntia ja 1 sekunti ylittää rajan eikä tallennu.

Jos ajanotto alkaa klo 8 ja enimmäiskesto on 8 tuntia, automaattinen lopetus asettaa loppuajaksi klo 16 ja kestoksi 480 minuuttia, vaikka taustatarkistus tapahtuisi myöhemmin. Tämä ei vahvista työn todellista kestoa.

Lataa Työajanseurannan tiedot uudelleen ja avaa tarkistettava kirjaus. Varmista käyttäjä, tapahtumalaji, päivämäärät, kellonajat, kesto ja hyväksyntä. Automaattisen lopetuksen jälkeen tarkista myös Valmis-tila ja Järjestelmä-lopetuspaikka. Selaimen kirjauksen muokkausikkunan Historia-välilehdeltä voit tarkistaa aikojen muutokset.

Korjaa todelliset ajat ennen hyväksyntää. Hyväksytyn kirjauksen hyväksyntä on ensin peruttava erikseen; Käsitelty kirjaus on lukittu. Katso kirjauksen korjaaminen ja kirjausten hyväksyminen.

Android ja iOS

Molemmissa sovelluksissa sairauspoissaolon nimi on Sairas, ja muut nimet ovat Loma ja Lounas. Mobiilissa luotava poissaolo kohdistuu kirjautuneelle käyttäjälle. Samat tallennuksen kestorajat, saman poissaololajin alkupäivän rajoitus ja loman estot koskevat myös mobiilikirjauksia. Edellä kuvattu esikatselu ja sen sääntövertailu koskevat selaimen luontilomaketta.