Työajanseurannan kalenteri auttaa tarkistamaan työaikakirjausten sijoittumista. Usean olemassa olevan kirjauksen hyväksyntä ja muu massakäsittely tehdään kirjauslistalta. Tämä ohje koskee selainkäyttöä.
- Avaa Kalenterinäkymä.
- Valitse aikaväli ja käyttäjä.
- Rajaa tapahtumalajit, kuten työaikakirjaukset, sairauspoissaolot tai lomat.
- Avaa tarkistettava kirjaus. Lisää puuttuva kirjaus toiminnolla Luo uusi työaikakirjaus. Valitse käyttäjä, tapahtumalaji ja luontitilaksi Yksi kirjaus. Täytä alku- ja loppuajat.
- Valitse Esikatselu, tarkista tiedot ja valitse Luo uusi työaikakirjaus. Tarkista kirjauksen sijoittuminen kalenteriin.
Kalenteri ei ole kaikkien tehtävien työsuunnitelma. Tehtävien määräpäiviä ja resursointeja käsitellään Työnohjauksessa.
Samat kirjaukset usealle päivälle
Uuden työaikakirjauksen lomakkeella valitaan yksi käyttäjä. Voit luoda hänelle erillisen kirjauksen jokaiselle valitun aikavälin päivälle. Toiminto ei luo kirjauksia kaikille kirjauslistan tai kalenterin käyttäjärajauksessa valituille käyttäjille.
- Avaa Luo uusi työaikakirjaus ja valitse käyttäjä sekä Tapahtumalaji: Työaikakirjaus, Lounas, Sairauspoissaolo tai Loma.
- Valitse Luontitila-kohdasta Samat tunnit usealle päivälle.
- Täytä Ensimmäinen päivä ja Viimeinen päivä. Aikaväli voi olla enintään 30 päivää. Mukaan tulevat kaikki aikavälin päivät, myös viikonloput.
- Täytä Päivittäinen alku ja Päivittäinen loppu. Samat kellonajat koskevat kaikkia päiviä. Jos loppuaika on sama kuin alkuaika tai sitä aikaisempi, kirjaus päättyy seuraavana päivänä. Jos valitset työaikakirjaukselle kappalemääräisen tyypin, täytä aikojen sijaan Määrä (kpl); määrä kirjataan jokaiselle päivälle.
- Valitse Esikatselu. Tarkista päiväkohtaiset ajat, kestot tai määrät sekä rivien tila. Esikatselu ei vielä tallenna kirjauksia. Poista tarvittaessa mukaan kuulumattomat päivät rivien roskakorikuvakkeista.
- Valitse Luo uusi työaikakirjaus. Jos kirjauksissa on virheitä, Kirjausten ristiriidat näyttää niiden syyt. Valitse Takaisin korjataksesi tiedot tai Luo vain kelvolliset päivät tallentaaksesi kelvolliset rivit ja ohittaaksesi virheelliset. Jälkimmäinen vaihtoehto näkyy, jos mukana on vähintään yksi kelvollinen päivä.
- Tarkista luodut kirjaukset ja mahdollisesti ohitetut päivät kirjauslistalta tai kalenterista.
Esikatselu voi näyttää varoituksen, jos syöttämäsi ajat poikkeavat työaikasäännöstä tai poissaolon oletusajoista. Tarkista varoituksen odotetut ajat ja kesto. Pelkkä varoitus ei estä kelvollisen rivin luomista. Jos muutat lomakkeen tietoja tai avaat esikatselun uudelleen, tarkista myös mukaan tulevat päivät uudelleen.
Olemassa olevien kirjausten massakäsittely
Kun haluat käsitellä useita tuntikirjauksia, avaa Kirjaukset, rajaa käyttäjät ja ajanjakso ja valitse tarkoitetut rivit. Valitse massatoiminto, esimerkiksi Hyväksy valitut, ja lue vahvistuksessa kerrottu rajaus ennen jatkamista.
Massatoiminto koskee vain oikeuksiesi ja kirjauksen tilan sallimia rivejä. Esimerkiksi hyväksyntä koskee valmiita kirjauksia, ja poistossa hyväksytyt sekä käsitellyt kirjaukset ohitetaan. Päivitys voi valmistua taustalla; lataa lista uudelleen ja tarkista lopputulos.