Työajanseurannan kalenteri auttaa tarkistamaan tallennettujen työaikojen ja poissaolojen sijoittumista. Usean olemassa olevan kirjauksen hyväksyntä, käsitellyksi merkitseminen ja poistaminen tehdään kirjauslistalta. Uusien päiväkohtaisten kirjausten luonti on erillinen toiminto. Tämä ohje koskee selainkäyttöä.

Edellytykset ja oikeudet

Palvelussa on oltava työaikaominaisuus käytössä. Näet vain kirjaukset, joihin sinulla on lukuoikeus. Uuden kirjauksen tekeminen tarkistaa oikeutesi kirjata valitulle käyttäjälle; käyttäjän löytyminen valintalistalta ei yksin takaa tallennusoikeutta.

Hyväksyntä, hyväksynnän poisto ja käsitellyksi merkitseminen edellyttävät yleisissä työaika- ja poissaolokirjauksissa kirjauksen muokkausoikeutta. Tehtävään tai palvelupyyntöön liittyvissä kirjauksissa tarvitaan kyseisen tehtävän tai palvelupyynnön muokkausoikeus. Kirjauksen poistamiseen tarvitaan erillinen poistooikeus. Kirjauksen tila voi estää toiminnon oikeuksista huolimatta.

Kalenterin tarkastelu

  1. Avaa selaimen päävalikosta Työajanseuranta ja sen Kalenterinäkymä-välilehti.
  2. Valitse kalenterin yläpuolella Valitse aikaväli. Oletuksena on nykyinen kuukausi. Rajaa tarvittaessa yksi tai useampi käyttäjä kohdassa Valitse käyttäjä ja tapahtumalajit kohdassa Tapahtumalaji.
  3. Avaa tarkistettava kirjaus napsauttamalla sen nimeä vasemmassa luettelossa tai sen palkkia kalenterissa. Aikoja korjataan avautuvalla lomakkeella; kalenteripalkkeja ei siirretä raahaamalla.

Kalenteri näyttää valitulle jaksolle osuvat, loppuajalliset yleiset Työaikakirjaus-, Sairauspoissaolo- ja Loma-kirjaukset. Myös ennen jaksoa alkanut kirjaus voi näkyä, jos se jatkuu jaksolle. Hyväksyntää ei vaadita kalenterissa näkymiseen.

Lounaat, tehtävien ja palvelupyyntöjen ajat sekä käynnissä olevat kirjaukset eivät näy kalenterissa. Puuttuva palkki ei siis tarkoita, että kirjaus jäi tallentamatta. Tarkista ensin Työajanseuranta → Työaika → Kirjaukset tai Työajanseuranta → Työaikaraportti ja niiden rajaukset. Sama koskee Androidissa tai iOS:ssä tallennettuja kirjauksia: mobiilin kirjauslistat eivät käytä tämän kalenterin aineistorajausta.

Kalenterin kesto kuvaa alku- ja loppuajan välistä aikaa, ei raportin laskennallista työaikaa tai kappalemäärää. Kalenterissa tuntiero pyöristetään ensin kahteen desimaaliin ja näytetään sitten tunteina ja pyöristettyinä minuutteina. Kappalekirjauksen alku- ja loppuaika ovat samat, joten tarkista sen määrä kirjauslistalta. Kalenteri ei myöskään ole tehtävien työsuunnitelma: määräpäiviä ja resursointeja käsitellään Työnohjauksessa.

Yhden uuden kirjauksen lisääminen

Kun olet varmistanut, että kirjaus puuttuu, avaa Työajanseurannan yläpalkista Luo uusi työaikakirjaus. Voit myös napsauttaa kalenterin käyttäjärivin ympyröityä pluskuvaketta, jolloin käyttäjä on valmiiksi valittu.

  1. Valitse käyttäjä ja Tapahtumalaji: Työaikakirjaus, Lounas, Sairauspoissaolo tai Loma. Valitse tarvittaessa työaikakirjauksen tyyppi.
  2. Pidä Luontitila-valintana Yksi kirjaus. Täytä Alku- ja Loppu-osioiden päivät ja kellonajat. Yön yli jatkuvassa yksittäisessä kirjauksessa aseta loppupäivä erikseen. Kappalemääräisessä tyypissä täytetään päivämäärä ja Määrä (kpl) aikojen sijaan.
  3. Valitse aikaan perustuvalle kirjaukselle Esikatselu ja tarkista tiedot sekä mahdolliset ristiriidat. Esikatselu ei tallenna. Yksittäinen kappalekirjaus tallennetaan ilman tätä esikatseluvaihetta.
  4. Valitse lomakkeelta Luo uusi työaikakirjaus ja tarkista tallennus Kirjaukset-listalta. Tarkista kalenteri lisäksi, jos tapahtumalaji kuuluu sen aineistoon.

Samat kirjaukset usealle päivälle

Uuden työaikakirjauksen lomakkeella valitaan yksi käyttäjä. Voit luoda hänelle erillisen kirjauksen jokaiselle valitun aikavälin päivälle. Toiminto ei luo kirjauksia kaikille kirjauslistan tai kalenterin käyttäjärajauksessa valituille käyttäjille eikä korvaa aiempia kirjauksia.

  1. Valitse samalla luontilomakkeella käyttäjä, tapahtumalaji ja Luontitila → Samat tunnit usealle päivälle.
  2. Täytä Ensimmäinen päivä ja Viimeinen päivä. Molemmat rajapäivät lasketaan mukaan, ja jakso voi olla enintään 30 päivää. Mukaan tulevat myös viikonloput.
  3. Täytä Päivittäinen alku ja Päivittäinen loppu. Samat kellonajat koskevat kaikkia päiviä. Jos loppukellonaika on sama kuin alkukellonaika tai sitä aikaisempi, kirjaus päättyy seuraavana päivänä. Esimerkiksi 22.00–06.00 muodostaa kahdeksan tunnin kirjauksen jokaiselle alkupäivälle; samat alku- ja loppukellonajat tarkoittavat 24 tuntia. Myös viimeisen päivän kirjaus voi päättyä jakson jälkeisenä päivänä.
  4. Jos valitset työaikakirjaukselle kappalemääräisen tyypin, täytä aikojen sijaan Määrä (kpl). Määrä kirjataan jokaiselle päivälle, eikä sitä jaeta päivien kesken.
  5. Valitse Esikatselu. Tarkista päiväkohtaiset ajat, kestot tai määrät sekä rivien tila. Esikatselun ajallinen kesto lasketaan alku- ja loppuajan erotuksesta ja pyöristetään ylöspäin kokonaisiin minuutteihin. Poista mukaan kuulumattomat päivät rivien roskakorikuvakkeista; tämä poistaa vain luontiehdotuksen, ei tallennettua kirjausta.
  6. Valitse Luo uusi työaikakirjaus. Päivät tarkistetaan uudelleen ennen tallennusta. Jos mukana on virheitä, Kirjausten ristiriidat näyttää niiden syyt. Valitse Takaisin korjataksesi tiedot tai Luo vain kelvolliset päivät tallentaaksesi kelvolliset rivit ja ohittaaksesi virheelliset. Jälkimmäinen vaihtoehto näkyy vain, jos mukana on vähintään yksi kelvollinen päivä. Tavallinen luonti ei tallenna päiviä, jos mukana on virheellinen päivä.
  7. Tarkista luodut kirjaukset ja ohitetut päivät Kirjaukset-listalta. Valitut kelvolliset päivät tallennetaan yhdessä: jos niiden tallennus epäonnistuu, sama luontierä peruuntuu.

Esikatselu voi varoittaa, jos syöttämäsi ajat poikkeavat työaikasäännöstä tai poissaolon vertailuajoista. Työaikakirjauksen vertailu perustuu käyttäjälle ja päivälle soveltuvaan työaikasääntöön. Loman ja sairauspoissaolon vertailussa käytetään ensisijaisesti vastaavan poissaolon työaikasääntöä, jos tarvittavat ajat ovat käytettävissä; muuten käytetään poissaolon oletusaikoja. Lounaan vertailuajat tulevat oletusasetuksesta. Syöttämäsi ajat säilyvät: vertailu ei automaattisesti korvaa niitä.

Pelkkä varoitus ei estä kelvollisen rivin luomista. Päällekkäisyys, saman poissaololajin aiempi kirjaus samalle alkupäivälle, lomapäivän ristiriita tai enimmäiskeston ylitys voi sen sijaan estää tallennuksen. Lounaalla, lomalla ja sairauspoissaololla on oltava loppuaika. Tarkista tarvittaessa poissaolojen ja enimmäiskeston säännöt. Jos muutat lomakkeen tietoja tai avaat esikatselun uudelleen, tarkista myös mukaan tulevat päivät uudelleen.

Olemassa olevien kirjausten massakäsittely

  1. Avaa Työajanseuranta → Työaika → Kirjaukset. Valitse ajanjakso listan yläpuolelta ja rajaa käyttäjä kirjaustaulukon käyttäjäsarakkeen suodattimella. Odota listan latautumista.
  2. Tarkista käyttäjät, tapahtumalajit, ajat tai määrät, Kirjauksen tila ja hyväksyntä. Rastita tarkoitetut rivit valintaruutusarakkeessa. Pelkkä rivin napsautus ei valitse sitä massatoimintoon.
  3. Avaa valintaruutusarakkeen otsikosta Toiminnot, valitse sopiva toiminto ja lue vahvistus ennen jatkamista.

Kirjaukset-listan aikavalinnan otsikkona on Työaikakirjauksen luontihetki, mutta tämän listan toteutettu rajaus käyttää kirjauksen työaikoja: aikaan perustuva kirjaus tulee mukaan, jos se osuu jaksolle, ja kappalekirjaus alkamispäivän perusteella. Laajenna aikaväliä, jos et löydä kirjausta. Lista voi näyttää myös kalenterista puuttuvat tapahtumalajit ja käynnissä olevat kirjaukset.

  • Hyväksy valitut hyväksyy vain hyväksymättömät kirjaukset, joiden tila on Valmis. Hyväksyntä lukitsee kirjauksen sisällön korjauksilta; se ei muuta aikoja tai määriä.
  • Poista hyväksyntä poistaa hyväksynnän vain hyväksytyiltä kirjauksilta, joiden tila on Valmis. Kirjaus säilyy ja on edelleen valmis. Voit tämän jälkeen korjata sitä erillisellä tallennuksella ja hyväksyä uudelleen.
  • Merkitse käsitellyksi muuttaa vain valmiit, hyväksytyt kirjaukset tilaan Käsitelty. Hyväksyntä säilyy. Käsitelty kirjaus on muokkauslukittu: näillä massatoiminnoilla ei voi palauttaa sitä valmiiksi, poistaa sen hyväksyntää tai poistaa kirjausta. Tarkista tiedot ennen käsittelyä.
  • Poista valitut poistaa kirjaukset, joihin sinulla on poistooikeus. Hyväksytyt ja käsitellyt kirjaukset ohitetaan. Tämä poistaa itse kirjauksen, ei vain hyväksyntää. Tehtävään tai palvelupyyntöön liittyvän kirjauksen poisto ei poista kyseistä tehtävää tai palvelupyyntöä.

Tilamuutokset ja poistot kirjautuvat muutoshistoriaan. Poistetut kirjaukset eivät enää kuulu myöhempien raporttihakujen aineistoon. Hyväksynnän tai tilan muuttaminen voi muuttaa tilan ja hyväksynnän perusteella rajattuja raporttituloksia, vaikka kirjauksen ajat ja määrät säilyvät.

Tarkista käsittelyn tulos

Vahvistuksen lukumäärä kertoo rastitettujen kirjausten määrän, ei takaa kaikkien kelpoisuutta tai onnistumista. Massatoiminnot suoritetaan taustalla. Oikeuksien tai tilan vuoksi osa riveistä voi jäädä käsittelemättä, ja yksittäisen rivin epäonnistuminen ei peru muiden onnistuneita muutoksia.

Odota käsittelyä ja lataa Kirjaukset-lista uudelleen. Tarkista jokaisen tarkoitetun rivin hyväksyntä ja tila tai poistossa sen puuttuminen riittävän laajalla rajauksella. Jos tulos ei vielä näy, tarkista uudelleen hetken kuluttua. Tarkista tarvittaessa myös raportin rajaukset ja summat. Taustatyön käynnistymisestä kertova ilmoitus ei vahvista kaikkien rivien valmistumista.

Lisätietoa saat ohjeista tuntikirjausten hyväksyminen ja työaikaraportti ja käsittely.