Hyväksy kirjaukset vasta, kun niiden käyttäjät, ajat, tyypit ja kohdistukset on tarkistettu. Hyväksyntä lukitsee kirjauksen tietojen muokkauksen ja poiston myös mobiilissa. Kirjauksen tila pysyy silti Valmis: hyväksyntä ja kirjauksen tila ovat erillisiä tietoja.
Edellytykset ja oikeudet
Hyväksyttävän kirjauksen pitää olla valmis ja vielä hyväksymätön. Käynnissä olevaa kirjausta ei voi hyväksyä. Lopeta tai korjaa se ensin.
Toiminto edellyttää kirjaukseen soveltuvaa muokkausoikeutta. Tehtävälle tai palvelupyynnölle kirjatun ajan hyväksyntä perustuu kyseisen työn muokkausoikeuteen. Yleisen työajan oikeudet määräytyvät työajanseurannan oikeuksista; listan näkeminen ei yksin anna hyväksyntäoikeutta. Samat oikeusrajat koskevat hyväksynnän perumista ja massatoimintoja.
Etsi ja hyväksy kirjaus selaimessa
- Avaa päävalikosta Työajanseuranta, sen Työaika-välilehti ja tämän alta Kirjaukset.
- Valitse listan yläpuolella olevasta Työaikakirjauksen luontihetki -valikosta tarkasteltava ajanjakso. Oman aikavälin saat valinnalla Hae aikaväliltä ja sen avaamasta Aikaväli-kentästä. Rajaa tarvittaessa käyttäjät Kirjattu käyttäjälle -sarakkeen otsikon alla olevalla suodattimella.
- Tarkista kirjauksen käyttäjä, alku- ja loppuaika, tyyppi sekä kohde. Tarkista myös Hyväksytty- ja Kirjauksen tila -sarakkeet. Tila näkyy kuvakkeena; saat sen nimen näkyviin viemällä osoittimen kuvakkeen päälle.
- Valitse valmiin, hyväksymättömän rivin Toiminto-sarakkeesta Hyväksy.
- Varmista, että Hyväksytty-sarakkeen arvo on Kyllä ja rivitoiminto vaihtuu muotoon Peru hyväksyntä. Tila pysyy Valmis-tilana.
Voit käyttää samoja toimintoja myös Työajanseuranta → Työaikaraportti -välilehdellä avaamalla tarkasteltavan raporttisolun Kirjaukset-erittelyn. Erittely koskee soluun ja raportin rajauksiin kuuluvia kirjauksia. Katso raportin tarkasteluohjeesta työaikaraportti ja kirjausten käsittely.
Hyväksy useita kirjauksia
Valitse haluttujen rivien valintaruudut Toiminnot-sarakkeessa. Avaa massatoimintovalikko napsauttamalla saman sarakkeen otsikon kuvaketta tai Toiminnot-otsikkoa ja valitse Hyväksy valitut. Lue vahvistus ja jatka valitsemalla Kyllä; Ei peruuttaa toiminnon.
Vain valmiit, hyväksymättömät kirjaukset, joihin sinulla on tarvittava muokkausoikeus, hyväksytään. Muut valitut kirjaukset ohitetaan. Vahvistuksessa näkyvä valittujen rivien määrä ei siis takaa, että kaikki muuttuvat.
Massatoiminto suoritetaan taustalla. Ilmoitus taustakäsittelystä kertoo pyynnön vastaanottamisesta, eikä vielä kaikkien kirjausten onnistuneesta hyväksynnästä. Kirjausten kelpoisuus tarkistetaan uudelleen käsittelyssä. Yhden kirjauksen virhe ei peru muiden onnistuneita muutoksia.
Odota käsittelyä, lataa näkymä uudelleen ja tarkista tarkoitetut rivit Hyväksytty- ja Kirjauksen tila -sarakkeista. Jos rivit eivät näy, tarkista käyttäjä-, tila- ja hyväksyntäsuodattimet: esimerkiksi hyväksymättömiin rajattu lista voi piilottaa hyväksytyt rivit. Selvitä muuttumatta jääneen kirjauksen tila ja oikeudet ennen uutta yritystä.
Peru hyväksyntä korjausta varten
Jos hyväksyttyyn kirjaukseen tarvitaan korjaus, valitse sen Toiminto-sarakkeesta Peru hyväksyntä. Usealle riville valitse valintaruudut ja samasta massatoimintovalikosta Poista hyväksyntä. Massaperuminen koskee vain valmiita, hyväksyttyjä kirjauksia, joihin sinulla on tarvittava oikeus; myös se voi onnistua vain osalle valituista riveistä.
Varmista ensin, että peruminen on tallentunut ja Hyväksytty-sarakkeessa lukee Ei. Peruminen säilyttää kirjauksen ja sen tiedot sekä jättää tilaksi Valmis. Tee korjaus vasta tämän jälkeen ja hyväksy kirjaus uudelleen tarkistuksen jälkeen. Hyväksynnän perumista ja kirjauksen tietojen tai tilan muuttamista ei voi tallentaa samalla kertaa.
Katso varsinainen muokkaus- ja poisto-ohje: tuntikirjauksen korjaaminen tai poistaminen. Selaimessa tehty hyväksyntä vaikuttaa myös Androidissa ja iOS:ssa tehtävään korjaamiseen: hyväksytty kirjaus on vapautettava ensin.
Hyväksyntä, käsittely ja tehtävän tarkastus
Hyväksyntä ei ole sama asia kuin Merkitse käsitellyksi. Käsitellyksi merkitseminen on erillinen vaihe, joka edellyttää valmista, hyväksyttyä kirjausta. Käsitelty kirjaus on kokonaan lukittu: sen tietoja tai tilaa ei voi muuttaa, hyväksyntää perua eikä kirjausta poistaa. Selvitä korjaustapa käsittelijän kanssa. Lopullinen käsittely on kuvattu työaikaraportin käsittelyohjeessa.
Kun tehtävä siirtyy tarkastuksesta valmiiksi, sen valmiiden ja hyväksymättömien tehtäväkirjausten hyväksyntä käynnistyy automaattisesti taustalla. Se koskee vain kyseisen tehtävän tehtäväkirjauksia, joilla ei ole palvelupyyntöliitosta. Käynnissä olevat kirjaukset jäävät hyväksymättä. Tavallinen tehtävän valmistuminen ilman siirtymistä tarkastuksesta valmiiksi ei käynnistä tätä hyväksyntää.
Tarkista myös automaattisen hyväksynnän tulos kirjauslistasta. Näin hyväksytyn kirjauksen korjaaminen edellyttää samaa hyväksynnän perumista kuin käsin hyväksytyn kirjauksen. Tehtävän tarkastaminen on kuvattu ohjeessa tehtävän tarkastaminen ja raportti.