Valitse ensin, kirjaatko yleistä työaikaa vai tiettyyn tehtävään tai palvelupyyntöön käytettyä aikaa. Yleinen työaika kuvaa työpäivääsi eikä liity automaattisesti työhön tai Spottiin. Tehtävä- ja palvelupyyntökirjaus kohdistuu valitsemaasi työhön.
Yleinen työaika ja työn ajanotto voivat olla käynnissä samanaikaisesti. Myös eri töiden aikakirjaukset voivat olla päällekkäisiä. Älä siksi laske yleistä työaikaa ja työn tunteja yhteen työpäivän pituudeksi.
Edellytykset ja kirjauksen tyyppi
Yleisen työajan seurannan on oltava käytössä organisaatiossasi. Työn ajanotto edellyttää pääsyä kyseiseen tehtävään tai palvelupyyntöön; käytettävissä olevat painikkeet riippuvat myös työn tilasta ja oikeuksistasi. iOS:ssä palvelupyynnön ajanottopainike edellyttää palvelupyynnön hallintaoikeutta. Selaimessa kirjauksen luominen valitulle käyttäjälle edellyttää siihen annettua oikeutta.
Tapahtumalaji kertoo, onko kyse yleisestä työajasta, työkohtaisesta ajasta vai esimerkiksi lounaasta. Kirjauksen Tyyppi tarkentaa lajia organisaatiosi määrittämillä vaihtoehdoilla. Valitse tyyppi, jos lomake sitä pyytää. Uudessa kirjauksessa tyypin on oltava aktiivinen ja sovittava tapahtumalajiin.
Käytä juoksevaan ajanottoon aikaperusteista tyyppiä. Kappalemääräinen tyyppi kirjataan valmiina määränä: anna kenttään Määrä (kpl) nollaa suurempi arvo. Se ei tarkoita työtunteja eikä käynnistä ajanottoa.
Yleisen työajan ajanotto mobiilissa
- Avaa Androidissa tai iOS:ssä Koti-välilehti. Paina yläreunan työaikakuvaketta hakukuvakkeen vasemmalla puolella. Androidissa kuvake on kellon muotoinen.
- Valitse avautuvan näkymän Yleinen työaika -kohdasta Käynnistä. Valitse tarvittaessa aikaperusteinen tyyppi ja vahvista aloitus.
- Tarkista, että ajanotto näkyy käynnissä ja kulunut aika päivittyy.
- Kun haluat päättää tämän kirjauksen, valitse samasta kohdasta Pysäytä.
- Tarkista valmis kirjaus päivän tiedoista ja varmista, ettei yleinen ajanotto enää ole käynnissä.
Käynnistä- ja Pysäytä-painikkeet ovat samannimiset molemmilla alustoilla. Samalle käyttäjälle ei voi aloittaa toista yleistä ajanottoa ennen edellisen päättämistä. Aloitus ja pysäytys käyttävät tämänhetkistä aikaa; aiemmin valittu päivä ei tee ajanotosta jälkikäteistä kirjausta.
Tehtävän tai palvelupyynnön ajanotto
Avaa kyseisen tehtävän tai palvelupyynnön tiedot ja etsi työn toimintopainikkeista Aloita työtuntien kirjaus. Tarkista työn nimi, paina painiketta ja valitse tarvittaessa aikaperusteinen tyyppi. Päätä oma ajanottosi saman työn tiedoissa painikkeella Pysäytä työtuntien kirjaus. Nimet ovat samat Androidissa ja iOS:ssä.
Samalle käyttäjälle ei sallita kahta samanaikaisesti käynnissä olevaa kirjausta samalle työlle. Muiden käyttäjien ajanotot ovat erillisiä. Yleisen työajan pysäyttäminen ei päätä tehtävän tai palvelupyynnön ajanottoa, joten tarkista jokainen aloittamasi ajanotto erikseen.
Pysäyttäminen tallentaa loppuajan ja muuttaa kirjauksen tilaan Valmis. Se ei itsessään merkitse tehtävää tai palvelupyyntöä valmiiksi eikä hyväksy kirjausta. Työn tilan muuttaminen ja valmistumisen kuittaaminen tehdään erillisillä toiminnoilla.
Valmiin kirjauksen lisääminen mobiilissa
Kun ajanotto jäi aloittamatta, lisää puuttuva aika valmiina kirjauksena. Tarkista ensin päivän olemassa olevat kirjaukset, jotta et tallenna samoja tunteja uudelleen.
Yleistä työaikaa varten avaa edellä kuvattu päivän kirjausnäkymä. Valitse näkymän alaosasta Lisää uusi aikakirjaus ja avautuvasta lajivalinnasta Työaika. Valitse päivämäärä, alku- ja loppukellonaika sekä tarvittaessa tyyppi. Lisää halutessasi kommentti ja valitse Tallenna.
Tämä yleisen työajan lisäyslomake käyttää molemmilla alustoilla yhtä päivämäärää ja edellyttää aikakirjaukselle alkuaikaa myöhempää loppukellonaikaa. Lisää yön yli jatkuva yleinen työaika selaimessa, jossa voit antaa erilliset alku- ja loppupäivät.
Tehtävän tai palvelupyynnön puuttuvia tunteja varten avaa Koti-välilehden pluspainikkeen valikko ja valitse Lisää työtunteja tehtävälle tai Lisää työtunteja palvelupyynnölle. Valitse lomakkeella oikea työ, täytä päivämäärä ja ajat sekä tarvittaessa tyyppi ja kommentti. Tallenna ja tarkista kirjauksen liitos työhön. Päivän yleisen työajan lisäys ei kohdistu automaattisesti tehtävään.
Kappalemääräisellä tyypillä täytetään ajan sijaan määrä. iOS:n yleisen työajan lisäyksessä määrä tallentuu valitulle päivälle. Androidin vastaava lisäys käyttää tallennushetken päivämäärää valitun päivän sijasta: käytä aiemman päivän yleisen kappalekirjauksen lisäämiseen selainta ja tarkista aina tallentunut päivä.
Kommentti ja olemassa olevan kirjauksen muutokset
Avaa oma kirjaus päivän tiedoista ja sen muokkaustoiminto. Androidissa ja iOS:ssä voit lisätä kommentin valinnalla Lisää kommentti. Tallennetun kommentin avaat valinnalla Näytä kommentti. Kommentti saa sisältää enintään 1 000 merkkiä. Tallenna myös kirjauksen muutokset.
Mobiilissa voit muokata vain omia kirjauksiasi. Hyväksyttyä tai käsiteltyä kirjausta ei voi muokata. iOS:ssä päivän yleisen työajan muokkaustoiminto on käytettävissä vain kuluvan päivän näkymässä; aikaisemman päivän yleisen ajan korjaaminen tehdään selaimessa oikeuksien salliessa. Tarkemmat ohjeet ovat artikkelissa tuntikirjauksen korjaaminen ja poistaminen.
Jälkikäteen selaimessa
Avaa sivuvalikosta Työajanseuranta ja valitse sivun yläosasta Luo uusi työaikakirjaus. Lomakkeella valitaan yksi käyttäjä. Sen Tapahtumalaji-vaihtoehdot ovat Työaikakirjaus, Lounas, Sairauspoissaolo ja Loma; tehtävä tai palvelupyyntö ei ole tämän yleisen lomakkeen valinta.
- Valitse käyttäjä, tapahtumalaji ja tarvittava tyyppi. Yleiseen työaikaan käytetään tapahtumalajia Työaikakirjaus.
- Valitse Luontitila-kohdasta Yksi kirjaus.
- Täytä Alkupäivä, Alkuaika, Loppupäivä ja Loppuaika. Kappalemääräiselle tyypille täytetään päivämäärä ja määrä.
- Valitse aikaperusteisessa kirjauksessa Esikatselu ja tarkista lisättävän kirjauksen ajat, kesto ja mahdolliset ilmoitukset. Esikatselu ei vielä tallenna.
- Tallenna valinnalla Luo uusi työaikakirjaus.
Yön yli jatkuvalle yksittäiselle kirjaukselle anna loppupäiväksi seuraava päivä. Loppuaika ei saa olla ennen alkuaikaa. Samalle päivälle annettu sama alku- ja loppukellonaika on sallittu ja tuottaa nollan minuutin kirjauksen; se ei tarkoita vuorokauden työtä.
Samat kirjaukset usealle päivälle selaimessa
- Valitse samalla lomakkeella luontitilaksi Samat tunnit usealle päivälle.
- Täytä Ensimmäinen päivä ja Viimeinen päivä. Väli voi olla enintään 30 päivää, molemmat päätepäivät mukaan lukien. Mukaan tulevat myös viikonloput.
- Täytä Päivittäinen alku ja Päivittäinen loppu. Jos loppukellonaika on sama kuin alkukellonaika tai sitä aikaisempi, kirjaus päättyy seuraavana päivänä. Esimerkiksi klo 22–06 tarkoittaa kahdeksaa tuntia ja klo 08–08 vuorokautta. Kappalemääräisellä tyypillä anna sen sijaan päivittäinen määrä.
- Valitse Esikatselu. Tarkista kaikki päivät ja poista tarpeettomat rivit roskakorikuvakkeella.
- Valitse Luo uusi työaikakirjaus. Jos mukana on virheellisiä päiviä, korjaa tiedot valinnalla Takaisin tai käytä tarjottua Luo vain kelvolliset päivät -valintaa.
Pelkkä varoitus syötettyjen aikojen poikkeamisesta työaikasäännöstä tai poissaolon oletusajoista ei estä kelvollisen rivin luomista. Virhe estää kyseisen rivin tallennuksen. Vain kelvollisten päivien luonti jättää virheelliset päivät pois: tarkista lopputulos ja ohitetut päivät. Lomakkeen muuttamisen tai uuden esikatselun jälkeen tarkista mukaan tulevat päivät uudelleen. Katso myös työaikakalenteri ja usean kirjauksen käsittely.
Keston laskenta, lounas ja tallennuksen rajat
Valmiin aikakirjauksen tallennettu kesto lasketaan loppuajan ja alkuajan erotuksesta ja pyöristetään ylöspäin kokonaisminuuttiin. Esimerkiksi 60 minuuttia ja yksi sekunti tallentuu 61 minuutiksi. Käynnissä näkyvä kulunut aika ei vielä ole lopullinen tallennettu kesto. Kappalemääräisessä kirjauksessa alku- ja loppuhetki ovat samat ja ajallinen kesto on nolla; varsinainen kirjattu arvo on määrä.
Käsin tallennettu tai mobiilissa pysäytetty yleinen työaika säilyttää annetut ajat. Työaikasäännön lounasvähennystä ei tehdä siinä automaattisesti, eikä erillinen lounaskirjaus muuta näitä aikoja. Esimerkiksi klo 08–16 tallentuu kahdeksaksi tunniksi. Säännön automaattinen päättäminen voi sen sijaan vähentää lounaan lyhentämällä työaikakirjausta ja tarvittaessa luoda lounaskirjauksen. Tarkista organisaatiosi käytäntö ja työaikasäännön ja kirjaustyyppien ohje ennen korjaamista.
Aikaperusteisen työaikakirjauksen kesto ei saa ylittää palveluasetuksen Yhden kirjauksen enimmäistuntimäärä arvoa. Oletus on 24 tuntia, mutta organisaatio voi asettaa pienemmän rajan. Liian pitkään käynnissä oleva ajanotto voidaan päättää automaattisesti tähän rajaan; tarkista tällöin todellinen loppuaika ennen hyväksyntää.
Yleisen työajan, sairauspoissaolon ja loman aikakirjaukset tarkistetaan keskenään päällekkäisyyksien varalta. Myös käynnissä oleva kirjaus voi estää uuden tallennuksen. Tehtävä- ja palvelupyyntöaikojen päällekkäisyys on sallittu. Poissaoloilla on lisäksi omat kestorajansa ja päiväkohtaiset rajoituksensa; katso kirjausten enimmäiskesto ja poissaolot.
Tarkista lopputulos
Tarkista mobiilin päivän tiedoista tai selaimen Työajanseuranta → Työaika → Kirjaukset -näkymästä käyttäjä, päivämäärät, alku- ja loppuaika, kesto, tapahtumalaji, tyyppi sekä mahdollinen määrä ja kommentti. Työkohtaisessa kirjauksessa tarkista myös oikea tehtävä tai palvelupyyntö. Yön yli jatkuvan kirjauksen löydät sen alkupäivän perusteella.
Varmista erikseen, ettei päättämäsi ajanotto enää näy käynnissä. Valmis kirjaus on eri asia kuin hyväksytty tai käsitelty kirjaus. Hyväksyntä ja mahdollinen myöhempi käsittely tehdään organisaatiosi käytännön mukaan; katso tuntikirjausten hyväksyminen.