Avaa kyselyn tai tilauksen mukana saamasi vastauslinkki selaimessa. Lomakkeella näet pyydetyt tuotteet ja voit ilmoittaa toimittajan hinta- ja toimitustiedot. Lähettäjä käsittelee vastauksen omassa Spotilla-palvelussaan.

Vastauslinkki ja lomakkeen avaaminen

Vastaamiseen tarvitset voimassa olevan sähköpostin vastauslinkin. Spotillan käyttäjätunnusta tai managerin oikeuksia ei tarvita. Käytä samaa selainlomaketta myös Android- tai iOS-puhelimella; sovellusten ostotilausnäkymät ovat erillinen toiminto. Lomakkeen kieli määräytyy lähettäjän valitseman toimittajan yhteyshenkilön kielestä.

Linkin voimassaolon oletus on seitsemän kalenteripäivää lähetyspäivä mukaan lukien. Lähettäjä voi määrittää muun ajan. Aika lasketaan palvelun aikavyöhykkeen kalenteripäivinä, joten seitsemän päivää ei tarkoita täsmälleen 168 tuntia lähetyshetkestä. Uudelleenlähetys aloittaa voimassaoloajan uudelleen.

Linkki toimii vain, kun kyseinen toimittajaosio on edelleen lähetettynä. Lopullinen vastaus sulkee linkin. Myös lähettäjän tekemä osion palauttaminen luonnokseksi sulkee sen. Jos sivulla näkyy Virheellinen pyyntö. Sivu ei ole enää saatavilla., ota yhteyttä kyselyn tai tilauksen lähettäjään uuden vastaustavan sopimiseksi.

Tarkista vastaajan ja tuotteiden tiedot

Tarkista sivun yläosasta, onko kyseessä Tuotekysely vai Ostotilaus, sekä lomakkeessa näkyvän lähettäjän nimi ja sähköposti.

Täytä Perustiedot-osiossa Etunimi, Sukunimi, Sähköposti ja Yritys. Ne ovat pakollisia myös luonnosta tallennettaessa. Yritys ja sähköposti ovat ensimmäisellä avauskerralla esitäytettyjä toimittajan yhteystiedoista: tarkista ja tarvittaessa korjaa ne. Puhelinnumero on vapaaehtoinen. Sähköpostiosoite ei saa sisältää kansallisia erikoismerkkejä, kuten ä- tai ö-kirjaimia.

Tarkista Tuotteet-osiossa jokainen rivi. Tuote ja Tuotetunnus ovat lukittuja; niillä tunnistat tuotteen, jota vastaus koskee. Voit muuttaa seuraavia vastaustietoja:

  • Tuotteiden lukumäärä: lähtöarvo on lähettäjän pyytämä määrä. Tarkista se ja ilmoita vastauksesi määrä. Selitä mahdollinen poikkeama toimituksen lisätiedoissa.
  • Yksikköhinta: ilmoita yhden tuotteen hinta. Kenttä on ensimmäisellä avauskerralla tyhjä, vaikka lähettäjä olisi tallentanut riville hinnan. Voit käyttää desimaalierottimena pilkkua tai pistettä.
  • Valuutta: tarkista riviltä tuleva lähtöarvo ja ilmoita hinnan valuutta.
  • ALV %: tarkista sovellettava veroprosentti. Jos riviltä puuttuu ALV, lomake näyttää oletuksena 25,5 %. Oletus ei vahvista tuotteen oikeaa verokantaa.
  • Aikaisin toimitus: valitse päivämääräkentästä tuotteen aikaisin toimituspäivä. Jos kentässä on valmiiksi päivä, tarkista se ennen lähettämistä.

Yksikköhinta ja ALV tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella, joten ilmoita ne tällä tarkkuudella. Lomake ei laske rivin kokonaishintaa tai verollista loppusummaa. Älä kirjoita koko rivin hintaa yksikköhinnaksi. Jos hinnan verokäsittely tai toimitusehdot vaativat selvennystä, kirjoita se lisätietoihin.

Lisätiedot, liitteet ja vastauskopio

Tuoterivien jälkeen näkyvä Tilauksen lisätiedot sisältää lähettäjän ohjeet, jos niitä on annettu. Kenttää ei voi muokata. Kirjoita oma selityksesi sen alapuolella olevaan Toimituksen lisätiedot -kenttään. Kerro esimerkiksi poikkeavasta määrästä, toimituksen ehdoista tai hinnan rajauksista.

Avaa tämän jälkeen Liitetiedostot-osio ja valitse Valitse tiedostoja, tai pudota tiedostot osion tiedostoalueelle. Voit liittää esimerkiksi PDF- tai Office-dokumentteja ja tavallisia kuva- tai videotiedostoja. Pidä yksittäinen tiedosto enintään 100 Mt:n kokoisena lomakkeen ohjeen mukaisesti. Tarkista valittujen tiedostojen luettelo. Pelkkä tiedostojen valitseminen ei tallenna tai lähetä vastausta.

Liiteosion alapuolella oleva Lähetä kopio osoitteeseen on lisävastaanottajia varten. Erottele useat sähköpostiosoitteet pilkulla. Vastauskopio lähetetään myös Perustiedot-osion sähköpostiin, vaikka lisävastaanottajien kenttä olisi tyhjä. Kopio sisältää vastaus-PDF:n ja lopulliseen vastaukseen tallennetut liitteet.

Tallenna luonnos ja jatka myöhemmin

Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna luonnoksena, kun haluat tallentaa keskeneräisen vastauksen. Täytä ensin pakolliset perustiedot. Onnistunut tallennus lataa lomakkeen uudelleen. Luonnos ei viimeistele vastausta eikä käynnistä lopullisen vastauksen ilmoitusta tai vastauskopiota. Linkki jää käytettäväksi alkuperäisen voimassaoloajan ja toimittajaosion tilan sallimissa rajoissa; luonnostallennus ei pidennä aikaa.

Tarkista tiedot heti sivun latauduttua uudelleen. Luonnoksen tuotekohtaiset tiedot palautuvat vain, jos tuotteen tunniste ja määrä vastaavat lähettäjän rivillä olevia arvoja. Jos muutat määrää ennen luonnostallennusta, kyseisen rivin määrä, hinta ja muut tallennetut vastausarvot eivät palaudu lomakkeelle. Kirjaa muuttunut määrä ja siihen liittyvät tiedot talteen ja täytä ne uudelleen ennen lopullista lähettämistä.

Myös Lähetä kopio osoitteeseen jää uudelleen avatessa tyhjäksi: syötä halutut lisävastaanottajat uudelleen. Luonnoksen liitteet voivat näkyä sivulla, mutta ne eivät siirry automaattisesti lopulliseen vastaukseen. Valitse lopulliseen vastaukseen tarvittavat alkuperäiset tiedostot uudelleen Valitse tiedostoja -painikkeella ennen lähettämistä.

Lähetä vastaus ja varmista tulos

Tarkista perustiedot, kaikki tuoterivit, lisätiedot, lopulliseen vastaukseen valitut liitteet ja kopio-osoitteet. Valitse sitten lomakkeen alareunasta Lähetä. Tämä viimeistelee vastauksen; luonnospainike ei tee samaa.

Onnistunut lähetys avaa valmistumissivun, jossa lukee Kiitokset lomakkeen täyttämisestä. Tiedot on lähetetty vastaanottajalle. Vastaus tallentuu, toimittajaosio siirtyy odottamaan lähettäjän käsittelyä ja vastauslinkki sulkeutuu. Jos lomake ilmoittaa puuttuvista tiedoista tai tallennusvirheestä, vastaamista ei pidä katsoa onnistuneeksi: tarkista kentät ja odota onnistumisen vahvistusta.

Lähettäjän ilmoitus ja vastaus-PDF muodostetaan taustalla. Vastauskopion lähetys käynnistyy onnistuneen PDF:n muodostamisen ja tallentamisen jälkeen, joten valmistumissivu ei vielä vahvista sähköpostien toimitusta. Tarkista myöhemmin saapuvasta kopiosta vastauksen sisältö ja liitteet. Jos kopio puuttuu tai lopulliseen vastaukseen tarvitaan korjaus, ota yhteyttä lomakkeen yläosassa näkyvään lähettäjään. Sulkeutuneella linkillä vastausta ei voi enää muokata.

Vastauksen toimittaminen ei itsessään vastaanota tuotteita tilaajan varastoon eikä osoita tavaran saapuneen. Varastoon vastaanotto on tilaajan erillinen tehtävä: Miten vastaanotan ostotilauksen varastoon?