Kirjaa vain saapunut toimitus. Vastaanotto lisää tuotteet valittujen varastopaikkojen saldoihin, luo ostoerän ja päivittää ostotilauksen vastaanotetut määrät. Osatoimituksen jälkeen loppuosa jää myöhemmin vastaanotettavaksi. Tilauksen tallentaminen, lähettäminen tai toimittajan vastaus eivät vielä kirjaa tavaraa varastoon.

Ennen vastaanottoa

Tee ostotilauksen vastaanotto selainpalvelussa. Asiakkuudessa pitää olla varasto- sekä tuotekysely- ja ostotilaustoiminnot käytössä. Tarvitset ostotilauksen muokkausoikeuden, oikeuden ostotapahtuman kirjaamiseen sekä pääsyn vastaanottavaan varastoon. Tapahtumien ja ostoerien tarkastelu edellyttää myös niiden katseluoikeuksia.

Hankinnan, ostotilauksen ja vastaanotettavan toimittajaosion pitää olla tallennettuina. Valmis tai peruttu osio on lukittu. Jos tilaus pitää ensin perustaa tai täydentää, katso ostotilauksen luominen ja käsittely.

Toimittajaosiossa tarvitaan toimittajalle kuuluva Yhteyshenkilö. Tavallisella ostotilauksella tarvitaan lisäksi ostotilaukseen tarkoitettu viestipohja: valitse se osion Valitse viestipohja -painikkeesta. Pohjan pitää olla globaali tai kuulua kyseiselle toimittajalle. Toteutuneen oston kirjaus ei vaadi viestipohjaa. Nämä tiedot tarkistetaan myös vastaanoton muuttaessa osion toimitustilaa.

Androidin ja iOS:n Osta tuote on erillinen varastokirjaus: se kasvattaa saldoa ja luo ostoerän, mutta ei päivitä ostotilauksen vastaanotettuja määriä. Käytä tämän ohjeen mukaista tilauskohtaista vastaanottoa, kun tavara kuuluu ostotilaukseen.

Avaa oikea toimittajaosio

  1. Avaa selaimen päävalikosta Varaston hallinta → Tuotekysely ja ostotilaus.
  2. Etsi tallennettu hankinta ja avaa se rivin kynäkuvakkeesta.
  3. Valitse hankintalomakkeen Ostotilaus-välilehti ja avaa oikean toimittajan osio. Tarkista tuotteet ja aiemmat vastaanotot.
  4. Valitse toimittajaosion Kirjaa varastoon otto ja vahvista vastaanottolomakkeen avaaminen.

Erota tilatut, vastaanotetut ja ilmoitetut määrät

  • Tilattu lkm on tilausriville merkitty määrä.
  • Toimittajaosion Siirretty lkm on kyseiselle tilausriville jo kirjattujen vastaanottojen yhteismäärä. Se ei ole tuotteen nykyinen varastosaldo: myöhempi käyttö tai siirto ei vähennä tätä vastaanotettua määrää.
  • Vastaanottolomakkeen Jäljellä lkm on tilattu määrä miinus jo vastaanotettu määrä. Rivistä ei näytetä vastaanottoriviä, jos jäljellä oleva määrä on nolla tai sitä pienempi.
  • Toimittajan syöttämät tiedot näyttää vastauksessa ilmoitetun määrän ja yksikköhinnan, jos vastaus on saatavilla. Ilmoitettu määrä ei yksin todista tavaran saapumista.
  • Varastoon otto lkm on nyt kirjattava määrä. Täytä se todellisen toimituksen mukaan.

Esimerkiksi 10 tilatusta tuotteesta aiemmin vastaanotetut 4 jättävät 6 vastaanotettavaksi. Jos nyt saapuu 3, kirjaa 3: vastaanotettu yhteismäärä kasvaa 7:ään ja tilaukselle jää 3.

Täytä vastaanottorivit

Täytä jokaiselle tällä kertaa vastaanotettavalle riville Varastoon otto lkm, Varastoon otto hinta, Varasto ja Varastopaikka. Varastopaikka valitaan vastaanottavan varaston paikoista. Lomake voi ehdottaa tilausrivin suunniteltua varastoa ja paikkaa; tarkista ne aina. Vastaanoton kohteen vaihtaminen ei muuta tilausrivin suunniteltua varastoa tai paikkaa.

Vastaanoton oletushinta tulee tallennetulta tilausriviltä, ei toimittajan vastauksesta. Vaikka lomakkeen vasemman ryhmän otsikko on Tiedot tuoterekisteristä, siinä näkyvä hinta on tämän tilausrivin hinta. Toimittajan ilmoittama hinta näkyy erikseen. Voit muuttaa Varastoon otto hinta -arvoa vastaamaan toteutunutta yksikköhintaa. Hinnan pitää olla nolla tai sitä suurempi.

Vastaanottohinta tallentuu ostoerän tuotteelle ja ostotapahtumalle. Se ei muuta tilausrivin hintaa, tuoterekisterin ostohintaa tai toimittajan tuotehintaa.

Jos vastaanotat vain osan tilauksen tuotteista, poista tällä kertaa vastaanottamatta jäävät rivit vastaanottolomakkeen rivin oikean reunan roskakorikuvakkeesta. Tämä poistaa vain vastaanottorivin tästä kirjauksesta, ei tuotetta ostotilaukselta. Lomakkeelle pitää jäädä vähintään yksi täytetty vastaanottorivi.

Jaa sama tuote eri varastoihin tai paikkoihin

Vastaanottorivin oikean reunan ympyröity pluskuvake lisää saman tuotteen uuden kohderivin. Täytä lisäriville määrä, varasto ja varastopaikka. Rivien määrät lasketaan yhteen kyseisen tilausrivin vastaanotetuksi määräksi.

Saman tuotteen erähinnan pitää olla sama kaikilla tämän vastaanoton riveillä. Ensimmäisen rivin hinnan muuttaminen päivittää myös saman tuotteen lisärivien hinnan. Jos toimituksessa on samaa tuotetta eri hinnoilla, tee erilliset vastaanotot, jotta ne muodostavat eri ostoerät.

Sama tuote–varasto–varastopaikka-yhdistelmä saa esiintyä vain kerran samassa vastaanotossa. Yhdistä samaan paikkaan tulevat määrät yhdelle riville. Tilattua suurempi vastaanotto on sallittu, joten tarkista rivien yhteismäärä ennen vahvistamista.

Täydennä ostoerän tiedot ja vastaanottoaika

Vastaanottolomakkeen tuoterivien alapuolella oleva Katso ostoerän tiedot avaa perustiedot. Saman vastaanoton kaikki tuotteet kuuluvat yhteen automaattisesti luotavaan ostoerään. Voit täyttää:

  • Vaihtoehtoinen eränumero, esimerkiksi toimittajan erätunnuksen.
  • Tuotteet vastaanotettu: vastaanoton päivämäärän ja kellonajan.
  • Lisätiedot.
  • Vanhenemispäivä.
  • Valitse sähköpostiheräte: olemassa olevan vanhenemisilmoituksen. Herätteen valinta edellyttää vanhenemispäivää. Pelkkä päivämäärä ei määritä ilmoituksen vastaanottajia tai ehtoja.

Perustietolomakkeen Tallenna palauttaa tiedot vastaanottolomakkeelle; se ei vielä kirjaa vastaanottoa. Ilmoituksen määrityksistä kerrotaan ohjeessa sähköposti-ilmoituksen määrittäminen.

Oletuksena vastaanottoajankohta on nykyhetki. Jos asetat aiemman ajan, se tallentuu myös vastaanoton varastotapahtumien ja ostoerän tapahtumien ajankohdaksi. Takautuva vastaanotto voi muuttaa myöhempien ostoerien keskiostohintoja sekä FIFO- ja MAC-varastoarvohistoriaa. Näitä lasketaan taustalla. Myös saman päivän aiempi kellonaika voi aiheuttaa uudelleenlaskennan, jos sen jälkeen on jo muita ostoja tai tallennettuja varastoarvoja.

Kun muutat vastaanottoaikaa, palvelu tarkistaa valittujen tuotteiden ja varastojen näkyvät tapahtumat valitun päivän alusta alkaen. Jos tuotteita on aiemmin jäänyt vähentämättä riittämättömän saldon vuoksi, saat varoituksen. Tarkista tapahtumat ja todellinen saldo ennen jatkamista. Varoituksen hyväksyminen ei tarkoita, että puuttuvat vähennykset tehtäisiin automaattisesti. Katso varastosaldon poikkeaman selvittäminen.

Vahvista vastaanotto

Tarkista määrät, yhteiset tuotehinnat, kohdepaikat ja vastaanottoaika. Valitse vastaanottolomakkeen alareunasta Kirjaa varastoon otto ja hyväksy koko toimitusta tai osatoimitusta koskeva vahvistus. Jos saat vähentämättä jääneitä tuotteita koskevan lisävaroituksen, käsittele myös se.

Onnistunut vahvistus tallentaa vastaanoton heti: se luo ostoerän ja ostotapahtumat, kasvattaa kohdepaikkojen saldoja sekä päivittää tilausrivien vastaanotetut määrät ja toimittajaosion tilan. Nämä vastaanoton tiedot tallentuvat yhdessä; jos niiden tallennus epäonnistuu, vastaanotto perutaan kokonaisuudessaan.

Hankintalomakkeen myöhempi Sulje tallentamatta ei kumoa jo tallennettua vastaanottoa. Älä kirjaa samaa toimitusta uudelleen vain siksi, että suljit hankintalomakkeen tallentamatta. Tarkista ensin vastaanotetut määrät ja tapahtumat.

Osatoimitus, jälkitoimitus ja valmistuminen

Toimittajaosio on Osatoimitettu, jos yhdenkin tilausrivin vastaanotettu määrä on pienempi kuin tilattu määrä. Kun jokaisen rivin vastaanotettu määrä on vähintään tilattu määrä, osio muuttuu Valmis-tilaan. Myös ylitoimitus täyttää tämän ehdon.

Tapahtuman toimitustyyppi määräytyy tuotekohtaisesti. Ensimmäinen vastaanotto on Toimitus, jos se täyttää tuotteen tilatun määrän, muuten Osatoimitus. Jos tuotteella on jo vastaanottoja, uusi vastaanotto on Jälkitoimitus, kun yhteismäärä saavuttaa tilatun määrän; muuten sekin on Osatoimitus. Saman vastaanoton tuotteilla voi siksi olla eri toimitustyypit, ja yhden tuotteen jälkitoimituksen jälkeen koko osio voi yhä olla osatoimitettu.

Osatoimitetussa osiossa voit jatkaa vastaanottoja sekä muuttaa tilattuja määriä ja sisäisiä lisätietoja. Muut keskeiset tiedot lukitaan. Valmis osio lukittuu muokkaukselta, eikä siitä voi tehdä uutta vastaanottoa.

Jos loppumäärää ei enää toimiteta, voit pienentää osatoimitetun osion Tilattu lkm -arvoja. Jäljellä oleva määrä pienenee vastaavasti. Jos kaikkien rivien tilattu määrä jää enintään jo vastaanotettuun määrään, osio muuttuu tallennettaessa valmiiksi ilman uutta varastotapahtumaa. Tämä ei vähennä varastosaldoa eikä kumoa aiempia vastaanottoja. Tallenna hankintalomakkeen muutos Tallenna- tai Tallenna ja sulje -painikkeella.

Koko ostotilaus valmistuu, kun kaikki toimittajaosiot ovat valmiita tai peruttuja. Pelkkä koko tilauksen Valmis-tila ei siis osoita kaikkien alun perin tilattujen tuotteiden saapuneen.

Tarkista vastaanoton tulos

  1. Tarkista toimittajaosion Siirretty lkm jokaiselta vastaanotetulta tuotteelta ja osion Osatoimitettu- tai Valmis-tila. Seuraavalla vastaanottokerralla Jäljellä lkm näyttää vielä vastaanotettavan määrän.
  2. Avaa saman osion Toimittajaosion varastotapahtumat. Tarkista kirjattujen vastaanottojen määrät, kohdevarastot, paikat, hinnat ja ajat. Näet vain varastotapahtumat, joihin sinulla on pääsy.
  3. Avaa Varaston hallinta → Varastot ja valitse Ostoerät-välilehti. Tarkista vastaanotosta syntyneen erän tuotteet, määrät, hinnat ja perustiedot. Erän voi avata myös hankintaluettelon Ostoerät-sarakkeen eränumerosta.
  4. Valitse Varastot-sivun Varastosaldot-välilehti. Tarkista vastaanottavan varaston alta oikean tuotteen ja varastopaikan saldo. Vastaanotto kasvattaa aiempaa saldoa kirjatulla määrällä; saldo ei välttämättä ole sama kuin tilauksen Siirretty lkm.

Keskiostohintojen ja takautuvan vastaanoton varastoarvohistorian taustapäivitys ei välttämättä valmistu samaan aikaan kuin saldon ja toimitustilan päivitys. Tarkista vastaanoton onnistuminen ensisijaisesti määristä, tapahtumista ja ostoerästä.

Jos ostoerän tiedoissa tai hinnassa on korjattavaa, katso ostoerien tarkastelu ja tietojen korjaaminen. Jos määrä tai kohdepaikan saldo poikkeaa todellisuudesta, selvitä tapahtumaketju ohjeella varastosaldon poikkeaman selvittäminen.