Aloita siitä tuotteesta ja varastopaikasta, jonka saldo ei vastaa todellisuutta. Kokonaissaldo voi peittää sen, että tuotteet on kirjattu väärään paikkaan tai ostoerään. Selvitä erikseen tuotteiden määrä ja niiden rahallinen arvo: oikea määrä ei vielä takaa oikeaa varastoarvoa.

Avaa saldot ja rajaa tapahtumat

Tee selvitys selaimessa. Varastotoiminnon pitää olla käytössä, ja tarvitset katseluoikeuden tutkittaviin varastoihin. Korjaavien varastotapahtumien tekeminen edellyttää niihin myönnettyä muokkausoikeutta. Rajaukset ja käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, mitkä tapahtumat ja varastojen arvovaikutukset näet.

  1. Avaa Varastot → Varastosaldot. Rajaa taulukkoa Varasto- ja Tuote-sarakkeiden otsikoiden alla olevilla suodattimilla. Avaa varastorivi sen vasemmalla puolella olevasta avauskuvakkeesta ja vertaa tuotteen paikkakohtaisia rivejä todellisiin määriin. Tarkista Varastopaikka ja Tuotteiden lkm. Tuoterivin Ostoerät-sarakkeen linkistä voit tarkastella eräjakoa.
  2. Avaa Varastot → Varastotapahtumat. Valitse yläreunan Tapahtuman luontihetki -valinnasta ajanjakso. Oletus on viimeinen kuukausi tähän päivään asti. Voit valita myös viikon, kolme kuukautta tai Aikavälillä.... Oma aikaväli voi olla enintään kuusi kuukautta; tutki pidempi historia useassa jaksossa. Päivämäärärajaus kattaa valitut päivät palvelun aikavyöhykkeen mukaan.
  3. Rajaa tapahtumataulukkoa Tuotetunnus- tai Tuotteen nimi -sarakkeen hakukentällä sekä Varasto-sarakkeen hakukentällä. Tarvittaessa tarkenna Varastopaikka-sarakkeen haulla. Jos selvität siirtoa tai useasta paikasta tehtyä vähennystä, poista liian tiukka paikka- tai varastorajaus, jotta näet myös muut osapuolet.
  4. Avaa taulukon otsikkorivin oikeassa reunassa olevasta sarakkeita kuvaavasta kuvakkeesta sarakevalikko. Ota näkyviin Vähentämättä jääneiden tuotteiden lkm ja Ylimääräinen tapahtuma. Ne ovat oletuksena piilossa. Jos kuvake ei näy, vieritä taulukkoa vaakasuunnassa oikealle.

Androidissa ja iOS:ssä tehdyt inventoinnit ja siirrot kirjautuvat samoihin saldoihin ja tapahtumiin. Myös mobiilissa syntynyt poikkeama selvitetään edellä kuvatulla selaimen tarkastelupolulla.

Selvitä tuotteiden liikkeet ja vähennysketju

Vertaa vastaanottoja, myyntejä, siirtoja, varauksia, palautuksia ja inventointeja. Tapahtumatyypit ovat muun muassa Osto, Myynti, Siirto, Varaus, Varauksen palautus ja Inventaario. Tarkista myös Tuotteen käyttö tehtävällä ja Tuotteen käyttö palvelupyynnöllä. Selvitä tapahtumaan liittyvä työ, ostoerä tai muu alkuperäinen kirjaus ennen korjaamista.

Tehtävän tai palvelupyynnön tuotekäytössä Vähentämättä jääneiden tuotteiden lkm kertoo, kuinka paljon kyseisellä rivillä jäi poistamatta riittämättömän saldon vuoksi. Asetukset määräävät, saako vähennystä jatkaa muista ostoeristä samassa paikassa tai saman varaston muista paikoista. Rivin tuotteiden määrä kertoo toteutuneen vähennyksen; puuttuva määrä on siitä erillinen tieto.

Ylimääräinen tapahtuma -sarakkeessa olevat Näytä alkuperäinen tapahtuma- ja Näytä seuraava tapahtuma -linkit auttavat seuraamaan muissa paikoissa jatkettua vähennystä. Alkuperäisen rivin puuttuva määrä voi tulla vähennetyksi seuraavilla riveillä. Tarkista koko ketjun toteutuneet vähennykset ja viimeiseksi jäljelle jäänyt puuttuva määrä; älä laske kaikkien rivien puuttuvia määriä yhteen.

Ketjulinkki korostaa taulukkoon ladatun liittyvän rivin. Se ei hae ajanjakson ulkopuolisia tapahtumia eikä ohita käyttöoikeuksia. Jos riviä ei löydy, tarkista ajanjakso ja rajaukset. Katso myös varaston poikkeustilanteiden käsittely.

Erota määrä, hinta ja varastoarvo

Tuotteiden lkm ja Tapahtuman arvo vastaavat eri kysymyksiin. Osto lisää saldoa, myynti ja tuotekäyttö vähentävät sitä. Varaus siirtää tuotteet varastosta varauskohteeseen, ja palautus tuo niitä takaisin varastoon.

Inventaarion määrä tarkoittaa valitun ostoerän uutta saldoa kyseisessä varastopaikassa, ei lisättävää tai vähennettävää erotusta. Jos aiempi saldo oli 8 ja inventoitu saldo on 6, saldomuutos on −2. Jos paikassa on useita eriä, yhden erän inventointi muuttaa paikan kokonaissaldoa vain kyseisen erän erotuksella. Nykyarvon muutoksella määrä puolestaan tarkoittaa tuotteita, joiden arvoon muutos kohdistuu; se ei ole saldoliike.

Kokonaishinta näyttää osto- tai myyntitapahtuman hinnan. Sen laskennassa käytetään ensisijaisesti tapahtumalle annettua vaihtoehtoista yksikköhintaa kerrottuna määrällä, sitten saatavilla olevaa erätapahtumien kokonaishintaa. Muuten käytetään tuotteen osto- tai myyntihintaa, määrää ja tapahtuman alennusprosenttia. Kokonaishinta ei siis aina perustu samaan hintaan kuin varastoarvo.

Tapahtuman arvo näyttää varastoarvon muutoksen. Esimerkiksi myynnin kokonaishinta ja varastosta poistuneiden tuotteiden arvo voivat olla eri suuruiset. Positiivinen tapahtuman arvo kasvattaa varastoarvoa ja negatiivinen pienentää sitä.

Kun Tapahtuman arvo -sarakkeen luku on linkki, napsauta sitä avataksesi laskelman. Erittely näyttää käytetyt määrät, yksikköarvot ja arvonmuutoksen osat. Näytetyt luvut pyöristetään kahteen desimaaliin, mutta laskennassa käytetään täyttä tarkkuutta. Pyöristetyistä osista itse laskettu summa voi siksi hieman poiketa tuloksesta.

Miten FIFO ja MAC vaikuttavat tapahtuman arvoon?

FIFO-arvostuksessa tapahtuman arvo lasketaan ostoerittäin: etumerkillinen määrän muutos × käytetty yksikköarvo. Yksikköarvo on tapahtumahetkellä voimassa ollut käyttäjän asettama nykyarvo, jos sellainen on asetettu; muuten käytetään ostoerän hintaa. Useaan erään kohdistuvan tapahtuman arvo on erien vaikutusten summa. Arvostustapa ja tuotteiden FIFO- tai LIFO-käyttöperiaate ovat eri asioita: käyttöperiaate määrää kulutettavat erät.

MAC (juokseva keskihinta) käyttää tuotteen yrityskohtaista painotettua keskihintaa. Uuden oston jälkeen MAC = (yrityksen aiempi tuotemäärä × aiempi MAC + ostettujen tuotteiden arvo) ÷ (aiempi tuotemäärä + ostettu määrä). Laskenta seuraa vastaanottoja ja saldomuutoksia niiden vaikutusajankohtien mukaisesti, eikä rajoitu taulukosta valitsemaasi ajanjaksoon. Yrityksen määrään sisältyvät myös varauskohteessa olevat tuotteet.

Jos yrityksen aiempi määrä on nolla, uusi MAC määräytyy lisäyksen yksikköhinnasta. Jos virheellinen historia tuottaa negatiivisen yritysmäärän, laskenta käyttää aiempana määränä nollaa; tämä ei korjaa itse saldoja.

Saldoa kasvattava inventaario muuttaa MAC-arvoa samalla periaatteella: vain löydetty lisämäärä lisätään laskentaan kyseisen ostoerän ostohinnalla. Myynti, tuotekäyttö ja saldoa pienentävä inventaario pienentävät seuraavan lisäyksen laskennassa käytettävää määrää mutta eivät itsessään muuta MAC-yksikköarvoa. Sisäiset siirrot ja varaukset eivät muuta yrityksen yhteismäärää eivätkä itsessään MAC:ia.

MAC-tapahtuman arvoon voi sisältyä sekä lisätyn tai poistetun saldon arvo että varaston aiemman saldon uudelleenarvostus. Esimerkiksi jos yrityksen kaikki tuotteet ovat yhdessä varastossa, siellä on 10 kpl MAC-arvolla 10 €/kpl ja sinne ostetaan 10 kpl hintaan 20 €/kpl, uusi MAC on (10 × 10 + 10 × 20) ÷ 20 = 15 €/kpl. Tapahtuman arvo on 10 × 15 + 10 × (15 − 10) = 200 €. Pelkkä uuden määrän arvostus, 150 €, ei siis kuvaa koko vaikutusta.

Käsin asetettua nykyarvoa käyttävä määrä arvostetaan sillä myös MAC-varastossa. Se jätetään pois aiemman MAC-saldon uudelleenarvostuksesta. Jos sama vastaanotto jakautuu usealle tapahtumariville, aiemman saldon uudelleenarvostus sisällytetään vain kerran kutakin varastoa ja tuotetta kohti.

MAC-arvovaikutuksessa huomioidaan vain positiiviseen eräsaldoon tuleva tai siitä poistuva määrä: negatiivisen saldon muutos ei sellaisenaan vastaa arvostettavan saldon muutosta. Esimerkiksi eräsaldon nousu −2:sta 3:een on viiden yksikön saldomuutos, mutta positiivinen arvostettava määrä kasvaa kolmella yksiköllä.

Lisätietoja: varastoarvon ja tuotteen kustannushinnan määräytyminen.

Lue siirron molemmat puolet

Siirto näkyy erillisinä lähtö- ja kohdevaraston riveinä. Kun siirron arvo on nollaa suurempi, lähtörivin arvo on negatiivinen ja kohderivin positiivinen. Nolla-arvoisessa siirrossa molemmilla puolilla voi näkyä nolla. Molempien tapahtumarivien rahamäärä perustuu lähtövaraston arvostukseen, myös silloin, kun varastojen arvostustavat eroavat.

Jos siirrät 3 kpl ja lähtövaraston käytetty yksikköarvo on 10 €/kpl, lähtörivillä näkyy −30 € ja kohderivillä +30 €. Nämä ovat saman siirron kaksi puolta, eivät kaksi eri siirtoa. Varastorajaus tai käyttöoikeudet voivat jättää näkyviin vain toisen rivin. Kohderivin laskelma voi puuttua, jos sinulla ei ole oikeutta nähdä lähtövaraston erätietoja.

Rahamääräiset korjaukset eivät liikuta tuotteita

Nykyisen arvon manuaalinen muutos muuttaa saman tuotteen nykyarvoa samassa ostoerässä sen eri varastopaikoissa. Tuotemäärät pysyvät ennallaan. Varastokohtainen vaikutus perustuu muutoksen hetkellä jäljellä olevaan määrään ja käytetyn yksikköarvon muutokseen. Jos erää on yhdessä varastossa 6 kpl ja toisessa 4 kpl ja käytetty arvo muuttuu 10 eurosta 8 euroon, vaikutukset ovat −12 € ja −8 €, yhteensä −20 €.

Avaa korjausrivin Tapahtuman arvo -linkistä Nykyarvon muutoksen vaikutus. Siitä näet varastokohtaiset määrät, arvot ennen ja jälkeen sekä muutokset. Jos aiempaa käsin asetettua nykyarvoa ei ollut, vertailuarvona käytetään FIFO-varastossa ostoerän hintaa ja MAC-varastossa yrityksen MAC-arvoa. Nykyarvon asettaminen ei muuta yrityksen MAC-arvoa. Tallennettava nykyarvo pyöristetään kahteen desimaaliin; täsmälleen puolikas pyöristyy ylöspäin.

Muutoksesta tallennetaan historia ja varastojen arvovaikutukset, ja varastoarvot lasketaan uudelleen. Näkyvä yhteissumma sisältää vain tarkasteltavat varastot. Varauskohteen Projektilla-varastoa ei sisällytetä näihin fyysisten varastojen arvovaikutuksiin.

Ostoerän hinnan manuaalinen muutos korjaa tuotteen ostohintaa koko kyseisessä erässä. Korjausrivin määrä ja tapahtuman arvo jätetään tyhjiksi: rivi kertoo hinnan korjauksesta, eikä sitä pidä tulkita nollan euron saldoliikkeeksi. Korjaus voi muuttaa aiempien tapahtumien laskettuja arvoja, myöhempiä MAC-keskihintoja sekä varastoarvohistoriaa siltä osin kuin tiedot voidaan laskea luotettavasti. Korjausrivin arvoa ei lisätä näihin vaikutuksiin uudelleen.

Valitse hinnankorjausrivin Näytä erätuotteen tapahtumat -sarakkeesta linkki. Avautuvassa erittelyssä Tapahtuman arvo ennen, Tapahtuman arvo jälkeen ja Tämän hintakorjauksen vaikutus näyttävät juuri kyseisen korjauksen yhteydessä tallennetun vertailun. Arvot koskevat koko tapahtumaa, myös siinä mukana olleita muita ostoeriä. MAC:ssa korjaus voi vaikuttaa myös myöhempien erien tapahtumiin.

Tämä vertailu säilyttää kyseisen hintakorjauksen vaikutuksen, vaikka hintoja korjattaisiin myöhemmin uudelleen. Se ei ole historiallisten varastoarvojen kokonaiskorjaus. Käyttöoikeudet voivat piilottaa tapahtumia erittelystä. Jos arvo on Ei saatavilla, tarkista sen varoituksen selitys; puuttuvia vertailuarvoja ei voi tulkita nollaksi.

Hintakorjauksen käsittely tapahtuu taustalla, joten tarkista tulokset käsittelyn valmistuttua. Katso ostoerien ja ostohintojen tarkastelu.

Vertaa rahallista poikkeamaa arvohistoriaan

Tyhjä tapahtuman arvo ei aina tarkoita nollaa. Laskentaan tarvittava erä- tai hintahistoria voi puuttua. Vanhan tuodun arvomuutoksen kohdalla voidaan näyttää Ei saatavilla – historiallisen tapahtuman arvoa ei voida muodostaa uudelleen. Älä päättele puuttuvasta arvosta, ettei tapahtumalla ollut vaikutusta.

Jos selvität rahallista poikkeamaa, vertaa myös varastoarvohistoriaa. MAC-varaston arvo voi muuttua muualla tehdyn vastaanoton tai saldoa kasvattavan inventaarion vuoksi, vaikka tutkittavassa varastossa ei olisi omaa saldoliikettä. Näkyvien paikallisten tapahtumien summa ei siksi aina yksin selitä varastoarvon muutosta.

Avaa Varastot, valitse tutkittava varasto ja avaa Varaston arvo → Historia. Vertaa tallennettujen arvojen erotusta tapahtumien selittämään muutokseen. Historian Näytä tiedot -toiminto näyttää tapahtumat kahden tallennetun arvon väliseltä ajalta sekä tarvittavat muut selitykset. Vanha tallennettu arvo ja nykyisillä historiatiedoilla laskettava selitys voivat poiketa toisistaan, jos historia on puutteellinen. Katso varastoarvohistorian tarkastelu.

Korjaa selvitetty syy ja tarkista tulos

Kun tapahtumaketju on selvitetty, korjaa varsinainen virhe. Jos tuotteiden todellinen määrä poikkeaa kirjatusta eikä puuttuvaa vastaanottoa tai siirtoa löydy, tee inventointi ja kuvaa korjauksen syy. Näin seuraava selvittäjä ymmärtää saldon muutoksen.

Inventointi asettaa valitun erän uuden saldon ja tallentaa uuden tapahtuman; se ei poista aiempaa tapahtumaketjua. Älä syötä koko varastopaikan määrää yhden erän saldoksi, jos paikassa on useita eriä. Katso inventoinnin tekeminen.

Jos määrä on oikein mutta arvo väärin, selvitä ostohinta ja mahdollinen käsin asetettu nykyarvo ennen korjausta. Ostohinnan korjaus voi vaikuttaa menneeseen historiaan; nykyarvon muutos muuttaa arvostusta voimassaolostaan alkaen.

Tarkista korjauksen jälkeen Varastosaldot-näkymästä oikean tuotteen, varaston ja paikan määrä sekä tarvittaessa ostoeräjako. Tarkista Varastotapahtumat-näkymästä uusi tapahtuma, tekijä, kuvaus ja sen määrä tai arvovaikutus. Inventaarion uuden saldon pitää vastata laskettua erämäärää, ja paikan kokonaismuutoksen pitää vastata erän muutosta. Rahallisessa korjauksessa varmista lisäksi erän hinta tai nykyarvo ja varastoarvohistoria taustakäsittelyn valmistuttua. Määrien pitää säilyä ennallaan, jos teit vain arvokorjauksen.