Ostoerä yhdistää vastaanotetut tuotteet ja niiden ostohinnan. Sama tuote voi olla saman erän sisällä useassa varastossa ja varastopaikassa. Erän perustietojen muokkaus, alkuperäisen ostohinnan korjaus ja nykyisen yksikköarvon asettaminen ovat erillisiä toimintoja, joilla on erilaiset vaikutukset.

Ostoerän avaaminen ja käyttöoikeudet

Avaa selaimessa Varaston hallinta → Varastot ja valitse Ostoerät-välilehti. Etsi erä taulukon sarakekohtaisilla suodattimilla esimerkiksi tuotteen nimellä tai koodilla, ostoerän numerolla tai vaihtoehtoisella eränumerolla. Avaa erän tiedot Ostoerän numero -sarakkeen numerolinkistä.

Varasto-ominaisuuden pitää olla käytössä. Katselu edellyttää oikeutta ostoerään ja sen tuotteiden varastotietoihin. Näet vain käyttöoikeuksiesi mukaiset erät ja tuoterivit. Muokkaus edellyttää lisäksi ostoerän muokkausoikeutta, jonka managerille voi antaa varastojen tai varastotapahtumien muokkausoikeuksilla. Ostohinnan korjaus edellyttää myös pääsyä valitun tuoterivin varastopaikkatietoihin. Keskiostohintojen katselu edellyttää pääsyä tuotteen tietoihin.

Pelkillä katseluoikeuksilla tallennus- ja hinnanmuokkaustoiminnot eivät näy. Myös järjestelmän oletuserän perustiedot ja hinnat ovat tässä lomakkeessa vain luettavissa.

Määrien, tilan ja tapahtumien tulkitseminen

Ostoerän tuotteet -osiossa kukin tuoterivi kuvaa erän tuotetta tietyssä varastopaikassa. Tuotteita varastossa on rivin nykyinen saldo. Myynti, käyttö, siirrot, varaukset, palautukset ja inventointi voivat muuttaa sitä.

Alkuperäinen tuotteiden määrä on aluksi kyseiseen paikkaan ostettu määrä. Pelkällä siirrolla syntyneellä rivillä se voi olla nolla, vaikka nykyistä saldoa on. Kenttä ei ole muuttumaton vastaanottotosite: jos inventoitu saldo ylittää rivin positiivisen alkuperäisen määrän, myös alkuperäinen määrä nostetaan inventoituun saldoon. Siirtorivin nollaa ei näin kasvateta. Tarkista vastaanoton todellinen määrä ostotapahtumasta.

Erän tila muodostuu kaikkien sen tuoterivien saldoista. Kaikki käytetty tarkoittaa, että kaikki saldot ovat nollassa. Osittain käytetty tarkoittaa, että ainakin yhden rivin nykyinen määrä alittaa sen alkuperäisen määrän. Muussa tapauksessa tila on Vastaanotettu. Tila ei ole vanhenemismerkintä eikä poista erää tai sen historiaa.

Avaa rivin tapahtumakuvakkeesta Ostoerän tuotteen tapahtumat. Kuvake on tuoterivin oikealla puolella omassa sarakkeessaan. Tapahtumista voit selvittää määrän muutoksia. Inventointitapahtuman määrä tarkoittaa asetettua loppusaldoa, ei lisättyä tai poistettua määrää.

Jos erän saldoa on kasvatettu inventoinnilla, lomakkeella nykyisen määrän vieressä näkyy punainen varoituskuvake. Vie osoitin määrän päälle nähdäksesi inventoinnin ajankohdan, aiemman ja inventoidun saldon, tekijän sekä kuvauksen. Vastaavat tiedot näkyvät myös erän tapahtumissa saldoa kasvattaneen inventoinnin kohdalla. Varoitus kertoo historiallisesta lisäyksestä; se ei yksin osoita nykyisen saldon olevan virheellinen.

Perustietojen korjaaminen ja vanhenemisilmoitus

Muokkaa erän Perustiedot-osiossa tarvittaessa Vaihtoehtoinen eränumero, Lisätiedot, Tuotteet vastaanotettu tai Vanhenemispäivä ja valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Ostoerän numeroa ei voi muuttaa. Avaa erä uudelleen ja tarkista tallentuneet tiedot.

Tuotteet vastaanotettu on pakollinen päivämäärä ja kellonaika. Sen muuttaminen tallentaa erän vastaanottoajan, mutta tämä perustietojen tallennus ei siirrä jo tallennettujen tapahtumien aikoja eikä käynnistä keskihinta- tai varastoarvohistorian uudelleenlaskentaa. Vastaanottoajan muutos ei siis yksin korjaa koko tapahtumahistoriaa.

Vanhenemisen sähköposti-ilmoitusta varten täytä Vanhenemispäivä ja liitä erään sopiva ilmoitus kentässä Valitse sähköpostiheräte. Pelkkä päivämäärä ei lähetä ilmoitusta. Jos uuden ilmoituksen luonti on käytettävissä, Luo uusi sähköpostiheräte avaa tälle erälle tyypin Tuote-erän vanhenemisen hälytys. Managerille tämä luontipainike ei näy, vaikka erän muokkaaminen olisi sallittu.

Tarkista ilmoituksen vastaanottajat, viestin kieli ja Etu- tai jälkikäteen toimitettavan herätteen aikataulu. Negatiivinen päiväarvo tarkoittaa lähettämistä ennen vanhenemispäivää, nolla vanhenemispäivänä ja positiivinen sen jälkeen. Esimerkiksi −7 tarkoittaa seitsemää päivää ennen vanhenemista. Erät tarkistetaan päivittäin palvelun aikavyöhykkeen aamukahdeksan taustatyössä. Ehto kohdistuu kyseiseen päivään; jo ohitettua lähetyspäivää ei tässä tarkistuksessa oteta kiinni jälkikäteen. Kaikki käytetty -tilan erät ohitetaan.

Ilmoitus ei nollaa saldoa tai muuta erän tilaa. Katso myös sähköposti-ilmoituksen määrittäminen.

Alkuperäisen ostohinnan korjaaminen

Käytä ostohinnan korjausta, kun vastaanoton yksikköostohinta on ollut väärä. Korjaus koskee saman tuotteen kaikkia sijoituksia valitussa ostoerässä, myös muissa varastoissa. Se ei muuta muiden tuotteiden ostohintoja, määriä tai tapahtumien päivämääriä.

  1. Avaa Ostoerän tuotteet -osion tuoterivin oikealla puolella oleva kynäkuvake. Sen toiminto on Päivitä tuotteen hintaa tässä ostoerässä.
  2. Syötä hinnanmuokkausikkunan ostohinnan korjausosioon Uusi hinta. Hinta voi olla nolla tai sitä suurempi. Nykyinen arvo per tuote -kenttää ei tarvitse täyttää.
  3. Valitse Esikatsele hinnan korjaus ja tarkista Tarkista hinnan korjaus -ikkunan laskelmat.
  4. Jos korjaus on oikea, valitse Korjaa ostohinta ja hyväksy vielä Vahvista historiallinen ostohinnan korjaus -ikkunassa Korjaa ostohinta.

Syötetty ostohinta pyöristetään sentteihin ennen esikatselua ja tallennusta: esimerkiksi 1,005 muuttuu arvoksi 1,01. Sama ostohinta ei tuota korjausta. Jos saman tuotteen hinnat eroavat erän eri varastopaikoissa, esikatselu estyy ja ristiriita pitää selvittää.

Esikatselun lukeminen

Ostohinnan muutos näyttää korvattavan ja uuden hinnan. MAC-laskennassa MAC-arvon muutos tässä ostoerässä näyttää tuotteen yhteisen painotetun keskihinnan muutoksen kyseisen erän vastaanottohetkellä, ei nykyisen varastoarvon kokonaismuutosta.

Muuttuvien tapahtumien kokonaisarvot näyttää tapahtumien rahalliset vaikutukset ennen ja jälkeen korjauksen. Luvut koskevat koko tapahtumaa, myös sen muiden erien tuotteita. Ne eivät tarkoita myyntisummaa tai vain korjattavan erän osuutta. Inventoinnissa laskennallinen määrä on saldoero. Varastosiirrossa lähtö- ja kohdepuoli näytetään erikseen vastakkaisilla vaikutuksilla.

Miksi mukana kertoo, sisältääkö tapahtuma korjattavan erän tuotteita vai muuttuuko sen arvo yhteisen MAC-hinnan kautta. Siksi mukana voi olla myöhempi tapahtuma toisesta ostoerästä. Korjattavan erän tapahtumarivi voi myös näyttää nollavaikutuksen.

Muuttuvat historialliset varastoarvot vertaa erillisiä tallennettuja varastoarvostuksia niiden arvostuspäivinä. Eri päivien muutoksia ei summata: sama jäljellä oleva tuote voi sisältyä usean päivän arvostukseen. Tapahtumarivien summa ei myöskään ole historiallisten varastoarvojen kokonaiskorjaus.

Käyttöoikeuksien ulkopuoliset tapahtumat ja varastoarvot piilotetaan. Näkymä ilmoittaa näkyvien ja piilotettujen tietojen määrät. Piilotetut tiedot voivat silti vaikuttaa laskentaan, joten näkyvä taulukko ei aina kata koko vaikutusta. Ei saatavilla tai puuttuvaa historiaa koskeva selitys ei tarkoita nollaa. Laskenta voi estyä esimerkiksi puuttuvan ostohinnan, MAC-historian tai manuaalisen yksikköarvon historian vuoksi. Sisäiselle Projektilla-varastolle ei lasketa fyysisen varaston arvoa.

Esikatselu ei muuta tai tallenna varastoarvohistoriaa. Se on voimassa 15 minuuttia. Jos hinta tai laskentaan vaikuttava historia muuttuu, tee uusi esikatselu. Voimassaolo ja historian vastaavuus tarkistetaan myös taustatyössä: jonoon hyväksytty korjaus voi siksi jäädä tekemättä.

Korjauksen vaikutukset ja tuloksen tarkistaminen

Korjaus päivittää erän tuotteen ostohinnan kaikissa varastopaikoissa, alkuperäisen ostotapahtuman hinnan ja siihen liittyvien erätapahtumien ostohinnat. Myyntitapahtuman myyntihintaa ei korvata. Myynnin laskennallinen varastoarvovaikutus voi silti muuttua.

Korjaus voi muuttaa kyseisen ja myöhempien ostoerien keskiostohintoja, vaikka myöhempien erien omat ostohinnat pysyvät samoina. FIFO:ssa historiallinen vaikutus riippuu korjatun erän kussakin arvostuksessa jäljellä olleesta määrästä. MAC:ssa yhteisen keskihinnan muutos voi vaikuttaa myös muiden erien tuotteisiin ja muiden varastojen arvoihin.

Asetettu manuaalinen nykyarvo säilyy. FIFO:ssa ostohinnan historiallinen korjaus ei enää kohdistu arvostuksiin ensimmäisen nykyarvon asettamisen jälkeen. MAC:ssa manuaalisesti arvostetut erämäärät eivät saa yhteisen MAC-hinnan muutoksen mukaista uudelleenarvostusta. Vanhoja MAC-varastoarvoja ei korjata kattavasti ajalta, jolta korjauksen edellyttämä keskihintahistoria puuttuu, eikä esikatselussa laskemattomiksi jääneitä MAC-arvostuksia korjata.

Muutos käsitellään taustalla. Taustatyötä koskeva ilmoitus tarkoittaa pyynnön hyväksymistä, ei valmistumista. Odota käsittelyä ja avaa erä uudelleen. Tarkista Oston yksikköhinta sekä sen vieressä olevasta kellokuvakkeesta Yksikköostohinnan muutoshistoria. Kellokuvake ja muutosten määrä näkyvät, kun korjauksia on tallennettu. Historiasta näet korjauksen ajankohdan, hinnan ennen ja jälkeen sekä tekijän.

Hintahistorian rivin tapahtumalinkistä voit tarkastella korjauksen yhteydessä tallennettuja kokonaisten tapahtumien ennen- ja jälkeen-arvoja. Myöhemmät korjaukset eivät korvaa näitä aiemman korjauksen arvoja. Vanhemmasta korjauksesta voi puuttua tallennettu tapahtumavertailu. Tarkista lisäksi tuotteen keskiostohinnat ja vaikutuksen alaisten varastojen arvot. Jos hinta tai historia ei päivity, avaa erä uudelleen ja tee uusi esikatselu ennen uutta korjausyritystä.

Nykyisen yksikköarvon asettaminen

Nykyinen arvo per tuote on erän tuotteen manuaalinen rahallinen yksikköarvo. Se korvaa erän tuotteen arvostuksessa ostohinnan FIFO:ssa ja yhteisen keskihinnan MAC:ssa. Se ei muuta ostohintaa, tuotteen määrää tai yhteistä keskiostohintaa.

Avaa sama tuoterivin kynäkuvake, täytä Nykyinen arvo per tuote ja valitse Aseta tuotteen nykyinen arvo tässä ostoerässä. Hyväksy erillinen vahvistus. Arvo voi olla nolla tai sitä suurempi, ja se pyöristetään sentteihin ennen laskentaa. Nolla on voimassa oleva yksikköarvo, jolla tuotteiden rahallinen arvo nollataan; se ei poista tuotteita tai palauta ostohinnan käyttöä. Tyhjä kenttä ei poista asetettua nykyarvoa.

Muutos koskee saman tuotteen kaikkia sijoituksia tässä erässä. Se vaikuttaa muutoksen voimaantulosta eteenpäin, tallentaa muutoshistorian ja muodostaa uudet arvot niille fyysisille varastoille, joissa erän tuotetta on jäljellä. Aiemmin tallennettuja varastoarvoja ei tällä toiminnolla korjata. Nollamääräiset sijoitukset ja Projektilla-varasto eivät tuota varastoarvovaikutusta.

Ensimmäisen muutoksen vaikutus lasketaan FIFO:ssa ostohinnasta ja MAC:ssa muutosta edeltävästä yhteisestä painotetusta keskihinnasta. Myöhemmät muutokset verrataan edelliseen manuaaliseen arvoon. Nykyarvohistorian ensimmäisen rivin Ei asetettu (ostohinta: …) näyttää ostohinnan viitetietona; MAC:ssa se ei ole ensimmäisen muutoksen laskentapohja.

Odota taustakäsittelyä ja avaa erä uudelleen. Tarkista tallentunut arvo ja sen vieressä olevasta kellokuvakkeesta Nykyisen arvon muutoshistoria. Näet vanhan ja uuden arvon, Voimassa alkaen -ajan, tekijän, näkyvät vaikutuksen alaiset varastot sekä niiden arvomuutoksen. Arvomuutoksen linkistä voit avata varastokohtaiset vaikutukset. Näkyvä summa kattaa käyttöoikeuksiesi mukaiset varastot.

Oletuserän tuotteiden siirtäminen oikeahintaisiin eriin

Oletuserän ostohintaa tai nykyarvoa ei voi korjata edellä kuvatuilla toiminnoilla. Jos sen tuotteille pitää kirjata oikea ostohinta, käytettävissä on erillinen Inventoi ja osta -toiminto. Se edellyttää inventointi- ja osto-oikeuksia sekä pääsyä varastopaikkaan.

Avaa oletuserän tuoteriviltä kahden kiertävän nuolen kuvake. Toiminto näkyy muokattavassa oletuserässä, kun rivillä on vähintään yksi tuote ja varasto on muu kuin Projektilla. Täytä inventaariotapahtuman kuvaus tai valitse Käytä oletuskuvausta. Syötä uuden erän Oston yksikköhinta ja määrä. Voit jakaa määrän eri hintaisiin eriin painikkeella Lisää uusi ostoerä. Jokaisen määrän pitää olla positiivinen, ja yhteismäärän pitää vastata koko valitun rivin nykyistä saldoa. Valitse Inventoi ja osta.

Toiminto inventoi valitun varastopaikan oletuseräsaldon nollaan ja kirjaa saman määrän uusina ostoina uusiin eriin samassa paikassa. Kokonaismäärä säilyy, mutta erät, tapahtumahistoria ja hinnoittelun laskentaperuste muuttuvat. Tämä ei ole vanhan oletuserän takautuva hintakorjaus. Tarkista lopuksi oletuserän nollasaldo, uudet ostoerät ja niiden hinnat sekä keskiostohinnat.

Keskiostohintojen ja niiden muutosten tarkastelu

Avaa selaimessa Varaston hallinta → Tuotteet, avaa tuote ja valitse Tuotteen hinnoittelu -välilehti. Keskiostohinnat-kohdasta näet nykyisen painotetun ja painottamattoman keskiostohinnan sekä viimeisimmän päivitysajan. Nykyinen arvo valitaan viimeisimmän jo voimaan tulleen ostoerän mukaan; vanhan erän päivittäminen ei tee siitä uusinta erää.

Valitse Keskiostohintojen historia. Näet ostoerittäin alkuperäiset ja nykyiset keskiostohinnat, alkuperäisen ja nykyisen oston yksikköhinnan, tuotteen yhteismäärän ennen ostoa, ostetun määrän sekä Voimassa alkaen -ajan. Eränumerosta voit avata ostoerän. Alkuperäiset hinnat kuvaavat ensimmäistä tallennettua laskentaa; nykyiset hinnat ja laskennan määrät päivittyvät uudelleenlaskennassa.

Avaa historiarivin oikean reunan muutoslokikuvakkeesta Keskiostohinnan muutosloki. Kuvake näkyy riveillä, joilla on muutoksia. Näet muutoksen syyn, vanhat ja uudet hinnat, tekijän ja ajankohdan. Muutoksen aiheuttanut ostoerä avaa muutoksen lähteenä olevan erän. Syy voi olla esimerkiksi Osto, Takautuva osto, Ostohinnan korjaus tai Inventointi ylöspäin.

Inventoinnin kohdalla näet myös Inventointitapahtuma-tiedon. Vie osoitin sen päälle nähdäksesi tapahtuman ajan, varaston, varastopaikan, inventoidun saldon ja kuvauksen. Inventointilisäys ei luo keskiostohintahistoriaan uutta ostoeräriviä: se päivittää viimeisimmän sitä edeltävän ostorivin nykyistä painotettua keskihintaa ja lisää muutoslokin. Ostorivin Voimassa alkaen -aika säilyy, joten inventoinnin oma ajankohta tarkistetaan muutoslokista.

Miten keskihinnat lasketaan?

Painotettu keskiostohinta on tuotteen yrityskohtainen juokseva keskihinta eli MAC. Se ei ole yhden varaston jäljellä olevien ostoerien hintojen keskiarvo eikä myyntihinta. Laskenta etenee osto- ja varastotapahtumien aikajärjestyksessä. Yrityksen määrään sisältyvät kaikki varastot ja myös varauskohteeseen siirretyt tuotteet.

Oston tai saldoa kasvattavan inventoinnin jälkeen uusi keskihinta on (aiempi yhteismäärä × aiempi keskihinta + lisätty määrä × lisäyksen yksikköhinta) ÷ (aiempi yhteismäärä + lisätty määrä). Jos aiempaa saldoa ei ole, positiivinen osto määrää uuden keskihinnan. Virheellisen historian negatiivinen yrityksen yhteismäärä käsitellään seuraavan lisäyksen laskennassa nollana.

Esimerkki: tuotteita on 10 kappaletta ja aiempi keskihinta on 5 euroa. Ostetaan 5 kappaletta hintaan 8 euroa. Uusi painotettu keskihinta on (10 × 5 + 5 × 8) ÷ 15 = 6 euroa. Jos nämä ovat tuotteen ainoat kaksi ostoerää, painottamaton keskihinta on (5 + 8) ÷ 2 = 6,50 euroa.

Inventoinnissa vain positiivinen saldoero arvostetaan valitun ostoerän ostohinnalla, ei koko inventoitua loppusaldoa eikä manuaalisella nykyarvolla. Myynti, käyttö ja saldoa pienentävä inventointi eivät itsessään muuta keskihintaa, mutta vähentävät seuraavan lisäyksen laskennassa käytettävää määrää. Sisäiset siirrot ja varaukset eivät muuta yrityksen yhteismäärää.

Painottamaton keskiostohinta on aikajärjestyksessä kertyneiden tuote- ja ostoeräkohtaisten yksikköhintojen aritmeettinen keskiarvo. Jokainen erä painaa yhtä paljon riippumatta määrästä tai jäljellä olevasta saldosta. Inventoinnin lisäys ei lisää tähän uutta erää. Saman oston jakaminen eri varastopaikkoihin ei myöskään anna sille usean erän painoa.

Keskiostohinnat lasketaan tarkemmilla arvoilla kuin näkymässä näkyvät kaksi desimaalia. Keskiostohintojen ja historian luvut pyöristetään näytössä kahteen desimaaliin; tarkempi arvo näkyy osoitinvihjeessä. Siksi näkyvistä pyöristetyistä luvuista laskettu tulos voi hieman poiketa tallennetusta laskennasta.

Myös Androidin ja iOS:n Tuoteinventaario-lomakkeella tehty saldoa kasvattava inventointi vaikuttaa samaan keskihintalaskentaan. Molemmissa lomakkeissa erän valinnan nimi on Ostoerä. Keskiostohintahistoria ja tässä kuvatut hintakorjaukset tarkistetaan selaimessa. Jos keskiostohintatietoja ei vielä ole, näkymä ilmoittaa siitä ja kertoo niiden laskettavan seuraavan ostotapahtuman jälkeen; puuttuva tieto ei tarkoita nollahintaa.

Katso myös varastoarvohistorian tulkitseminen, varastoarvon ja tuotekustannuksen määräytyminen sekä varastosaldon poikkeaman selvittäminen.