Sähköposti-ilmoituksia eli herätteitä voidaan käyttää tehtävien, viestien, varaston, käyttötunteihin perustuvan huollon ja sopimusten hintatakuun seurantaan. Valitse herätteen tyyppi sen mukaan, mikä tapahtuma vaatii vastaanottajan huomiota. Herätteen luominen ei yksin ota seurantaa käyttöön: liitä heräte myös seurattavaan tietoon.

Oikeudet ja herätteen luominen

Määritä heräte selaimessa. Tarvitset herätteiden ylläpito-oikeuden, joka kuuluu pääkäyttäjälle. Seurattavan tehtävän, varaston tai muun tiedon muuttamiseen tarvitaan lisäksi kyseisen toiminnon oikeudet. Varastotyypit ovat valittavissa vain varastotoiminnon ollessa käytössä ja hintatakuuheräte sopimustoiminnon ollessa käytössä.

  1. Avaa Töiden hallinta → Herätteet ja valitse näkymän yläreunasta Luo uusi heräte.
  2. Valitse Tyyppi ja anna tunnistettava Herätteen nimi. Nimen enimmäispituus on 50 merkkiä. Nimi auttaa löytämään määrityksen; sähköpostin otsikko määritetään erikseen.
  3. Täytä Herätteen kieliversiot -osiossa haluttujen kielten Sähköpostin otsikko ja Viesti joka herätteessä lähetetään. Valitse yhden kieliversion Herätteen oletuskieli. Uudessa lomakkeessa oletuksena on suomi. Herätteen oma viestiteksti voi olla enintään 500 merkkiä.
  4. Täytä Vastaanottajat ja tarvittaessa Cc vastaanottaja. Määritä lomakkeen Heräteasetukset-osiossa tyyppikohtaiset liitokset, sisältö ja mahdollinen ajoitus jäljempänä kuvatulla tavalla.
  5. Tallenna lomakkeen Luo uusi heräte -painikkeella. Tehtävä- ja hintatakuuheräte pitää tämän jälkeen valita myös tehtävän tai sopimuksen tiedoissa.

Vastaanottajat ja sähköpostin sisältö

Vastaanottajat-kenttään syötetyt osoitteet ovat kiinteitä vastaanottajia. Erottele useat osoitteet välilyönnillä, pilkulla tai puolipisteellä. Cc vastaanottaja on yksi kopion vastaanottajan osoite. Myös Spotillan ulkopuolinen henkilö voi vastaanottaa herätteen.

Tehtäväherätteen Sisällytä vastuutaho vastaanottajaksi lisää kiinteiden vastaanottajien lisäksi tehtävän vastuukäyttäjät. Jos vastuutahona on rooli, vastaanottajia ovat roolin käyttäjät. Viestiherätteen Lisää viestin tekijä vastaanottajaksi lisää viestin tekijän kopion vastaanottajaksi. Näillä kahdella herätetyypillä kiinteät vastaanottajat voi jättää tyhjiksi, jos vastaava vastaanottajan lisäämisvalinta on käytössä. Varmista silloin, että tehtävällä on vastuutaho tai viestillä tekijä ja hänellä kelvollinen sähköpostiosoite. Muut tyypit edellyttävät kiinteää vastaanottajaa.

Sisältövalinnat eivät lisää vastaanottajia. Esimerkiksi Sisällytä vastuutaho näyttää vastuutahon viestissä ja Sisällytä viestin tekijä näyttää tekijän tiedon. Vastaanottajaksi lisääminen tehdään erillisellä valinnalla. Myös päivittäinen tehtävämuistutus käyttää herätteen vastaanottajamääritystä, vaikka valinnan nimessä mainitaan vastuusuorittajat.

Tyyppikohtaiset sisältökentät ovat uudessa lomakkeessa valmiiksi valittuina. Tarkista, mitä tietoja vastaanottajat tarvitsevat: viestiheräte voi sisältää Spotin nimen, kuvauksen, attribuutit ja kansiopuun; tehtäväheräte tehtävän nimen, kuvauksen, määräpäivän, tilan, vastuutahon ja Spotin nimen. Varastoherätteisiin voi sisällyttää tuote-, saldo- ja tapahtumatietoja, tuntiperusteiseen herätteeseen konetunnit, säännön nimen ja Spotin nimen sekä hintatakuuherätteeseen asiakkaan nimen.

Kieliversion valinta

Spotillan käyttäjä saa oman käyttäjätilinsä kielen mukaisen version, kun hänen sähköpostiosoitteensa tunnistetaan ja herätteelle on täytetty kyseinen kieliversio. Ulkopuolinen vastaanottaja saa herätteen oletuskielen mukaisen version. Jos käyttäjän kielelle ei ole sisältöä sisältävää versiota, hänkin saa oletuskielisen viestin. Pelkkä lisäkieliversion otsikko ilman viestitekstiä ei ota versiota käyttöön.

Kirjoita eri kielten otsikot ja viestitekstit itse. Kieliversion valinta ei käännä tekstiä automaattisesti. Viestiherätteessä myös käyttäjän kirjoittama varsinainen viesti lähtee mukana alkuperäisessä muodossaan.

Viestiheräte

Valitse Tyyppi → Viestiheräte. Liitä heräte lomakkeen kentässä Viestityypit, joita käytettäessä tämä heräte lähetetään haluttuihin viestityyppeihin. Liitoksen voi määrittää myös viestityypin Heräte-valinnalla; katso viestityypin määrittäminen.

Heräte käynnistyy, kun uusi kyseisen tyyppinen viesti tallentuu. Olemassa olevan viestin muokkaaminen ei käynnistä tätä herätettä, eikä lähetys perustu määräpäivään. Sama ehto koskee myös Android- ja iOS-sovelluksesta tallennettua uutta viestiä. Tekijän lisääminen vastaanottajaksi ja kaikki viestiherätteen sisältövalinnat ovat uudessa lomakkeessa valmiiksi käytössä.

Tehtäväheräte

Valitse Tyyppi → Tehtäväheräte. Avaa sitten Töiden hallinta → Tehtävät ja luo tai avaa seurattava tehtävä muokattavaksi. Ota tehtävän Valitse asetukset -osiossa käyttöön Lähetä sähköpostiheräte, valitse avautuvasta valintakentästä luomasi heräte ja tallenna tehtävä. Pelkkä valintaruudun merkitseminen ei riitä. Valinnan poistaminen tyhjentää tehtävän heräteliitoksen, kun tallennat tehtävän.

Herätteen Etu- tai jälkikäteen toimitettavan herätteen aikataulu on kokonaisluku välillä −100 ja 100. Lähetyspäivä lasketaan tehtävän määräpäivästä: negatiivinen arvo tarkoittaa päiviä ennen määräpäivää, 0 määräpäivää ja positiivinen arvo päiviä sen jälkeen.

Jos määräpäivä on 15.10., arvo −2 tarkoittaa 13.10., arvo 0 tarkoittaa 15.10. ja arvo 2 tarkoittaa 17.10. Ilman päivittäistä toistoa muistutus koskee vain laskettua päivää. Jo ohitettua lähetyspäivää ei korvata myöhemmällä muistutuksella.

Lähetä joka päivä heräte vastuusuorittajille, jos tehtävä tekemättä on uudessa lomakkeessa valmiiksi valittuna. Se lähettää muistutuksen määräpäivästä alkaen päivittäin, kun tehtävä on edelleen muistutusten piirissä. Päivittäinen toisto saa etusijan positiiviseen päiväsiirtymään nähden: edellisen esimerkin arvolla 2 ensimmäinen päivittäinen muistutus tulee jo 15.10., ei vasta 17.10. Negatiivisella päiväsiirtymällä tulee ensin ennakkomuistutus ja päivittäinen toisto alkaa määräpäivänä.

Valmistuneista, pidossa olevista ja suunnittelutilaisista tehtävistä ei lähetetä päivittäisiä määräpäivämuistutuksia.

Valmistumisesta lähetettävä kuittaus

Uudessa lomakkeessa ovat valittuina sekä Lähetä sähköpostikuittaus suorittajalle, kun tehtävä tehty että Lähetä sähköpostikuittaus herätteen vastaanottajille, kun tehtävä tehty. Vastaanottajille tarkoitettu kuittaus käynnistyy, kun tehtävän tila muuttuu valmiiksi, ja käyttää herätteen tavallisia vastaanottajia, kopion vastaanottajaa sekä mahdollista vastuutahon lisäämistä.

Erillisen suorittajakuittauksen toiminnassa on ristiriita: valinta ei takaa, että valmistumisen kirjanneen henkilön osoite välittyy lähetykseen. Älä perusta tiedonkulkua siihen. Jos hänen pitää saada valmistumisviesti, varmista hänen kuulumisensa herätteen tavallisiin vastaanottajiin ja käytä vastaanottajille tarkoitettua kuittausta. Poista molemmat kuittausvalinnat, jos et halua valmistumisviestiä.

Tuotteen varastorajahälytys

Valitse Tyyppi → Tuotteen varastorajahälytys ja liitä heräte kentässä Varastot, joita käyttäessä tämä heräte lähetetään seurattaviin varastoihin. Määritä lisäksi tuotteille hälytysrajat. Heräte käyttää sen varaston määritystä, jossa tarkistuksen käynnistävä tapahtuma tehdään; myös kokonaismäärähälytys vaatii tämän varaston heräteliitoksen.

Rajat tarkistetaan varastotapahtuman jälkeen. Hälytys edellyttää, että saldo on aidosti rajan alapuolella: rajan kanssa yhtä suuri saldo ei hälytä. Aiemman saldon ei tarvitse olla rajan yläpuolella, joten seuraavakin tarkistettava tapahtuma voi lähettää herätteen saldon pysyessä alhaalla.

  • Yleinen varaston hälytysraja vertaa tapahtumavaraston varastopaikkojen yhteenlaskettua tuotesaldoa samaan yleiseen rajaan.
  • Vaihtoehtoisesti varastokohtainen raja koskee kyseisen varaston yhteenlaskettua saldoa. Ilman kyseiselle varastolle määritettyä rajaa tämä tarkistus ei hälytä.
  • Kokonaismäärähälytys vertaa eri varastojen yhteenlaskettua tuotesaldoa kokonaisrajaan. Projektilla-varasto jätetään summasta pois.

Yleistä rajaa ei voi käyttää samanaikaisesti varastokohtaisten rajojen tai kokonaisrajan kanssa. Varastokohtainen raja ja kokonaisraja voivat olla käytössä yhdessä. Jos molemmat alittuvat samassa tarkistuksessa, lähetetään yksi heräte, ei kahta.

Sisällytä jäljellä olevien tuotteiden määrä näyttää tapahtumavaraston saldon, vaikka hälytyksen syynä olisi kokonaisraja. Se ei siis ole kaikkien varastojen yhteismäärä. Sähköpostin varastosaldolistasta jätetään pois Projektilla-varasto ja varastopaikat, joiden saldo on alle 1. Hälytysrajan tarkistus käyttää silti varsinaisia saldoja.

Heräte ilmoittaa tilanteesta; se ei täydennä varastoa tai korjaa saldoa. Katso tuotteen saldot ja hälytysrajat.

Tuote-erän vanhenemisen hälytys

Valitse Tyyppi → Tuote-erän vanhenemisen hälytys ja valitse seurattavat erät kenttään Ostoerät, joissa herätettä käytetään. Jokaiselle erälle pitää olla tallennettu vanhenemispäivä. Katso ostoerän tietojen tarkistaminen.

Anna aikataulukenttään kokonaisluku välillä −100 ja 100. Lähetyspäivä on erän vanhenemispäivä lisättynä päiväsiirtymällä: −7 lähettää seitsemän päivää ennen vanhenemista, 0 vanhenemispäivänä ja 1 seuraavana päivänä. Tarkistus koskee vain laskettua päivää; tehtäväherätteen päivittäistä toistoa ei ole. Tyhjentynyt erä jätetään pois. Heräte ei itsessään poista erää eikä muuta sen saldoa.

Tuntiperusteinen huolto

Valitse Tyyppi → Tuntiperusteinen huolto ja liitä heräte kentässä Tuntiperusteiset huoltopohjat, joita käytettäessä tämä heräte lähetetään sopiviin huoltopohjiin. Huoltopohjan toiminnoksi pitää olla määritetty sähköpostiheräte: samalle pohjalle ei voi määrittää yhtä aikaa tehtävän luontia ja sähköpostiherätettä. Pohja pitää lisäksi liittää seurattaviin Spotteihin, joilla käyttötuntitoiminto on käytössä. Katso tuntiperusteisen huoltopohjan määrittäminen.

Heräte perustuu laitteen käyttötuntimittariin, ei työntekijän tuntikirjauksiin. Tarkistus käynnistyy mittarilukeman päivityksestä. Raja lasketaan kaavalla edellisen huollon lukema + huoltoväli − ennakko. Ilman ennakkoa sen arvo on 0. Kun uusi lukema on vähintään laskettu raja, sääntö täyttyy. Esimerkiksi edellisen huollon lukemalla 1 000, huoltovälillä 500 ja ennakolla 50 heräteraja on 1 450 käyttötuntia.

Saman säännön keskeneräinen huoltotyö estää uuden käsittelyn, ellei huoltopohjassa ole automaattinen luonti käytössä. Pelkkä sähköpostin lähettäminen ei päivitä edellisen huollon lukemaa. Jos lukemaa kasvatetaan uudelleen rajan yläpuolella, sähköpostiheräte voi siksi lähteä uudestaan. Tarkista huollon jälkeen myös pohjan laitekohtainen Tunnit edellisellä huollolla -arvo.

Hintatakuun päättymisen hälytys

Valitse Tyyppi → Hintatakuun päättymisen hälytys. Avaa sitten Asiakkaat → Sopimukset, avaa sopimus muokattavaksi ja sen Laskutusasetukset. Valitse luomasi heräte kenttään Hintatakuun sähköpostiheräte ja täytä päättymispäivä kenttään Hintatakuu voimassa. Luo sopimukseen liittyviä laskuja pitää olla käytössä; määritä sen vaatimat laskutustiedot ennen tallentamista.

Anna herätteen aikataulukenttään kokonaisluku välillä −365 ja 365. Negatiivinen arvo lähettää ennen hintatakuun päättymispäivää, 0 päättymispäivänä ja positiivinen sen jälkeen. Tarkistus koskee vain laskettua päivää, eikä tässä tyypissä ole päivittäistä toistoa.

Lähetys edellyttää kaikkia seuraavia: sopimukselle valittu heräte, hintatakuun päättymispäivä, laskujen luonti käytössä sekä tila Odottaa aloituspäivää, Aktiivinen tai Odottaa päättymispäivää. Päättyneet ja arkistoidut sopimukset jäävät pois. Heräte ei itsessään muuta sopimuksen hintoja. Katso sopimuksen laskutus ja hintamuutokset.

Muuttaminen ja tuloksen tarkistaminen

Avaa tallennettu heräte Herätteet-listasta napsauttamalla sen nimeä tai rivin kynäkuvaketta. Tarkista vastaanottajat, kieliversiot, ajoitus, sisältö ja kohdevalinnat. Muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella. Tallennetun herätteen tyyppiä ei voi vaihtaa tällä lomakkeella; luo tarvittaessa uusi oikeantyyppinen heräte.

Sama heräte voi palvella useita kohteita. Sen vastaanottajien, tekstin tai asetusten muuttaminen vaikuttaa kaikkiin siihen liitettyihin kohteisiin. Jos vain yhden kohteen toiminnan pitää muuttua, luo sille oma heräte. Liitosvalintojen muuttaminen muuttaa myös sitä, mitkä viestityypit, varastot, erät tai huoltopohjat käyttävät herätettä. Tarkista liitokset myös kohteen tiedoista.

Tehtävän, erän vanhenemisen ja hintatakuun päivämäärät tarkistetaan päivittäin asiakkuuden aikavyöhykkeen mukaisessa kello 8:n käsittelyssä. Päiväsiirtymä määrittää päivän, ei vapaasti valittavaa kellonaikaa. Sähköpostin toimituksessa voi olla käsittelyviivettä.

Varmista käyttöönotto avaamalla sekä tallennettu heräte että siihen liitetty tieto. Tarkista, että oikea tapahtuma tai päivämäärä täyttää ehdot ja vastaanottajan osoite on mukana. Tarkista toteutuneen tapahtuman jälkeen sähköpostista otsikko, sisältö ja kieli. Pelkkä onnistunut tallennus ei osoita sähköpostin toimitusta.

Jos viestiä ei tule, tarkista ensin heräteliitos, vastaanottajat, kohteen tila ja tyyppikohtaiset ehdot. Päivämääräherätteessä tarkista myös, oliko liitos ja tarvittavat tiedot tallennettu jo kyseisen päivän tarkistukseen mennessä. Androidin ja iOS:n push-ilmoitusasetukset koskevat puhelimen ilmoituksia; ne eivät korvaa tai ohjaa tässä kuvattuja sähköpostiherätteitä.