Tuntiperusteinen huolto perustuu laitteen eli Spotin käyttötuntimittarin kokonaislukemaan. Huoltopohja luo huoltorajan täyttyessä joko tehtävän tai sähköpostiherätteen. Sama pohja voi palvella useita laitteita, mutta kunkin laitteen huoltoraja lasketaan sen oman edellisen huollon lukeman perusteella.
Varmista edellytykset
Huoltopohja määritetään selaimessa. Tarvitset oikeuden luoda tuntiperusteisia huoltopohjia; muokkaamiseen ja poistamiseen tarvitaan vastaavat oikeudet. Spotilla pitää olla Käyttötuntitoiminto käytössä ja mittarilukeman ajan tasalla. Katso käyttötuntitoiminnon käyttöönotto ja lukeman korjaaminen.
Selvitä jokaiselle laitteelle mittarin kokonaislukema edellisen huollon hetkellä. Se ei ole huoltotyöhön käytetty työaika eikä viime huollon jälkeen kertynyt tuntimäärä. Älä käytä nykyistä mittarilukemaa edellisen huollon lukemana, ellei huolto todella tehty sillä lukemalla.
Määritä huoltoväli ja ennakko
- Avaa päävalikosta Kohteet ja laitteet → Kohteet, laitteet, kalusto → Tuntiperusteiset huoltopohjat.
- Valitse sivun yläreunasta Luo uusi sääntö.
- Anna pohjalle Nimi ja nollaa suurempi Huoltoväli (konetunnit). Anna huoltoväli kokonaisina tunteina.
- Anna tarvittaessa Ennakko (ennen konetuntien täyttymistä) kokonaisina tunteina. Tyhjä ennakko tarkoittaa nollaa. Ennakko ei saa olla negatiivinen.
- Valitse kohdasta Luodaan kun sääntö toteutuu joko Tehtävä tai Sähköpostiheräte. Yksi pohja käyttää yhtä näistä vaihtoehdoista.
Huoltoraja lasketaan näin: edellisen huollon kokonaislukema + huoltoväli − ennakko. Tehtävä tai heräte voi syntyä myös täsmälleen rajalukemalla.
Esimerkiksi edellinen huolto lukemalla 1 000, huoltoväli 250 ja ennakko 20 tuottavat ilmoitusrajan 1 230. Lukemalla 1 200 on 30 tuntia ilmoitukseen. Varsinainen 250 tunnin huoltoväli täyttyy lukemalla 1 250; ennakko tuo ilmoituksen 20 tuntia aikaisemmaksi.
Järjestelmä ei rajoita ennakkoa huoltoväliä pienemmäksi. Yhtä suuri tai suurempi ennakko tuo rajan edellisen huollon lukemaan tai sitä alemmaksi. Tämä voi aiheuttaa uuden tehtävän heti edellisen valmistumisen jälkeen.
Valitse tehtävän tiedot tai sähköpostiheräte
Huoltotehtävä
Tehtävä-valinta avaa Tehtävän tiedot -osion. Voit valita Tehtäväpohjan tai jättää sen tyhjäksi ja antaa Tehtävän nimi -kenttään luotavan työn nimen. Huoltopohjan nimi ja tehtävän nimi ovat eri tietoja.
Valitun tehtäväpohjan pitää vaatia käyttötuntien kirjaamista, eikä sillä saa olla kalenteriin perustuvaa toistuvuutta. Kun tarvitset tehtävään työohjeen tai lomakkeen, määritä ne tehtäväpohjaan. Katso tehtäväpohjan luominen.
Avaa samassa osiossa Valitse vastuutaho. Valitse joko yksi rooli tai yksi tai useampi käyttäjä. Valinnan välilehdet ovat Kiinnitä roolille, Kiinnitä roolin käyttäjille ja Kiinnitä käyttäjille. Roolille kiinnittäminen ja sen käyttäjille kiinnittäminen ovat eri vaihtoehtoja.
Yksittäisille käyttäjille ja roolin käyttäjille luodaan automaattisesti resursointirivit palvelun oletusasetuksilla. Pelkälle roolille niitä ei luoda. Resursoinnin päivä määräytyy määräpäivän ja oletusasetuksen päivien siirron perusteella; alkamisaika ja kesto tulevat samoista oletusasetuksista. Jos asetuksia ei ole muutettu, resursointi on määräpäivänä klo 8–9. Resursointi on työn suunnitelma, ei toteutunut tuntikirjaus.
Anna kenttään Montako päivää tehtävän määräpäivään kokonainen, vähintään nollan suuruinen päiväluku. Oletus on 0, jolloin määräpäivä on tehtävän luontipäivä. Päiväluku lasketaan automaattisen tehtävän luontihetkestä, ei huoltopohjan tallennuksesta tai huollon valmistumisesta. Määräpäivä tallentuu kyseisen päivän alkuun.
Sähköpostiheräte
Sähköpostiheräte-valinnan jälkeen valitse tuntiperusteisen huollon heräte kentästä Valitse sähköpostiheräte. Voit luoda sellaisen kentän vieressä olevalla Luo uusi sähköpostiheräte -painikkeella.
Tarkista herätteen Vastaanottajat, Cc vastaanottaja ja viestin kieli. Viesti lähetetään herätteen osoitteisiin; tehtävän vastuutahovalinta ei määritä näitä vastaanottajia. Sähköpostivaihtoehto ei luo huoltotehtävää. Lähetys tapahtuu taustalla, joten viesti ei saavu heti lukeman tallennuksessa. Katso myös sähköposti-ilmoitusten määrittäminen.
Liitä Spotit ja tallenna
- Avaa lomakkeen Spotit-osio ja valitse Lisää Spotti.
- Valitse laite. Valittavissa ovat käyttötuntitoimintoa käyttävät Spotit.
- Anna pakolliseen Tunnit edellisellä huollolla -kenttään tämän laitteen edellisen huollon kokonaislukema. Lukema voi sisältää desimaaleja, ja sen pitää olla vähintään nolla.
- Lisää muut laitteet samalla tavalla. Samaa Spottia ei voi lisätä samaan pohjaan kahdesti.
- Tallenna lomakkeen alareunan Luo uusi sääntö -painikkeella.
Pelkkä pohjan tallentaminen tai huoltovälin muuttaminen ei käynnistä huoltorajan tarkistusta. Tarkistus tehdään taustalla muuttuneen käyttötuntilukeman tallennuksen tai huoltotehtävän valmistumisen yhteydessä. Saman viimeksi kirjatun lukeman tallentaminen uudelleen ei käynnistä lukemapäivityksen tarkistusta. Kirjaa vain todellisia mittarilukemia; katso käyttötuntimittarin lukeman päivittäminen.
Seuraa huoltorajaa ja seuraavaa huoltokierrosta
Avaa tallennetun pohjan laitekohtaiset rivit huoltopohjataulukon Nimi-sarakkeessa pohjan nimen vasemmalla puolella olevasta avaussymbolista. Tarkista jokaiselta riviltä Tunnit edellisellä huollolla, Tunteja ilmoitukseen ja Huollon avoimet tehtävät.
Tunteja ilmoitukseen on huoltoraja miinus Spotin nykyinen mittarilukema. Se kuvaa mittarilukemien erotusta, ei kalenteriaikaa. Nolla tarkoittaa saavutettua rajaa ja negatiivinen arvo ylitettyä rajaa. Laskenta ei pyöristä mittarilukemien desimaaleja eikä rajaa negatiivista tulosta nollaan.
Tavallisesti uusi tehtävä syntyy vain, jos samalla Spotin ja pohjan yhdistelmällä ei ole yhtään keskeneräistä tehtävää. Myös Tarkastuksessa ja Pidossa olevat tehtävät estävät uuden luonnin. Aiemmin tallennettu asetus voi sallia lisätehtävien luonnin keskeneräisistä huolimatta, mutta nykyisessä huoltopohjalomakkeessa ei ole tämän asetuksen valitsinta. Yksi tarkistus ei luo erillistä tehtävää jokaiselle ohitetulle huoltovälille.
Avaa syntynyt tehtävä Huollon avoimet tehtävät -sarakkeen tehtävänimestä. Jos tehtäviä on useita, avaa luettelo Useita-linkistä. Tarkista tehtävän Spotti, työohje, vastuut, määräpäivä ja resursointi. Tehtävään tallennetaan myös sen luontihetken konetuntilukema.
Tehtävähuollon seuraava raja
Kirjaa huoltotehtävään mittarin todellinen kokonaislukema huollon hetkellä. Androidissa ja iOS:ssä se annetaan tehtävän tiedoissa Konetunnit-kenttään. Katso tehtävän kuittaaminen mobiilissa.
Kun tehtävä siirtyy lopullisesti Valmis-tilaan, sen konetuntilukema tulee tämän Spotin huoltosäännön uudeksi edellisen huollon lukemaksi. Pelkkä siirtyminen tarkastukseen ei vielä tee tätä. Esimerkiksi valmistuminen lukemalla 1 245 tuottaa samalla 250 tunnin huoltovälillä ja 20 tunnin ennakolla seuraavan ilmoitusrajan 1 475.
Jos Spotin nykyinen mittarilukema on jo tehtävään kirjattua huoltolukemaa suurempi, Spotin lukemaa ei alenneta. Huollon lähtölukema ja laitteen nykyinen kokonaislukema voivat siis poiketa toisistaan. Avaa huoltopohjataulukko uudelleen valmistumisen ja taustakäsittelyn jälkeen ja tarkista uusi lähtölukema sekä jäljellä olevat tunnit.
Sähköpostiherätteen seuraava raja
Herätteen lähettäminen ei päivitä edellisen huollon lukemaa. Kun raja on ylitetty, myöhempi muuttunut mittarilukema voi aiheuttaa uuden herätteen samasta huoltorajasta.
Kun herätteeseen perustuva huolto on tehty, avaa laite huoltopohjataulukon Spotti-linkistä. Avaa sen Perustiedot-välilehdellä osio Käyttötunteihin perustuva huolto. Kaksoisnapsauta kyseisen herätesäännön Tunnit edellisellä huollolla -solua, anna huollon kokonaislukema ja päätä solun muokkaus. Muutos tallentuu erikseen solun muokkauksesta. Tämä käsin muokkaaminen on käytettävissä sähköpostiherätesäännöille; tehtävähuollon lukema päivittyy tehtävän valmistumisesta.
Avaa tiedot uudelleen ja varmista lukeman tallentuminen. Tarkista myös herätteen saapuminen oikealle vastaanottajalle. Pelkkä sähköpostin lukeminen tai huoltolukeman muuttaminen ei käynnistä uutta huoltorajan tarkistusta.
Muuta pohjaa tai poista sääntöliitos
Avaa pohjan muokkaus huoltopohjataulukossa sen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Tallenna muutokset painikkeella Päivitä huoltopohja. Huoltoväli, ennakko ja luotavan tehtävän tai herätteen asetukset ovat yhteisiä kaikille pohjaan liitetyille Spoteille. Jo syntyneen tehtävän tiedot pitää tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa tehtävältä erikseen.
Irrota laite avaamalla pohjan lomakkeen Spotit-osio ja valitsemalla tallennetun laiterivin roskakorikuvake. Vahvistettu irrotus tallentuu heti; se ei odota lomakkeen Päivitä huoltopohja -painiketta. Koko pohjan poistaminen tehdään huoltopohjataulukon pohjarivin roskakorikuvakkeesta ja vahvistetaan erikseen.
Irrotus poistaa kyseisen liitoksen tehtävät, jotka eivät ole Valmis-tilassa. Koko pohjan poistaminen tekee saman sen kaikille liitoksille. Myös tarkastuksessa tai pidossa olevat tehtävät kuuluvat poistettaviin. Kyse on poistamisesta, ei valmiiksi kuittaamisesta.
Keskeneräisen tehtävän mukana poistuvat muun muassa sen kommentit, liitteet, lomakeosiot, resursoinnit, tuoterivit, tuntikirjaukset ja muut kuin henkilökohtaiset matkakulut. Tämä vaikuttaa myös näihin tietoihin perustuvaan raportointiin. Sopimukseen liitetyn tehtävän poisto on estetty, joten tarkista aina poistumisen tulos.
Valmiit tehtävät säilyvät, mutta niiden yhteys poistettuun huoltosääntöliitokseen katkeaa. Spotin mittarilukemaa tai lukemahistoriaa ei nollata. Tarkista muutoksen jälkeen sekä pohjan laiterivit että tehtäväluettelo.