Tehtäväpohja kokoaa usein toistuvan työn yhteiset tiedot ja asetukset. Tehtävälomake puolestaan määrittää työn aikana täytettävät tiedot. Voit liittää lomakkeen tehtäväpohjaan. Pelkkä pohjan tallentaminen ei luo tehtävää.

Ennen aloittamista

Luo ja muuta yhteisiä tehtäväpohjia selaimessa. Tarvitset tehtäväpohjan luontioikeuden uuden pohjan perustamiseen ja muokkausoikeuden olemassa olevan pohjan muuttamiseen. Pelkkä katseluoikeus ei riitä.

Jos käytät valmista tehtävälomaketta, työmääräintä tai kategorioita, niiden pitää olla valittavissa palvelussa. Tehtäviin liitettävän lomakkeen pitää olla käytössä. Voit myös luoda pohjan ilman näitä valintoja. Lomakkeen perustaminen kuvataan ohjeessa tehtävälomakkeen luominen.

Luo pohja ja täytä perustiedot

  1. Avaa Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtäväpohjat.
  2. Valitse sivun Luo uusi tehtäväpohja -painike.
  3. Täytä avautuvan lomakkeen Perustiedot ja avaa tarvittavat asetusosiot niiden otsikoista.
  4. Tallenna lomakkeen alareunan Luo uusi tehtäväpohja -painikkeella. Korjaa mahdolliset virheilmoitukset ja varmista, että pohja löytyy luettelosta.

Tehtäväpohjan nimi auttaa valitsemaan oikean pohjan. Tehtäväpohjan kuvaus kertoo, millaisiin töihin sitä käytetään. Tehtävän nimi ja Tehtävän kuvaus ovat tehtäville tulevat tiedot: kuvaa niissä itse työ ja sen suoritusohjeet.

Molemmat nimet ovat pakollisia ja enintään 512 merkkiä pitkiä. Kuvaukset ovat valinnaisia, enintään 4096 merkkiä. Samannimisiä pohjia voi olla useita, joten valitse erottuva nimi.

Tehtävälomake tuo tehtävälle täytettävät osiot. Työmääräin liittää tehtävän valittuun työkokonaisuuteen. Kategoriat luokittelevat tehtäviä niiden löytämistä ja rajaamista varten.

Arvioitu työaika annetaan Tunnit- ja Minuutit-kentissä. Käytä kokonaislukuja ja minuuteissa arvoja 0–59. Esimerkiksi 1 tunti ja 30 minuuttia tallentuvat 90 minuutin suunnitelluksi kestoksi. Luontilomakkeen alkuarvo on 00:00. Suunniteltu aika ei korvaa työntekijän toteutunutta tuntikirjausta.

Arvioitu kustannus on valinnainen, nollan suuruinen tai positiivinen suunnitteluarvo. Se ei ole toteutunut kustannus. Laskutettava määrittää tehtävälle laskutettavuusmerkinnän; kustannusarvio ja laskutettavuus ovat erillisiä tietoja.

Valitse työn vaatimukset

Vaatimukset löytyvät Perustiedot-osiosta. Valitse vain työssä tarvittavat vaatimukset ja varmista, että suorittajat tietävät, mitä heidän pitää kirjata.

  • Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista: suorittajan kuittaus siirtää työn tarkastukseen. Työ valmistuu lopullisesti tarkastuksen jälkeen. Katso tehtävän tarkastaminen.
  • Vaadi työtuntien kirjaus: valmistuminen edellyttää tehtävälle kirjattua työaikaa, jonka kokonaismäärä on yli nolla. Arvioitu työaika ei täytä vaatimusta.
  • Käyttötuntien kirjaaminen vaadittu: kuittauksessa tarvitaan laitteen käyttötuntien mittarilukema, joka ei saa olla negatiivinen. Tämä on laitteen kertynyt käyttötuntimäärä, ei työntekijän tähän työhön käyttämä aika.

Määritä muut asetukset

Toistuvuus ja ajoitustoiminnot

Avaa Toistuvuus ja ajoitustoiminnot. Valitse toistuvuusjakso, aikayksikkö, toistumistapa ja hyväksytyt viikonpäivät, jos työn pitää toistua. Uusi pohja ei oletuksena toistu, kaikki viikonpäivät ovat valittuina ja toistumistapana on alkuperäisen aikataulun säilyttäminen.

Toistuva pohja tarvitsee positiivisen jakson ja vähintään yhden hyväksytyn viikonpäivän. Alkuperäisen aikataulun säilyttävä toisto laskee seuraavan määräpäivän edellisen määräpäivästä; suoritukseen mukautuva toisto käyttää valmistumisajankohtaa. Seuraava tehtävä syntyy edellisen valmistuttua, ei pelkän määräpäivän saavuttua.

Voit rajata toistojen kokonaismäärän kentässä Toistuminen päättyy X kerran jälkeen. Määrä 1–9999 sisältää alkuperäisen tehtävän. Tyhjä kenttä ei aseta määrärajaa. Samassa osiossa Oletusresursointi määrittää pohjasta saatavat vastuut ja resursoinnin; tarkista silti ensimmäisen tehtävän vastuut ja aikataulu. Toistojen laskenta ja päättäminen kuvataan ohjeessa toistuvan huoltotehtävän määrittäminen.

Allekirjoitukset

Avaa Allekirjoitukset ja valitse Lisää allekirjoitus. Valitse Käyttäjätyyppi: Spotilla-käyttäjälle valitaan henkilö kentästä Spotilla käyttäjä, ulkoiselle käyttäjälle annetaan nimi kenttään Allekirjoittaja. Vahvista valinnalla Lisää allekirjoitus. Toista tarvittaessa muille allekirjoittajille.

Uuden pohjan pyynnöt tallentuvat pohjan luonnin yhteydessä. Olemassa olevaa pohjaa muokatessa pyynnön lisääminen tallentaa muutoksen erikseen ja voi näyttää päivitysvahvistuksen jo ennen päällimmäisen lomakkeen tallentamista.

Pohjan aktiiviset allekirjoituspyynnöt tulevat sitä käyttäville tehtäville. Niiden allekirjoitukset tarkistetaan tehtävää valmiiksi merkittäessä. Allekirjoitus ei yksin kuittaa tehtävää valmiiksi. Katso tehtävän allekirjoittaminen.

Tuoteasetukset ja Reittihuolto

Avaa Tuoteasetukset ja valitse sen Tuotteet-kohdasta Lisää uusi tuote. Määritä tehtävälle tuleva tuote, määrä ja tarvittavat varasto- ja varastopaikkavalinnat. Kyse on tehtävien tuoteriveistä. Tarkista käytetty määrä ja varastovalinnat myös tehtävällä ennen valmistumista. Tarkempi käyttö kuvataan ohjeessa varaosan käyttäminen tehtävässä.

Reittihuolto-osiossa voit määrittää samaan tehtävään useita tarkastuskohteita ja niiden tarkastukset. Reittihuollon tarkastukset ja tehtävälomakkeen osiot ovat erillisiä; jos käytät molempia, kummankin vaaditut tiedot pitää täyttää. Katso reittihuollon tarkastuskohteiden määrittäminen.

Resursoinnin mobiilioikeudet

Avaa Resursoinnin mobiilioikeudet. Valinnoilla säädetään oman resursoinnin muokkaamista, kaikkien resursointien muokkaamista, määräpäivän muuttamista sekä uusien vastuutahojen lisäämistä ja oman vastuun poistamista. Valintarivin valintamerkki sallii toiminnon ja rasti estää sen.

Lomake näyttää aluksi palvelun yleisasetusten mukaiset valinnat. Jos koko valintaryhmä vastaa yleisasetuksia, pohja perii ne. Jos muutat ryhmän poikkeamaan yleisasetuksista, kaikki ryhmän näkyvät valinnat tallentuvat pohjan omiksi asetuksiksi. Perimisen palauttamiseksi aseta koko ryhmä vastaamaan palvelun nykyisiä yleisasetuksia ja tallenna.

Tehtävän oikeutta ratkaistaessa käytetään ensin tehtävän omaa asetusta, sitten pohjan asetusta ja lopuksi palvelun yleisasetusta. Nimenomainen esto ei peri sallivaa oletusta. Kun pohjalla on omat mobiilioikeusasetukset, tehtävän omat asetukset tyhjennetään tehtävää tallennettaessa, jolloin pohjan asetukset tulevat käyttöön.

Salli määräpäivän muuttaminen ei ole yleinen kaikkien tehtävien määräpäivälukko: palvelun kyseinen estotarkistus koskee toistuvia tehtäviä.

Käytä pohjaa tehtävän luonnissa

Selaimessa avaa Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävät ja valitse Luo uusi tehtävä. Valitse luontilomakkeelta tehtäväpohja. Androidissa ja iOS:ssä pohja valitaan uuden tehtävän lomakkeen Tehtäväpohja-kohdasta. Valinta tuo tehtävän nimen, kuvauksen, lomakkeen ja työmääräimen; mobiilissa tehtävälomakkeen valinta lukitaan pohjan valinnan jälkeen.

Tarkista aina Spotti, vastuutahot ja määräpäivä. Tavallinen tehtävä tarvitsee nämä tiedot; suunnittelussa olevan luonnoksen voi tallentaa ilman niitä. Pohjan tallentaminen ja tehtävän tallentaminen ovat eri toimintoja. Katso tehtävän ja luonnoksen luominen.

Kaikki pohjan tiedot eivät ole vapaasti ohitettavia oletuksia. Palvelu ottaa vaatimukset, laskutettavuuden ja toistuvuusasetukset pohjasta myös tehtävää myöhemmin tallennettaessa. Pohjan työmääräin ohittaa tehtävän oman työmääräinvalinnan, jos pohjalle on määritetty työmääräin. Pohjan suunniteltu kesto otetaan käyttöön, jos pohjalla on sille arvo. Nimi, kuvaus, lomake ja kustannusarvio täydentävät puuttuvia tietoja; pohjan myöhempi päivitys voi silti korvata niitä jäljempänä kuvatulla tavalla.

Muuta käytössä olevaa pohjaa

Avaa Tehtäväpohjat-luettelossa pohja sen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Muuta asetuksia ja valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Jos palvelu näyttää vahvistuksen Haluatko päivittää tehtäväpohjan?, arvioi vaikutukset ennen hyväksymistä.

Myös taulukon muokattavan solun muuttaminen tallentaa yhteisen pohjan muutoksen. Taulukkomuokkauksessa ei käytetä samaa päivitysvahvistusta. Pohjan päivitys ei koske vain sitä tehtävää, jota varten avasit pohjan.

Mitkä tiedot muuttuvat ja missä tiloissa?

Perustietojen taustapäivitys kohdistuu pohjan tehtäviin tiloissa Avoin, Myöhässä ja Suunnittelussa. Se korvaa tehtävän nimen, kuvauksen, lomakkeen, työmääräimen, suunnitellun keston, tarkastus- ja kirjausvaatimukset, laskutettavuuden sekä toistuvuusasetukset ja hyväksytyt viikonpäivät. Korvaaminen koskee myös tehtävälle käsin muutettuja tietoja.

Kustannusarvio on poikkeus: se päivittyy vain, jos tehtävän arvio on tyhjä tai vastaa pohjan aiempaa arviota. Esimerkiksi pohjan arvion muuttuessa 100 eurosta 120 euroon tehtävän 100 euron arvio vaihtuu 120 euroksi, mutta tehtävälle erikseen annettu 150 euron arvio säilyy.

Tämä taustapäivitys ei kohdistu käynnissä, tarkastuksessa, odottamassa tai valmiina oleviin tehtäviin. Se ei silti irrota niitä pohjasta: esimerkiksi pohjasta luettavat allekirjoituspyynnöt ja mobiilioikeudet sekä tehtävän seuraavan tallennuksen yhteydessä otettavat asetukset voivat edelleen vaikuttaa niihin. Päivitysvahvistuksen ilmaisu kaikista tehtävistä ei kuvaa näitä kenttäkohtaisia eroja tarkasti.

  • Lomake: lomakkeen vaihtaminen poistaa päivitettävien tehtävien aiemmat osiot niihin kirjattuine tietoineen ja osioliitteineen. Uusi lomake ei siirrä vanhoja vastauksia uusiin kenttiin. Lomakkeen poistaminen kokonaan voi estyä, jos tehtävällä on valmis osio.
  • Tuotteet: pohjan tuoterivien muuttaminen korvaa avoimien, myöhässä olevien ja suunnittelussa olevien tehtävien vanhat tuoterivit pohjan riveillä. Myös tehtävälle erikseen lisätyt rivit voivat poistua.
  • Reittihuolto: reitin muuttaminen korvaa samassa tilajoukossa olevien tehtävien reitit. Tarkastusten aiemmat arvot ja lisätiedot eivät siirry uusille riveille.
  • Kategoriat: pohjan kategorioiden muuttaminen korvaa kategoriat kaikilta pohjan tehtäviltä, jotka eivät ole valmiita. Tämä koskee myös käynnissä, tarkastuksessa ja odottamassa olevia tehtäviä.
  • Allekirjoitukset: ensimmäisten aktiivisten pohjapyyntöjen lisääminen käynnistää ei-valmiiden tehtävien omien allekirjoituspyyntöjen poistamisen taustalla. Samalla niiden kautta tallennetut allekirjoitukset poistuvat. Pohjan pyynnöt tulevat omien pyyntöjen tilalle.

Jos poistat pohjan allekirjoituspyynnön, jolla on allekirjoituksia valmiissa tehtävissä, pyyntö poistetaan aktiivisesta käytöstä mutta sen tallennetut allekirjoitukset säilytetään. Muussa tapauksessa pyynnön poistaminen poistaa myös siihen liittyvät allekirjoitukset.

Jos pohjaa käytetään käyttötunteihin perustuvassa huoltosäännössä, siltä ei voi poistaa käyttötuntien kirjausvaatimusta eikä ottaa käyttöön kalenteriperusteista toistuvuutta. Käyttötuntihuolto määritetään erikseen tuntiperusteisella huoltopohjalla.

Jos uuden työn rakenne poikkeaa olennaisesti aiemmasta, luo sille oma pohja. Näin voit valita uuden pohjan tarkoitettuihin töihin muuttamatta yhteistä pohjaa vahingossa.

Tarkista tulos

Avaa tallennettu pohja uudelleen ja tarkista tiedot. Luo tarvittaessa suunnittelussa oleva testiluonnos ja varmista, että pohja tuo tarkoitetun sisällön. Tarkista tavallisesta tehtävästä myös Spotti, vastuut ja määräpäivä ennen työn aloittamista.

Kun olet muuttanut käytössä olevaa pohjaa, odota taustakäsittelyä ja avaa sitä käyttäviä tehtäviä uudelleen. Tarkista erityisesti lomake ja sen tiedot, tuoterivit, reittihuolto, kategoriat, allekirjoituspyynnöt, työmääräin ja kustannusarvio. Pohjan onnistunut tallennus ei yksin todista kaikkien tehtävien päivittyneen: tehtäväkohtainen tarkistus voi estää muutoksen, esimerkiksi lomakkeen poistamisen.