Tehtävä voi edellyttää yhtä tai useampaa allekirjoitusta. Tarkista aina, mitä tehtävää ja henkilöä pyyntö koskee. Allekirjoitus tallentaa tehtävään allekirjoituskuvan, mutta ei yksin kuittaa tehtävää valmiiksi.

Ennen allekirjoittamista

Tarvitset tehtävän katseluoikeuden. Spotilla-käyttäjälle osoitetun pyynnön voi allekirjoittaa vain kyseisellä käyttäjätilillä. Toisen käyttäjän pyyntöä ei voi allekirjoittaa omalta tililtä.

Ulkoinen allekirjoittaja on henkilö, jolle pyyntö on osoitettu nimellä ilman Spotilla-käyttäjätiliä. Hän piirtää oman allekirjoituksensa kirjautuneen käyttäjän laitteella. Älä allekirjoita hänen puolestaan. Selaimessa ulkoisen allekirjoituksen tallentaminen edellyttää lisäksi tehtävän muokkausoikeutta tai ulkoisten allekirjoitusten hallintaoikeutta. Androidissa ja iOS:ssa tehtävän allekirjoittaminen edellyttää katseluoikeutta; samaa ulkoisen allekirjoituksen lisäoikeutta ei vaadita.

Pyynnöt voivat tulla tehtäväpohjasta tai olla lisättyjä suoraan tehtävään. Jos pohjassa on aktiivisia allekirjoituspyyntöjä, tehtävän allekirjoituslista ja valmistumisen tarkistus käyttävät niitä ensisijaisesti. Tarkista allekirjoitettavat pyynnöt aina tehtävän omasta listasta.

Allekirjoita selaimessa

  1. Avaa Tehtävät, valitse tehtävä ja avaa sen Allekirjoitukset-välilehti.
  2. Tarkista oikea henkilö Allekirjoittaja-sarakkeesta sekä Käyttäjätyyppi. Valitse kyseisen rivin Allekirjoita.
  3. Piirrä allekirjoitus avautuvan ikkunan piirtoalueelle. Jos jälki pitää korjata, valitse piirtoalueen alapuolelta Tyhjennä ja piirrä uudelleen.
  4. Tallenna piirtoikkunan Allekirjoita-painikkeella. Odota ilmoitusta Allekirjoitus onnistui.

Allekirjoitukset-välilehden lukumäärä tarkoittaa listan kaikkia allekirjoituspyyntöjä ja annettuja allekirjoituksia yhteensä, ei vain puuttuvia allekirjoituksia.

Allekirjoita Androidissa tai iOS:ssa

Avaa mobiilisovelluksen Tehtävät ja valitse tehtävä. Tehtävän tietosivun Allekirjoita avaa allekirjoituslistan. Kun allekirjoitukset on annettu, toiminnon nimenä on NÄYTÄ ALLEKIRJOITUKSET. iOS:ssa allekirjoituspainike on ALLEKIRJOITA.

  1. Tarkista tehtävän nimi ja valitse allekirjoituslistasta oikean henkilön Allekirjoita tai iOS:ssa ALLEKIRJOITA.
  2. Jos pyyntö koskee ulkoista henkilöä, tarkista piirtonäkymässä näkyvä allekirjoittajan nimi. Jos nimi on väärä, pyydä korjaamaan pyyntö ennen allekirjoittamista.
  3. Piirrä allekirjoitus. Piirtonäkymän Tyhjennä, iOS:ssa TYHJENNÄ, poistaa nykyisen piirroksen ja antaa piirtää uudelleen.
  4. Tallenna piirtonäkymän Tallenna-painikkeella, iOS:ssa TALLENNA. Odota kuvan siirron valmistumista ja tarkista tulos allekirjoituslistasta.

Piirtonäkymän tyhjentäminen ei poista aiemmin tallennettua allekirjoitusta tai tehtävän allekirjoituspyyntöä. Tallennettua allekirjoitusta ei muokata piirtämällä saman pyynnön päälle uudelleen.

Varmista, että kuva tallentui

Allekirjoitus merkitään allekirjoitetuksi vasta, kun siihen liittyvä kuva on tallennettu. Pelkkä piirtoikkunan sulkeutuminen ei siis vahvista onnistumista. Avaa tehtävän allekirjoituslista uudelleen.

  • Selaimessa: tarkista rivin Allekirjoitettu-merkintä ja Tila-sarakkeen päivämäärä. Avaa kuva saman rivin Esikatselu-sarakkeen silmäkuvakkeesta.
  • Androidissa: tarkista Allekirjoitettu-tila ja Allekirjoituspäivämäärä. Avaa tallennettu kuva allekirjoitusrivin Näytä-painikkeella.
  • iOS:ssa: tarkista Allekirjoitettu-tila ja allekirjoituspäivämäärä. Avaa kuva allekirjoitusrivin silmäkuvakkeesta.

Tarkista, että kuvassa näkyy tarkoitettu allekirjoitus. Ulkoisen henkilön nimi ja tallennukseen käytetty käyttäjätili ovat eri tietoja: selaimen Allekirjoitettu laitteella kertoo kirjautuneen käyttäjän nimen, ei ulkoisen henkilön henkilöllisyyttä.

Jos tila, päivämäärä tai kuva puuttuu, tarkista verkkoyhteys ja mahdollinen virheilmoitus. Tarkista tehtävän tiedot uudelleen ennen uutta yritystä. Jos tallennus jäi kesken, avaa pyyntö suoraan tehtävältä, vaikka tehtävä ei enää näkyisi mobiilin odottavien listalla.

Etsi allekirjoitusta odottavat tehtävät selaimessa

  1. Avaa Tehtävät-sivun taulukko.
  2. Avaa sarakevalinta taulukon otsikkorivin sarakkeita esittävästä kuvakkeesta. Ota näkyviin Allekirjoitukset vaaditaan henkilöiltä ja Allekirjoitukset puuttuvat henkilöiltä. Sarakkeet ovat oletuksena piilossa.
  3. Kirjoita etsittävän allekirjoittajan nimi tai osa nimestä Allekirjoitukset puuttuvat henkilöiltä -sarakkeen hakukenttään. Näin löydät tehtävät, joilta kyseinen allekirjoitus vielä puuttuu.
  4. Jos haluat etsiä tehtäviä vaaditun allekirjoittajan perusteella riippumatta siitä, onko hän jo allekirjoittanut, käytä Allekirjoitukset vaaditaan henkilöiltä -sarakkeen hakukenttää.
  5. Avaa tehtävä ja tarkista sen Allekirjoitukset ennen allekirjoittamista.

Jos allekirjoittajia on useita, sarakkeessa näkyy Useita allekirjoittajia. Nimihaku löytää henkilön myös tällaiselta riviltä. Kun kaikki vaaditut allekirjoitukset on annettu, puuttuvien allekirjoitusten sarakkeessa näkyy Kaikki allekirjoitettu. Jos tehtävällä ei ole vaadittuja allekirjoituksia, vaadittujen allekirjoitusten sarakkeessa näkyy Ei vaadittuja allekirjoituksia ja puuttuvien sarake on tyhjä.

Valmiiksi merkityillä tehtävillä nimihaku kohdistuu annettuihin allekirjoituksiin. Puuttuvien allekirjoitusten nimihaku ei palauta valmiiksi merkittyjä tehtäviä.

Etsi odottava tehtävä mobiilissa

Android: avaa etusivun Allekirjoitukset-kortti ja valitse Tehtävä-välilehti. iOS: avaa etusivun ALLEKIRJOITUKSET ja valitse Tehtävät-välilehti. Kaikki-välilehti sisältää myös palvelupyyntöjä.

Avaa odottavien näkymän oikean yläkulman suodatinkuvake. Valitse haluamasi rajaus ja vahvista suodatinikkunan tallennuspainikkeella:

  • Vain omat allekirjoitukseni näyttää tehtävät, joilta puuttuu omalle käyttäjätilillesi osoitettu allekirjoitus.
  • Kaikki allekirjoitukset lisää mukaan ulkoisten henkilöiden allekirjoituksia odottavat tehtävät. Se ei tarkoita kaikkien muiden Spotilla-käyttäjien henkilökohtaisia pyyntöjä.

Omat allekirjoitukset on oletusrajaus. iOS muistaa aiemmin valitun rajauksen, joten tarkista suodatin, jos listan sisältö poikkeaa odotetusta.

Tehtävärivin Allekirjoita, iOS:ssa ALLEKIRJOITA, avaa tehtävän allekirjoituslistan. Tarkista ensin työn tiedot tarvittaessa saman rivin Näytä kohde -toiminnolla, iOS:ssa NÄYTÄ KOHDE.

Mitkä tehtävät näkyvät odottavien listalla?

Lista näyttää allekirjoitukseen valmiita tehtäviä, ei kaikkia tehtäviä, joilta puuttuu allekirjoitus. Näkyminen edellyttää seuraavia asioita:

  • Sinulla on tehtävän katseluoikeus, eikä tehtävää ole merkitty valmiiksi.
  • Tehtävältä puuttuu valitun suodattimen mukainen allekirjoitus.
  • Määräpäivä on viimeistään seitsemän päivän päässä olevan päivän lopussa. Myös myöhässä olevat tehtävät voivat näkyä; myöhemmät tehtävät ja tehtävät ilman määräpäivää jäävät pois.
  • Jos tehtävässä on lomake, sen kaikki nykyisen rakenteen mukaiset osiot on täytetty ja tallennettu valmiiksi, ja pakolliset arvot on annettu. Lomakkeen muuttuminen voi tehdä aiemmin täytetystä osiosta jälleen keskeneräisen. Ilman lomaketta tämä ehto täyttyy.
  • Jos tehtävä vaatii työtuntien kirjausta, sillä on vähintään yksi tuntikirjaus. Pelkkä tehtävälle syötetty kokonaisaika ei korvaa tätä listan ehtoa.

Kirjauksen olemassaolo ei vielä takaa, että tehtävän valmistumiseen vaadittu työaika on riittävä: valmistumisen tarkistus edellyttää positiivista kirjattua kokonaisaikaa.

Odottavien lukumäärät tarkoittavat eri tehtäviä tai muita kohteita, eivät puuttuvien allekirjoitusten määrää. Esimerkiksi kaksi puuttuvaa allekirjoitusta samalla tehtävällä tarkoittaa yhtä odottavaa tehtävää. Tehtävä voi myös jäädä listalle oman allekirjoituksesi jälkeen, jos valittu rajaus sisältää vielä puuttuvan ulkoisen allekirjoituksen.

Jos tehtävä puuttuu listalta, tarkista rajaus, määräpäivä, lomake ja kirjaukset. Voit tarkistaa allekirjoituspyynnöt myös suoraan tehtävän tietosivulta. Odottavien listalta puuttuminen ei osoita, että kaikki allekirjoitukset olisi annettu.

Allekirjoituksen jälkeen

Kaikkien vaadittujen allekirjoitusten puuttuminen estää tehtävän lopullisen valmistumisen. Allekirjoituksen tallennus ei kuitenkaan muuta tehtävän tilaa valmiiksi. Täydennä myös lomake ja muut pakolliset kirjaukset ja tee erillinen kuittaus: tehtävän kuittaaminen mobiilissa.

Tehtävän PDF-raporttiin allekirjoitustiedot ja kuva sisältyvät, kun raportin asetuksissa allekirjoitukset on otettu mukaan. Pelkkä allekirjoitus ei muodosta tai lähetä raporttia. Katso tehtävän tarkastaminen ja raportti.

Jos tarvittavaa pyyntöä ei ole tehtävän allekirjoituslistassa, pyydä tehtävän ylläpitäjää tarkistamaan pyynnöt ja mahdollinen tehtäväpohja. Uuden pyynnön määrittäminen on eri toiminto kuin olemassa olevan pyynnön allekirjoittaminen. Pohjan asetuksia käsittelee tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen.