Toistuvuus sopii esimerkiksi laitteen eli Spotin säännölliseen tarkastukseen. Määrität ensimmäisen tehtävän ja sen toistoasetukset. Seuraava tehtävä syntyy edellisen valmistuttua, ei pelkän määräpäivän saapuessa. Valitse aikataulun perusta ja tulevien tehtävien vastuut ennen työn käyttöönottoa.
Avaa tehtävän tai tehtäväpohjan asetukset
Määritä toistuvuus selaimessa. Tarvitset oikeuden tehtävän tai tehtäväpohjan luomiseen tai muokkaamiseen sekä oikeudet käytettävään kohteeseen. Tehtäväpohjaan liitetyn tehtävän toistuvuusasetukset tulevat pohjasta, joten muuta niitä tehtäväpohjassa.
- Yksittäinen tehtävä: avaa Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävät. Valitse Luo uusi tehtävä tai avaa olemassa olevan tehtävän muokkaus rivin kynäkuvakkeesta. Avaa lomakkeen Toistuvuus-välilehti.
- Tehtäväpohja: avaa Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtäväpohjat. Valitse Luo uusi tehtäväpohja tai avaa pohjan muokkaus rivin kynäkuvakkeesta. Laajenna lomakkeen Toistuvuus ja ajoitustoiminnot -osio.
Ensimmäinen määräpäivä asetetaan tehtävälle Perustiedot-välilehden Vastuu ja aikataulu -osiossa, kentässä Valitse määräpäivä. Tarkista samalla Spotti ja vastuutaho. Pelkkä tehtäväpohjan toistovälin määrittäminen ei luo ensimmäistä tehtävää eikä aseta sille määräpäivää: luo tehtävä ja valitse siihen pohja.
Sopimuksesta syntyneen, jo tallennetun tehtävän toistoväliä ei voi muuttaa näillä asetuksilla. Määritä sopimuksen tulevat tehtävät sopimuksen tehtäväasetuksissa. Käyttötunteihin perustuva huolto määritetään erikseen tuntiperusteisella huoltopohjalla; siihen liitetylle tehtävälle ei voi lisätä tätä kalenteriin perustuvaa toistoa.
Valitse toistoväli ja aikataulun perusta
Uudella lomakkeella Toistuvuusväli on aluksi Ei toistu. Pitää alkuperäisen aikataulun ja kaikki viikonpäivät ovat alkuvalintoja, mutta ne eivät yksin ota toistoa käyttöön.
- Anna Toistuvuusjakso kokonaislukuna 1–1999 ja valitse Toistuvuusväli: Päivää, Viikkoa, Kuukautta tai Vuotta. Jakso 2 ja väli Viikkoa tarkoittavat kahden viikon väliä. Kuukausi- ja vuosivälit ovat kalenterivälejä.
- Valitse Toistumistapa. Pitää alkuperäisen aikataulun laskee seuraavan määräpäivän edellisen tehtävän määräpäivästä. Mukautuu suoritukseen laskee sen edellisen tehtävän tallennetusta valmistumisajankohdasta.
- Tarkista Toistuvuudelle hyväksytyt päivät. Valitse vähintään yksi viikonpäivä. Jos kaikki päivät sopivat, jätä kaikki valituiksi.
- Määritä tarvittaessa päättymisraja sekä alla kuvatut tuotteiden ja oletusresursoinnin valinnat.
Alkuperäisen aikataulun säilyttäminen pitää huollon kiinni suunnitellussa rytmissä. Suoritukseen mukautuva toisto sopii työhön, jonka seuraava ajankohta halutaan laskea toteutuneesta suorituksesta.
Esimerkiksi yhden viikon välein toistuvan tehtävän määräpäivä on 1.10. ja tehtävä valmistuu 3.10. Kun kaikki viikonpäivät ovat sallittuja, Pitää alkuperäisen aikataulun antaa seuraavaksi määräpäiväksi 8.10. ja Mukautuu suoritukseen 10.10. Alkuperäisen aikataulun säilyttäminen voi tuottaa jo myöhässä olevan tehtävän, jos edellinen valmistuu hyvin myöhään.
Jos laskettu määräpäivä osuu päivälle, jota ei ole hyväksytty, määräpäivää siirretään eteenpäin ensimmäiseen hyväksyttyyn viikonpäivään. Seuraavan toiston laskenta käyttää näin siirtynyttä määräpäivää tai valmistumisajankohtaa valitun toistumistavan mukaan. Viikonpäivävalinta ei siirrä itse antamaasi ensimmäistä määräpäivää.
Tuotteet, tekijät ja resursointi
Tehtävän Toistuvuus-välilehden Säilytä tuotteet tehtävän toistuessa -valinta kopioi tuoterivit seuraavalle tehtävälle, kun tehtävällä ei ole tehtäväpohjaa. Ilman valintaa näitä rivejä ei kopioida. Kopioitavilta riveiltä tyhjennetään ostoserä ja vapaa yksikköhinta, joten tarkista uuden tehtävän tuotteet ja hinnat. Pohjaan sidotun tehtävän seuraavan toiston tuotteet tulevat tehtäväpohjasta; yksittäiseen tehtävään lisätyt tuotteet eivät tällä valinnalla siirry seuraavaan.
Oletusresursointi löytyy tehtävän Toistuvuus-välilehdeltä, kun toisto otetaan käyttöön, ja tehtäväpohjan Toistuvuus ja ajoitustoiminnot -osiosta. Se määrittää tulevien toistojen vastuun ja käyttäjille suunnitellun työajan. Kun tehtävälle on tallennettu oletusresursointi, sitä käytetään ensisijaisesti seuraavan tehtävän tekijöihin ja resursointeihin. Yksittäisen suorituskerran tekijän vaihtaminen ei tällöin korvaa tulevien toistojen oletusta.
Vastuu voidaan antaa roolille, valituille käyttäjille tai roolin käyttäjille. Roolivastuu ei itsessään luo käyttäjäkohtaisia resursointiaikoja. Roolin käyttäjiä seurattaessa seuraavaan tehtävään otetaan roolin senhetkiset käyttäjät. Käyttäjäkohtainen resursointi lasketaan uuden tehtävän määräpäivästä: siitä vähennetään asetettu päivämääräennakko, aloitus asetetaan valittuun kellonaikaan ja lopetus lasketaan kestosta. Resursointi on suunniteltua työaikaa, ei toteutuneita työtunteja.
Jos tallennettua oletusresursointia ei ole, seuraavalle tehtävälle kopioidaan edellisen tehtävän tekijät. Käyttäjien puuttuvat resursoinnit muodostetaan palvelun oletusasetuksista uuden määräpäivän perusteella. Tarkista siksi uuden tehtävän tekijät ja ajat myös silloin, kun et ole määrittänyt erillistä oletusresursointia. Aikojen tarkastelusta ja muuttamisesta kerrotaan Gantt-näkymän resursointiohjeessa.
Miten seuraava tehtävä syntyy?
Seuraava tehtävä luodaan taustalla, kun edellisen tehtävän tila muuttuu valmiiksi. Pelkkä määräpäivän saapuminen ei luo seuraavaa tehtävää. Jos tehtävä vaatii tarkastuksen, tarkastukseen lähettäminen ei vielä käynnistä toistoa: tehtävän pitää valmistua tarkastuksen jälkeen. Jos ketjussa on jo keskeneräinen tehtävä, jonka määräpäivä on myöhempi kuin valmistuvan tehtävän, uutta toistoa ei luoda sen rinnalle.
Uusi toisto on erillinen tehtävä. Edellisen tehtävän valmistumistiedot ja raportti säilyvät sillä. Uudelta tehtävältä tyhjennetään valmistumis- ja tarkastustiedot, suorituskommentti, PDF-raportti, käynnissä olevan työn tiedot sekä suunniteltu alku ja loppu. Käytetyn ajan arvo nollataan, eikä aiempia tuntikirjauksia kopioida. Uuden tehtävän resursoinnit muodostetaan erikseen edellä kuvatuilla säännöillä. Määräpäivästä riippuen uusi tehtävä näkyy aktiivisena tai myöhässä olevana.
Toistumisen päättäminen
Tehtävällä voit käyttää joko Toistuvuuden päättyminen -päivämäärää tai kenttää Toistuminen päättyy X kerran jälkeen. Niitä ei voi käyttää yhtä aikaa. Kun annat toisen, lomake tyhjentää toisen. Jos kumpikin jää tyhjäksi, toistumisella ei ole näihin asetuksiin perustuvaa päättymisrajaa. Tehtäväpohjalla voit määrittää kokonaismäärän, mutta et päättymispäivämäärää.
Päivämääräraja koskee seuraavan tehtävän määräpäivää, ei edellisen tehtävän valmistumispäivää. Uutta tehtävää ei tallenneta, jos sen laskettu määräpäivä on tallennetun päättymisajankohdan jälkeen. Myös hyväksyttyyn viikonpäivään siirtäminen voi viedä määräpäivän rajan yli.
Kokonaismäärän pitää olla kokonaisluku 1–9999. Määrä sisältää alkuperäisen tehtävän. Määrä 3 tarkoittaa alkuperäistä tehtävää ja enintään kahta uutta toistoa. Määrä 1 tarkoittaa, ettei alkuperäisen tehtävän jälkeen luoda uutta toistoa.
Rajaan verrataan saman toistoketjun tallessa olevien tehtävien kokonaismäärää tilasta riippumatta. Myös valmistuneet ja jo luodut keskeneräiset tehtävät lasketaan mukaan. Määrän muuttaminen ei aloita laskentaa alusta. Jos ketjussa on jo kolme tehtävää ja asetat rajaksi kolme tai vähemmän, seuraavaa tehtävää ei luoda. Raja ei poista jo luotuja tehtäviä eikä merkitse niitä valmiiksi.
Voit poistaa toiston käytöstä valitsemalla Toistuvuusväli → Ei toistu ja tallentamalla muutoksen ennen tehtävän valmistumista. Tämä estää kyseisen tehtävän seuraavan toiston muodostumisen; se ei poista jo syntyneitä tehtäviä eikä muuta niiden tilaa. Tarkista myös muut ketjun keskeneräiset tehtävät, sillä yksittäisen tehtävän muutos ei muuta niiden asetuksia. Tehtävän toiston poistaminen tyhjentää myös sille tallennetun toistojen oletusresursoinnin.
Pohjaan sidotun tehtävän toisto poistetaan käytöstä tehtäväpohjassa. Pohjan muutos vaikuttaa sen tehtäviin alla kuvatulla tavalla, joten tarkista yhteisen pohjan vaikutus ennen tallentamista.
Viimeisen tehtävän laskennallinen määräpäivä
Kun tehtävälomakkeella on kokonaismäärä, kelvollinen määräpäivä ja toistuvuusasetukset, Toistuvuus-välilehti näyttää Viimeisen tehtävän laskennallinen määräpäivä -arvion. Samassa osiossa Näytä kaikki päivät näyttää nykyisen tehtävän määräpäivän sekä jäljellä olevien toistojen laskennalliset määräpäivät. Luettelo on esikatselu: se ei luo tulevia tehtäviä etukäteen.
Arvio huomioi toistovälin, hyväksytyt viikonpäivät ja ketjuun jo luotujen tehtävien määrän. Olemassa olevassa ketjussa jäljellä olevia toistoja lasketaan nykyisen määräpäivän tai ketjun muiden tehtävien viimeisimmän määräpäivän jälkeen sen mukaan, kumpi on myöhempi.
Esimerkiksi uudella tehtävällä määrä 3, ensimmäinen määräpäivä 1.10.2026, yhden viikon toistoväli ja kaikki viikonpäivät sallittuina antavat päivät 1.10., 8.10. ja 15.10.2026. Viimeisen tehtävän laskennallinen määräpäivä on 15.10.2026.
Kun käytössä on Mukautuu suoritukseen, arvio olettaa tehtävien valmistuvan määräpäivinään. Todellinen viimeinen määräpäivä voi muuttua valmistumisajankohtien mukaan. Arvio ei ole erillinen päättymispäivämääräraja: toisto päättyy kokonaismäärän perusteella. Kun määrä on jo saavutettu, lomake näyttää Määräraja on saavutettu. Uusia toistoja ei luoda.
Tehtäväpohjan muutokset ja mobiilikäyttö
Jos pohjalla on kokonaismäärä, siitä luodulla tehtävällä ei käytetä erillistä päättymispäivämäärää. Pohjan muutokset päivittyvät taustalla sen aktiivisiin, myöhässä oleviin ja luonnostilassa oleviin tehtäviin. Tämä päivitys ei käsittele työn alla, tarkastuksessa tai valmiina olevia tehtäviä. Pohjan toistuvuusasetukset otetaan tehtävälle myös tehtävää tallennettaessa, joten yhteisen pohjan muuttaminen voi silti vaikuttaa jo käynnissä olevaan toistoketjuun. Lue pohjan muokkauksen tallennusvahvistus ja tarkista tehtävien asetukset päivityksen jälkeen. Katso myös tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen.
Androidissa ja iOS:ssä voit valita tehtävän luontilomakkeella tehtäväpohjan. Sen toistuvuusasetukset tulevat tehtävälle palvelussa; myös ensimmäinen määräpäivä annetaan tehtävää luotaessa. Mobiilissa tehtävän valmiiksi merkitseminen käyttää samaa toistojen luontia ja päättymisrajoja. Tehtävän suorittaminen edellyttää suorittamisoikeutta ja sen vaadittujen tietojen täyttämistä.
Tallenna ja varmista lopputulos
Tallenna uuden tehtävän lomakkeen alareunasta valinnalla Luo ja sulje. Tehtävää muokatessasi käytä Tallenna ja sulje. Uusi tehtäväpohja tallennetaan valinnalla Luo uusi tehtäväpohja ja pohjan muutokset valinnalla Tallenna.
Avaa tallennettu tehtävä tai pohja uudelleen ja tarkista toistoväli, toistumistapa, viikonpäivät, päättymisraja sekä oletusresursointi. Tarkista tehtävältä myös ensimmäinen määräpäivä, Spotti ja vastuutaho.
Ensimmäisen valmistumisen ja mahdollisen tarkastuksen jälkeen etsi syntynyt tehtävä tehtävälistasta. Koska luonti tapahtuu taustalla, päivitä lista tarvittaessa. Avaa uusi tehtävä ja tarkista määräpäivä, tuotteet, tekijät ja resursoinnit. Jos uutta tehtävää ei näy, tarkista edellisen tehtävän valmistuminen, toiston käytössäolo, päättymisraja sekä ketjun mahdollinen myöhemmän määräpäivän keskeneräinen tehtävä. Jos ajankohta ei vastaa odotusta, tarkista laskennan lähtökohta, väli ja viikonpäivät ennen yhteisen pohjan muuttamista.