Työnohjauksen Gantt-näkymä näyttää tehtäville varatut työajat sekä tehtäville kirjattuja tunteja. Käyttäjät päätasona -näkymässä näet myös lomat ja sairauspoissaolot. Resursointi on suunnitelma käyttäjän työajasta: se on eri tieto kuin tehtävän määräpäivä tai toteutuneet tuntikirjaukset.

Avaa näkymä ja rajaa työt

Avaa selaimessa Työnohjaus. Gantt-näkymä on sivun oikeassa alakulmassa, kalenterin alla. Rajaa ensin tehtävät sivun pääsuodattimilla ja valitse Tehtävät haetaan -kohdasta tarvittava aikaväli. Katso tarvittaessa Työnohjauksen näkymien ja rajausten ohje.

Gantt näyttää vain tehtävät, joilla on resursoinnin alku- ja loppuaika. Resursoimattomat tehtävät eivät tule kaavioon. Aikavälillä tehtävä haetaan, jos sen määräpäivä tai jonkin resursoinnin alku- tai loppuaika osuu hakuväliin. Pelkkä koko hakuvälin yli ulottuva resursointi ei siis takaa tehtävän löytymistä. Valmiit tehtävät edellyttävät niiden sisällyttämistä tilasuodattimeen.

Gantt-hakuun sisältyy enintään 3 000 tehtävää. Laajassa haussa kaikki sopivat työt eivät välttämättä näy; tarkenna silloin aikaväliä ja muita pääsuodattimia.

Gantt-näkymän omalla työkalurivillä Näytä käyttäjät ja Hae tehtävän nimellä tarkentavat jo ladattujen tietojen näyttöä. Ne eivät korvaa pääsuodattimia tai lataa puuttuvia tehtäviä. Työkalurivin Valitse ajanjakso muuttaa aikajanan mittakaavaa; oletus on päivä. Käytä tarkkojen kellonaikojen käsittelyyn tuntimittakaavaa tai resursointien muokkauslomaketta.

Valitse ryhmittely ja tunnista palkit

Valitse Gantt-näkymän työkalurivin Näytä tehtävät -kohdasta sopiva ryhmittely:

  • Tehtävät päätasona: tehtävän alla ovat käyttäjät ja heidän resursointinsa.
  • Käyttäjät päätasona: käyttäjän alla ovat tehtävät ja niiden resursoinnit. Tässä ryhmittelyssä näkyvät myös poissaolot.
  • Spotit päätasona: Spotin alla ovat tehtävät, käyttäjät ja resursoinnit. Tehtävä ilman Spottia ei näy tässä ryhmittelyssä.

Avaa tarvittavat alatasot vasemman taulukon rivin vieressä olevasta avaamisnuolesta. Päätason palkit kokoavat alempien rivien aikaisimman aloituksen ja myöhäisimmän lopetuksen. Niiden koko väli ei tarkoita yhtäjaksoista varattua työaikaa, eikä niitä voi vetää. Muuta yksittäistä käyttäjän tehtäväkohtaista resursointipalkkia.

Muuta työaikaa vetämällä

Muuttaminen edellyttää tehtävän muokkausoikeutta ja resursoinnin käsittelyoikeutta. Valmistuneen tehtävän resursointeja ei voi muuttaa Gantt-näkymässä.

Tehtävät päätasona- ja Spotit päätasona -ryhmittelyissä muokkaus edellyttää lisäksi, että kaikki tehtävän vastuutahot kuuluvat käyttöoikeuksiesi sallimiin käyttäjiin. Rajauksen ulkopuolisen käyttäjän nimi voidaan peittää. Käyttäjät päätasona näyttää vain sallitut käyttäjät ja arvioi tehtävän muokkausoikeuden heidän riveillään. Siksi sama tehtävä voi olla muokattavissa yhdessä ryhmittelyssä mutta estetty toisessa.

  1. Etsi oikean tehtävän ja käyttäjän yksittäinen resursointipalkki.
  2. Vedä palkin keskeltä, kun haluat siirtää koko ajankohtaa ja säilyttää keston. Vedä vasemmasta reunasta muuttaaksesi aloitusta tai oikeasta reunasta muuttaaksesi lopetusta; reunasta vetäminen muuttaa kestoa.
  3. Tarkista vetämisen aikana näkyvät Uudet ajat ovat -tiedot ja kesto.
  4. Vapauta palkki. Muutos tallentuu heti ilman erillistä vahvistusta. Odota tallennuksen valmistumista ja tarkista lopputulos.

Lopetuksen on oltava aloitusta myöhemmin. Saman käyttäjän saman tehtävän resursoinnit eivät saa mennä päällekkäin. Tämä tarkistus ei estä päällekkäisyyksiä käyttäjän muiden tehtävien tai poissaolojen kanssa: tarkista ne itse. Jos tallennus antaa virheen, tarkista ajat ja käyttöoikeudet ennen uutta yritystä.

Lisää, muokkaa tai poista resursointi

Avaa vasemman taulukon käyttäjän tehtäväkohtaisen rivin kolmen pisteen toimintovalikko. Tehtävät- ja Spotit-ryhmittelyissä se on tehtävän alla olevalla käyttäjärivillä; Käyttäjät-ryhmittelyssä käyttäjän alla olevalla tehtävärivillä.

Lisää uusi resursointi tälle käyttäjälle tähän tehtävään tallentaa uuden ajan suoraan. Se kopioi viimeisimpänä päättyvän resursoinnin aloituskellonajan ja keston. Uusi päivä valitaan tämän resursoinnin loppupäivää seuraavasta päivästä alkaen: toiminto ohittaa päivät, jotka esiintyvät saman käyttäjän tämän tehtävän resursointien alku- tai loppupäivinä. Se ei tarkista muiden tehtävien, poissaolojen tai viikonloppujen sopivuutta. Tarkista uusi aika ja muuta sitä tarvittaessa.

Muokkaa käyttäjän resursointeja tässä tehtävässä avaa käyttäjän resursointiajat taulukkoon. Napsauta Aloitus- tai Lopetus-solua, muuta päivä ja kellonaika ja valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Tällä tavalla voit asettaa ajat tarkasti vetämisen sijaan.

Poista käyttäjän resursointi tältä tehtävältä avaa resursointiaikojen listan. Napsauta poistettavan ajan roskakorikuvaketta ja vahvista poisto. Käyttäjälle on jäätävä tähän tehtävään vähintään yksi resursointiaika. Poisto poistaa valitun suunnitellun ajan, mutta ei tehtävää, vastuutahoa tai tuntikirjauksia.

Kun haluat lisätä uuden käyttäjän vastuutahoksi, käytä Tehtävät päätasona- tai Spotit päätasona -ryhmittelyssä tehtävärivin ympyröityä pluskuvaketta, jonka selite on Lisää uusi vastuutaho tälle tehtävälle. Valitse käyttäjä, tarkista hänen resursointiaikansa ja paina Tallenna. Alkuarvot tulevat palvelun oletusresursoinnista: päivä on tehtävän määräpäivä tai sen puuttuessa tämä päivä, ja kellonaika sekä kesto tulevat oletusasetuksista. Jos tehtävän vastuutaho seuraa roolia, yksittäisiä käyttäjiä ei voi lisätä tällä toiminnolla. Käyttäjät-ryhmittelyssä tätä lisäyskuvaketta ei ole.

Lue kirjatut tunnit oikein

Kirjatut tunnit näkyvät ohuena vihreänä palkkina resursointien yhteydessä kaikissa kolmessa ryhmittelyssä. Vie osoitin palkin päälle nähdäksesi tiedot Kirjaustyyppi, Tyyppi ja Tunnit. Tyyppitiedossa näkyy myös koodi, jos sellainen on määritetty.

Käyttäjän tehtäväkohtainen vihreä palkki kuvaa tehtävälle kirjattujen tuntien yhteismäärää haetulta aikaväliltä. Mukaan tulevat vain ladattuihin tehtäviin liitetyt tehtäväkirjaukset, joihin sinulla on katseluoikeus. Yleiset tunnit, palvelupyyntöjen tunnit ja kappalemääräiset kirjaukset eivät sisälly summaan. Tuntisumma ei ole käyttöaste eikä vertaa tunteja käyttäjän työpäivän pituuteen tai resursoituihin tunteihin.

Aikarajatussa haussa laskenta käyttää kirjauksen todellisia alku- ja loppuaikoja ja laskee vain hakuvälin sisään osuvan osuuden. Käynnissä olevan kirjauksen loppuna käytetään nykyhetkeä. Hakupäivien rajat määräytyvät palvelun aikavyöhykkeessä. Tunnit summataan käyttäjän, tehtävän ja tyypin mukaan ja tyyppikohtaiset summat pyöristetään kahteen desimaaliin; nollaksi pyöristyvät summat eivät näy.

Esimerkiksi kello 23.30–00.30 tehty tunnin kirjaus jakautuu kahdelle päivälle: kun haet vain jälkimmäisen päivän, mukaan tulee 0,50 tuntia. Tämä laskenta eroaa tuntikirjauksen tallennetuista minuuteista, jotka pyöristetään ylöspäin kokonaisminuuttiin. Kun Tehtävät haetaan -valintana on Ei aikarajauksia, hae kaikki, tuntisumma käyttää tallennettuja minuutteja; avoimen kirjauksen kesto lasketaan nykyhetkeen.

Vihreä palkki alkaa käyttäjän tehtäväkohtaisen resursoinnin alusta tai näkyvän aikajanan alusta, jos resursointi alkaa sitä aiemmin. Palkin sijainti ei siis kerro yksittäisten tuntikirjausten todellisia ajankohtia. Palkin näkyvä pituus rajautuu aikajanaan, joten tarkista tuntimäärä lisätiedoista.

Tarkastele poissaoloja

Valitse Käyttäjät päätasona, kun haluat tarkastella poissaoloja. Loma ja Sairauspoissaolo näkyvät käyttäjän päätason rivillä erillisinä kellanruskeina palkkeina poissaolon ajankohdassa. Vie osoitin palkin päälle nähdäksesi Kirjaustyyppi-, Alku-, Loppu- ja Tunnit-tiedot.

Poissaolon näytettävä jakso rajautuu haettuun aikaväliin, ja tunnit lasketaan sen sisään osuvasta kestosta kahden desimaalin tarkkuudella. Jos poissaololla ei ole loppuaikaa, palkki ulottuu hakuvälin loppuun, mutta tuntimäärän laskenta käyttää nykyhetkeä. Poissaolojen näyttäminen edellyttää aikarajattua hakua: ne eivät tule mukaan Ei aikarajauksia, hae kaikki -valinnalla.

Käyttäjä voi näkyä poissaolon perusteella myös ilman ladattuja resursointeja, jos käyttäjä- ja roolirajaukset sekä käyttöoikeutesi sallivat sen. Kirjattujen tuntien ja poissaolojen palkit ovat katselua varten: niitä ei voi siirtää tai muuttaa resursointipalkkien tavoin. Jos käyttäjän päätason rivillä on poissaoloja, avaa tehtävien alatasot tarkastellaksesi niiden kirjattuja tunteja.

Tarkista tallennettu lopputulos

Avaa tehtävä napsauttamalla sen nimeä Gantt-näkymän vasemmassa taulukossa. Tarkista tehtävän Vastuu ja aikataulu -osiosta käyttäjä sekä resursointien alku- ja loppuajat. Lataa Työnohjaus uudelleen selaimen päivityspainikkeella ja varmista, että ajat näkyvät myös uudelleen haetussa kaaviossa.

Resursoinnin muuttaminen tallentaa suunnitellut alku- ja loppuajat ja laskee tehtävän resursoidun ajan uudelleen kaikkien sen resursointien kestojen summana. Kunkin resursoinnin kesto tallennetaan kokonaisminuutteina jättämällä mahdollinen minuutin murto-osa pois. Usean käyttäjän samanaikaiset resursoinnit lasketaan summaan erikseen: kahden käyttäjän kahden tunnin varaus on yhteensä neljä resursoitua tuntia.

Resursoinnin muutos ei siirrä tehtävän määräpäivää eikä muuta toteutuneita tuntikirjauksia. Androidin ja iOS:n tehtäväkohtainen resursointi käsittelee samoja tallennettuja resursointiaikoja omissa lomakkeissaan; Gantt-ohjeen työkalut sijaitsevat selaimen Työnohjauksessa. Jos tarkoituksesi on siirtää määräpäivää, katso tehtävän ajoittaminen kalenterissa. Vastuutahojen ja roolien käsittelyä varten katso vastuutahon ja määräpäivän määrittäminen.