Vastuutaho kertoo, kenelle työ kuuluu. Määräpäivä kertoo, milloin työn tulee olla valmis. Käyttäjille resursoidut työajat, tehtävän Arvioitu työaika ja toteutuneet tuntikirjaukset ovat erillisiä tietoja. Vastuutaho ei myöskään yksin kerro, kuka on aloittanut työn.
Ennen muutosta
Tarvitset oikeuden muokata tehtävän kyseisiä tietoja. Vastuutahojen valinnassa näkyvät käyttöoikeuksiesi mukaiset käyttäjät ja roolit. Jos nykyinen vastuutaho ei näy sinulle, selvitä asia pääkäyttäjän kanssa ennen vastuun vaihtamista.
Tehtävällä pitää olla vastuutaho ja määräpäivä, ellei se ole luonnos. Luonnoksen voi tallentaa ilman näitä tietoja, mutta ne on täytettävä ennen työn aloittamista. Tallennetun sopimustehtävän määräpäivää ei voi muuttaa.
Valitse sopiva vastuutapa
- Kiinnitä käyttäjille: valitse yksi tai useampi käyttäjä. Valinta ei seuraa heidän roolijäsenyyksiensä myöhempiä muutoksia. Jokaiselle käyttäjälle tarvitaan vähintään yksi henkilökohtainen resursointirivi.
- Kiinnitä roolin käyttäjille: valitse yksi rooli, jossa on käyttäjiä. Vastuu kiinnitetään sen koko jäsenistölle, ja tehtävä seuraa jäsenistön muutoksia. Jokaiselle jäsenelle tarvitaan henkilökohtainen resursointi.
- Kiinnitä roolille: vastuu annetaan yhdelle roolille. Tehtävälle ei tällöin voi tallentaa henkilökohtaisia resursointeja. Käytä tätä, kun työ kuuluu ryhmälle mutta käyttäjäkohtaisia työaikoja ei vielä suunnitella.
Samassa tehtävässä ei voi yhdistää suoraa roolivastuuta ja käyttäjävastuita eikä valita useita suoria vastuurooleja.
Määritä vastuu ja määräpäivä selaimessa
- Avaa Tehtävät ja avaa muutettava tehtävä. Siirry Perustiedot-välilehden Pohjatiedot-paneeliin ja sen Vastuu ja aikataulu -osioon.
- Anna päivä Valitse määräpäivä -kenttään.
- Avaa Valitse vastuutaho. Valitse ikkunan välilehdistä haluamasi vastuutapa, kiinnitä käyttäjät tai rooli ja tarkista ikkunan valitut vastuut. Vahvista Valitse vastuutaho -painikkeella.
- Käyttäjävastuun valinta avaa resursoinnin suunnittelun. Voit avata sen myös saman osion Avaa suunnittelu -painikkeella. Tarkista Resursointi ja suunnitellut työajat -ikkunassa jokaisen käyttäjän rivit. Muuta Aloitus- ja Lopetus-aikoja napsauttamalla niitä. Lopetuksen pitää olla aloituksen jälkeen, eivätkä saman käyttäjän tämän tehtävän aikavälit saa olla päällekkäisiä.
- Hyväksy resursointi ikkunan Tallenna ja sulje -painikkeella. Tämä palauttaa suunnitelman tehtävälomakkeelle; tallenna vielä itse tehtävä lomakkeen alareunan Tallenna- tai Tallenna ja sulje -painikkeella.
Resursoinnissa voit lisätä työjaksoja taulukon Kopioi rivi -sarakkeen pluspainikkeella. Käyttäjän viimeistä resursointia ei voi poistaa erikseen niin, että käyttäjä jäisi tehtävän vastuutahoksi ilman työaikaa.
Mistä oletusajat ja tuntimäärät tulevat?
Puuttuvien resursointien lähtöarvot tulevat palvelun oletusresursoinnista. Alkuoletus on määräpäivänä klo 08.00–09.00, mutta palvelussasi kellonaika ja kesto voivat olla toiset. Jos määräpäivä puuttuu, lähtöpäivänä käytetään nykyistä päivää.
Taustalla luotavassa oletusresursoinnissa aloituspäivä saadaan vähentämällä määräpäivästä asetettu ennakkopäivien määrä. Aloitukseen asetetaan oletuskellonaika ja lopetukseen lisätään kesto minuutteina. Selaimen suunnitteluikkunan uusien käyttäjärivien esitäyttö käyttää kuitenkin määräpäivää sellaisenaan eikä vähennä ennakkopäiviä. Tarkista siksi aina näkyvät päivät; oletus ei takaa, että työ on ajoitettu ennen määräpäivää.
Resursoidut tunnit on tehtävän kaikkien käyttäjien kaikkien resursointirivien kestojen summa. Esimerkiksi kahden käyttäjän työ klo 08.00–09.00 tuottaa yhteensä kaksi resursoitua tuntia, vaikka yhteinen kalenterijakso kestää tunnin. Kesto tallennetaan kokonaisina minuutteina; mahdolliset vajaat minuutit jätetään pois. Arvioitu työaika on erillinen tehtäväkohtainen arvio, eikä resursointi ole toteutunut tuntikirjaus.
Mitä vastuun ja määräpäivän muuttamisesta seuraa?
Käyttäjän poistaminen vastuutahoista poistaa myös hänen tähän tehtävään liittyvät resursointinsa. Siirtyminen käyttäjävastuusta suoraan roolivastuuseen poistaa henkilökohtaiset suunnitellut ajat. Vastuun vaihtaminen ei itsessään muuta tehtävän tuntikirjauksia.
Kun tehtävä seuraa roolin käyttäjiä, jäsenmuutokset käsitellään taustalla. Uusille jäsenille lisätään palvelun oletusten mukainen resursointi ja poistuvien jäsenten vastuut resursointeineen poistetaan. Roolin jäsenlistan päivityksessä valmiit tehtävät jätetään käsittelemättä. Käyttäjätilin roolien muutoksen kautta päivitys voi kuitenkin koskea myös valmiita tehtäviä. Älä siis oleta valmistumisen lukitsevan vastuutietoja kaikissa jäsenmuutoksissa.
Määräpäivän muuttaminen ei yksin siirrä jo tallennettuja resursointiaikoja. Avoimen tai myöhässä olevan tehtävän tila määräytyy tallennuksessa uudelleen: tehtävä on myöhässä, jos määräpäivä on ennen palvelun aikavyöhykkeen nykyisen päivän alkua. Nykyisen päivän määräpäivä ei vielä tee siitä myöhässä olevaa. Muutos ei itsessään aloita tai päätä työtä.
Työn aloittamiseen käytetään tehtävälomakkeen alareunan Aloita käsittely- tai Vastuutaho aloittaa käsittelyn -painiketta. Ensimmäinen tallentaa nykyisen käyttäjän aloittajaksi. Jälkimmäinen käyttää ainoaa valittua käyttäjää tai avaa suorittajan valinnan, jos käyttäjiä on useita tai vastuu on roolilla. Roolista valitaan yksittäinen jäsen. Aloittaminen muuttaa tehtävän käynnissä olevaksi ja tallentaa aloittajan sekä aloitusajan.
Useiden tehtävien muutokset on kuvattu ohjeessa Tehtävien massamuokkaus ja poisto. Älä luota massamuutoksen Säilytä resursointi -valintaan ilman tehtäväkohtaista tarkistusta: useita tehtäviä käsiteltäessä aiempia aikoja voi korvautua oletusajoilla. Määräpäivän ja resursointien yhteiseen siirtämiseen käytä ohjetta Tehtävän ajoittaminen kalenterissa.
Mobiilin oikeudet ja käyttö
Avaa selaimessa edellä kuvatussa Vastuu ja aikataulu -osiossa oleva Resursoinnin mobiilioikeudet -paneeli. Jokaisen asetuksen vieressä on sallimisen valintamerkki ja estämisen rasti:
- Salli käyttäjän muokata omaa resursointia koskee käyttäjän omia suunniteltuja aikoja.
- Salli tehtävän kaikkien resursointien muokkaus sallii myös muiden käyttäjien aikojen muokkaamisen.
- Salli määräpäivän muuttaminen ohjaa määräpäivän muokkausta.
- Salli uusien vastuutahojen lisääminen ja oman vastuun poistaminen tehtävältä koskee vastuita. Se ei anna oikeutta poistaa muiden käyttäjien vastuita.
Oikeus ratkaistaan jokaiselle asetukselle erikseen: tehtävän oma asetus ensin, sen puuttuessa tehtäväpohjan asetus ja lopuksi palvelun asetus. Nimenomainen kielto voittaa yleisemmän tason sallimisen. Palvelun alkuoletuksessa kaikki neljä oikeutta ovat pois käytöstä. Yhteiset asetukset on kuvattu ohjeessa Mobiilin näkyvyys ja oletukset.
Android: avaa tehtävän tiedot ja napauta Määräpäivä-riviä. Muokkaus edellyttää määräpäivän muokkausasetusta, muokattavaa tehtävää ja sitä, ettei tehtävä ole valmis. Valitsin sallii nykyisen päivän ja tulevat päivät. Tehtävän tietojen Resursointi avaa Tehtävän aikataulu -ikkunan käyttäjävastuulliselle, keskeneräiselle tehtävälle. Muuta sallittuja vastuita tai aikoja ja vahvista ikkunan Tallenna-painikkeella.
iOS: avaa tehtävän tiedot. Määräpäivän vieressä oleva muokkauspainike tai päivämäärän napautus avaa valitsimen, joka sallii nykyisen päivän ja tulevat päivät. Vahvista päivä Valmis-painikkeella. Resursointi avaa henkilökohtaisten aikojen ikkunan; muokkaustoiminnot riippuvat resursointioikeuksista. Vain luku -tilassa resursoinnin muokkaus on estetty, samoin valmiilla tehtävällä.
iOS voi näyttää määräpäivän muokkauksen myös silloin, kun sen asetus on pois käytöstä. Näkyvä painike ei siis luotettavasti osoita tätä oikeutta. Jos määräpäivän muuttamista pitää rajata, varmista toiminta pääkäyttäjän kanssa. Sopimustehtävän määräpäivää ei voi muuttaa kummallakaan alustalla.
Mobiilissa ei voi vaihtaa suoraa roolivastuuta käyttäjävastuuksi vastuutahojen lisäyksellä. Tee vastuutavan vaihto selaimessa. Vastuiden hallintaoikeus ei myöskään ohita roolin koko jäsenistön seuraamista koskevaa vaatimusta.
Tarkista tallennettu tulos
Avaa tehtävä uudelleen ja tarkista määräpäivä, vastuutapa, valitut käyttäjät tai rooli sekä jokaisen käyttäjän resursointipäivät ja kellonajat. Tarkista erikseen työn aloittaja ja tila, jos aloitit käsittelyn. Roolin jäsenmuutoksen tai massamuutoksen jälkeen odota taustakäsittelyä ja päivitä tiedot ennen tarkistusta. Jos muutos ei tallennu tai tiedot poikkeavat suunnitelmasta, selvitä oikeudet ja tehtävän rajoitukset pääkäyttäjän kanssa.