Palvelun asetukset täydentävät käyttäjäroolien oikeuksia. Niillä voit laajentaa tehtävien näkyvyyttä, määrittää mobiilissa sallittuja resursointimuutoksia ja asettaa puuttuvien käyttäjäresursointien oletusajat. Asetukset ovat asiakkuuskohtaisia ja koskevat sekä Android- että iOS-sovellusta. Sovellusten muokkaustoiminnoissa on kuitenkin eroja.

Avaa yhteiset asetukset

Asetusten muuttaminen edellyttää pääkäyttäjän oikeuksia. Valitse selaimessa oikea asiakkuus ja avaa navigaatiosta Palvelun asetukset. Valitse sivun Palvelun asetukset -välilehti ja laajenna Tehtävien asetukset -osio. Avaa haluamasi asetus napsauttamalla sen nimeä. Tallenna kunkin asetuksen muutokset sen omalla Tallenna-painikkeella.

Tehtävien näkyvyys vastuutahoon kuulumattomille

Avaa Tehtävien näkyvyys vastuutahoon kuulumattomille. Lomakkeessa on kaksi rinnakkaista tapaa laajentaa käyttöoikeuksia. Voit käyttää niitä yhdessä.

  • Näytä tehtävät kansion käyttöoikeuksien perusteella johtaa tehtävän oikeudet siihen liitetyn Spotin kansion ja ylempien kansioiden oikeuksista. Kansion lukuoikeus antaa tehtävän lukuoikeuden. Kansion muokkausoikeus antaa tehtävän luku- ja muokkausoikeuden, jolloin tehtävän suorittaminenkin voi olla mahdollista sen muiden ehtojen mukaisesti.
  • Näytä kaikille mobiilikäyttäjille tehtävät, joiden tila on antaa valittujen tilojen tehtäviin lukuoikeuden Spotista ja vastuutahosta riippumatta. Avoin, Myöhässä, Käynnissä on yksi yhteinen valinta. Valmis on toinen valinta. Tilavalinta ei itsessään anna muokkausoikeutta.

Nämä asetukset eivät avaa suunnittelutilassa olevia tehtäviä eivätkä tehtäviä, joilta puuttuu vastuutaho. Muut tilat eivät kuulu tilavalintojen antamaan lukuoikeuteen.

Valintojen poistaminen poistaa vain niiden kautta annettavan oikeuden. Käyttäjä voi edelleen nähdä tai muokata tehtävää esimerkiksi oman vastuunsa tai muiden oikeuksiensa perusteella. Pelkkä tehtävän näkyminen listalla ei tarkoita oikeutta muuttaa sen vastuita, resursointia tai määräpäivää. Tarkista käyttäjän kaikki roolit; kansio-oikeuksista kerrotaan ohjeessa Mobiiliroolit ja kansio-oikeudet.

Mobiilin resursointioikeudet

Avaa Mobiilin resursointioikeudet. Kaikki neljä yhteistä oikeutta ovat oletuksena pois käytöstä. Jokainen oikeus ratkaistaan erikseen: ensin käytetään tehtävän omaa valintaa, sen puuttuessa tehtäväpohjan valintaa ja vasta senkin puuttuessa palvelun yhteistä asetusta. Myös tehtävällä tai tehtäväpohjalla asetettu nimenomainen kielto ohittaa alemman tason sallinnan.

  • Salli käyttäjän muokata omaa resursointia sallii käyttäjän omien resursointijaksojen lisäämisen, muuttamisen ja poistamisen. Se ei anna oikeutta muiden käyttäjien resursointeihin.
  • Salli tehtävän kaikkien resursointien muokkaus sallii kaikkien vastuutahojen resursointijaksojen hallinnan. Se ei yksin salli vastuutahojen lisäämistä tai poistamista.
  • Salli määräpäivän muuttaminen liittyy määräpäivän muokkaustoimintoon. Sen nykyiset rajoitukset on kuvattu alla.
  • Salli uusien vastuutahojen lisääminen ja oman vastuun poistaminen tehtävältä sallii uusien käyttäjien lisäämisen vastuutahoiksi sekä oman käyttäjän poistamisen vastuutahoista. Se ei salli muiden vastuutahojen poistamista. Uudelle vastuutaholle voidaan samalla lisätä resursointi, vaikka olemassa olevien resursointien muokkaus ei olisi sallittu.

Vastuutahon viimeistä resursointijaksoa ei voi poistaa yksittäin. Muuta sen aikaa tai poista oma vastuu, jos siihen on oikeus. Oman vastuun poistaminen poistaa myös siihen kuuluvat suunnitellut resursoinnit. Se ei poista itse tehtävää eikä tehtävän tuntikirjauksia. Tehtävän resursoitu minuuttimäärä päivittyy resursointimuutosten mukana.

Suoraan roolille vastuutettu tehtävä

Suoraan roolille vastuutetulle tehtävälle ei voi lisätä käyttäjäkohtaisia resursointeja. Mobiilin tehtävänäkymä ei avaa tällaisen tehtävän resursointimuokkausta, eikä vastuutahojen hallintaoikeus salli uusien vastuutahojen lisäämistä tai roolivastuun poistamista.

Suora roolivastuu on eri asia kuin tehtävä, jonka vastuutahoina ovat roolin yksittäiset käyttäjät. Käyttäjäkohtaisesti vastuutetulla tehtävällä on käyttäjien omat resursoinnit. Vastuutavan valintaa käsitellään ohjeessa Vastuut ja määräpäivät.

Määräpäiväoikeuden nykyinen rajoitus

Salli määräpäivän muuttaminen ei tällä hetkellä estä määräpäivän muuttamista johdonmukaisesti kaikissa tilanteissa. Androidin tehtävänäkymän muokkaustoiminto edellyttää tätä oikeutta, muokattavaa tehtävää ja muuta kuin valmista tilaa. iOS:n tehtävänäkymässä muokkaustoiminto voi kuitenkin olla käytettävissä muokattavalla tehtävällä myös oikeuden ollessa pois käytöstä. Lisäksi tavallisen, ei-toistuvan tehtävän määräpäivän muutos ei esty palvelussa pelkästään tämän oikeuden puuttumisen vuoksi.

Älä siis käytä valinnan poistamista yksin varmistuksena siitä, ettei määräpäivää voi muuttaa. Asetuksen salliminenkaan ei ohita kaikkia tehtäväkohtaisia rajoituksia: sopimuksen tehtäväasetuksista luodun olemassa olevan tehtävän määräpäivää ei voi muuttaa.

Oletusresursointiarvot

Avaa Oletusresursointiarvot. Arvoja käytetään käyttäjäkohtaisen resursoinnin muodostamiseen, kun vastuutaholta puuttuvat resursointitiedot, esimerkiksi toistuvan tehtävän uuden esiintymän luonnissa.

  • Aloituksen kellonaika on oletuksena 08:00. Se määrää aloituspäivän kellonajan.
  • Kesto syötetään tunteina ja minuutteina. Oletus on 1 tunti eli 60 minuuttia, ja vähimmäiskesto on yksi minuutti. Käytä kokonaisia tunteja ja minuutteja.
  • Ennakko (päivää ennen määräpäivää) on oletuksena 0. Syötä nolla tai positiivinen kokonaisluku. Nolla tarkoittaa määräpäivää; suurempi luku siirtää aloituspäivää vastaavan määrän kalenteripäiviä taaksepäin.

Aloituspäivä saadaan vähentämällä ennakko tehtävän määräpäivästä. Aloituksen kellonaika asetetaan tälle päivälle, ja lopetusaika muodostuu lisäämällä aloitukseen kesto. Esimerkiksi määräpäivä 10.10., ennakko 2 päivää, aloitus 08:00 ja kesto 1 tunti 30 minuuttia tuottavat resursoinnin 8.10. klo 08:00–09:30. Laskenta ei siirrä viikonlopulle osuvaa aikaa automaattisesti arkipäivälle. Jos määräpäivä puuttuu, oletuksen laskenta käyttää nykyistä päivää lähtökohtana.

Yhteisen asetuksen tallentaminen ei korvaa olemassa olevia resursointeja eikä yksin täydennä kaikkia vanhoja tehtäviä. Oletukset tulevat käyttöön niissä tehtävän luonti- ja täydennystoiminnoissa, jotka muodostavat puuttuvan resursoinnin. Toistuvan tehtävän omat perusresursoinnit ovat ensisijaisia; yhteisiä oletuksia käytetään uuden esiintymän luonnissa vasta niiden puuttuessa. Suora roolivastuu jää käyttäjäkohtaisen oletusresursoinnin ulkopuolelle.

Resursointi on suunniteltua työaikaa. Se ei muodosta toteutunutta tuntikirjausta. Tehtävän resursoitu aika on käyttäjien resursointijaksojen kestojen summa: jos kahdelle käyttäjälle varataan kummallekin 90 minuuttia, resursoitu aika on yhteensä 180 minuuttia, vaikka molemmat työskentelisivät samanaikaisesti klo 08:00–09:30.

Varmista tallennuksen vaikutus

  1. Avaa muutettu asetus uudelleen ja tarkista tallennetut valinnat.
  2. Kirjaudu oikeaan asiakkuuteen tarkoitetulla mobiilikäyttäjällä. Avaa Tehtävät ja tarkista eri tilojen näkyvyys sekä käytössä olevat suodattimet. Tarkempaan hakuun on ohje Omien tehtävien löytäminen.
  3. Avaa tehtävä uudelleen sekä Androidissa että iOS:ssa. Käyttäjäkohtaisesti vastuutetun, keskeneräisen tehtävän tiedoissa avaa Resursointi. Tarkista omien ja muiden käyttäjien muokkaustoiminnot sekä vastuutahojen lisääminen. iOS:ssa pelkkä lukuoikeus estää resursointinäkymän avaamisen. Valmiin tehtävän resursointia ei avata muokattavaksi kummankaan sovelluksen tehtävänäkymästä.
  4. Jos kokeilet sallittua muutosta, tallenna se ja avaa tehtävä uudelleen. Tarkista palveluun tallentuneet vastuut, alku- ja loppuajat sekä määräpäivä; painikkeen näkyminen tai onnistumisilmoitus ei yksin varmista tulosta.
  5. Varmista oletusresursointi uudesta tehtävästä, jonka luonnissa käytetään yhteisiä oletuksia. Vanhan tehtävän olemassa olevan resursoinnin pysyminen ennallaan on odotettua.

Jos tulos poikkeaa odotetusta, tarkista asiakkuus, käyttäjän kaikki roolit ja kansio-oikeudet, tehtävän vastuutapa ja tila sekä tehtävän ja tehtäväpohjan omat resursointioikeudet.