Ennen työn aloittamista tarkista tehtävästä oikea laite eli Spotti, työn kuvaus ja määräpäivä. Sama tehtävän nimi voi esiintyä usealla laitteella. Tehtävän etsiminen tai avaaminen ei vielä aloita sen käsittelyä.

Tarvitset käyttöoikeuden tehtävän näkemiseen. Suodattimet rajaavat vain sinulle näkyviä tehtäviä eivätkä anna oikeutta suorittaa tai muokata niitä.

Avaa oikea tehtävälista mobiilissa

Androidissa avaa päävalikosta Tehtävät. iOS:ssa avaa Työt-välilehti ja valitse Tehtävät. Tarkista avautunut tilavälilehti: se ei välttämättä ole Avoimet.

  • Avoimet: avoimessa tilassa olevat tehtävät.
  • Myöhässä: myöhässä olevassa tilassa olevat tehtävät.
  • Käynnissä: käsittelyyn otetut tehtävät.
  • Valmiit: valmiiksi merkityt tehtävät.

Avaa valitun välilehden suodatus näkymän oikean yläreunan suodatinkuvakkeesta. Androidissa kuvake on suppilon muotoinen; iOS:ssa se on yläpalkissa.

Rajaa omiin tehtäviin tai roolien tehtäviin

Avaa Androidin suodatuslomakkeessa Suodata vastuun mukaan. iOS:ssa vastaava valinta on Suodata roolilla. Valitse avautuvan valinnan Näytä omat tehtäväni -osasta oma nimesi. Androidissa vahvista vastuuvalinta sen Tallenna-painikkeella ja lopuksi tallenna koko suodatuslomake.

Oma rajaus tarkoittaa tehtäviä, joissa olet ainoa suorittaja. Jos tehtävä on osoitettu sinulle ja toiselle henkilölle, se jää tämän rajauksen ulkopuolelle. Rajaus perustuu tehtävälle osoitettuihin suorittajiin, ei siihen, kuka on ottanut tehtävän käsittelyyn.

Valitse roolitehtävät erikseen Näytä roolien tehtävät -osasta. Valittavissa ovat käyttäjällesi kuuluvat roolit. Roolirajaus löytää valitulle roolille osoitetut tehtävät sekä tehtävät, joiden suorittajat määräytyvät kyseisestä roolista. Jos valitset sekä oman nimesi että rooleja, tuloksiin hyväksytään kumpaakin vastuuehtoa vastaavia tehtäviä.

Jos et valitse omaa nimeäsi etkä rooleja, vastuuta ei rajata: lista voi näyttää myös muiden tehtäviä käyttöoikeuksiesi rajoissa. Usealle henkilölle osoitettua tehtävää kannattaa siksi etsiä ilman vastuurajausta ja rajata esimerkiksi nimellä tai Spotilla.

Yhdistä muut mobiilin hakuehdot

Suodatuslomakkeessa voit rajata tehtävän nimellä, Spotin nimellä, kansiolla, prioriteetillä ja kategorialla. Nimi- ja Spotti-haku löytävät myös nimen osan kirjainkoosta riippumatta. Kansiohaku etsii tekstiä Spotin koko kansiopolusta, joten myös ylemmän kansion nimi voi löytää alikansioiden tehtäviä.

Eri hakuehdot ovat yhtä aikaa voimassa. Esimerkiksi oma nimi, tietty Spotti ja korkea prioriteetti näyttävät vain tehtävät, jotka täyttävät kaikki nämä ehdot ja kuuluvat valitulle tilavälilehdelle. Saman valinnan sisältä useampi prioriteetti tai kategoria toimii vaihtoehtoina: yhden valitun arvon vastaavuus riittää. Kategoriarajaus koskee tehtävän kategorioita.

Valitse suodatuslomakkeen alareunasta Tallenna ja tarkista tulokset oikealta tilavälilehdeltä. Tyhjien hakuehtojen tallentamisen sijaan käytä Palauta oletusasetukset -toimintoa.

Avoimien, myöhässä olevien ja käynnissä olevien tehtävien lukumäärät kuvaavat kaikkia käyttöoikeuksiesi sallimia kyseisen tilan tehtäviä. Ne eivät seuraa nimi-, vastuu- tai muita suodattimia eivätkä siten kerro suodatettujen omien tehtäviesi määrää.

Säilytä tai nollaa mobiilin rajaukset

Suodatuslomakkeen Käytä kaikilla välilehdillä ottaa samat hakuehdot käyttöön Avoimet-, Myöhässä-, Käynnissä- ja Valmiit-listoilla. Kukin lista näyttää silti vain oman tilansa tehtäviä.

Androidin Käytä näitä asetuksia aina ja iOS:n Käytä aina näitä asetuksia säilyttävät rajaukset myöhempää käyttöä varten. Ilman tätä valintaa rajaukset ovat tilapäisiä. Asetukset tallentuvat sovellukseen; selaimen näkymävalinnat ovat erillisiä.

Android: ilman kaikille välilehdille käyttämistä tallennus muuttaa vain nykyisen välilehden rajauksia. Jos tallennat tilapäisen rajauksen, kyseisen välilehden aiemmin pysyvästi tallennettu rajaus poistuu. Kaikille välilehdille tallentaminen korvaa kaikkien neljän listan rajaukset.

iOS: ilman kaikille välilehdille käyttämistä tallennus tyhjentää muiden tilalistojen tilapäiset rajaukset. Muiden listojen aina käytettäviksi tallennetut rajaukset säilyvät. Kaikille välilehdille tallentaminen korvaa kaikkien neljän listan rajaukset.

Nollaa rajaukset suodatuslomakkeen Palauta oletusasetukset -painikkeella. Jos Käytä kaikilla välilehdillä on valittuna, nollaus koskee kaikkia neljää listaa; muuten se koskee nykyistä listaa. Androidissa pidä myös Käytä näitä asetuksia aina valittuna, kun haluat poistaa nykyisen listan pysyvästi tallennetut rajaukset. Ilman sitä nykyisen listan nollaus poistaa vain tilapäisen rajauksen.

Nollaus ei poista tehtäviä eikä muuta niiden vastuuta tai tilaa. Tarkista nollauksen jälkeen sekä hakuehdot että tuloslista.

Etsi tehtävä selaimessa

Avaa vasemman sivuvalikon Tehtävät. Valitse sivulla Taulukkonäkymät ja sen alta Oletusnäkymä.

Rajaukset ovat taulukon sarakeotsikoiden alla. Valitse Vastuukäyttäjä/rooli-sarakkeen rajauksesta oma nimesi tai haluamasi rooli. Selaimen vastuurajaus löytää tehtävän, kun yksikin sen suorittajista vastaa valintaa. Se löytää siis myös sinulle ja muille henkilöille yhdessä osoitettuja tehtäviä.

Tarkista samalla Tila-sarakkeen valinnat. Ilman palautettua tai tallennettua näkymää oletusrajauksena ovat avoimet, myöhässä olevat ja käynnissä olevat tehtävät. Rajaa tarvittaessa Nimi-, Spotti- tai Määräpäivä-sarakkeesta. Määräpäivän rajaus koskee määräpäivää; luontiajan rajaus on erillinen tieto. Eri sarakkeiden rajaukset kaventavat samaa tulosjoukkoa.

Avaa tehtävä Nimi-sarakkeen nimilinkistä. Jos tehtävä ei löydy, poista tarpeettomat sarakerajaukset ja tarkista käytössä oleva tallennettu näkymä. Lisätietoja näkymistä on ohjeessa Tehtävälista, kanban ja tallennetut näkymät.

Tarkista työn sisältö ennen aloittamista

Tarkista avatun tehtävän tiedoista Spotti, työn kuvaus, vastuut, määräpäivä ja nykyinen tila. Tutustu liitteisiin ja tehtävälomakkeeseen. Selvitä myös mahdollisen tarkastuskierroksen sisältö ja tehtävän vaatimat kirjaukset, kuten työaika, konetuntilukema tai allekirjoitukset. Kaikkia näitä ei vaadita jokaisessa tehtävässä.

Jos tehtävä on jo käynnissä, tarkista myös sen käsittelijä ennen työn jatkamista. Tehtävälle osoitetut vastuut ja käsittelyyn ottanut henkilö ovat eri tietoja.

Selaimen avoimen tai myöhässä olevan tehtävän lomakkeen alareunassa on kaksi aloittamistoimintoa:

  • Aloita käsittely tallentaa nykyisen kirjautuneen käyttäjän käsittelijäksi. Aiemmin käsittelyssä olleella, avoimeksi palautetulla tehtävällä painikkeen nimi voi olla Jatka käsittelyä.
  • Vastuutaho aloittaa käsittelyn tallentaa käsittelijäksi tehtävän ainoan henkilösuorittajan. Jos vastuutaho on rooli tai suorittajia on useita, avautuu Valitse tehtävän suorittaja -lomake. Valitse siitä työn tekevä henkilö: henkilötehtävällä valinta perustuu suorittajiin ja roolitehtävällä roolin henkilöihin.

Aloittaminen tallentaa tehtävän tilaksi Käynnissä sekä käsittelijän ja aloitusajan. Vastuutahon valintalomake voi lisäksi kysyä Aloitetaanko työtuntien kirjaus? Jos vastaat kyllä, valitulle käsittelijälle luodaan käynnissä oleva työaikakirjaus. Tehtävän aloitusaika ja työaikakirjaus ovat erillisiä tietoja.

Odota tallennuksen onnistumista ja tarkista tehtävän tila, käsittelijä ja aloitusaika. Jos et enää näe tehtävää aiemmassa listassa, tarkista Käynnissä-tila ja listan rajaukset. Jos toiminto puuttuu tai tallennus estyy, tarkista tehtävän tila ja pyydä tarvittaessa organisaatiosi pääkäyttäjää selvittämään oikeutesi.

Jos tehtävä ei löydy

Tarkista ensin oikea tilavälilehti ja aktiiviset hakuehdot. Poista etenkin oma vastuurajaus, jos tehtävällä voi olla useita suorittajia. Tarkista myös, ettet ole siirtänyt samoja rajauksia kaikille välilehdille.

Mobiilin näistä tehtävälistoista ja niiden suodatetusta hausta puuttuvat tarkastuksessa ja odotustilassa olevat tehtävät. Selaimessa odotustilan nimi on Pidossa. Tällaisen tehtävän etsimiseen käytä selaimen tehtävätaulukkoa ja valitse vastaava tila. Jos tehtävä ei löydy ilman rajauksiakaan, pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan sen tila, vastuut ja näkyvyysoikeudet.

Työn päätyttyä täytä tehtävän vaaditut tiedot. Valmiiksi kuittaaminen ja tarkastusta vaativan tehtävän eteneminen käsitellään ohjeessa Tehtävän kuittaaminen valmiiksi mobiilisovelluksessa.