Tehtävälista auttaa etsimään töitä ja vertailemaan niiden tietoja. Kanban näyttää tehtävät tilojen mukaisissa sarakkeissa. Tehtävän tuotteet -taulukossa voit tarkastella tehtäviin liitettyjä tuotteita ja muita kustannuksia.

Tämä ohje koskee selainkäyttöliittymää. Androidin ja iOS:n tehtävälistojen käyttöä käsitellään ohjeessa Omien tehtävien löytäminen.

Avaa tehtävälista ja rajaa tiedot

Avaa selaimen päävalikosta Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävät. Valitse sivulta Taulukkonäkymät → Oletusnäkymä. Näet käyttöoikeuksiesi sallimat tehtävät. Tehtävän näkyminen ei yksin anna oikeutta muokata tai päättää sitä.

Käytä sarakeotsikoiden alla olevia hakukenttiä esimerkiksi tehtävän nimen, tilan, vastuutahon tai Spotin rajaamiseen. Avaa tarvittavat piilotetut sarakkeet otsikkorivin sarakevalintakuvakkeesta, jossa näkyy vierekkäisiä pystysarakkeita. Avaa tehtävä sen nimestä ja varmista oikea Spotti ja työn kuvaus ennen käsittelyä.

Määräpäivä ja Luotu ovat erillisiä päivämäärähakuja. Määräpäivä rajaa työn määräpäivää, Luotu tehtävän luontiaikaa. Jos käytät molempia, tehtävän on täytettävä molemmat ehdot. Myös muiden sarakkeiden rajaukset vaikuttavat tulokseen yhdessä. Esimerkiksi lokakuussa luotu, marraskuussa erääntyvä tehtävä ei näy, jos molemmat päivämäärät rajataan lokakuuhun.

Jos tehtävä puuttuu, tarkista aktiivinen tallennettu näkymä, tyhjennä tarpeettomat hakukentät ja laajenna oikean päivämääräsarakkeen aikaväliä. Määräpäivähaku ei etsi luonti- tai suorituspäivää. Käyttöoikeuksien ulkopuolinen tehtävä ei tule näkyviin rajausten poistamisella.

Tulkitse allekirjoitukset, resursointi ja kansiojärjestys

Voit ottaa sarakevalinnoista näkyviin sarakkeet Allekirjoitukset vaaditaan henkilöiltä ja Allekirjoitukset puuttuvat henkilöiltä sekä hakea niiden sisältöä sarakkeiden hakukentillä. Valmiilla tehtävillä ensimmäinen sarake näyttää annetut allekirjoitukset, eikä puuttuvia allekirjoituksia näytetä. Allekirjoittaminen kuvataan ohjeessa Tehtävän allekirjoitukset.

Ensimmäisen resursoinnin alkamispäivä on tehtävän työntekijäresursointien aikaisin alkuaika. Viimeisen resursoinnin päättymispäivä on niiden myöhäisin loppuaika. Ilman työntekijäresursointia arvot ovat tyhjiä. Arvot eivät tarkoita tehtävän suunniteltua alkua ja loppua, toteutunutta työaikaa tai valmistumista. Niiden väliin voi sisältyä taukoja ja useiden työntekijöiden erillisiä resursointeja.

Kansio-sarakkeen otsikon valikkonuolesta voit valita lajittelutavaksi Koko kansiopolku tai Vain kansion nimi. Koko kansiopolku järjestää kansiot juurikansiosta alkaen. Napsauta Kansio-sarakkeen otsikkoa lajitellaksesi taulukon sen mukaan. Valittu lajittelutapa tallentuu näkymään.

Tarkastele tehtävien tuotteita ja muita kustannuksia

Valitse Taulukkonäkymät → Tehtävän tuotteet. Tehtävä on ylärivi; avaa sen vieressä olevasta avausnuolesta tuotteet ja muut kustannukset alariveiksi. Näkymään tulevat vain tehtävät, joilla on vähintään yksi hakuehtoja vastaava tuote- tai muu kustannusrivi. Pelkkä tuntikirjaus tai matkakulu ei tuo tehtävää tähän taulukkoon.

Tehtäväsarakkeiden haut rajaavat tehtäviä. Tuote- ja kustannusrivien hauissa:

  • Tuotteen nimi hakee tuotteen nimeä tai muun kustannuksen otsikkoa.
  • Tuotetunnus hakee tuotteen koodia. Tämän haun käyttäminen jättää muut kustannukset pois.
  • Kommentti hakee tuoterivin selitystä tai muun kustannuksen lisätietoja.
  • Yksikkömäärä hakee yksittäisen rivin määrää. Voit käyttää esimerkiksi 2 täsmälliseen määrään tai >=2 vähintään kahden määrään. Kahden erillisen yhden yksikön rivin tehtävä ei täytä jälkimmäistä ehtoa.

Haku näyttää tehtävän alla vain osuvat alarivit. Siksi avattu tehtävärivi ei rajatussa näkymässä välttämättä näytä tehtävän kaikkia tuotteita tai kustannuksia. Tyhjennä tuotehaut, kun haluat tarkistaa kaikki rivit.

Taulukko on tarkastelua varten. Muokkaa tietoja avaamalla tehtävä sen nimestä; tuotteen nimeä napsauttamalla avaat kyseisen tehtävän tuotetiedot. Tietojen muuttaminen edellyttää tehtävän muokkausoikeutta.

Mitä yksikköhinta tarkoittaa?

Yksikköhinta on yhden yksikön hinta. Se ei ole rivisummaa, tallennettu kustannushinta eikä tehtävän laskutuksen kokonaissumma. Rivisumma saadaan kertomalla määrä yksikköhinnalla, mutta tämä taulukko ei näytä sitä.

Tuoterivin hinta lasketaan näkymää haettaessa nykyisillä tiedoilla. Laskennassa käytetään tehtävän ensimmäistä asiakasta, tuotetta, rivin määrää, varastoa, varastopaikkaa ja ostoerää sekä palvelun kustannus- ja myyntihintasääntöjä. Tuotenäkymä näyttää sääntöjen mukaisen lasketun myyntihinnan myös silloin, kun tehtäväriville on annettu vapaa yksikköhinta. Muun kustannuksen yksikköhinta puolestaan luetaan tallennetusta kustannusrivistä. Nollamääräinen tuoterivi näyttää nollahinnan.

Kustannuslaskenta käyttää joko yhtä valittua menetelmää tai sääntöketjua. Ketjussa ensimmäinen käytettävissä oleva, vähintään nollan suuruinen kustannus voittaa: myös nolla pysäyttää haun. Ilman ketjun tulosta kustannus on nolla. Oletusasetuksena ketju on pois käytöstä ja kustannuksen lähteenä on tuotteen myyntihinta. Varasto- ja ostoerämenetelmien tarkempi merkitys kuvataan ohjeessa Varastoarvo ja tuotteen kustannushinta.

Myyntihintasäännöt kokeillaan asetetussa järjestyksessä, ja ensimmäinen positiivinen tulos voittaa. Oletusjärjestys on tuotteen myyntihinta, asiakkaan hinnastohinta, asiakkaan tuotealennuksella alennettu myyntihinta ja asiakkaan prosentilla korotettu tuotteen ostohinta. Säännöt eivät kerry päällekkäin. Asiakkaan suoraan liitetyn voimassa olevan hinnaston tuoterivi valitaan ennen sopimushinnaston riviä; useasta sopivasta hinnastosta käytetään vanhinta.

Jos mikään myyntihintasääntö ei tuota positiivista hintaa, hinta lasketaan positiivisesta kustannuksesta kaavalla kustannus / (1 − oletuskate / 100), kun oletuskate on alle 100 %. Muuten hinta on nolla. Oletuskate on 20 %, mutta palveluun voidaan asettaa muu arvo. Kustannus pyöristetään kahteen desimaaliin ennen myyntihinnan laskentaa, ja myyntihinta pyöristetään kahteen desimaaliin. Esimerkiksi 80 euron kustannus ja 20 prosentin oletuskate tuottavat 100 euron yksikköhinnan, jos aiemmista säännöistä ei saada hintaa.

Hinnoittelutietojen muuttuminen voi muuttaa myös vanhan tehtävän tässä näkymässä näkyvää hintaa. Käytä näkymää rivien tarkasteluun; historiallinen kustannus tai laskutettava summa on tarkistettava kyseisestä kustannus- tai laskutusaineistosta.

Etsi tehtäviä kanbanista

Valitse Tehtävät-sivulta Kanban. Sen tilasarakkeet ovat Suunnittelu, Avoin, Myöhässä, Tekeillä, Pidossa, Tarkastuksessa ja Valmis. Suunnittelu sisältää tehtäväluonnokset. Avaa tehtävän tiedot napsauttamalla kortin nimeä.

Avaa kanbanin yläpuolelta Suodata. Voit rajata esimerkiksi Spotin, vastuutahon, työmääräimen, kansion, tehtävän nimen, prioriteetin, kategorian tai sopimuksen perusteella. Kansiorajaus kattaa myös alikansiot. Hae määräpäivällä rajaa määräpäivää, ei luonti- tai valmistumisaikaa. Kun annat alku- tai loppurajan, määräpäivättömät tehtävät, kuten osa luonnoksista, jäävät pois. Ylätyökalurivin Tyhjennä valinnat poistaa kanbanin rajaukset.

Tehtäviä ladataan sarakkeisiin erissä. Avaa tarvittaessa suljettu tilasarake sen otsikosta ja vieritä saraketta alaspäin, niin siihen ladataan lisää hakuehtoja vastaavia tehtäviä. Haku ei käytä kiinteää luonnosten kokonaismäärärajaa eikä avoimien tai valmiiden tehtävien ikään perustuvaa aikarajaa. Voit siis etsiä myös vanhoja ja kauemmas tulevaisuuteen ajoitettuja tehtäviä.

Luonnokset järjestetään viimeisimmän päivityksen mukaan uusimmat ensin ja valmiit tehtävät suorituspäivän mukaan uusimmat ensin. Muissa sarakkeissa järjestys on määräpäivän mukaan aikaisimmat ensin. Jos tehtävä puuttuu, tarkista hakuehdot ja jatka oikean tilasarakkeen selaamista.

Muuta tehtävän tilaa kanbanissa

Kortin siirtäminen toiseen sarakkeeseen käsittelee tehtävän todellista tilaa. Tarvitset muokkausoikeuden ja valmistumiseen myös tehtävän päättämisoikeuden. Sarakkeen sisällä kortteja ei voi järjestää vetämällä.

  • Suunnittelu: luonnoksen voi siirtää avoimeksi, myöhästyneeksi tai tekeille, kun tehtävän tarvittavat tiedot ovat kunnossa. Luonnosta ei voi siirtää suoraan pitoon, tarkastukseen tai valmiiksi.
  • Avoin ja Myöhässä: näiden välinen tila määräytyy määräpäivästä. Myöhässä tarkoittaa ennen nykyisen päivän alkua erääntynyttä tehtävää. Avoimen kortin vetäminen Myöhässä-sarakkeeseen tai myöhästyneen vetäminen avoimeksi ei korvaa määräpäivän muuttamista tehtävän tiedoissa.
  • Tekeillä: aloittaminen voi pyytää suorittajan valintaa. Tarkista henkilö, jotta työn suorittaja kirjautuu oikein. Tarkastuksesta voi palata tähän tilaan korjauksia varten.
  • Pidossa: avoimen, myöhästyneen tai tekeillä olevan tehtävän voi siirtää pitoon. Pidossa olevan voi palauttaa avoimeksi tai ottaa tekeille. Myöhästynyt määräpäivä voi palauttaa avoimeksi siirretyn tehtävän Myöhässä-tilaan. Pito ei tarkoita valmistumista tai poistamista.
  • Tarkastuksessa: tarkastukseen voi lähettää vain tarkastusta vaativan tehtävän. Tarkastuksesta voi siirtyä tekeille tai valmiiksi; valmistuminen edellyttää tallennettua tarkistuskommenttia.
  • Valmis: valmista tehtävää ei voi palauttaa toiseen tilaan vetämällä korttia.

Avoimen, myöhästyneen tai tekeillä olevan tehtävän siirtäminen tarkastukseen tai valmiiksi tarkistaa tehtävälomakkeen osiot ja pakolliset kentät. Valmistuminen edellyttää lisäksi vaadittuja allekirjoituksia ja, jos työajan kirjaaminen on pakollista, positiivista kirjattua työaikaa. Tarkastusta vaativa tehtävä ohjataan ensin Tarkastuksessa-tilaan. Pidossa olevaa tehtävää ei voi kuitata suoraan vetämällä sitä valmiiksi: ota se ensin tekeille.

Noudata siirron avaamia vahvistuksia ja täydennä puuttuvat tiedot. Lomakkeen täyttämiseen on oma ohje, ja tarkastus sekä raportin käsittely kuvataan ohjeessa Tehtävän tarkastaminen ja raportti.

Valmistuminen tallentaa suoritustiedot ja voi käynnistää kustannusten muodostuksen, käynnissä olevien tuntikirjausten päättämisen, tuotteiden varastotapahtumat ja toistuvan tehtävän seuraajan luonnin. Tarkastuksen jälkeen valmistuminen käynnistää tehtävän päättyneiden, hyväksymättömien tuntikirjausten hyväksynnän, jos kirjauksia ei ole liitetty palvelupyyntöön. Liitetty palvelupyyntö voi valmistua sen asetusten ja muiden tehtävien tilojen perusteella. Osa jatkotoimista tehdään taustalla.

Kanbanin suora kuittaus ei tarjoa PDF-raportin luontivalintaa. Lomakkeen määritetyt oletusvastaanottajat voivat silti käynnistää raportin muodostamisen. Kun tarvitset raportti- tai lähetysvalintoja, avaa tehtävä ja käytä sen kuittaustoimintoja.

Tarkista siirron jälkeen palautunut tilasarake ja avaa tehtävä varmistaaksesi tallennetun tilan, suorittajan ja suoritustiedot. Pelkkä vetoliike tai vahvistusikkunan avautuminen ei todista onnistunutta tallennusta. Jos toiminto epäonnistuu, korjaa ilmoitettu puute ja tarkista tila uudelleen.

Tallenna ja palauta näkymä

Tallennettu näkymä säilyttää tarkasteluasetuksia, ei muuttumatonta kopiota tehtävistä. Oletusnäkymän taulukko, Tehtävän tuotteet -taulukko ja kanban käyttävät erillisiä tallennettuja näkymiä.

  1. Tee haluamassasi näkymässä rajaukset. Järjestä taulukon sarakkeet ja lajittelu tai avaa ja sulje kanbanin tilasarakkeet tarpeesi mukaan.
  2. Valitse näkymän ylätyökaluriviltä Tallenna näkymä → Luo uusi näkymä.
  3. Kirjoita Näkymän nimi, esimerkiksi oman huoltotiimin avoimet tehtävät. Vahvista ikkunan Luo uusi näkymä -painikkeella.
  4. Avaa näkymä myöhemmin saman työkalurivin Valitse tallennettu näkymä -painikkeella. Valitse se luettelosta ja vahvista ikkunan Valitse tallennettu näkymä -painikkeella.

Taulukkonäkymään tallentuvat hakuehdot, sarakkeiden näkyvyys, järjestys ja leveydet sekä lajittelu, myös kansiosarakkeen lajittelutapa. Kanbanin näkymä palauttaa rajaukset sekä sarakkeiden avatun tai suljetun tilan.

Jos haluat korvata aiemman näkymän asetukset, avaa ensin kyseinen tallennettu näkymä, tee muutokset ja valitse Tallenna näkymä → Muokkaa valittua näkymää. Vahvista muokkausikkunassa Tallenna. Tämä päivittää valitun näkymän; uuden vaihtoehdon säilyttämiseen käytä Luo uusi näkymä -toimintoa.

Omat näkymät ovat henkilökohtaisia. Pääkäyttäjä voi luoda Globaalin näkymän, joka on managerikäyttäjien valittavissa, tai Globaalin oletusnäkymän, joka ladataan heille automaattisesti oletukseksi. Manageri voi muokata omia näkymiään; yhteisten näkymien muuttaminen kuuluu pääkäyttäjälle. Uuden globaalin oletuksen luominen voi korvata ja poistaa aiemman tallennetun oletusnäkymän.

Työkalurivin Palauta oletusnäkymä palauttaa käyttöön kyseisen taulukon tai kanbanin oletusasetukset. Kanbanissa oletus voi sisältää pääkäyttäjän määrittämän globaalin oletuksen rajaukset. Tallenna tarvitsemasi muutokset ennen palautusta.

Varmista tallennus avaamalla näkymä uudelleen ja tarkistamalla hakuehdot, sarakkeet ja lajittelu sekä kanbanissa sarakkeiden avattu tai suljettu tila. Tallennettu näkymä ei muuta tehtäviä eikä laajenna käyttöoikeuksia: sama yhteinen näkymä voi näyttää eri käyttäjille eri tehtävät. Tarkista aktiivinen näkymä ennen massamuutosta.

Lisätietoa taulukkonäkymistä ja vientitiedoston tarkistamisesta on ohjeessa Näkymien tallentaminen ja Excel-vienti.