Tehtävälomake ohjaa työn tarkastukset ja kirjaukset. Se voi sisältää useita osioita, joissa on tekstiä, numeroita, päivämääriä tai valintoja. Täytä tiedot tehdyn työn perusteella. Osion tallentaminen ja koko tehtävän kuittaaminen ovat erillisiä toimintoja.

Ennen täyttämistä

Tehtävään pitää olla liitetty tehtävälomake. Tarvitset myös tehtävän suorittamiseen soveltuvat oikeudet: pelkkä tehtävän näkyminen ei takaa tallennus- tai kuittausoikeutta. Jos lomake puuttuu tai sen toiminnot ovat estettyjä, pyydä oman organisaatiosi pääkäyttäjää tarkistamaan lomake, tehtävän tila ja oikeutesi.

Selaimessa aktiivinen tai myöhästynyt tehtävä otetaan ensin käsittelyyn. Suunnittelussa olevan tai valmistuneen tehtävän lomakekentät ovat lukittuja. Mobiilissa täyttö voi avautua jo aktiiviselle tai myöhästyneelle tehtävälle; selaimen käsittelyvaatimusta ei sovelleta samalla tavalla. Androidissa lomakepainike voi olla lukittu, kun tehtävä on toisen käyttäjän käsittelyssä. iOS avaa valmistuneen tehtävän lomakkeen katselunäkymään.

Vastaukset, pakolliset kentät ja kommentit

Lue osion kuvaus ja kenttien otsikot ennen vastaamista. Kirjoita tekstikenttään havainto, numerokenttään luku kentän ilmoittamassa yksikössä, valitse päivämäärä päivämääräkentästä ja valitse alasvetovalikosta sopiva vaihtoehto. Lomakkeen numerovastaus ei itsessään ole tehtävän tuntikirjaus tai Konetunnit-lukema.

Pakollinen kenttä tarvitsee varsinaisen vastauksen. Pelkät välilyönnit eivät riitä. Pakollinen valintaruutu tai kytkin edellyttää myönteistä valintaa. Valitsematta jättäminen ei siis kelpaa pakolliseksi kielteiseksi vastaukseksi. Älä muuta kielteistä havaintoa myönteiseksi tallennuksen vuoksi: pyydä lomakkeen ylläpitäjää käyttämään kysymykseen sopivaa kenttätyyppiä, esimerkiksi valintalistaa.

Androidin numerokentässä käytetään desimaalipistettä, esimerkiksi 12.5. Pakollisen numeron tarkistus hylkää tyhjän tai virheellisen luvun sekä negatiivisen nollan, kuten -0. Kentän arvon enimmäispituus palvelussa on 2 048 merkkiä.

Kenttäkohtainen kommentti selittää vastausta, mutta ei korvaa pakollista arvoa. Selaimessa kirjoita vastauskentän alla olevaan Kenttää koskevat kommentit -kenttään puhekuplakuvakkeen vieressä. Mobiilissa avaa kentän puhekuplapainike, kirjoita kommentti ja tallenna se kommentti-ikkunassa. Tallenna tämän jälkeen myös itse osio.

Täytä ja tallenna selaimessa

  1. Avaa Tehtävät ja napsauta tehtävän nimeä luettelossa. Tarkista oikea tehtävä ja Spotti.
  2. Jos tehtävä on aktiivinen tai myöhässä, valitse tehtäväikkunan alareunasta Aloita käsittely tai aiemmin aloitetun työn Jatka käsittelyä. Toiminto kirjaa sinut työn käsittelijäksi. Vastuutahon käyttämisestä on lisätietoa tehtävän avaamisen ja käsittelyn ohjeessa.
  3. Avaa tehtäväikkunan Tehtävälomake-välilehti ja napsauta täytettävän osion otsikkoa. Täytä vastaukset ja tarvittavat kommentit.
  4. Valitse osion alareunasta Tallenna keskeneräisenä, jos haluat säilyttää puutteelliset vastaukset myöhempää jatkamista varten. Tämä ei merkitse uutta osiota valmiiksi eikä edellytä kaikkien pakollisten kenttien täyttämistä.
  5. Kun osio on kokonaan täytetty, valitse samasta kohdasta Merkitse osio valmiiksi. Korjaa mahdolliset puuttuvat pakolliset vastaukset ja odota tallennuksen onnistumista.
  6. Käy läpi muut osiot samalla tavalla.

Tallennettu valmis osio näyttää Merkitty valmiiksi -painikkeen. Voit korjata sen kenttiä, kun tehtävän tila ja oikeutesi sallivat muokkauksen. Muutos palauttaa painikkeeseen tekstin Merkitse osio valmiiksi; paina sitä uudelleen tallentaaksesi korjauksen. Pelkkä kentän muuttaminen tai osion sulkeminen ei tallenna vastausta.

Täytä ja tallenna Androidissa

Avaa sovelluksen Tehtävät, valitse tehtävä luettelosta ja paina tehtävän tiedoissa Täytä lomake. Kun sovellus näyttää lomakkeen valmiina, saman painikkeen teksti on Lomake valmis.

Täytä näkyvä osio ja valitse sen alareunasta Tallenna. Tallennus tarkistaa pakolliset vastaukset ja merkitsee osion valmiiksi. Se ei vastaa selaimen keskeneräistä tallennusta. Tallennetun osion kentät lukittuvat; avaa ne saman osion Muokkaa-painikkeella, tee korjaus ja paina uudelleen Tallenna.

Siirry osioiden välillä näkymän yläosassa osion otsikon molemmin puolin olevilla vasen- ja oikeanuolilla.

Täytä ja tallenna iOS:ssä

Avaa sovelluksen Tehtävät, valitse tehtävä ja paina tehtävän tiedoissa Täytä lomake. Täyttönäkymä avautuu aktiiviselle, käsittelyssä olevalle tai myöhästyneelle tehtävälle.

Täytä osio ja valitse osion alareunasta Tallenna. Sovellus tarkistaa pakolliset vastaukset ja tallentaa osion valmiiksi. Avaa tallennetun osion kentät sen Muokkaa-painikkeella ja tallenna korjaukset uudelleen. Siirry osioiden välillä lomakenäkymän osionvaihtonuolilla.

Liitteet ja osion toistaminen

Osioon voi lisätä liitteitä vain, jos lomakkeen ylläpitäjä on sallinut ne. Liite kuuluu kyseiseen osioon tai täyttökertaan, ei automaattisesti koko tehtävän yleisiin liitteisiin.

Selaimessa osion liitealueella on Valitse tiedostoja -painike. Androidissa osion alareunan Lisää kuva avaa kuvavalinnan tai kameran; kuvavalinnasta lisätään yksi kuva kerrallaan. iOS:ssä osion alareunan liitepainike voi näkyä englanniksi Add Attachment. Tehtävälomakkeen liitevalinnassa käytetään kuvavalintaa tai kameraa, ja sovellus ilmoittaa kymmenen kuvan rajan. Salli kameran käyttö laitteen kysyessä sitä.

Jos osio on määritetty täytettäväksi useasti, tee oma täyttökerta esimerkiksi jokaiselle tarkastettavalle osalle:

  • Selaimessa valitse osion Toista osio ja vaihda täyttökertojen välillä osion numeroiduista välilehdistä.
  • Androidissa tallenna edellinen täyttökerta ennen osion lopussa olevan Toista osio -painikkeen käyttämistä.
  • iOS:ssä tallenna edellinen täyttökerta ja paina lomakenäkymän oikean yläkulman pluspainiketta.

Uuteen täyttökertaan täytetään omat vastaukset. Jokaisella täyttökerralla on myös omat kommentit ja liitteet. Täytä ja tallenna jokainen tarvittava täyttökerta valmiiksi.

Poista tarpeeton ylimääräinen täyttökerta selaimessa valitsemalla sen numeroitu välilehti ja Poista osio. Ensimmäisen täyttökerran poistopainike on selaimessa piilotettu. Mobiilissa käytä kyseisen täyttökerran alareunan Poista-painiketta ja hyväksy mahdollinen vahvistus vasta tarkistettuasi kohteen.

Poisto hävittää täyttökerran vastaukset, kommentit ja liitteet. Se ei poista yhteisen tehtävälomakkeen osion määrittelyä. Jos poistat ainoan täytetyn osion, lomakkeen osio pitää täyttää uudelleen ennen valmistumista.

Tarkista tallennus ja lomakkeen valmistuminen

Jos mobiilisovellus näyttää Tallentamattomat muutokset -kysymyksen siirtyessäsi toiseen osioon tai poistuessasi, valitse Kyllä, kun haluat tallentaa. Pakollisten kenttien puutteet voivat estää tallennuksen tai siirtymisen. Ei jatkaa tallentamatta muutoksia. Tallenna korjaukset mieluiten osion omalla painikkeella ennen siirtymistä; älä luota siihen, että jokaisesta muutoksesta kysytään erikseen.

Odota tallennuksen onnistumista. Avaa lomake uudelleen ja tarkista vastaukset, kommentit sekä jokaisen täyttökerran valmistuminen. Tarkista myös liitteiden avautuminen: mobiilista lähetettyjen liitteiden palvelinkäsittely voi jatkua taustalla osion tallennuksen jälkeen. Jos tallennus epäonnistuu, tarkista verkkoyhteys ja virheilmoitus sekä jo tallentuneet tiedot ennen uutta yritystä.

Jos ylläpitäjä lisää lomakkeeseen osion tai muuttaa pakollisia kenttiä kesken työn, aiempi valmistumismerkintä ei yksin todista nykyisen lomakkeen olevan täytetty. Tarkista uudet kentät ja osiot myös aiemmin tallennetuista täyttökerroista. Selaimen valmistumistarkistus huomioi nykyiset pakolliset kentät ja kaikki tallennetut täyttökerrat; puute voi estää tehtävän kuittaamisen. Mobiilin Lomake valmis -tekstiä ei pidä käyttää ainoana tarkistuksena lomakemuutoksen jälkeen.

Valmis lomake ei yksin päätä tehtävää. Tehtävä voi edellyttää myös tuntikirjauksia, Konetunnit-lukemaa, allekirjoituksia tai tarkastusta. Palaa tehtävän tietoihin ja tee erillinen kuittaus, kun työ ja kaikki vaaditut kirjaukset ovat valmiit. Katso tehtävän kuittaamisen ohje. Lomakkeen rakenteen ylläpito käsitellään osioiden ja kenttien määrittämisen ohjeessa.