Jaa tarkastuslomake työvaiheiden mukaisiin osioihin. Laitteen eli Spotin huollossa osioita voivat olla esimerkiksi silmämääräinen tarkastus ja koekäyttö. Kentillä määrität, mitä havaintoja ja vahvistuksia työntekijä kirjaa.

Rakennetta hallitaan selaimessa. Tarvitset uuden lomakkeen luontioikeuden tai olemassa olevan lomakkeen muokkausoikeuden. Uuden yhteisen kentän luominen ja sen myöhempi muokkaaminen edellyttävät lisäksi kenttien vastaavia oikeuksia. Lomakkeen perustamisesta kerrotaan ohjeessa Tehtävälomakkeen luominen.

Avaa lomakkeen osiot

Avaa selaimessa Tehtävälomakkeet ja sen Tehtävälomakkeet-välilehti. Aloita uusi lomake painikkeella Luo uusi tehtävälomake. Olemassa olevan lomakkeen avaat sen nimestä tai rivin kynäkuvakkeesta. Osiot ovat lomakeikkunan Perustiedot-välilehden kohdassa Lomakkeen osiot.

Olemassa olevan lomakkeen tallennuksessa on nykyisessä versiossa ongelmia. Erityisesti kenttien lisäämistä ja palauttamista sisältävän päivityksen onnistumista ei voi luvata. Tarkista muutos avaamalla lomake uudelleen. Älä ota muutettua rakennetta käyttöön pelkän tallennusyrityksen perusteella.

Lisää osio ja valitse sen asetukset

Valitse osioluettelossa Lisää uusi osio. Avaa osion otsikkorivi, jos sen sisältö on suljettu.

  • Otsikko on pakollinen ja enintään 255 merkkiä. Nimeä työvaihe niin, että suorittaja tunnistaa sen.
  • Osion järjestysluku määrää osioiden järjestyksen: pienempi luku tulee ensin. Uusi osio saa oletuksena seuraavan järjestysluvun. Käytä esimerkiksi lukuja 1, 2 ja 3 ja tarkista tallennettu järjestys.
  • Kuvaus on vapaaehtoinen, enintään 2048 merkkiä. Kirjoita siihen työvaiheen ohjeet ja tarvittaessa kirjattavan mittauksen yksikkö.
  • Liite käytössä sallii osion liitteet. Se ei tee liitteestä pakollista.
  • Täytä useasti sallii saman osion rakenteella erilliset kirjaukset tehtävän aikana, esimerkiksi usealle tarkastettavalle osalle.

Uuden osion liitteet ja toistaminen eivät ole oletuksena käytössä. Jokaisessa tallennettavassa osiossa pitää olla vähintään yksi käytössä oleva kenttä. Samaa yhteistä kenttää ei voi sijoittaa samaan osioon kahdesti. Jos tarvitset samantyyppisiä erillisiä kysymyksiä, luo niille omat kenttämäärittelyt; jos kirjaat saman kysymyssarjan usealle osalle, käytä toistettavaa osiota.

Lisää olemassa oleva kenttä tai luo uusi

Osion Kentät-kohdassa Lisää uusi olemassaoleva kenttä lisää kenttärivin, jonka valikosta valitset yhteisen kentän. Valitse Luo uusi kenttä, jos sopivaa määrittelyä ei ole.

Uuden kentän ikkunassa anna Nimi, enintään 255 merkkiä, ja valitse Tyyppi käyttötarkoituksen mukaan:

  • Lyhyt tekstikenttä: lyhyt vastaus, kuten tunniste tai havainto.
  • Pitkä tekstikenttä: pidempi selostus, kuten kuvaus viasta.
  • Luku: lukuarvo. Kerro nimessä tai osion kuvauksessa, mitä mitataan ja missä yksikössä. Tavallinen lukukenttä ei itsessään ole tehtävän konetuntikirjaus.
  • Checkbox: valintaruutu esimerkiksi tehdyn tarkastuksen vahvistamiseen.
  • Pudotusvalikko: yksi vastaus ennalta määritellyistä vaihtoehdoista.
  • Päivämäärä: päivämäärän kirjaaminen.

Pudotusvalikolle täytä Pudotusvalikon arvot ja Täytetty-ikonit. Voit syöttää vaihtoehdot myös painikkeesta Syötä arvot listana. Erottele vaihtoehdot pilkuilla tai rivinvaihdoilla: pilkku ei voi olla osa yksittäistä vaihtoehtoa. Vaihtoehtoja pitää olla vähintään yksi; niiden on oltava keskenään erilaisia, ei-tyhjiä ja enintään 50 merkkiä pitkiä.

Uuden kentän ikkunan Luo uusi kenttä tallentaa yhteisen määrittelyn heti ja lisää sen osion kenttäriville. Varsinainen lomake tallennetaan erikseen. Lomakeikkunan peruuttaminen ei siis poista jo luotua yhteistä kenttää.

Pakollisuus ja kenttien järjestys

Valitse osion kenttärivillä Vaadittu kenttä, kun vastaus tarvitaan osion valmistumiseen. Uusi kenttäsijoitus on oletuksena vapaaehtoinen. Pakollisuus tarkistetaan nykyisen lomakkeen mukaan, joten sen muuttaminen voi vaikuttaa myös keskeneräisiin tehtäviin.

Pakollinen Checkbox on hyväksyvä vahvistus: ruudun pitää olla valittuna. Valitsematon ruutu eli kielteinen vastaus ei täytä vaatimusta. Jos sekä Kyllä että Ei ovat hyväksyttäviä pakollisia vastauksia, käytä esimerkiksi pudotusvalikkoa, jossa ovat vaihtoehdot Kyllä ja Ei. Muissa pakollisissa kentissä tarvitaan arvo; pelkkä kommentti ei korvaa puuttuvaa vastausta palvelimen tarkistuksessa.

Järjestä kentät vetämällä niiden rivejä haluttuun järjestykseen saman osion sisällä. Rivien järjestys tallennetaan lomakkeen tallennuksen yhteydessä. Osioiden järjestys määritetään erikseen niiden järjestysluvuilla.

Yhteinen määrittely ja raportin kuvakkeet

Käytä samaa olemassa olevaa kenttää harkiten: kentän määrittely on yhteinen, vaikka se esiintyisi useassa lomakkeessa. Nimi, tyyppi, pudotusvalikon vaihtoehdot ja PDF-kuvakkeet kuuluvat yhteiseen määrittelyyn. Pakollisuus ja kentän järjestys kuuluvat sen sijoitukseen tietyssä osiossa.

Yhteisiä määrittelyjä ylläpidetään Tehtävälomakkeet-sivun Tehtävälomakkeen kentät-välilehdellä. Nimen, vaihtoehtojen tai kuvakkeiden muutos voi vaikuttaa muihinkin samaa kenttää käyttäviin lomakkeisiin ja keskeneräisiin tehtäviin. Olemassa olevan määrittelyn tyyppiä ei voi vaihtaa: eri tyyppiä varten luodaan uusi kenttä.

Uuden kentän ikkunan kohdassa Kentän tyyppi ja PDF-raportin kuvakkeet valitaan Tyhjä- ja Täytetty-kuvakkeet. Pudotusvalikossa jokaiselle vaihtoehdolle voi valita oman täytetyn tilan kuvakkeen. Kuvakkeet ovat raportin esitystapaa, eivät vastausten pakollisuussääntöjä.

Osion asetuksissa on myös Piilota osion kuvakkeet raportilta. Sen vaikutusta uuden valmistuneen tehtävän raporttiin ei voi nykyisessä versiossa luvata luotettavaksi. Tarkista valmis PDF ennen sen jakamista. Muut raporttiasetukset käsitellään ohjeessa Tehtävälomakkeen PDF-ulkoasu.

Poistamisen vaikutukset

Osion kenttärivin roskakorikuvake poistaa kyseisen sijoituksen lomakkeelta. Tallennetun sijoituksen poistaminen piilottaa sen poistomerkinnällä ja säilyttää tallennetut tehtäväarvot. Se on eri muutos kuin yhteisen kenttämäärittelyn poistaminen kenttäluettelosta tai toistetun tehtäväosion tuhoaminen. Palauttamista ja historiaa käsitellään ohjeessa Lomakekenttien muutokset ja historia.

Älä käytä Täytä useasti -valinnan poistamista luotettavana toistojen poistotyönkulkuna nykyisessä versiossa. Vahvistettu tallennus voi päätyä virheilmoitukseen, vaikka muutos ja tietojen poistaminen ovat jo tapahtuneet. Käsittely säilyttää aikaisimmin luodun osion ja tuhoaa muut saman osion toistot kaikista muista kuin valmistuneista tehtävistä. Samalla tuhoutuvat näiden toistojen kenttäarvot ja liitteet.

Jos olet jo yrittänyt poistaa toistettavuuden ja saanut virheen, avaa lomake ja siihen liittyvät keskeneräiset tehtävät uudelleen. Tarkista asetus, jäljellä olevat osiot, vastaukset ja liitteet ennen uutta tallennusyritystä. Virheilmoitus ei osoita, että tiedot säilyivät.

Tallenna ja tarkista tulos

Tallenna uusi lomake lomakeikkunan Luo uusi tehtävälomake -painikkeella. Olemassa olevan lomakkeen painike on Päivitä tehtävälomaketta; huomioi edellä kuvattu tallennusrajoitus.

Avaa tallennettu lomake uudelleen ja tarkista osioiden otsikot, järjestys, kentät, pakollisuus, vaihtoehdot sekä liite- ja toistoasetukset. Kokeile rakennetta testitehtävällä selaimessa ja käytössä olevissa Android- ja iOS-sovelluksissa. Tarkista erityisesti, että puuttuva pakollinen arvo estää valmistumisen ja että pakollinen Checkbox edellyttää valintaa. Täytä testiarvot, tallenna ja avaa tehtävä uudelleen varmistaaksesi, että ne säilyivät.

Mobiilissa avaa tehtävän tiedoista Täytä lomake. Androidissa toistettavan osion toiminto on Toista osio ja iOS:ssa lomakenäkymän yläreunan pluskuvake. Liiteasetus ohjaa kummassakin sovelluksessa osion kuvien lisäämistä. Tarkempi suoritusohje on Tehtävälomakkeen täyttäminen.