Tehtävälomake määrittää, mitä tietoja työntekijä täyttää tehtävää suorittaessaan. Voit tehdä esimerkiksi laitteen eli Spotin huollolle oman tarkastuslomakkeen. Tehtäväpohja kokoaa työn oletustiedot, ja yksittäinen tehtävä on suoritettava työ. Lomakkeen luominen tai kopioiminen ei vielä luo tehtävää eikä vaihda olemassa olevien tehtävien lomaketta.

Ennen aloittamista

Luo ja kopioi lomake selaimessa. Tarvitset oikeuden luoda tehtävälomakkeita sekä pääsyn kopioitavaan lomakkeeseen. Tallennetun lomakkeen ja kopion muuttaminen edellyttää muokkausoikeutta.

Suunnittele työvaiheet osioiksi ja valitse kuhunkin osioon tarvittavat kentät. Uudessa lomakkeessa on oltava vähintään yksi otsikoitu osio ja jokaisessa osiossa vähintään yksi kenttä. Samaa olemassa olevaa kenttää voi käyttää eri osioissa, mutta ei kahdesti samassa osiossa.

Luo uusi lomake

  1. Avaa selaimen valikosta Töiden hallinta → Tehtävät → Tehtävälomakkeet. Valitse sivun Tehtävälomakkeet-välilehti ja luettelon yläpuolelta Luo uusi tehtävälomake.
  2. Täytä luontinäkymän Perustiedot-välilehden Pohjatiedot-osiossa Nimi ja tarvittaessa Kuvaus. Nimi on pakollinen ja enintään 512 merkkiä; kuvaus saa olla enintään 4096 merkkiä. Nimen ei tarvitse olla yksilöllinen, joten käytä tarkoituksen erottavaa nimeä.
  3. Valitse tarvittaessa Piilota tehtävälomake mobiilisovelluksessa. Sen vaikutus selitetään jäljempänä.
  4. Valitse samalla välilehdellä Lomakkeen osiot -kohdassa Lisää uusi osio. Anna osion Otsikko, Osion järjestysluku ja tarvittaessa Kuvaus. Otsikko saa olla enintään 255 merkkiä ja osion kuvaus enintään 2048 merkkiä.
  5. Lisää osion Kentät-kohdassa kenttä painikkeella Lisää uusi olemassaoleva kenttä ja valitse käytettävä kenttä. Jos tarvitset uuden kenttämäärittelyn, valitse samasta kohdasta Luo uusi kenttä. Merkitse kentän Vaadittu kenttä -valinta, kun vastaus on välttämätön.
  6. Lisää muut osiot ja kentät. Tarkista järjestys sekä mahdolliset Liite käytössä- ja Täytä useasti -valinnat: ensimmäinen sallii osion liitteet, toinen saman osion täyttämisen useita kertoja tehtävässä. Katso tarkemmat ohjeet osioiden ja kenttien määrittämiseen.
  7. Tarkista erillisellä PDF-asetukset-välilehdellä tehtäväraportin asetukset. Katso PDF-raportin ulkoasun ohje.
  8. Tallenna näkymän alareunan Luo uusi tehtävälomake -painikkeella.

Uudessa lomakkeessa ei näy tilavalintaa: tallennus luo sen suoraan Käytössä-tilaan. Täydennä puuttuvat osiot, otsikot ja kenttävalinnat, jos tallennus ilmoittaa niistä.

Vaaditut kentät vaikuttavat työn suorittamiseen. Tehtävää ei voi siirtää tarkastukseen tai valmiiksi, jos lomakkeen osioita puuttuu, osioita on kesken tai pakollisia vastauksia puuttuu. Pelkkä lomakkeen rakenteen tallentaminen ei täytä näitä tietoja tehtävälle.

Tila ja näkyvyys mobiilissa

Avaa tallennettu lomake luettelon nimilinkistä tai rivin kynäkuvakkeesta. Sen Perustiedot-välilehden Pohjatiedot-osiossa näkyy Tila. Ei käytössä säilyttää lomakkeen, mutta estää sen käyttämisen tehtävän lomakkeena; se ei tarkoita poistamista.

Tilavalinta on lukittu, jos lomakkeella on yksikin tehtävä, jonka tila ei ole valmistunut. Myös muokattavaan asiakassopimukseen liitetyn lomakkeen siirtäminen Ei käytössä- tai Poistettu-tilaan estetään. Tilaa ei siis voi aina vaihtaa vapaasti.

Piilota tehtävälomake mobiilisovelluksessa poistaa lomakkeen Androidin ja iOS:n yleisestä lomakkeen valintaluettelosta. Yleinen luettelo sisältää vain Käytössä-tilaiset, piilottamattomat lomakkeet. Piilotus ei poista tehtävään jo liitettyä lomaketta eikä sen täytettyjä tietoja. Se ei myöskään määritä tehtävän katseluoikeutta.

Kopioi olemassa oleva lomake

Kopio sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa eri laitemalli tarvitsee hieman erilaisen tarkastuslistan. Avaa alkuperäinen lomake luettelon nimilinkistä tai kynäkuvakkeesta. Tallenna ensin ne alkuperäisen sisältömuutokset, jotka haluat mukaan: kopiointi käyttää tallennettua lomaketta.

Valitse muokkausnäkymän alareunasta Luo kopio. Kopio tallentuu heti, lisätään luetteloon ja avataan muokattavaksi. Sen nimi alkaa tekstillä Copy of. Näkymän sulkeminen tai myöhempien muutosten peruuttaminen ei peru jo tehtyä kopiointia.

Kopio perii alkuperäisen tilan ja mobiilipiilotuksen. Käytössä olevan, piilottamattoman lomakkeen kopio voi siten tulla mobiilin valintaluetteloon jo ennen uudelleennimeämistä. Anna kopiolle tarkoitusta kuvaava nimi, tarkista tila ja näkyvyys ja tallenna muutokset alareunan Tallenna-painikkeella.

Kopioon siirtyvät aktiiviset osiot, niiden asetukset ja järjestys sekä kenttien sijoitukset, järjestys ja pakollisuus. Jos vanhassa lomakkeessa sama kenttä esiintyy saman osion sisällä useasti, kopioon tulee siitä vain yksi esiintymä. Alkuperäisen lomakkeen tehtäviä, tehtäväpohjia tai täytettyjä vastauksia ei kopioida.

PDF-asetukset, raporttiin valitut lisäkentät ja logo kopioituvat. Erilliset PDF-tyyliasetukset eivät kopioidu, joten tarkista kopion raportin ulkoasu erikseen. Tarkista myös periytyneet raportin lähetysasetukset ennen kopion käyttämistä.

Mitä kopiossa voi muuttaa itsenäisesti?

Kopiolla on omat osiot ja kenttien sijoitukset. Voit esimerkiksi muuttaa kopion osiorakennetta tai kentän pakollisuutta muuttamatta alkuperäisen vastaavaa rakennetta.

Kenttämäärittelyt ovat kuitenkin edelleen yhteisiä. Kentän nimen, tyypin tai valintavaihtoehtojen muuttaminen voi vaikuttaa myös alkuperäiseen ja muihin samaa kenttää käyttäviin lomakkeisiin. Jos tarvitset itsenäisesti muuttuvan kentän, luo kopiolle erillinen kenttä valinnalla Luo uusi kenttä ja käytä sitä yhteisen kentän sijasta.

Arvioi käytössä oleviin lomakkeisiin tehtävät muutokset myös keskeneräisten tehtävien kannalta. Lue mahdolliset vaikutusvaroitukset, mutta älä oleta jokaisen muutoksen avaavan varoitusta. Valmistuneiden tehtävien osiot ja kenttämäärittelyt säilyvät valmistumishetken tallennuksen mukaisina; tämä ei tarkoita, että kaikki raporttiasetukset jäätyisivät samalla. Katso lomakekenttien muutosten ja palauttamisen ohje.

Tarkista tulos ja ota lomake käyttöön

Avaa tallennettu lomake uudelleen. Tarkista nimi, tila, mobiilipiilotus, osiot, kenttien järjestys ja pakollisuus sekä PDF-asetukset. Jos luonti ilmoittaa PDF-asetusten virheestä, tarkista ensin luettelosta, onko itse lomake jo syntynyt, ennen kuin luot sen uudelleen.

Valitse valmis lomake uudelle tehtävälle tai liitä se tehtäväpohjaan. Kokeile sopivalla koetehtävällä, että osiot, vaaditut vastaukset, liitteet ja toistettavat osiot toimivat tarkoituksesi mukaan. Tarkista myös tehtävästä muodostettu PDF-raportti.

Jos lomaketta käytetään mobiilissa, tarkista sen näkyvyys päivittyneestä valintaluettelosta kullakin käytettävällä alustalla. Piilotetun lomakkeen puuttuminen yleisestä luettelosta ja sen näkyminen jo liitetyn tehtävän yhteydessä ovat odotettua toimintaa.