Tehtävälomakkeen PDF-asetuksilla määrität sen tehtäväraportin sisällön, kielen, ulkoasun ja tiedostonimen. Samassa paikassa ovat raportin automaattisen muodostamisen ja lähettämisen asetukset. Asetukset koskevat myös Androidissa ja iOS:ssä käytettävää lomakekohtaista tehtäväraporttia.

Avaa lomakkeen PDF-asetukset

Avaa selaimen navigaatiosta Tehtävälomakkeet. Valitse Tehtävälomakkeet-välilehdeltä lomakkeen nimi tai sen rivin kynäkuvake ja avaa muokkausikkunan PDF-asetukset-välilehti. Muuttaminen edellyttää kyseisen tehtävälomakkeen muokkausoikeutta. Pelkällä lukuoikeudella asetuksia ei voi muuttaa.

Välilehden Asetukset-osassa ovat kieli-, sisältö-, asettelu- ja lähetysvalinnat sekä Vapaa teksti. Sen alapuolella avataan erikseen Raportin logo, Mukautettu PDF-tiedostonimi, PDF-raportin otsikot, Laitekorttien kentät raportissa ja Raportin tyylittely.

Lomakekohtainen tehtäväraportti ja tehtävän tietojen selain-PDF-vienti ovat eri toimintoja. Palvelun asetusten tehtäväviennin yhteinen otsikko ja logo eivät muuta tätä raporttia. Katso palvelun yhteisten PDF-vientiasetusten ohje.

Valitse raporttiin tarvittavat tiedot

Sisältövalinta ottaa mukaan olemassa olevat tiedot; se ei lisää puuttuvia kirjauksia tehtävälle.

  • Sisällytä työaikakirjaukset näyttää tehtävän työaikakirjaukset käyttäjittäin. Kesto lasketaan kirjauksen alkamis- ja päättymisajan erotuksesta ja esitetään tunteina ja kokonaisina minuutteina. Minuutin alittava osa jätetään pois: esimerkiksi 1 h 2 min 59 s näkyy muodossa 1 h 02 min. Päättymätön kirjaus näkyy kestoltaan viivana. Tämä ei ole konetuntimittarin lukema.
  • Sisällytä kommentit tuo mukaan tehtävän kommentit kirjoittajineen ja ajankohtineen. Lomakekenttään kirjoitettu kenttäkohtainen kommentti näkyy kentän yhteydessä tästä valinnasta riippumatta.
  • Sisällytä käytetyt tuotteet näyttää tehtävälle kirjatun tuotteen nimen, koodin, määrän ja yksikön. Valinta ei lisää raporttiin tuotteen hintoja.
  • Sisällytä laskutustiedot näyttää sisäisen viitteen, ulkoisen viitteen ja tilausnumeron, kun niitä on kirjattu. Se ei muodosta laskua.
  • Sisällytä tehtävälomakkeen kuvat raporttiin tuo mukaan lomakkeen osioihin liitetyt kuvat. Valinta ei tarkoita kaikkien tehtävän tai Spotin tiedostojen sisällyttämistä PDF:ään.
  • Sisällytä konetunnit näyttää tehtävälle tallennetun konetuntilukeman, kun Spotilla on konetuntien seuranta käytössä. Kyse on mittarilukemasta, ei tehtävän työaikakirjausten summasta.
  • Sisällytä asiakkaan tiedot näyttää tehtävään liitetyn ensimmäisen asiakkaan täytetyt nimi-, asiakasnumero- ja osoitetiedot. Sopimustehtävässä mukaan tulee myös sopimusnumero, jos se on olemassa.
  • Sisällytä allekirjoitukset ottaa mukaan tehtävälle tallennetut allekirjoitukset. Valinta ei itsessään kerää allekirjoituksia.

Näytä kohteen kansio näyttää Spotin kansion hierarkioineen. Näytä valmiiksi merkinnän aika näyttää tehtävän valmistumisajan ja Näytä suorituskommentti valmistumisen yhteydessä tallennetun suorituskommentin. Suorituskommentti, tehtävän kommentit ja kenttäkohtaiset kommentit ovat erillisiä tietoja.

Uuden PDF-asetuksen lähtöasetuksissa kuvat, kansio, valmistumisaika ja suorituskommentti ovat mukana. Työaikakirjaukset, tehtävän kommentit, käytetyt tuotteet ja laskutustiedot eivät ole mukana. Tarkista aina muokattavan lomakkeen tallennetut valinnat.

Lisää Spotin laitekorttitiedot

Avaa Laitekorttien kentät raportissa ja valitse Lisää uusi kenttä. Valitse avautuvan rivin luettelosta tulostettava Spotin tietokenttä. Lisää muut tarvittavat kentät ja järjestä rivit vetämällä haluttuun järjestykseen. Rivin roskakorikuvake poistaa kentän raporttivalinnasta; se ei poista tietokenttää tai sen arvoa Spotilta.

Raporttiin haetaan valittujen kenttien arvot Spotilta raportin muodostamishetkellä. Ne eivät ole tehtävän suoritushetken historiakopioita. Vain Spotilla olevat valitut kentät tulostuvat. Näytä raportilla vain täytetyt kentät jättää tämän osan tyhjät arvot pois. Valinta ei piilota tehtävälomakkeen tyhjiä tarkastuskenttiä.

Säädä asettelua, kieltä ja viitetekstejä

Asetukset-osan Näytä osiot yhdessä sarakkeessa vaihtaa lomakkeen osiot kahdesta sarakkeesta yhteen. Näytä otsikko ja arvo samalla rivillä sijoittaa kentän otsikon ja arvon rinnakkain erillisten rivien sijasta. Pitkä sisältö voi silti rivittyä.

Tiivistetty näkymä vähentää kuvien, vapaan tekstin, lisätietojen ja allekirjoitusten väliin tehtäviä erillisiä sivunvaihtoja. Se muuttaa myös lisätietojen sijoittelua. Sivumäärä riippuu sisällöstä, joten valinta ei takaa yhden sivun raporttia. Ilman valintaa lomakkeessa on enemmän erillisiä sisältösivuja.

Kieli määrää raportin käännettyjen vakiotekstien kielen. Se ei käännä itse kirjoitettuja otsikoita, vastauksia, kommentteja tai viitetekstejä. Järjestelmän oletus käyttää raportin muodostamisen yhteydessä käytössä olevaa kieltä, ellei yhteistä oletuskieltä ole asetettu.

Kielivalinnan vieressä oleva Oletuksena kaikilla PDF-raporteilla tekee valitusta kielestä yhteisen oletuksen myös muiden tehtävälomakkeiden raporteille. Yhteinen oletuskieli ohittaa lomakkeen oman kielivalinnan. Uuden yhteisen oletuskielen tallentaminen poistaa aiemman vastaavan oletusvalinnan. Kielen yhteinen oletus ja tyylittelyn yhteinen oletus ovat erillisiä valintoja.

Avaa Raportin logo ja valitse Lisää PDF-raportin logo. Sallittuja muotoja ovat PNG, JPG/JPEG, BMP ja GIF, ja tiedoston on oltava alle 25 Mt. Logo sijoittuu raportin yläreunan vasemmalle puolelle. Uuden logon lataaminen ja tallentaminen korvaa aiemman.

Avaa PDF-raportin otsikot. Otsikko keskellä ja Otsikko oikealla lisäävät tekstit yläviitteeseen. Alaviite vasemmalla, Alaviite keskellä ja Alaviite oikealla lisäävät tekstit alareunaan. Kukin kenttä sallii enintään kolme riviä ja yhteensä 255 merkkiä.

Asetukset-osan Vapaa teksti lisää raporttiin yhteistä lisätekstiä. Enimmäispituus on 4096 merkkiä, ja myös muotoilun tallennus vie tilaa tästä rajasta. Tekstin sivusijainti riippuu muusta sisällöstä ja tiivistetystä näkymästä; sitä ei kannata olettaa aina toiseksi viimeiseksi sivuksi.

Ota tyylittely käyttöön

Avaa Raportin tyylittely. Säädä Fontti, Fontin koko ja Fontin väri ryhmissä Ylä- ja alaviitteet, Ylälaidan tiedot, Lomakkeen osiot ja Tehtävän lisätiedot. Osioille ja lisätiedoille voi valita myös Taustaväri-asetuksen. Fonttivalinnat ovat Noto Sans, Serif ja Courier. Osioiden fonttikoko on 10–15 px ja muiden ryhmien 10–18 px.

Valitse Tyylittelyasetukset käytössä tällä tehtävälomakkeella, jotta lomakkeen oma tyyli tulee käyttöön. Ilman sitä raportti käyttää vakiotyyliä, ellei yhteistä oletustyyliä ole määritetty.

Tämän alueen Oletuksena kaikilla PDF-raporteilla ottaa tyylin käyttöön myös muiden tehtävälomakkeiden raporteissa. Yhteinen oletustyyli ohittaa lomakkeiden omat tyylit, vaikka niillä olisi oma tyylittely käytössä. Yhteistä oletustyyliä käytetään myös ilman sen lomakekohtaisen käyttöönottovalinnan valitsemista. Uuden oletustyylin tallentaminen poistaa aiemman oletustyylivalinnan. Tämä ei kopioi logoa, viitetekstejä, sisältövalintoja tai tiedostonimeä muihin lomakkeisiin.

Lomakkeen sisältö ja raportin ulkoasu ovat eri asioita: tyylittely ei korvaa puuttuvia tarkastuskenttiä. Osioiden kuvakkeiden valinnat tehdään lomakkeen sisällön puolella. Jos piilotat kuvakkeita, tarkista erityisesti valintakenttien tulosten luettavuus. Katso lomakkeen osioiden ja kenttien määrittäminen.

Määritä PDF-tiedostonimi

Avaa Mukautettu PDF-tiedostonimi. Vedä haluamasi osat neljään pudotuspaikkaan siinä järjestyksessä, jossa niiden tulee esiintyä nimessä. Voit käyttää valmistumisaikaa, Spotin nimeä, tehtävän otsikkoa ja Vapaa teksti -osaa. Kirjoita viimeksi mainittuun oma teksti, enintään 64 merkkiä. Paikassa oleva rasti poistaa kyseisen osan nimivalinnasta.

Valmistumisaika esitetään Suomen ajassa muodossa päivä.kuukausi.vuosi_tunti.minuutti. Osat yhdistetään, välilyönnit muuttuvat alaviivoiksi ja kielletyt erikoismerkit poistetaan. Piste, yhdysmerkki ja alaviiva sallitaan. Nimen runko katkaistaan 128 merkkiin ennen .pdf-päätettä. Esimerkiksi vapaa teksti Huolto ja Spotin nimi Pumppu 1 tuottavat nimen Huolto_Pumppu_1.pdf. Ilman mukautettua nimeä tiedostonimi on task_pdf_report.pdf.

Tarkista muodostaminen ja vastaanottajat

Asetukset-osan Luo PDF-raportti joka kerralla määrittää automaattisen raporttivalinnan. Sen poistaminen ei takaa, ettei PDF:ää muodosteta: mobiilissa raportin muodostus käynnistyy myös lomakkeellisen tehtävän valmistuessa. Varsinainen PDF muodostetaan valmiista tehtävästä; tarkastuksessa oleva tehtävä ei vielä täytä tätä ehtoa.

Oletuksena osoitteille määrittää raportin oletusvastaanottajat. Jos kentässä on osoitteita, tallennus ottaa Luo PDF-raportti joka kerralla -asetuksen käyttöön myös silloin, kun poistit sen valinnan. Osoitteiden tyhjentäminen ei automaattisesti poista tätä asetusta: tarkista molemmat valinnat erikseen. Raportin muodostamiseen liittyvä lähetys yhdistää oletusvastaanottajat ja kyseisellä suorituskerralla annetut vastaanottajat.

Lähetä raportti suorittavalle käyttäjälle lisää vastaanottajaksi ensisijaisesti tehtävän työskentelyn aloittaneen käyttäjän sähköpostin. Jos sitä ei löydy, käytetään tehtävän valmiiksi merkinneen käyttäjän sähköpostia. Valinta ei siis tarkoita asetuksia muokkaavaa käyttäjää. Lähetys edellyttää, että raportti muodostuu onnistuneesti ja vastaanottajaosoite löytyy.

Androidin ja iOS:n erillinen raportin sähköpostitoiminto lähettää jo muodostetun raportin annettuihin osoitteisiin. Se ei päivitä vanhan PDF:n sisältöä uusilla ulkoasuasetuksilla.

Tallenna ja tarkista lopputulos

  1. Valitse muokkausikkunan alareunasta Tallenna ja varmista, ettei tallennus ilmoita virheestä.
  2. Avaa lomake uudelleen ja tarkista PDF-asetusten valinnat, vastaanottajat ja yhteiset oletukset.
  3. Suorita sopiva testitehtävä tällä lomakkeella ja varmista, että tehtävä on valmiina. Jos suorituspolku tarjoaa raportin muodostusvalinnan, valitse se.
  4. Avaa syntynyt tehtäväraportti ja tarkista sisältö, kieli, tiedostonimi, pitkät otsikot, osioiden rajat sekä ylä- ja alaviitteiden luettavuus. Tarkista myös mahdollisen sähköpostin vastaanotto.

Raportin tyylittely -alueen Esikatsele raporttia -painike on käytettävissä vasta lomakkeen ensimmäisen tallennuksen jälkeen. Sen esikäsittely tallentaa vain tyylittelymuutokset, joten se ei korvaa Tallenna-painiketta muiden PDF-asetusten tai lomakkeen sisällön tallentamisessa. Varmista lopputulos oikeasta tehtäväraportista: tehtävän tiedot ja kuvat voivat viedä enemmän tilaa kuin esimerkkisisältö.

PDF-asetusten tallentaminen ei muuta tehtävän vastauksia, kirjaushistoriaa eikä jo tallennettua PDF-liitettä. Myös jo ladattu tiedosto säilyy ennallaan. Tarkista uudet asetukset niiden tallentamisen jälkeen valmistuvasta testitehtävästä; vanhan raportin lataaminen tai lähettäminen uudelleen ei päivitä sitä.

Jos tieto puuttuu, tarkista ensin, että se on kirjattu oikeaan paikkaan ja että vastaava sisältövalinta on käytössä. Tarkista myös yhteinen oletuskieli ja oletustyyli, jos lomakkeen oma valinta ei näytä vaikuttavan. Raportin avaaminen on kuvattu ohjeessa tehtävän tarkastaminen ja tehtäväraportti.