Palvelun yhteisillä PDF-asetuksilla määrität tehtävien ja palvelupyyntöjen selainvientien otsikon ja logon sekä sopimuslaskujen PDF-tiedostojen kielen, logon, viitetekstit ja tyylittelyn. Asetukset ovat palvelun yhteisiä, joten ne vaikuttavat myös muiden käyttäjien muodostamiin vastaaviin vienteihin.
Asetusten avaaminen ja käyttöoikeudet
Asetusten muuttaminen edellyttää paikallisen pääkäyttäjän oikeuksia. Avaa selaimessa Palvelun asetukset ja sen PDF-asetukset. Valitse Tehtävät, Palvelupyynnöt tai Sopimuslaskut sen mukaan, minkä viennin ulkoasua haluat muuttaa. Jokaisella näistä on omat asetuksensa.
Tehtävien ja palvelupyyntöjen otsikko ja logo
Kirjoita Otsikko-kenttään viennin yhteinen otsikkoteksti. Lisää halutessasi yrityksesi logo kohdassa Lisää PDF-raportin logo ja valitse Tallenna. Logo voi olla JPG- tai JPEG-kuva, jonka koko on alle 25 Mt.
Otsikko ja logo tulevat kyseisen toiminnon selain-PDF-viennin ylätunnisteeseen. Logo sijoittuu vasemmalle otsikkotekstin edelle. Tehtävien asetukset eivät siirry palvelupyyntöjen vientiin eivätkä palvelupyyntöjen asetukset tehtävien vientiin. Voit käyttää pelkkää otsikkoa, pelkkää logoa tai molempia.
Yhteiset asetukset eivät määrää viennin sisältöä. Kun viet yksittäisen tehtävän tai palvelupyynnön tietoja, valitset tulostettavat osiot vienti-ikkunassa ja käynnistät viennin painikkeella Tulosta PDF. Vähintään yksi osio on valittava. Vientikohtainen Näytä ylätunniste -valinta määrää, näkyvätkö yhteinen otsikko ja logo tiedostossa. Jos logo puuttuu, tarkista tämä valinta; selain muistaa vientivalintoja seuraavaa käyttökertaa varten.
Vaihda logo lataamalla uusi kuva ja tallentamalla. Tallennetun logon vieressä oleva roskakorikuvake poistaa logon heti palvelun yhteisistä asetuksista, vaikka sulkisit ikkunan myöhemmin painikkeella Peruuta. Otsikon poistat tyhjentämällä kentän ja tallentamalla. Nämä muutokset koskevat seuraavia vientejä; jo ladatut PDF-tiedostot säilyvät ennallaan.
Ero lomakekohtaiseen tehtäväraporttiin
Tehtävän tietojen selainvienti ja tehtävälomakkeesta muodostettava tehtäväraportti ovat eri PDF-toimintoja. Tässä määritetty tehtävien yhteinen otsikko ja logo eivät muuta lomakekohtaisen tehtäväraportin ulkoasua. Lomakekohtainen raportti käyttää tehtävälomakkeen omia PDF-asetuksia. Tämä koskee myös Androidissa ja iOS:ssä käytettävää tehtäväraporttitoimintoa.
Katso tehtävälomakkeen PDF-raportin ulkoasun määrittäminen ja tehtävän tarkastaminen ja tehtäväraportin avaaminen.
Sopimuslaskujen yhteiset PDF-asetukset
Sopimuslaskut-asetukset vaikuttavat sopimuslaskusta muodostettavaan PDF-tiedostoon. Laskujen käyttäminen edellyttää, että sopimustoiminto on käytössä ja käyttäjällä on sopimusten lukuoikeus.
- Kieli määrää PDF:n vakiotekstien kielen. Valinta Järjestelmän oletus käyttää muodostamisen yhteydessä käytössä olevaa oletuskieltä. Itse kirjoittamiasi viitetekstejä ei käännetä.
- Raportin logo lisää kuvan laskun yläreunan vasemmalle puolelle. Voit ladata uuden logon korvaamaan aiemman. Sallittuja kuvia ovat PNG, JPG/JPEG, BMP ja GIF; tiedoston koon on oltava alle 25 Mt.
- Otsikko keskellä ja Otsikko oikealla lisäävät tekstit laskun yläviitteeseen. Alaviite vasemmalla, Alaviite keskellä ja Alaviite oikealla lisäävät tekstit alareunaan. Kukin tekstikenttä voi sisältää enintään kolme riviä ja yhteensä 255 merkkiä.
- Raportin tyylittely muuttaa fonttia, fontin kokoa ja fontin väriä. Ota omat tyylittelyasetukset käyttöön valinnalla Käytössä. Ylä- ja alaviitteet koskee viitetekstejä, Ylälaidan tiedot laskun perustietoja ja Lomakkeen osiot laskurivi- ja ALV-taulukoiden tekstejä. Ilman Käytössä-valintaa PDF käyttää vakiotyylittelyä.
Tallenna asetukset ja muodosta laskun tiedoista uusi PDF painikkeella Tulosta PDF. Asetukset luetaan tiedoston muodostamisen yhteydessä, joten uusi ulkoasu voidaan ottaa käyttöön myös aiemmin luodun laskun uudessa PDF-viennissä. Jo ladattu tiedosto ei päivity. PDF-asetusten tallentaminen tai PDF:n muodostaminen ei muuta laskun laskutusrivejä, summia tai käsittelytilaa.
Laskun tietojen ja tilojen käsittely on kuvattu ohjeessa sopimuslaskujen tarkistaminen. PDF-asetuksissa näkyvillä reittihuolloilla ja tarjouksilla on erilliset asetuksensa; tarjous-PDF:stä kerrotaan ohjeessa tarjous-PDF ja sopimusehdot.