Tarjouksen PDF-asetuksilla valitset asiakkaalle näkyvän sisällön. Muodosta PDF tallennetuista tiedoista ja tarkista valmis tiedosto ennen toimittamista.

Avaa tarjous ja tallenna muutokset

Tämä ohje koskee selainta. Tarjoustoiminto edellyttää organisaation Kenttätyönohjaus-ominaisuutta. Tarjouksen avaamiseen, PDF:n muodostamiseen ja lataamiseen tarvitaan tarjousten katseluoikeus; tietojen ja tarjouskohtaisten PDF-asetusten muuttamiseen tarvitaan muokkausoikeus.

Avaa päävalikosta Asiakkaat → Tarjoukset ja avaa tallennettu tarjous. Uusi tarjous on tallennettava ennen PDF:n muodostamista. Tarjouksen perustaminen ja hinnoittelu on kuvattu ohjeessa Tarjouksen luominen ja hinnoittelu.

PDF käyttää palveluun tallennettuja tietoja, ei lomakkeella vielä tallentamattomia muutoksia. Tallenna muuttamasi perustiedot Tarjouksen tiedot -välilehden Tallenna tiedot -painikkeella, lisätiedot Lisätiedot-välilehden Tallenna lisätiedot -painikkeella ja rivit Hinnoittelu-välilehden Tallenna hinnoittelu -painikkeella. Kuvauksille ja PDF-asetuksille on omat tallennuspainikkeensa jäljempänä.

Valitse yhteiset oletukset tai tarjouskohtaiset asetukset

Avaa tarjouksen PDF-asetukset-välilehti. Uusi tarjous käyttää lähtökohtaisesti palvelun yhteisiä PDF-oletuksia. Kun Käytä oletusasetuksia on valittu, asetuskohtaiset kentät ovat lukittuina.

Jos tarvitset poikkeuksia, poista tämä valinta, muokkaa asetuksia ja valitse välilehden alareunasta Tallenna PDF-asetukset. Painike tallentaa vain PDF-asetukset. Tallennetun tarjouksen yhteinen Tallenna-painike ei tallenna näitä muutoksia.

Tarjouskohtaisesti tallennetut tekstit ja näyttövalinnat ohittavat vastaavat yhteiset arvot. Oletuksia käyttävän tarjouksen seuraava PDF käyttää silloin voimassa olevia yhteisiä asetuksia. Logo tulee aina yhteisistä asetuksista, myös tarjouskohtaisia asetuksia käytettäessä.

Palauta oletukset tai Käytä oletusasetuksia -valinnan ottaminen uudelleen käyttöön poistaa tallennetun tarjouksen PDF-poikkeukset heti. Erillistä tallennusta ei tarvita, eikä lomakkeen sulkeminen peru tätä muutosta. Palautus koskee esimerkiksi tekstejä, kieltä, näyttövalintoja ja tyylivalintoja; tarjousrivit, liitteet ja kuvaukset säilyvät.

Palvelun yhteiset tarjous-PDF-asetukset löytyvät polusta Palvelun asetukset → PDF-asetukset → Tarjousasetukset. Pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan yhteiset oletukset ja logo. Yhteisten asetusten muuttaminen tai tarjouskohtaisten asetusten palauttaminen ei päivitä jo muodostettua PDF:ää.

Kieli, tekstit ja ulkoasu

Valitse samalla välilehdellä PDF:n kieli. Järjestelmän oletus käyttää yhteistä PDF-kieltä; jos sitäkään ei ole määritetty, käytetään muodostamisen yhteydessä käytössä olevaa käyttöliittymäkieltä. Tarjouksen perustietojen Kieli-kenttä on erillinen eikä määrää PDF:n kieltä.

Kielivalinta vaihtaa PDF:n vakiotekstit, kuten sarakeotsikot. Se ei käännä kirjoittamiasi kuvauksia, tuotenimiä, maksu- ja toimitusehtoja tai yhteistä sopimusehtotekstiä. Tarkista asiakkaalle tarkoitetut tekstit valitulla kielellä.

Ylä- ja alatunniste -osiossa voit muokata vasemmalle, keskelle ja oikealle sijoitettavia viitetekstejä. PDF-asetusten lisäteksti on eri asia kuin tarjouksen Lisätiedot: lisäteksti tulostetaan, kun sitä on, kun taas tarjouksen lisätietojen näkyvyyttä ohjaa Näytä lisätiedot.

Välilehden alemmassa PDF-asetukset-osiossa on fontti- ja värivalintoja. Niillä on rajoitus: jos palvelussa on oletukseksi määritetty PDF-tyyli, se ohittaa tarjouskohtaiset tyylivalinnat. Muussa tapauksessa tarjouskohtaiset tyylit voivat täydentää yhteistä tyyliä, jos yhteinen tyyli on olemassa. Käytössä-valinta ei yksin takaa tyylimuutoksen näkymistä. Tarkista ulkoasu aina uudelleen muodostetusta tiedostosta.

Valitse asiakkaalle näkyvä sisältö

Näyttöasetukset-osiossa valitset asiakastiedot, tarjouksen metatiedot, otsikon ja kuvauksen, tuoterivit, rivien sarakkeet, välisummarivit, hintasummat, ALV:n, laatijan yhteystiedot, lisätiedot, kuvausosiot ja sopimusehdot. Yhteiset oletukset voivat poiketa toisistaan eri palveluissa; tarkista käytössä olevat valinnat.

Näytä tarjouksen metatiedot ohjaa muun muassa tarjousnumeron, päivämäärän, voimassaolon, viitteiden sekä maksu- ja toimitustietojen näkyvyyttä. Asiakastiedot tulevat tarjoukseen valitulta asiakkaalta ja yhteyshenkilöltä tai tarjouksen mahdollisen asiakkaan tiedoista. Tyhjiä tietoja ei synny näkyvyysvalinnalla.

Näytä tuoterivit ohjaa koko rivitaulukkoa. Sarakevalinnoilla voit piilottaa esimerkiksi yksikköhinnat tai alennukset. Yksittäisen tuote- tai vapaatekstirivin piilotat Hinnoittelu-välilehden rivin PDF-sarakkeen valintaruudusta; sen selite on Sisällytä PDF:ään. Tallenna muutos painikkeella Tallenna hinnoittelu.

Näyttövalinnat eivät muuta hinnoittelua. PDF:stä piilotettu rivi säilyy tarjouksella ja on edelleen mukana hintasummissa, ALV:ssa ja sisäisessä katelaskennassa. Näkyvien rivien summa voi siksi olla pienempi kuin PDF:n kokonaissumma. Myös välisummarivi voi sisältää piilotettujen rivien hintoja.

PDF:n veroton summa muodostuu tallennettujen tuote- ja vapaatekstirivien summista. Välisummarivejä ei lasketa mukaan uudelleen, eikä poistettavia rivejä sisällytetä summaan. ALV lasketaan kunkin hinnoiteltavan rivin summasta sen omalla ALV-prosentilla. Verollinen loppusumma pyöristetään lähimpään viiteen senttiin; PDF esittää rahamäärät kahdella desimaalilla ja tarjouksen valuutassa.

Esimerkiksi 100 euron ja 20 euron verottomista riveistä, joiden molempien ALV on 25,5 %, syntyy veroton summa 120,00 euroa, ALV 30,60 euroa ja loppusumma 150,60 euroa. Vaikka piilotat 20 euron rivin PDF:stä, nämä summat säilyvät.

Näytä hintasummat ohjaa koko summayhteenvetoa. Näytä ALV ohjaa siinä vain ALV-summan näkyvyyttä: ALV:n piilottaminen ei poista veroa loppusummasta. Jos hintasummat on piilotettu, myöskään ALV-summa ei näy.

Sisäisiä kommentteja, ostohintoja tai katetietoja ei tulosteta tarjous-PDF:ään. Lisää asiakkaalle tarkoitettu tieto tarjouksen kuvaukseen, lisätietoihin tai PDF-kuvausosioihin.

Lisää PDF-kuvaukset ja erota ne tiedostoliitteistä

Avaa Liitteet ja kuvaukset -välilehti. Sen Kuvaukset-alueella valitse Lisää osio ja täytä osion Otsikko ja Kuvaus. Osioon voi lisätä Lisää kuva + selitys -painikkeella lohkoja. Valitse lohkosta Lataa kuva ja kirjoita Selitys, joka tulostetaan kuvan viereen. Yksi kuva saa olla enintään 5 Mt; olemassa olevan kuvan korvaat painikkeella Vaihda kuva.

Tallenna kuvausmuutokset Kuvaukset-alueen Tallenna liitteet -painikkeella. PDF-asetusten Näytä liitteet ja kuvaukset -valinta ohjaa näiden kuvausosioiden tulostumista. Osioiden sivutus määräytyy sisällön mukaan, joten tarkista pitkien tekstien ja kuvien asettelu valmiista PDF:stä.

Lohkon Poista tai osion Poista osio poistaa kyseisen kuvaussisällön tarjoukselta tallennuksen jälkeen. Pelkkä kuvausten näkyvyysvalinnan poistaminen säilyttää sisällön ja piilottaa sen PDF:stä. Kummassakin tapauksessa aiempi PDF muuttuu vasta uuden muodostuksen yhteydessä.

Välilehden erilliseen Liitteet-alueeseen lisätyt tavalliset tiedostot tallennetaan tarjouksen yhteyteen. Niitä ei liitetä tarjous-PDF:n sivuiksi, vaikka Näytä liitteet ja kuvaukset olisi valittuna. Jos asiakas tarvitsee nämä tiedostot, toimita ne erikseen.

Tarkista yhteiset sopimusehdot

Paikallinen pääkäyttäjä ylläpitää ehtotekstiä polussa Palvelun asetukset → Tarjousasetukset → Sopimusehdot. Avaa Sopimusehdot-rivi, muokkaa tekstiä ja valitse ikkunan Tallenna.

Ehdot tulostetaan PDF:n loppuun, kun yhteinen ehtoteksti on täytetty ja tarjouksen PDF-asetuksissa Näytä sopimusehdot on käytössä. Jos ehdot puuttuvat, tarkista molemmat. Pelkkä näyttövalinta ei lisää tyhjää ehtotekstiä.

Ehtoteksti on palvelun yhteinen, eikä tarjoukselle tallenneta erillistä ehtoversiota. Uusi PDF voi siksi sisältää muuttuneet ehdot myös aiemmin tallennetusta tarjouksesta. PDF:n kielivalinta ei käännä ehtoja. Säilytä asiakkaalle toimitettu tiedosto, jos tarvitset myöhemmin täsmälleen saman version.

Muodosta, avaa ja tarkista PDF

  1. Varmista, että sisällön ja PDF-asetusten tallennukset ovat onnistuneet.
  2. Valitse tarjouslomakkeen yhteisestä alareunasta Tulosta PDF. Tämä käynnistää uuden tiedoston muodostamisen taustalla. Painike näyttää odotustilan.
  3. Odota valmistumisilmoitusta ja Lataa PDF -painikkeen ilmestymistä. Valitse se samasta alareunasta: viimeksi muodostettu PDF avautuu uuteen välilehteen. Tallenna tiedosto tarvittaessa selaimen PDF-katselusta.

Lataa PDF ei muodosta uutta tiedostoa eikä päivitä sen sisältöä. Jos muutit tarjousta, asiakastietoja, kuvauksia, asetuksia tai yhteisiä ehtoja, muodosta uusi PDF painikkeella Tulosta PDF.

Uusi muodostus poistaa tarjoukselle tallennetun aiemman PDF:n jo ennen uuden valmistumista. Jos muodostus epäonnistuu, vanha tiedosto ei välttämättä ole enää ladattavissa. Odotuksen aikakatkaisu ei yksin todista taustamuodostuksen epäonnistumista: avaa tarjous myöhemmin uudelleen ja tarkista, onko Lataa PDF tullut näkyviin. Jos tiedostoa ei valmistu, yritä muodostusta uudelleen.

Tarkista avatussa tiedostossa asiakas ja yhteyshenkilö, tarjousnumero, päivämäärä ja voimassaolo, maksu- ja toimitustiedot, näkyvät rivit, hinnat ja alennukset, veroton summa, ALV, loppusumma ja valuutta sekä kuvaukset, kieli ja sopimusehdot. Tarkista myös logon, viitetekstien ja pitkien kuvausten asettelu. Jos jokin tieto puuttuu, tarkista sekä tallennettu sisältö että sitä ohjaava näkyvyysvalinta ja muodosta PDF uudelleen.

PDF:n muodostaminen tai lataaminen ei lähetä tarjousta asiakkaalle eikä muuta sen tilaa Tarjous lähetetty. Toimita tarkistettu tiedosto asiakkaalle erikseen ja päivitä tila tarvittaessa ohjeen Tarjousten tilat ja kopiointi mukaan.