Luo tarjous asiakkaan sovittua hankintaa varten selainversiossa. Tarvitset organisaatiossa käytössä olevan Kenttätyönohjaus-ominaisuuden sekä tarjousten katselu- ja luontioikeuden. Tallennetun tarjouksen muuttaminen edellyttää muokkausoikeutta. Android- ja iOS-sovelluksissa ei ole vastaavaa tarjouksen luonti- ja hinnoittelulomaketta.

Tarjouksen perustiedot

Avaa selaimen valikosta Asiakkaat → Tarjoukset ja valitse sivun yläreunasta Uusi tarjous. Täytä lomakkeen Tarjouksen tiedot -välilehti. Avaa tarvittaessa osio sen otsikosta.

  • Otsikko ja kuvaus: anna pakollinen Otsikko ja kirjoita asiakkaalle tarkoitettu Kuvaus.
  • Tarjouksen tiedot: tarkista Tarjousnumero, Tila ja tarvittaessa Tarjoustyyppi. Uuden tarjouksen oletustila on Mahdollisuus.
  • Asiakas: hae ja valitse rekisteriasiakas sekä tarvittaessa tämän Yhteyshenkilö. Tarkista myös Tarjouksen laatija, jonka oletuksena on nykyinen käyttäjä.
  • Päivämäärät ja viitteet: tarkista pakollinen Päivämäärä, jonka oletuksena on nykyinen päivä. Täytä tarvittaessa Voimassa asti, Toimituspäivä, Viitteemme ja Asiakkaan viite.
  • Ehdot ja toimitus: tarkista Maksuehdot, Toimitustapa, Toimitusehdot, Kieli ja Valuutta. Oletukset ovat 14 pv netto, käyttöliittymän kieli ja EUR.

Tarjousnumeron pitää olla yksilöllinen. Lomakkeella numero on vain luettavissa ja muodostuu tallennuksessa automaattisesti. Jos automaattinen numerointi ei ole käytössä, uuden tarjouksen tallennus ei onnistu tyhjällä numerolla eikä numeroa voi kirjoittaa tähän kenttään. Pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan Palvelun asetukset → Tarjousasetukset → Tarjousnumerointi → Tarjousnumero → Generoi numerot automaattisesti. Numerointi käyttää seuraavaa vapaata juoksevaa numeroa ja täyttää sen tarvittaessa alkunollilla kahdeksanmerkkiseksi.

Projekti-tyyppinen tarjous saa lisäksi erillisen projektinumeron, jos projektinumeroiden automaattinen numerointi on käytössä. Numero voi muodostua jo tallennettaessa Projekti-tyyppinen tarjous; se ei edellytä tarjouksen voittamista.

Jos asiakasta ei vielä ole rekisterissä, jätä asiakasvalinta tyhjäksi ja täytä samassa osiossa näkyvät Mahdollisen asiakkaan tiedot: nimi, asiakasnumero, osoite ja yhteyshenkilö tarpeen mukaan. Tiedot tallentuvat tarjoukselle, eivätkä ne itsessään luo rekisteriasiakasta tai mahdollista tämän asiakashinnaston käyttöä. Rekisteriasiakas ja yhteyshenkilö eivät ole pakollisia.

Valitse asiakas ennen tuotteiden hinnoittelua. Asiakkaan vaihtaminen tyhjentää yhteyshenkilövalinnan, mutta ei automaattisesti hinnoittele kaikkia aiempia tarjousrivejä uudelleen. Tarkista niiden hinnat erikseen.

Pidä asiakkaalle tarkoitettu kuvaus erillään sisäisistä kommenteista. Kirjoita sisäiset tiedot Lisätiedot-välilehden Sisäiset kommentit -kenttään; niitä ei tulosteta tarjous-PDF:ään. Tarjouksen Kieli-kentän lisäksi PDF:llä on omat kieliasetuksensa, joten tarkista myös valmiin PDF:n kieli.

Lisää ja järjestä tarjousrivit

Avaa Hinnoittelu-välilehti. Sen Tuoterivit-alueen alapuolella ovat rivien lisäyspainikkeet:

  • Lisää tuoterivi: valitse tuoterekisterin tuote. Riville haetaan tuotteen nimi, koodi, varastointiyksikkö sekä hinnoittelusääntöjen mukaiset hinnat. Odota hintahaun valmistumista ennen tarkistamista tai käsin tehtävää muutosta.
  • Lisää vapaatekstirivi: kirjoita nimi ja hinnoittele esimerkiksi työ tai muu erä ilman tuoterekisterin tuotetta. Täytä määrä, yksikkö, yksikköhinta ja nettohinta itse.
  • Lisää välisummarivi: anna tarvittaessa osion nimi. Rivi kokoaa edellisen välisummarivin jälkeiset hinnalliset rivit, tai tarjouksen alusta alkavan ryhmän. Se ei lisää tarjouksen kokonaissummaa toistamiseen.

Tarkista hinnallisilta riveiltä Määrä, Yksikkö, Yksikköhinta, Ale %, Nettohinta ja ALV %. Määrän on oltava suurempi kuin nolla. Uuden rivin oletukset ovat määrä 1, alennus 0 %, ALV 25,5 % ja PDF:ään sisällyttäminen. Vapaatekstirivin hinnat ovat aluksi nollia. Tuoterivin yksikkö tulee tuotteelta; tarkista se erityisesti, jos käytät muuta kuin kappalemäärää.

Tuoterivin tuotevalinnan vieressä oleva varastokuvake avaa Valitse varasto -valinnan. Valitse ensin tuote. Varaston valinta tai sen tyhjentäminen hakee nettohinnan uudelleen ja voi korvata myös käsin muutetun myyntiyksikköhinnan uudella lasketulla hinnalla. Varastovalinta vaikuttaa hinnan lähtötietoihin; tarjouksen tallentaminen ei itsessään varaa tai vähennä tuotteita varastosta.

Voit järjestää rivejä vetämällä rivin vetokahvasta. Rivijärjestys vaikuttaa välisummien ryhmittelyyn ja PDF:n järjestykseen. Rivin oikean reunan roskakorikuvake poistaa rivin tarjoukselta tallennettaessa; tuoterekisterin tuote säilyy.

Rivin PDF-valintaruudun poistaminen piilottaa rivin PDF:stä, mutta rivi jää edelleen tarjouksen myynti-, kustannus-, kate- ja ALV-summiin. Käytä poistamista, jos erän ei pidä kuulua tarjoukseen lainkaan.

Mistä nettohinta tulee?

Nettohinta on tarjouksen katelaskennassa käytettävä yhden yksikön kustannusarvo. Se ei tarkoita alennuksen jälkeistä myyntihintaa eikä välttämättä todellisen ostoerän ostohintaa. Rivin nettohintaa voi muuttaa käsin.

Automaattinen nettohinta käyttää organisaation yhteistä tuotekustannusten hinnoitteluasetusta. Ilman vesiputoussääntöjä käytetään yhtä valittua hinnoittelutapaa. Kun vesiputoussäännöt ovat käytössä, ensimmäinen sääntö, josta saadaan kelvollinen kustannus, ratkaisee hinnan. Myös nolla on kelvollinen tulos ja pysäyttää sääntöketjun. Jos sopivaa tulosta ei saada, tarjousrivin nettohinnaksi voi tulla nolla.

Oletusasetuksilla vesiputous ei ole käytössä ja nettohinta perustuu tuoterekisterin Myyntihinta-arvoon. Nettohinta voi siis olla sama kuin myyntiyksikköhinta, jolloin kate on ilman alennusta nolla. Älä päättele käytettyä kustannusta pelkästä Nettohinta-kentän nimestä.

Valitun menetelmän vaikutus on seuraava:

  • Liukuva keskihinta (MAC) edellyttää MAC-varastoa. Se käyttää tuotteen viimeisintä laskentahetkellä voimassa olevaa yhteistä painotettua keskihintaa. Jos laskettua keskihintaa ei vielä ole, varalaskenta painottaa valitun varaston erähintoja alkuperäisillä vastaanottomäärillä.
  • Painotettu keskimääräinen ostohinta varastossa painottaa valitun varaston erähintoja jäljellä olevilla tuotemäärillä. Keskimääräinen ostohinta varastossa puolestaan antaa kullekin ostoerälle saman painon; myös loppuun käytetyt erät voivat sisältyä siihen.
  • FIFO/LIFO (erähinta) käyttää FIFO-varastossa vanhimman tai LIFO-varastossa uusimman vastaanotetun erän hintaa, kun erässä on tuotetta jäljellä. Se ei laske koko tarjousmäärän kustannusta jakamalla määrää useisiin eriin. Menetelmää ei käytetä MAC-varastossa. Jos sopivaa erää ei löydy, tulokseksi voi jäädä tuotteen myyntihinta.
  • Viimeisin ostohinta hakee tuotteen uusimman vastaanotetun erän hinnan kaikista varastoista, ei vain riville valitusta varastosta.
  • Vesiputouksen Asiakashinnasto käyttää asiakkaan suoraa voimassa olevaa hinnastoa. Asiakkaan tuotekustannusmuokkaus käyttää ensisijaisesti asiakkaan tuotekustannusalennusta tuotteen myyntihintaan, tai sen puuttuessa kateasetuksen prosenttilisää tuotteen ostohintaan. Tuotteen ostohinta ja Tuotteen myyntihinta käyttävät tuoterekisterin vastaavaa arvoa.
  • Nykyinen arvo per tuote (erärivi) tarvitsee tietyn ostoerän ja varastopaikan. Tarjouslomake ei anna näitä lähtötietoja, joten tämä sääntö ei ratkaise tarjouksen nettohintaa.

Näytä hinnoitteluasetukset sijaitsee Hinnoittelu-välilehdellä rivialueen yläpuolella. Se näyttää yhteisen kustannusasetuksen, myyntihinnan laskentajärjestyksen ja oletusmyyntikatteen, mutta asetusten haku edellyttää pääkäyttäjän oikeutta. Pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tarkistamaan käytössä olevat asetukset. Katso myös varastoarvon ja tuotekustannuksen laskentaperiaatteet.

Mistä myyntiyksikköhinta tulee?

Myyntihinnalla on nettohinnasta erillinen laskentajärjestys. Ensimmäinen sääntö, josta saadaan nollaa suurempi hinta, voittaa. Sääntöjen tuloksia ei yhdistetä automaattisesti toisiinsa. Oletusjärjestys on:

  1. Perusmyyntihinta (tuote): tuoterekisterin myyntihinta.
  2. Asiakaskohtainen hinta: asiakkaan aktiivisen ja voimassa olevan hinnaston hinta.
  3. Tuotehinta asiakasalennuksella %: tuotteen perusmyyntihinta vähennettynä asiakkaan voimassa olevalla tuotekustannusalennuksella.
  4. Tuotehinta asiakkaan kateasetuksilla: tuotteen perusostohinta kerrottuna arvolla 1 + asiakkaan kateasetuksen prosentti / 100.

Oletusjärjestyksessä positiivinen perusmyyntihinta ohittaa siis asiakashinnaston ja asiakasalennuksen. Jos asiakashinnan pitää olla etusijalla, pääkäyttäjän on tarkistettava myyntihinnan sääntöjärjestys. Rivin Ale % vähennetään erikseen valitusta yksikköhinnasta; se voi alentaa myös jo asiakasalennuksella laskettua hintaa.

Asiakaskohtaisen myyntihinnan haussa suora asiakashinnasto on tuotekohtaisesti etusijalla sopimushinnastoon nähden. Sopimushinnastoa haetaan vasta, jos tuotetta ei löydy suorista hinnastoista. Hinnaston pitää olla aktiivinen ja voimassa. Sopimuksen pitää olla tilassa Odottaa aloituspäivää, Aktiivinen tai Odottaa päättymispäivää. Haku käyttää nykyistä ajankohtaa asiakkuuden aikavyöhykkeellä, ei tarjouksen Päivämäärä-kenttää; sopimushinnaston alku- ja loppupäivä kuuluvat voimassaoloon.

Jos tuotetta löytyy useasta ehdot täyttävästä hinnastosta, valitaan ensin luodun hinnaston ensimmäinen osuva tuoterivi. Jos suorassa hinnastossa tuote löytyy nollahinnalla, laskenta siirtyy seuraavaan myyntihinnoittelusääntöön eikä saman tuotteen sopimushinnastoon. Hinnaston perustaminen on kuvattu ohjeessa hinnaston luominen ja asiakkaiden liittäminen.

Jos yksikään myyntihintasääntö ei anna positiivista hintaa, varalaskenta on nettohinta ÷ (1 − oletusmyyntikate / 100). Oletusmyyntikate on 20 %. Esimerkiksi nettohinta 80 € antaa tällä varalaskennalla myyntihinnan 100 €. Varalaskenta edellyttää positiivista nettohintaa ja alle 100 prosentin oletuskatetta; muuten laskettu hinta on nolla. Tarkista aina rivillä näkyvä Yksikköhinta.

Asiakkaan kateasetuksen ostohintaan lisättävä prosentti ja tarjouksen myyntikateprosentti ovat eri asioita. Esimerkiksi 20 %:n lisäys 80 €:n ostohintaan antaa 96 €:n myyntihinnan ja 16,67 %:n myyntikatteen, ei 20 %:n myyntikatetta.

Nettohinnan vieressä olevan huomiokuvakkeen selitteestä voi tarkastella hinnoittelumenetelmiä. Tallennettua tarjousta avattaessa menetelmäselitteet haetaan nykyisillä asetuksilla uudelleen, mutta tallennettuja hintoja ei samalla päivitetä. Selite ei siksi yksin todista, millä säännöllä aiemmin tallennettu hinta syntyi.

Summat, kate ja arvonlisävero

Hinnoittelu-välilehden oikealla puolella oleva Kateyhteenveto näyttää tarjouksen kokonaistuoton, kokonaiskustannuksen, kokonaiskatteen, kateprosentin, ALV:n ja loppusumman. Hinnallisella rivillä laskenta on:

  • Yhteensä eli veroton myyntisumma = määrä × yksikköhinta × (1 − Ale % / 100).
  • Nettosumma eli kustannus = määrä × nettohinta.
  • Kate = veroton myyntisumma − kustannus.
  • Kate % = kate ÷ veroton myyntisumma × 100. Jos myyntisumma on nolla tai negatiivinen, prosenttina näytetään nolla.

Kokonaiskate muodostuu kaikkien poistamattomien tuote- ja vapaatekstirivien myyntisumman ja kustannussumman erotuksena. Kokonaiskateprosentti suhteutetaan koko verottomaan myyntisummaan; se ei ole rivien kateprosenttien keskiarvo. Välisummarivejä ei lasketa uudelleen mukaan. Myös PDF:stä piilotetut hinnalliset rivit kuuluvat laskentaan.

ALV lasketaan kunkin rivin alennetusta myyntisummasta kyseisen rivin ALV-prosentilla. Eri riveillä voi olla eri veroprosentti. Rivien laskettavat rahamäärät ja kateprosentit sekä automaattisesti haetut yksikköhinnat pyöristetään kahteen desimaaliin. Verollinen loppusumma pyöristetään lähimpään viiteen senttiin.

Esimerkiksi määrä 2, yksikköhinta 100 €, alennus 10 % ja nettohinta 60 € tuottavat verottoman myyntisumman 180 €, kustannuksen 120 €, katteen 60 € ja kateprosentin 33,33 %. ALV 25,5 % on 45,90 € ja verollinen loppusumma 225,90 €.

Näkymä pyöristää ALV-yhteissumman sentteihin ennen loppusumman laskemista. Tallennuksessa loppusumma lasketaan ALV-yhteissummasta ennen tätä senttipyöristystä. Tarkista pyöristysrajoilla lopullinen tallennettu summa myös tarjouslistalta ja uudelleen muodostetusta PDF:stä.

Muuta koko tarjouksen hintoja

Valitse Hinnoittelu-välilehden rivialueen alapuolelta Muokkaa hintoja. Valitse avautuvasta ikkunasta Muokkaustapa, anna tavoite ja valitse Toteuta. Muutos koskee kaikkia poistamattomia tuote- ja vapaatekstirivejä, myös PDF:stä piilotettuja rivejä. Välisummarivit jäävät käsittelyn ulkopuolelle.

  • Tavoitehinta yhteensä: anna tavoiteltu veroton summa, joka on vähintään nolla. Yksikköhintoja muutetaan suhteessa nykyiseen myyntisummaan; määrät, nettohinnat ja alennusprosentit säilyvät. Jos nykyinen summa on nolla, tavoite jaetaan rivien määrien suhteessa. Eri yksiköitä käyttävät määrät osallistuvat tähän jakoon sellaisinaan.
  • Tavoitekate %: anna vähintään 0 ja alle 100 %. Jokaisen rivin yksikköhinta lasketaan nettohinnan ja nykyisen alennuksen avulla tavoitekatteen mukaiseksi: nettohinta ÷ (1 − tavoitekate / 100) ÷ (1 − alennus / 100). Nettohinnat, määrät ja alennukset säilyvät.
  • Tavoitealennus %: anna 0–100 %. Sama alennusprosentti korvaa kaikkien käsiteltävien rivien aiemmat alennukset. Sitä ei lisätä aiemman alennuksen päälle. Yksikkö- ja nettohinnat säilyvät.

Yksikköhinnat pyöristetään sentteihin. Suhteellisen tavoitehinnan ja tavoitekatteen laskennan pyöristyseroa pyritään korjaamaan suurimman rivin yksikköhintaan. Nollasummasta tehtävässä tavoitehinnan jaossa tätä korjausta ei tehdä. Kaikilla määrillä ja alennuksilla tarkkaa tavoitetta ei voida saavuttaa. Esimerkiksi 100 %:n alennusrivi ei tuota myyntisummaa pelkkää yksikköhintaa nostamalla, ja tavoitekate jättää tällaisen rivin hinnan muuttamatta. Tarkista aina toteutunut summa ja kate ennen tallennusta.

Toteuta muuttaa lomakkeen hintoja, mutta ei vielä tallenna tarjousta. Muutokset koskevat tarjousrivejä eivätkä päivitä tuoterekisterin tai hinnastojen hintoja.

Tallenna ja varmista lopputulos

Tallenna uusi tarjous lomakkeen alareunan Tallenna tarjous -painikkeella. Tallennetun tarjouksen Hinnoittelu-välilehdellä voit tallentaa rivimuutokset Tallenna hinnoittelu -painikkeella. Se tallentaa hinnoittelurivit; tallenna samalla muuttamasi asiakas- ja perustiedot myös Tarjouksen tiedot -välilehden Tallenna tiedot -painikkeella. Älä luota pelkkään alareunan Tallenna-painikkeeseen, kun olet muuttanut vain olemassa olevan rivin hintaa.

Varmista onnistunut tallennus ja avaa tarjous uudelleen. Tarkista asiakas ja yhteyshenkilö, tarjousnumero, päivämäärät ja ehdot sekä rivien määrät, yksiköt, hinnat, alennukset, nettohinnat, ALV-prosentit ja järjestys. Vertaa verotonta summaa, kustannusta, katetta ja verollista loppusummaa tarkoitettuun tarjoukseen. Tyhjä tuoterivi, jolle tuotetta ei ole valittu, ei tallennu hinnalliseksi tuoteriviksi.

Tallennetun tarjouksen alareunassa Tulosta PDF muodostaa tiedoston tallennetuista tiedoista. Kun tiedosto on valmis, valitse Lataa PDF. Tallenna muutokset ennen uuden PDF:n muodostamista; aiemmin ladattu tiedosto ei päivity itsestään. Tarkista asiakkaalle näkyvät rivit, hinnat, summat, kieli ja ehdot. PDF:stä piilotettujen rivien takia näkyvien rivien summa voi erota PDF:n loppusummasta. Tarkemmat näkyvyys- ja ulkoasuvalinnat ovat ohjeessa tarjous-PDF ja sopimusehdot.

Jos tarjousvoiton yhteydessä pitää syntyä tehtävä, tarkista ennen tilan muuttamista Tarjouksen tiedot → Tehtäväasetukset → Luo tehtävä kun tarjous voitetaan ja tehtävän asetukset. Organisaation yhteinen asetus voi edellyttää tehtävän otsikkoa ja prioriteettia jo tarjousta tallennettaessa. Pelkkä tarjouksen luominen ei luo tehtävää. Katso tarjouksen tehtäväasetukset.

Voitettu-tilassa hinnoittelu ja tehtäväasetukset on lukittu käyttöliittymässä. Tarkista hinnoittelu ennen voittamista. Tilanvaihdot, niihin liittyvät tehtävät ja uuden tarjouksen kopiointi on kuvattu ohjeessa tarjousten tilat ja kopiointi.