Tarjouksesta voidaan luoda automaattisesti tehtävä, kun tarjous merkitään voitetuksi. Tehtäväasetukset määräävät, mitä työtä tehtävä koskee, kenelle se kuuluu ja syntyykö se suunnitteluun vai avoimeksi tehtäväksi. Asetusten tallentaminen ei vielä luo tehtävää.

Edellytykset ja yhteinen luontiasetus

Määritä asetukset selaimessa. Tarjoustoiminnon täytyy olla käytössä organisaatiossasi, ja tarvitset oikeuden muokata tarjousta. Syntyvän tehtävän katselu ja käsittely edellyttävät erikseen tehtävän käyttöoikeuksia.

Pääkäyttäjä voi avata Palvelun asetukset → Tarjousasetukset, valita rivin Tehtävän luonti voitetuille tarjouksille ja ottaa käyttöön valinnan Luo aina tehtävä voitetuille tarjouksille. Tallenna yhteinen asetus ikkunan Tallenna-painikkeella.

Yhteinen asetus menee tarjouskohtaisen valinnan edelle: voittaminen edellyttää tehtävän luontia sekä tallennettua tehtävän nimeä ja prioriteettia. Kun yhteinen asetus näkyy tarjouslomakkeella, luontivalinta on valittu ja lukittu. Varmista tarvittaessa yhteinen asetus pääkäyttäjältä; pelkkä tarjouslomakkeen valinnan muokattavuus ei takaa, että tehtävän luonnin voi ohittaa.

Avaa tarjouksen tehtäväasetukset

Avaa Asiakkaat → Tarjoukset ja haluamasi tarjous. Avaa Tarjouksen tiedot -välilehdellä Tehtäväasetukset-osio. Valitse Luo tehtävä kun tarjous voitetaan ja paina Määritä tehtäväasetukset. Jos asetukset on jo määritetty, painikkeen nimi on Muokkaa tehtäväasetuksia.

Ilman yhteistä pakotusta voit jättää luontivalinnan pois, jolloin voittaminen ei luo automaattista tehtävää. Jos poistat aiemmin valitun luontivalinnan ja tallennat tarjouksen, tarjouksen tallennetut tehtäväasetukset tyhjennetään.

Määritä työn sisältö ja aikataulu

Tehtävän nimi ja Prioriteetti ovat pakollisia. Ensimmäisellä avauskerralla nimi ja kuvaus esitäytetään tarjouksen otsikosta ja kuvauksesta, prioriteetti on Keskiverto prioriteetti ja Laskutettava on valittu. Kirjoita kuvaukseen työn suorittamiseen tarvittavat ohjeet ja tarkista laskutettavuus.

  • Valitse spotti: valitse tehtävän kohteena oleva laite tai muu Spotti. Tarjouksen asiakas ei korvaa tätä kohdevalintaa.
  • Valitse määräpäivä: määritä, milloin työn tulee olla valmis. Tämä on tehtävän määräpäivä, ei tarjouksen voimassaolo- tai toimituspäivä.
  • Tehtävälomake: valitse työn aikana täytettävä lomake, jos työ tarvitsee sellaisen.
  • Työmääräin: valitse työmääräin, johon syntyvä tehtävä kuuluu.
  • Kategoriat: valitse työtä kuvaavat kategoriat.

Avaa asetusten alaosassa Valitse vastuutaho. Vastuuvalinnan välilehdillä Kiinnitä käyttäjille, Kiinnitä roolin käyttäjille ja Kiinnitä roolille voit valita yksittäiset käyttäjät, roolin käyttäjät tai roolin sellaisenaan. Roolin käyttäjien valinta seuraa roolin jäsenistöä: jäsenmuutokset päivittävät vastuita taustalla tarjouksen ollessa Mahdollisuus-, Työn alla- tai Tarjous lähetetty -tilassa. Tarkista vastuut uudelleen ennen voittamista.

Tehtäväpohjan vaikutus

Tehtäväpohja kokoaa työn oletustietoja; Tehtävälomake määrittää täytettävät tiedot. Pohjan valitseminen täyttää tehtävän nimen, kuvauksen, lomakkeen, työmääräimen, arvioidun työajan, laskutettavuuden ja kategoriat. Valitse pohja ennen omien tekstien viimeistelyä, koska pohjan vaihtaminen korvaa nämä lomakkeen tiedot.

Nimeä, kuvausta ja kategorioita voi edelleen muokata. Lomake, työmääräin ja laskutettavuus lukitaan pohjaa käytettäessä. Arvioidun työajan kentät lukitaan, jos pohjalla on määritetty kesto. Pohjan poistaminen valinnasta vapauttaa kentät muokattaviksi; tarkista silloin jäljelle jäävät arvot.

Pohjan vaikutus jatkuu syntyvään tehtävään. Pohjan työmääräin ja määritetty arvioitu työaika ovat ensisijaisia, ja laskutettavuus tulee pohjalta. Tehtävä perii myös pohjan toistuvuuden, tarkastusvaatimuksen, tunti- ja konetuntikirjausten vaatimukset sekä arvioidun kustannuksen. Pohjan tuotteet ja mahdolliset huoltoreitit periytyvät tehtävään. Jos tehtävälle ei jää kategorioita, pohjan kategoriat periytyvät luonnin jälkeen.

Tarkista siksi pohjan sopivuus koko työhön, älä vain sen nimeä. Katso myös tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen.

Arvioitu työaika ja automaattinen resursointi

Arvioitu työaika on työn suunniteltu kesto. Syötä se kokonaisina tunteina ja minuutteina; esimerkiksi 1 tunti 30 minuuttia tallentuu 90 minuutiksi. Se ei luo toteutuneita tuntikirjauksia eikä määrää tämän automaattisen luonnin kalenteriresursoinnin pituutta.

Henkilövastuille luodaan resursointi palvelun yhteisten oletusarvojen perusteella. Pääkäyttäjä löytää ne kohdasta Palvelun asetukset → Tehtävien asetukset → Oletusresursointiarvot. Resursoinnin päivä on määräpäivä vähennettynä asetuksen Ennakko (päivää ennen määräpäivää) arvolla. Alku määräytyy Aloituksen kellonaika -asetuksesta, ja loppu saadaan lisäämällä siihen asetettu kesto. Ilman määräpäivää lähtöpäivänä käytetään luontipäivää.

Oletusarvot ovat määräpäivänä klo 08.00 alkava yhden tunnin resursointi ja nollan päivän ennakko. Näillä arvoilla kaksi vastuutahoksi valittua henkilöä saa kumpikin ajan 08.00–09.00: resursointia kertyy yhteensä 120 henkilöminuuttia, vaikka tehtävän arvioitu työaika olisi 90 minuuttia. Roolille sellaisenaan kiinnitetty vastuu ei saa tätä henkilökohtaista oletusresursointia.

Tallenna asetukset ja tarjous erikseen

  1. Valitse tehtäväasetusikkunassa Tallenna asetukset. Tämä hyväksyy tiedot avoimelle tarjouslomakkeelle; ilmoitus asetusten tallentamisesta ei vielä tarkoita, että tarjous on tallennettu palveluun.
  2. Tallenna olemassa olevan tarjouksen tiedot Tarjouksen tiedot -välilehden Tallenna tiedot -painikkeella. Uudessa tarjouksessa käytä Tallenna tarjous -painiketta.
  3. Avaa tarjous uudelleen ja tarkista tallennetut tehtäväasetukset ennen voittamista.

Voita tarjous ja tarkista tehtävä

Vaihda tarjouksen Tarjouksen tiedot -osion Tila arvoon Voitettu ja tallenna muutos. Täytä avautuvassa ikkunassa Voiton syy ja vahvista. Tarjouksen voi voittaa Työn alla- tai Tarjous lähetetty -tilasta; Mahdollisuus-tilasta ei voi siirtyä suoraan voitetuksi.

Jos kohde, vastuut tai määräpäivä puuttuvat, tehtävä syntyy suunnittelutilaan. Kun kaikki kolme on määritetty, tehtävä syntyy avoimeksi, jos määräpäivä on tänään tai myöhemmin, ja myöhässä olevaksi, jos määräpäivä on ennen kuluvaa päivää. Suunnittelussa oleva tehtävä tarvitsee puuttuvat tiedot ennen siirtämistä avoimeksi; katso tehtävän ja luonnoksen luominen.

Tehtävä saa automaattisen liitoksen tarjoukseen. Tarjouksen tuoterivejä, hintoja tai liitteitä ei kopioida tehtävään tässä luonnissa. Tehtäväpohjasta periytyvät tuotteet ovat tästä erillinen asia.

Avaa tallennettu tarjous ja valitse Tarjouksen tiedot -osion Liitetyt tehtävät -luettelosta tehtävän numeron ja nimen linkki. Tarkista tehtävän kohde, tila, kuvaus, vastuut, määräpäivä, lomake, työmääräin, laskutettavuus ja resursointi. Luettelo näyttää vain tehtävät, joihin sinulla on katseluoikeus: puuttuva linkki ei yksin todista, ettei tehtävää syntynyt.

Androidissa ja iOS:ssa syntynyttä tehtävää käsitellään sovelluksen Tehtävät-näkymässä sen tilan ja käyttöoikeuksien mukaan. Työn suorittamisesta kertoo tehtävän kuittaaminen mobiilisovelluksessa.

Virhetilanteet ja myöhemmät muutokset

Jos tehtävän luonti epäonnistuu voittamisen yhteydessä, myös voitetuksi merkitseminen peruuntuu. Aiemmin tallennetut tehtäväasetukset voivat silti olla tallessa. Lue virheilmoitus, avaa tarjous uudelleen ja tarkista sekä sen tila että tehtäväasetukset ennen uutta yritystä. Älä luo uutta tarjousta tai tehtävää vain peittääksesi epäonnistuneen tilanvaihdon.

Voitetun tarjouksen tehtäväasetukset lukitaan tarjouslomakkeella. Muokkaa syntynyttä työtä tehtävältä omien käyttöoikeuksiesi mukaan. Automaattista tarjousliitosta ei voi vaihtaa tai irrottaa tehtävältä. Tarjoukseen manuaalisesti liitetty muu tehtävä ei korvaa automaattista tehtävää; jos automaattinen tehtävä on jo olemassa, uutta ei luoda uudelleen voitetuksi merkittäessä.

Tarjouksen peruminen säilyttää tehtävät, niiden tilat, kirjaukset ja tarjousliitokset. Jos työ pitää keskeyttää, käsittele tehtävä erikseen. Peruminen, poistaminen ja uudelleen voittaminen ovat eri toimintoja; niiden tarkemmat seuraukset on kuvattu ohjeessa tarjousten tilat ja kopiointi.