Tarjouksen tila kertoo, missä vaiheessa sen käsittely on. Voit jatkaa keskeytynyttä käsittelyä, arkistoida tarjouksen tai kopioida sen uuden tarjouksen pohjaksi. Peruminen, arkistointi ja poistaminen vaikuttavat tietoihin eri tavoin.
Tämä ohje koskee selainta. Toiminto edellyttää organisaation Kenttätyönohjaus-ominaisuutta ja tarjousten katseluoikeutta. Tilan muuttamiseen tarvitaan muokkausoikeus, poistamiseen poisto-oikeus ja kopiointiin uuden tarjouksen luontioikeus. Android- ja iOS-sovelluksissa ei ole vastaavaa tarjousten hallintanäkymää.
Tilan seuraaminen ja muuttaminen
Avaa selaimen valikosta Asiakkaat → Tarjoukset. Valitse Kanban tai Taulukkonäkymät. Kanbanissa tarjoukset näkyvät tilasarakkeissa. Taulukossa tila näkyy tarjouksen rivillä, ja voit avata tarjouksen napsauttamalla sen otsikkoa tai tarjousnumeroa.
Kanbanissa muuta tilaa vetämällä tarjouskortti sallittuun tilasarakkeeseen. Lomakkeella avaa Tarjouksen tiedot -välilehden samanniminen osio, valitse Tila ja paina lomakkeen alareunan Tallenna-painiketta. Kun merkitset tarjouksen voitetuksi tai hävityksi, täytä avautuvan ikkunan Voiton syy tai Häviön syy ja vahvista muutos. Syy on pakollinen.
Kaikki tilasiirtymät eivät ole sallittuja. Taulukossa ovat sallitut siirtymät käsittelytilojen välillä:
| Nykyinen tila | Sallitut seuraavat tilat |
|---|---|
| Mahdollisuus | Käynnissä, Tarjous lähetetty, Peruutettu |
| Käynnissä | Mahdollisuus, Tarjous lähetetty, Voitettu, Hävitty, Peruutettu |
| Tarjous lähetetty | Mahdollisuus, Käynnissä, Voitettu, Hävitty, Peruutettu |
| Voitettu | Peruutettu |
| Hävitty tai Peruutettu | Tarjous lähetetty, Käynnissä |
Esimerkiksi Mahdollisuus-tilasta ei voi siirtyä suoraan voitetuksi. Peruutetun tarjouksen käsittelyä voi jatkaa palauttamalla sen Käynnissä- tai Tarjous lähetetty -tilaan. Tarkista muutoksen jälkeen tallentunut tila tarjousnäkymästä tai avaamalla tarjous uudelleen.
Arkistointi ja piilotettujen tarjousten löytäminen
Kaikista taulukon käsittelytiloista voi siirtyä lomakkeen Tila-kentässä myös Arkistoitu-tilaan. Arkistointi säilyttää tarjouksen tiedot ja olemassa olevat tehtäväliitokset, mutta arkistoitua tarjousta ei voi palauttaa käsittelytiloihin. Käytä perumista, jos käsittelyä voi olla tarpeen jatkaa myöhemmin.
Taulukko piilottaa oletuksena peruutetut ja arkistoidut tarjoukset. Saat ne näkyviin Taulukkonäkymät-välilehden taulukon yläpuolella olevalla Näytä peruutetut ja arkistoidut -valinnalla. Kanbanissa on Peruutettu-sarake, mutta ei arkistoitujen saraketta. Poistetut tarjoukset eivät tule näkyviin tällä valinnalla.
Voittaminen ja liitetyt tehtävät
Tarjouksen Tarjouksen tiedot -välilehden Tehtäväasetukset-osiossa oleva Luo tehtävä kun tarjous voitetaan -valinta määrää, luodaanko voittamisen yhteydessä tehtävä. Organisaation Luo aina tehtävä voitetuille tarjouksille -asetus ohittaa tarjouskohtaisen valinnan ja edellyttää tehtäväasetuksissa otsikkoa ja prioriteettia.
Tarkista ja tallenna tehtäväasetukset ennen voittamista. Jos tehtävän luominen epäonnistuu, myöskään voitetuksi merkitseminen ei tallennu. Tarkista virheilmoituksen osoittamat tiedot ja yritä uudelleen. Muut aiemmin tallennetut muutokset eivät kuitenkaan peruunnu epäonnistuneen tilanvaihdon vuoksi.
Jos tehtäväasetuksista puuttuu kohde, vastuut tai määräpäivä, tehtävä syntyy suunnittelutilaan. Muutoin tehtävän tila määräytyy määräpäivän mukaan avoimeksi tai myöhässä olevaksi. Tarkemmat valinnat on kuvattu ohjeessa Voitetusta tarjouksesta syntyvän tehtävän määrittäminen.
Tarjoukseen voi liittyä useita tehtäviä: automaattisen tehtävän lisäksi tehtäviä voidaan liittää manuaalisesti. Lomakkeen Tarjouksen tiedot -osiossa oleva Liitetyt tehtävät näyttää ne tehtävät, joihin sinulla on katseluoikeus. Avaa tehtävä sen linkistä ja tarkista syntyneen työn tiedot ja tila. Luettelon puuttuminen ei todista, ettei tarjoukseen olisi liitetty tehtäviä.
Manuaalisesti liitetty tehtävä ei korvaa voittamisen yhteydessä luotavaa automaattista tehtävää. Jos automaattinen tehtävä on jo olemassa, uutta ei luoda, vaikka tarjous palautettaisiin käsittelyyn ja merkittäisiin uudelleen voitetuksi.
Voitetun tarjouksen muokkausrajoitukset
Voitettu-tilassa selainlomake lukitsee muut perustiedot, asiakasvalinnat, tehtäväasetukset ja tarjousrivien muokkauksen. Myös hinnoittelun rivien lisäystoiminnot ja liitteiden kuvausosioiden muokkaus lukitaan.
Otsikko, kuvaus ja tila jäävät kirjoitettaviksi. Nykyisessä lomakkeessa tallennuspainikkeet ovat kuitenkin pois käytöstä, kunnes valitset toisen sallitun tilan. Pelkkää otsikon tai kuvauksen korjausta ei siis voi tallentaa tästä lomakkeesta Voitettu-tilan säilyessä. Tilaksi voi vaihtaa Peruutettu tai Arkistoitu; niiden seuraukset on kuvattu tässä ohjeessa. Uutta tarjousta varten voit kopioida voitetun tarjouksen.
Peruminen säilyttää tehtävät ja liitokset
Tarjouksen vaihtaminen Peruutettu-tilaan säilyttää kaikki liitetyt tehtävät ja niiden tarjousliitokset. Tämä koskee myös voitetun tarjouksen automaattista tehtävää ja valmiita tehtäviä. Peruminen ei muuta tehtävien tilaa eikä poista niiden sisältöä tai kirjauksia. Jos työ pitää keskeyttää tai sen tietoja muuttaa, käsittele tehtävä erikseen.
Peruutettuun, hävittyyn tai arkistoituun tarjoukseen ei voi tehdä uusia tehtäväliitoksia. Aiemmat liitokset säilyvät. Automaattista tarjousliitosta tai valmiin tehtävän tarjousliitosta ei voi muuttaa tehtävältä.
Poistaminen purkaa liitokset mutta säilyttää tehtävät
Poistaminen on eri toiminto kuin peruminen tai arkistointi. Avaa Taulukkonäkymät ja napsauta tarjouksen rivin roskakorikuvaketta. Vahvista poistaminen. Jos tarjoukseen liittyy tehtäviä, tämän jälkeen pyydetään erillinen vahvistus kaikkien tehtävälinkkien poistamiseen. Ilmoitettu määrä sisältää myös automaattiset linkit ja valmiiden tehtävien linkit, vaikka kaikki tehtävät eivät näkyisi sinulle.
Kun vahvistat liitosten purkamisen, kaikki tehtävien tarjousliitokset poistuvat. Tehtävät säilyvät samoissa tiloissa, eikä niiden sisältöä tai kirjauksia poisteta. Myös muuten lukitut automaattiset ja valmiiden tehtävien liitokset puretaan. Jos et hyväksy vahvistusta, tarjous ja liitokset säilyvät.
Vahvistus koskee senhetkisiä liitoksia ja on voimassa 15 minuuttia. Jos liitokset muuttuvat tai vahvistus vanhenee, järjestelmä pyytää uuden vahvistuksen.
Tehtäviin liitetyn tarjouksen tiedot säilyvät poistettuna, mutta tarjous poistuu tarjousnäkymistä eikä sitä voi enää avata tavallisesti. Jos tarjouksella ei ole tehtäväliitoksia, poistaminen poistaa tarjouksen sekä sen tarjousrivit ja tiedostoliitteet. Tässä tilanteessa asiakkaaseen tai yhteyshenkilöön liitetyn tarjouksen poistaminen estyy. Voit arkistoida tarjouksen poistamisen sijaan.
Tarkista onnistuneen poistamisen jälkeen, että tarjous on poistunut näkymästä. Jos sillä oli liitettyjä tehtäviä, tarkista tarvittaessa tehtäviltä, että työt säilyivät ja tarjousliitos poistui.
Tarjouksen kopiointi
Kopiointi luo uuden tarjouksen viimeksi tallennetun tarjouksen pohjalta. Se ei käytä avoimen lomakkeen tallentamattomia muutoksia. Onnistunut kopiointi sulkee alkuperäisen lomakkeen ilman tallentamattomien muutosten hylkäämisvaroitusta.
- Tallenna ensin alkuperäisen tarjouksen muutokset, jotka haluat mukaan kopioon. Tarkista tallennuksen onnistuminen.
- Avaa tallennettu tarjous taulukon otsikko- tai tarjousnumerolinkistä.
- Valitse lomakkeen alareunasta Kopioi.
- Järjestelmä tallentaa uuden tarjouksen heti Mahdollisuus-tilaan ja avaa sen muokattavaksi. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna ne.
Kopiointi edellyttää tarjousnumeroiden automaattista luontia. Asetus löytyy selaimen Palvelun asetukset → Tarjousasetukset → Tarjousnumerointi -kohdasta, Tarjousnumero-osion Generoi numerot automaattisesti -valinnasta. Pyydä tarvittaessa asetusten hallinnasta vastaavaa käyttäjää tarkistamaan se. Ilman automaattista tarjousnumerointia kopiointi ei onnistu, koska kopiolle tyhjennetty tarjousnumero on pakollinen.
Kopiolle muodostuu uusi tarjousnumero. Projekti-tyyppisen tarjouksen projektinumero muodostuu uudelleen vain, jos projektinumeroiden automaattinen luonti on käytössä; muuten projektinumero jää tyhjäksi.
Asiakas ja yhteyshenkilö, otsikko ja kuvaukset, muut tarjouskentät, tarjousrivit tallennettuine hintoineen sekä tarjouskohtaiset tehtävä- ja PDF-asetukset kopioituvat. Päivämääräksi tulee kopiointipäivä. Voimassaolo, viimeisin tarjouspäivä sekä voiton ja häviön syyt tyhjenevät. Alkuperäisen tarjouksen valmis PDF ja tiedostoliitteet eivät kopioidu.
Kopio ei peri alkuperäisen tarjouksen tehtäväliitoksia, eikä kopioinnin yhteydessä luoda tehtävää. Tehtäväasetukset ja tehtävän luontivalinta kuitenkin kopioituvat, joten tarkista, pitääkö uuden tarjouksen voittamisesta myöhemmin syntyä työ.
Avaa kopio tarkistuksen lopuksi uudelleen ja varmista uusi tarjousnumero, Mahdollisuus-tila, asiakas, tarjousrivit ja hinnat, päivämäärä, voimassaolo sekä tehtäväasetukset. Kopiointiin käytetyt hinnat ovat tallennetun tarjouksen hintoja; tarkista niiden sopivuus uuteen tarjoukseen. Hinnoittelua käsittelee Tarjouksen luominen ja hinnoittelu.
Pelkkä kopion muokkausikkunan sulkeminen ei peruuta kopiointia: uusi tarjous on jo tallennettu. Tarpeettoman kopion poistamiseen tai arkistointiin sovelletaan samoja sääntöjä kuin muihin tarjouksiin.