Luo tehtävä, kun tiedät, mitä laitteelle eli Spotille pitää tehdä. Jos suunnittelu on vielä kesken, voit tallentaa tehtävän luonnoksena. Luominen tallentaa työn, sen vastuut ja vaatimukset; työn suorittaminen ja valmistuminen ovat myöhempiä vaiheita.

Tarvittavat tiedot ja oikeudet

Tavallinen tehtävä tarvitsee Spotin, nimen, määräpäivän ja vastuutahon. Vastuutahoksi valitaan käyttäjiä tai rooli. Kuvaus ja tehtäväpohja ovat valinnaisia. Nimen enimmäispituus on 512 merkkiä ja kuvauksen 4 096 merkkiä.

Selaimessa valitaan myös Prioriteetti: matala, keskiverto tai korkea. Oletuksena on Keskiverto prioriteetti. Prioriteetti ei korvaa määräpäivää eikä aloita työn käsittelyä.

Luontioikeutesi määräävät, mille Spoteille ja vastuutahoille voit luoda tehtäviä. Tehtävän luontioikeus ei yksin takaa oikeutta muuttaa tai suorittaa tallennettua tehtävää. Jos tarvittava kohde, vastuutaho tai toiminto puuttuu, pyydä ylläpitäjää tarkistamaan oikeutesi.

Luo tehtävä selaimessa

  1. Avaa Tehtävät ja valitse sivun yläreunasta Luo uusi tehtävä.
  2. Avaa luontilomakkeen Perustiedot-välilehti. Valitse Pohjatiedot-osiossa Valitse spotti -kentästä työn kohde tai kohteet.
  3. Valitse tarvittaessa tehtäväpohja. Täytä tai tarkista Nimi ja työn kuvaus.
  4. Valitse Vastuu ja aikataulu -kohdassa Valitse määräpäivä ja painikkeesta Valitse vastuutaho työn vastuulliset. Tarkista myös resursointi.
  5. Valitse tarvittaessa Tehtävälomake ja tarkista Valitse asetukset -kohdan vaatimukset. Täydennä muut työn tarvitsemat tiedot ennen tallennusta.

Tehtäväpohja ja tehtävälomake

Tehtäväpohja kokoaa työn oletustiedot ja vaatimukset. Tehtävälomake puolestaan määrittää työn aikana täytettävät osiot ja kentät. Voit luoda tehtävän ilman pohjaa ja valita sille lomakkeen erikseen. Käytöstä poistettua lomaketta ei voi ottaa uuden tehtävän lomakkeeksi.

Pohja voi tuoda nimen ja kuvauksen lisäksi lomakkeen, toistuvuuden, tarkastus- ja kirjausvaatimukset, työmääräimen, laskutettavuuden, työaika- ja kustannusarvion, kategoriat, tuotteet, allekirjoituspyynnöt sekä reittihuollon tarkastuskohteet. Pohjan oletusresursointi voi täyttää myös vastuut ja suunnitellut työajat.

Nimeä ja kuvausta voi muuttaa pohjan valinnan jälkeen. Monet muut pohjasta tulevat asetukset lukitaan: esimerkiksi tarkastus, työtuntien ja käyttötuntien vaatimukset sekä toistuvuus määräytyvät pohjasta. Pohjan antama työaika-arvio ja työmääräin voivat myös olla lukittuja. Tarkista vastuut uudelleen pohjan valinnan tai vaihdon jälkeen, sillä valinta voi korvata tai tyhjentää aiemmat vastuut ja resursoinnit.

Jos pohjan vaatimukset eivät sovi työhön, valitse sopiva pohja tai pyydä ylläpitäjää korjaamaan se. Katso tehtäväpohjan luominen ja muuttaminen.

Vastuu, määräpäivä ja resursointi

Määräpäivä kertoo, milloin työn pitää olla valmis. Resursointi kertoo, milloin valittujen käyttäjien työ on suunniteltu tehtäväksi. Arvioitu työaika on työn kestoarvio; se ei ole toteutunut tuntikirjaus eikä sama asia kuin käyttäjien resursoinnit.

Selaimessa käyttäjävastuutaholle, jolla ei ole resursointia, muodostetaan palvelun asetusten mukainen oletusresursointi. Suoraan vastuurooliksi valittu rooli ei saa tätä käyttäjäkohtaista oletusresursointia. Pohjasta tuotu tai itse annettu resursointi säilyy, kun käyttäjällä on jo resursointi.

Oletusresursoinnin aloituspäivä on määräpäivä vähennettynä asetetulla ennakkopäivien määrällä. Aloituskellonaika tulee asetuksista, ja loppuaika on aloitusaika plus asetettu kesto minuutteina. Palvelun alkuperäiset oletukset ovat nolla päivää ennen määräpäivää, klo 08.00 ja 60 minuuttia: työ sijoittuu siis määräpäivälle klo 08.00–09.00. Organisaation tai valitun pohjan asetukset voivat olla erilaiset. Esimerkiksi määräpäivä 12.10.2026, kahden päivän ennakko, aloitus klo 08.00 ja 90 minuutin kesto tuottavat resursoinnin 10.10.2026 klo 08.00–09.30.

Luonnokselle, jolla ei vielä ole määräpäivää, oletusresursointi voi muodostua luontipäivän perusteella. Tarkista tallennetut työajat aina, myös määräpäivän täydentämisen jälkeen. Lisätietoa: vastuut ja määräpäivät.

Työn vaatimukset ja muut valinnat

  • Vaadi työtuntien kirjaus edellyttää kirjattua työaikaa ennen valmistumista. Pelkkä työaika-arvio tai resursointi ei täytä vaatimusta; kirjattujen työtuntien kokonaismäärän pitää olla suurempi kuin nolla.
  • Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista lisää tarkastusvaiheen. Työn suoritus viedään tarkastettavaksi ennen lopullista valmistumista.
  • Käyttötuntien kirjaaminen vaadittu tarkoittaa laitteen käyttötuntimittarin lukemaa, ei tähän tehtävään käytettyä työaikaa. Valinta on tarkoitettu Spoteille, joilla käyttötuntiseuranta on käytössä. Jos vaatimus tulee pohjasta, selain voi poistaa kohdevalinnasta siihen sopimattomat Spotit. Tarkista kohteet uudelleen. Valmistumisen yhteydessä lukema voi päivittää Spotin käyttötuntihistoriaa ja tuntiperusteista huoltoseurantaa.

Valitun tehtävälomakkeen osiot pitää täyttää työn aikana ennen valmistumista tai tarkastukseen siirtämistä. Katso tehtävälomakkeen täyttäminen.

Valitse asetukset -kohdan Lähetä sähköpostiheräte avaa sähköpostiherätteen valinnan. Valitse valmis heräte ja tarkista sen vastaanottajat sekä ajoitus; valintaruutu yksin ei määritä niitä. Määräpäiväherätteitä ei lähetetä suunnittelussa oleville luonnoksille. Katso sähköposti-ilmoituksen määrittäminen.

Vastuu ja aikataulu -kohdan avattava Resursoinnin mobiilioikeudet määrittää mobiilissa sallittavia vastuiden, työaikojen ja määräpäivän muutoksia. Pohja voi määrätä nämä oikeudet; tarkista ne, jos työntekijän pitää muuttaa suunnitelmaa mobiilissa.

Perustiedot-välilehden Liitä tehtävä -osiossa voit yhdistää työn palvelupyyntöön, työmääräimeen tai käytettävissä olevaan tarjoukseen. Vastuu ja aikataulu -kohdan Kategoriat auttavat ryhmittelyssä. Tarkista oikea työkokonaisuus: liitos ei itsessään kuittaa sitä valmiiksi. Katso kategoriat ja liitokset.

Laskutustiedot-osiossa ovat tehtävänumeron lisäksi Laskutettava, viitteet ja myyntitilausnumero. Laskutettavuus on tehtävän tieto seurantaa ja raportointia varten. Tarkista pohjasta tuleva valinta. Tiedostot-osioon voit lisätä työn ohjeita tai muita liitteitä.

Luontilomakkeen muut välilehdet täydentävät työn sisältöä:

  • Toistuvuus: määrittää myöhempien tehtävien aikataulun. Pohjaan liitetyn tehtävän toistuvuus tulee pohjasta. Katso toistuvan tehtävän määrittäminen.
  • Allekirjoitukset: määrittää pyydettävät allekirjoitukset ja allekirjoittajat. Pohjan allekirjoituspyynnöt näytetään perittyinä, jolloin omien pyyntöjen lisäys on piilotettu. Vaaditut allekirjoitukset pitää saada ennen valmistumista. Katso tehtävän allekirjoittaminen.
  • Tuotteet: lisää työssä käytettävät tuotteet ja määrät. Tarkista myös pohjasta tulevat tuotteet. Tuoterivit voivat vaikuttaa varastosaldoon työn valmistuessa. Katso tuotteiden käyttäminen tehtävässä.
  • Reittihuolto: kokoaa tarkastuskohteet samaan tehtävään. Se on eri asia kuin erillisen tehtävän luominen jokaiselle Spotille. Katso reittihuollon määrittäminen.

Valitse tallennustapa

Luontilomakkeen alareunassa on kaksi tallennustapaa:

  • Luo luo tehtävän, aloittaa sen käsittelyn ja avaa tehtävän käsittelyä varten. Sinut asetetaan käsittelijäksi ja aloitusaika tallennetaan. Toiminto on käytettävissä yhdelle Spotille, kun sinulla on oikeus katsella ja muokata tehtävää.
  • Luo ja sulje luo tehtävän ja sulkee luontilomakkeen. Käsittely ei ala. Tehtävä näkyy määräpäivän mukaan avoimena tai myöhässä olevana.

Myöhässä tarkoittaa määräpäivää ennen kuluvan päivän alkua palvelun aikavyöhykkeessä. Tämän päivän määräpäivä ei vielä tee tehtävästä myöhässä olevaa.

Jos valitset useita Spotteja, käytä Luo ja sulje. Jokaiselle valitulle laitteelle luodaan erillinen tehtävä yhteisillä luontitiedoilla. Ensimmäinen tallennetaan heti ja loput luodaan taustalla. Odota hetki ja varmista tehtävälistasta, että jokaiselle tarkoitetulle Spotille syntyi tehtävä. Ensimmäisen tehtävän onnistuminen ei vahvista kaikkien muiden onnistumista. Tarkista myös liitteet jokaiselta tehtävältä.

Jos Luo-toiminnon jälkeen ilmoitetaan, että tehtävä luotiin mutta sitä ei voitu avata, avaa se tehtävälistalta. Tehtävä on jo tallennettu, ja mahdollisten tiedostojen lataus voi jatkua. Tarkista olemassa oleva tehtävä ennen uuden luomista.

Tehtävänumero

Tehtävänumero löytyy Perustiedot-välilehden avattavasta Laskutustiedot-osiosta. Jos automaattinen numerointi on käytössä, numero muodostuu tallennuksen yhteydessä. Automaattinen numerointi ohittaa jo käytössä olevat numerot.

Jos haluat antaa numeron itse, valitse kentän vieressä oleva kynäpainike Aseta tehtävänumero käsin ja vahvista automaattisen luonnin ohittaminen. Kirjoita numero, joka ei ole jo käytössä. Jätä kenttä tyhjäksi, jos haluat käyttää automaattista numerointia. Jos automaattinen numerointi ei ole käytössä, tyhjä kenttä jää tyhjäksi.

Usean Spotin luonnissa käsin annettu numero jää ensimmäiselle tehtävälle. Muille tehtäville annetaan omat numerot automaattisen numeroinnin ollessa käytössä; muutoin niiden numerot jäävät tyhjiksi.

Tallenna suunnittelu luonnoksena

Valitse Tehtävät-sivun yläreunasta Luo tehtävän luonnos, kun kaikkia tietoja ei vielä ole. Luonnoksessa Spotti, määräpäivä ja vastuutaho eivät ole pakollisia. Anna silti selkeä nimi ja valitse prioriteetti. Muut annetut tiedot ja pohjan vaatimukset tallentuvat luonnokseen.

Tallenna lomakkeen alareunan Luo tehtävän luonnos -painikkeella. Luonnos näkyy suunnittelussa olevana tehtävänä.

  1. Avaa tallennettu luonnos Tehtävät-listalta.
  2. Täydennä Perustiedot-välilehdellä Spotti, määräpäivä ja vastuutaho. Tarkista myös resursointi ja työn vaatimukset.
  3. Valitse lomakkeen alareunasta Tallenna. Puuttuvien tietojen täydentäminen ei yksin muuta luonnoksen tilaa.
  4. Kun tarvittavat tiedot on tallennettu, käytä alareunan Siirrä avoimeksi -toimintoa. Tehtävä siirtyy määräpäivän mukaan avoimeksi tai myöhässä olevaksi.

Voit vaihtoehtoisesti aloittaa työn heti: Aloita käsittely asettaa sinut käsittelijäksi. Vastuutaho aloittaa käsittelyn käyttää vastuutahoa; roolista valitaan yksittäinen käyttäjä. Aloittaminen tallentaa käsittelyn aloitusajan. Toiminnot edellyttävät tehtävän käsittelyyn tarvittavia oikeuksia.

Luonnosta ei voi siirtää suoraan valmiiksi tai tarkastukseen. Tehtävän luonnos ja keskeneräisen tehtävälomakkeen tallennus ovat eri asioita: ensimmäinen koskee koko työn suunnittelua, toinen työn aikana täytettävää osiota.

Luo tavallinen tehtävä Androidissa tai iOS:ssä

Avaa sovelluksessa Spotin tiedot ja niiden Lisää-painike. Valitse avautuvasta valikosta Lisää tehtävä. Tämä reitti edellyttää Spotin muokkausoikeutta; ilman sitä tehtävän lisäysvalinta on piilotettu kummallakin alustalla.

Tarkista valmiiksi valittu Spotti. Valitse tarvittaessa tehtäväpohja tai tehtävälomake, täytä työn nimi ja kuvaus sekä tarkista määräpäivä, vastuutaho ja resursointi. Androidissa pohjaa käytettäessä nimi tulee pohjasta; ilman pohjaa nimi pitää antaa itse. iOS:ssä tarkista myös pohjasta täyttynyt nimi ennen tallennusta.

Tallenna lomakkeen Luo tehtävä -painikkeella. Mobiilin painike luo tavallisen tehtävän yhdelle Spotille ja jättää sen määräpäivän mukaan avoimeksi tai myöhässä olevaksi. Se ei vastaa selaimen käsittelyn aloittavaa Luo-painiketta. Näissä mobiilin luontilomakkeissa ei ole selaimen luonnostallennusta eikä usean Spotin yhteisluontia.

Myös mobiilissa puuttuva käyttäjäresursointi voi täydentyä palvelun oletuksista. Roolivalinta voi resursoida roolin käyttäjät, joten tarkista tallennetut henkilöt ja työajat. Pohjan määräämät vaatimukset koskevat myös mobiilissa luotua tehtävää. Automaattinen tehtävänumerointi käyttää samaa palvelun asetusta kuin selaimessa.

Varmista tallennuksen tulos

Avaa luotu tehtävä tehtävälistalta tai Spotin tehtävistä. Tarkista oikea Spotti, nimi, määräpäivä, vastuutaho, resursoinnit, tila ja tehtävänumero. Tarkista lisäksi pohjasta tulevat vaatimukset, lomake, tuotteet, liitokset, allekirjoituspyynnöt ja mahdolliset reittihuollon kohteet.

Odota tiedostojen latauksen valmistumista ja varmista, että liitteet näkyvät tehtävällä. Jos tehtävä ei löydy, tarkista listan haku- ja tilarajaukset sekä käyttöoikeutesi ennen kuin luot saman työn uudelleen.