Kategoriat helpottavat tehtävien ryhmittelyä. Liitokset kertovat, mihin laitteeseen eli Spottiin, palvelupyyntöön, työmääräimeen tai tarjoukseen työ liittyy. Tarkista nämä tiedot jo tehtävää luodessa: luokittelu ja liitetyn työkokonaisuuden tila ovat eri asioita.
Avaa tehtävän kategoriat ja liitokset
Avaa selaimessa Tehtävät, valitse taulukkonäkymä ja avaa tehtävä sen nimestä. Tarvitset tehtävän muokkausoikeuden tietojen muuttamiseen. Valitse tehtävälomakkeen Perustiedot-välilehti.
Kategoriat löytyvät Pohjatiedot-osion kohdasta Vastuu ja aikataulu. Palvelupyyntö-, työmääräin- ja tarjousvalinnat löytyvät samalla välilehdellä olevasta avattavasta Liitä tehtävä -osiosta. Muokkauslomakkeen alareunan Tallenna tallentaa ja jättää lomakkeen auki; Tallenna ja sulje tallentaa ja sulkee sen.
Valitse kategoriat ja huomioi tehtäväpohja
Valitse Kategoriat-kentästä yksi tai useita olemassa olevia kategorioita. Poista tarpeettomat valinnat ja tallenna. Käytä organisaation yhteistä luokittelua, jotta samanlaiset työt löytyvät samoilla hakuehdoilla.
Uutta tehtävää luotaessa tehtäväpohjan kategoriat periytyvät vain, jos tehtävälle ei ole valittu omia kategorioita. Omia valintoja ja pohjan kategorioita ei yhdistetä automaattisesti. Jos haluat molemmat, valitse kaikki tarvitsemasi kategoriat itse.
Jo tallennetun tehtävän tehtäväpohjan vaihtaminen toimii eri tavalla: uuden pohjan kategoriat korvaavat tehtävän nykyiset kategoriat, myös omat valinnat. Jos uudella pohjalla ei ole kategorioita, tehtävän kategoriat tyhjenevät. Pohjan vaihtaminen on sallittu vain avoimelle, myöhässä olevalle tai suunnittelussa olevalle tehtävälle. Käsittelyssä, odottamassa, tarkastuksessa tai valmiina olevan tehtävän pohjaa ei voi vaihtaa.
Tarkista kategoriat tallennuksen jälkeen avaamalla tehtävä uudelleen, erityisesti pohjan vaihdon jälkeen. Androidissa ja iOS:ssä tallennetut kategoriat näkyvät avatun tehtävän tiedoissa otsikolla Kategoria. Jos kategorioita ei ole, arvona näkyy viiva. Tee tässä kuvattu kategorioiden muokkaus selaimessa.
Liitä tehtävä palvelupyyntöön tai työmääräimeen
Tarkista ensin tehtävän oikea Spotti Pohjatiedot-osion kohdasta Valitse tehtävän kohteet. Avaa sitten Liitä tehtävä. Valitse olemassa oleva palvelupyyntö kentästä Yhdistä palvelupyyntöön ja tarvittaessa työmääräin kentästä Työmääräin. Tarkista kohteen nimi ja numero ennen tallentamista.
Palvelupyyntövalintaan tulevat käyttöoikeuksiesi mukaiset avoimet, käsittelyssä olevat ja odottavat palvelupyynnöt. Voit hakea otsikolla, kuvauksella, nimellä, Spotin nimellä tai palvelupyynnön numerolla. Hakutuloksia näytetään enintään 50, joten tarkenna hakua tarvittaessa.
Työmääräintä voi hakea nimellä tai numerolla. Suljetut ja poistetut työmääräimet eivät ole uusia valintoja. Tehtävän nykyinen liitos voi kuitenkin näkyä, vaikka työmääräin olisi myöhemmin suljettu tai poistettu. Sen näkyminen ei tarkoita, että se olisi valittavissa uutena liitoksena.
Jos et löydä haluamaasi kohdetta, tarkista hakuteksti, kohteen tila ja katseluoikeutesi. Älä valitse samannimistä mutta väärän asiakkaan työtä.
Vaihda tai irrota liitos
Valitse samasta palvelupyyntö- tai työmääräinkentästä toinen kohde ja tallenna. Tämä korvaa kyseisen liitoksen: tehtävä ei jää myös aiempaan palvelupyyntöön tai työmääräimeen. Irrota liitos valitsemalla valintaluettelon tyhjä vaihtoehto ja tallentamalla.
Liittäminen, vaihtaminen ja irrottaminen muuttavat tehtävän kytkentää olemassa olevaan kokonaisuuteen. Ne eivät kopioi tehtävää, luo uutta palvelupyyntöä tai työmääräintä eivätkä poista aiempaa kohdetta. Muiden tehtävien valmistuminen käsitellään erikseen.
Sopimuksesta syntynyt tehtävä on poikkeus: siihen ei voi lisätä palvelupyyntöliitosta eikä sen työmääräintä tai Spottia voi vaihtaa tai irrottaa. Siihen ei myöskään voi liittää tehtäväpohjaa.
Jos haluat liittää tehtäviä työmääräimen omasta tehtäväluettelosta, katso tehtävien liittäminen työmääräimeen.
Miten tehtävän valmistuminen vaikuttaa palvelupyyntöön?
Jos palvelupyyntölajin asetuksena on merkitä palvelupyyntö valmiiksi kaikkien tehtävien valmistuttua, liitetyn tehtävän lopullinen valmistuminen käynnistää tarkistuksen. Palvelupyyntö merkitään valmiiksi, kun kaikki siihen liitetyt tehtävät täyttävät valmistumiskriteerin.
Tavallisesti jokaisen liitetyn tehtävän pitää olla valmis. Erillisellä yleisasetuksella myös Tarkastuksessa olevat tehtävät voidaan laskea tarkistuksessa valmiiksi. Pelkkä tehtävän siirtyminen tarkastukseen ei kuitenkaan käynnistä tätä tarkistusta. Myöskään pelkkä liitoksen lisääminen, vaihtaminen tai irrottaminen ei käynnistä sitä. Älä siis päättele palvelupyynnön tilaa vain liitettyjen tehtävien perusteella, vaan tarkista myös palvelupyynnön tallennettu tila.
Liitä tehtävä tarjoukseen
Tee tarjousliitos selaimessa tehtävää luodessa tai keskeneräistä tehtävää muokatessa. Tarjoustoiminnon pitää olla organisaatiolla käytössä. Tarvitset tehtävän luonti- tai muokkausoikeuden ja valittavan tarjouksen katseluoikeuden.
- Avaa Liitä tehtävä -osio.
- Etsi Manuaalisesti liitetty tarjous -kentässä oikea tarjous. Voit hakea tarjousnumerolla, otsikolla, asiakkaan tai mahdollisen asiakkaan nimellä tai projektinumerolla.
- Valitse tarjous ja tallenna tehtävä. Käytä tarvittaessa hakutulosluettelon Lataa lisää -valintaa nähdäksesi lisää tuloksia.
Valittavissa ovat tarjoukset, joiden tila on Mahdollisuus, Käynnissä, Tarjous lähetetty tai Voitettu. Hävittyä, peruutettua, arkistoitua tai poistettua tarjousta ei voi valita uudeksi liitokseksi.
Tehtävä voi liittyä yhteen tarjoukseen kerrallaan, ja samaan tarjoukseen voi liittyä useita tehtäviä. Manuaalinen liitos yhdistää tämän tehtävän tarjoukseen: se ei luo uutta tehtävää eikä kopioi tarjouksen tehtäväasetuksia tähän tehtävään.
Tarjouksen tiedot ja avauslinkki näkyvät vain, jos sinulla on tarjouksen katseluoikeus. Jos kentässä näkyy Ei käytettävissä olevaa tarjouslinkkiä, se ei yksin tarkoita, että liitos olisi irrotettu.
Manuaalinen ja automaattinen tarjousliitos
Manuaalisesti liitetyn tarjouksen voi vaihtaa valitsemalla toisen sallitun tarjouksen. Irrota liitos kentän tyhjennyskuvakkeesta ja tallenna. Molemmat muutokset edellyttävät keskeneräistä tehtävää ja muokkausoikeutta. Valmistuneelle tehtävälle ei voi lisätä, vaihtaa tai poistaa tarjousliitosta tehtävän kautta. Tarkastuksessa oleva tehtävä ei vielä ole valmistunut tämän rajoituksen kannalta.
Automaattisesti tarjouksesta liitetty tarkoittaa tehtävää, joka syntyy tarjouksen siirtyessä voitetuksi, kun Luo tehtävä kun tarjous voitetaan on käytössä. Organisaation yhteinen asetus voi edellyttää tätä. Tehtävä saa tietonsa tarjouksen tehtäväasetuksista. Sen tarjousliitosta ei voi vaihtaa tai poistaa tehtävän kautta edes työn ollessa keskeneräinen.
Jo olemassa olevat manuaaliset tehtäväliitokset eivät korvaa automaattisen tehtävän luomista: tarjouksen voittaminen voi siis tuottaa niiden lisäksi uuden tehtävän. Katso voitetusta tarjouksesta syntyvän tehtävän asetukset.
Tarjouksen myöhempi häviäminen, peruuttaminen tai arkistointi ei itsessään poista olemassa olevaa liitosta eikä muuta tehtävän tilaa. Keskeneräisen manuaalisen liitoksen voi edelleen poistaa tai vaihtaa toiseen sallittuun tarjoukseen. Tarkista työn jatkaminen erikseen tarjouksen tilasta.
Tarjouksen poistaminen on eri asia: järjestelmä pyytää vahvistuksen kaikkien sen tehtäväliitosten poistamiseen. Vahvistettu poisto irrottaa myös automaattiset liitokset ja valmistuneiden tehtävien liitokset. Tehtävät säilyvät, eikä niiden tiloja muuteta. Toistuvan tehtävän seuraava tehtävä syntyy ilman edellisen tehtävän tarjousliitosta.
Jos organisaatio käyttää LemonERP-siirtoja, tarjousliitoksella voi olla merkitystä myös projektikohdistuksessa. Tehtävän myyntitilauksen ja tehtävään kuuluvan työaikakirjauksen siirto käyttää liitetyn tarjouksen LemonERP-projektiyhdistystä. Projektityyppiseen tarjoukseen liitetyn tehtävän myyntitilauksen siirto odottaa, jos kelvollinen projektiyhdistys puuttuu. Tarkista tällöin LemonERP-yhteyden asetukset.
Varmista liitokset ja seuraa etenemistä
Avaa tehtävä tallennuksen jälkeen uudelleen ja tarkista kategoriat sekä liitettyjen kohteiden nimet ja numerot. Varmista irrottamisen jälkeen, että kyseinen kenttä on tyhjä. Tarjousliitoksen voi tarkistaa myös avaamalla tehtävän Perustiedot-välilehden Liitetty tarjous -osion avauslinkin: tarjouksella työt näkyvät kohdassa Liitetyt tehtävät.
Seuraa luokiteltuja töitä selaimen Tehtävät-taulukkonäkymässä Kategoriat-sarakkeen otsikon alla olevalla monivalintasuodattimella. Usean kategorian valinta löytää tehtävät, joilla on vähintään yksi valituista kategorioista. Tehtävä näkyy vain kerran, vaikka se kuuluisi useaan valittuun kategoriaan. Tyhjä kategoriavalinta ei rajaa tehtäviä kategorian perusteella.
Tarkista samalla ajanjakso ja muut suodattimet: kategoriasuodatus ei ohita niitä eikä käyttöoikeuksia. Yhdistä kategoriat tehtävien tiloihin, kun haluat seurata esimerkiksi tietynlaisten töiden valmistumista. Kategoria ja tallennettu näkymä eivät itsessään tilaa ilmoituksia.
Katso tehtävälistan rajaukset, kanban ja tallennetut näkymät sekä taulukkonäkymän tallentaminen ja Excel-vienti.