LemonERP-yhteydellä tuot perustietoja LemonERP:stä Spotillaan ja lähetät valittuja laskutus-, tilaus- ja työaikatietoja Spotillasta LemonERP:iin. Ota siirrot käyttöön vaiheittain: varmista ensin yhteys ja perustietojen yhdistykset, tarkista siirrettävä aineisto ja varmista lopuksi tulos molemmissa järjestelmissä.

Avaa yhteys ja tallenna tunnistetiedot

Tarvitset Spotillan pääkäyttäjän oikeudet ja organisaatiolle käyttöön otetun LemonERP-yhteyden. Avaa selaimessa Palvelun asetukset → Integraatiot → LemonERP. Yhteydellä on omat Tunnistautuminen-, Asetukset- ja Integraatioloki-välilehtensä. Jos LemonERP puuttuu, selvitä saatavuus Spotillan yhteyshenkilön kanssa. Katso myös integraation käyttöönoton edellytykset.

Valitse Tunnistautuminen-välilehdellä tarkoitettu Ympäristö, Tuotanto tai Sandbox. Täytä Perus-URL, Käyttäjänimi, Salasana, Tietokanta ja API-avain yhteyden ylläpitäjän antamilla tiedoilla. Paina tämän välilehden Tallenna-painiketta ja sitten Testaa yhteys.

Tallennetut tunnisteet näytetään peitettyinä. Tyhjäksi jätetty tai peitettynä säilytetty tunnistekenttä säilyttää aiemman arvonsa; kentän tyhjentäminen ei poista tallennettua tunnistetta. Tunnisteiden uudelleentallennus vapauttaa kirjautumisvirheestä aiheutuneen siirtoeston. Korjaa virheelliset tiedot ennen uudelleentallennusta.

Yhteystesti käyttää tallennettuja tunnisteita ja tarkistaa kirjautumisen. Onnistuminen ei varmista asiakkaiden, tuotteiden, laskujen tai kirjausten kelpoisuutta eikä niiden siirtymistä.

Varmista, käytättekö tätä LemonERP-välilehteä vai vanhaa Lemonsoft-asetuslomaketta. Vanhassa lomakkeessa määritetään Sentral API-avain. Käytä sitä vain, jos organisaation yhteys on sovittu tämän toteutuksen kautta: yhteyksien tunnisteet ja siirtovalinnat eroavat.

Tallenna siirtoasetukset ja valmistele riippuvuudet

Avaa Asetukset-välilehti ja laajenna tarvitsemasi siirron osio sen otsikosta. Kunkin osion Käytössä-valinta ohjaa kyseistä siirtoa. Tallenna siirtovalinnat, rajaukset ja kenttäkohdistukset tämän välilehden Tallenna-painikkeella. Tunnistautumisen tallennus ja siirtoasetusten tallennus ovat erillisiä. Esikatselut ja siirrot käyttävät tallennettuja asetuksia.

Yhdistys kertoo, mitä saman tiedon tietuetta toisessa järjestelmässä käytetään. Pelkkä samanniminen asiakas, käyttäjä tai tuote ei korvaa tarvittavaa yhdistystä. Valmistele siirrot tässä järjestyksessä:

  • Tuo tarvittavat Kustannuspaikat ja Tilikartta ennen asiakassiirtoa ja myyntitilien valintaa.
  • Yhdistä asiakkaat ennen tehtävämyyntitilauksia ja sopimuslaskuja.
  • Yhdistä toimittajat ja varmista tuotteet ennen ostotilausten siirtoa.
  • Yhdistä käyttäjät ja palkkalajit ennen työtuntien ja poissaolojen siirtoa.
  • Valmistele Spottien tuotesiirto myyntitilauksen huoltokohdetta varten ja tarjousprojektin yhdistys projektiin liittyville tehtäville.

Siirron testipainike avaa aineiston esikatselun. Odota valmistumista ja avaa saman osion Näytä tulokset. Tarkista luotavat ja yhdistettävät tiedot, päivitykset, ohitukset ja virheet ennen varsinaista siirtoa. Esikatselu ei itsessään tee varsinaista siirtoa. Työtuntien tulosikkunassa on erillinen varsinaisen synkronoinnin painike.

Kustannuspaikat, tilikartta, käyttäjät ja palkkalajit

Kustannuspaikat-osio tuo kustannuspaikat LemonERP:stä Spotillaan. Rajaa tarvittaessa Synkronoitavat kustannuspaikat; tyhjä valinta tarkoittaa kaikkia. Olemassa oleva kustannuspaikka yhdistetään numerolla, puuttuva luodaan ja nimi päivitetään. Kooditon kustannuspaikka ohitetaan. Tarkista Testaa kustannuspaikkasynkronointi, käynnistä varsinainen tuonti Synkronoi nyt -painikkeella ja tarkista Kustannuspaikkojen yhdistämisen yleiskatsaus. Vertaa numeroita ja nimiä LemonERP:iin ja tarkista loki.

Tilikartta-osio tuo tilit LemonERP:stä Spotillan myyntitileiksi ja yhdistää niitä tilinumerolla. Tilinumeroiden suodatinmallit rajaa käsittelyä: esimerkiksi 30** tarkoittaa nelinumeroisia 30-alkuisia tilejä, sillä jokainen tähti vastaa yhtä numeroa. Pilkulla erotetut mallit ovat vaihtoehtoja; tyhjä rajaus sallii kaikki. Manuaalinen käsittely huomioi myös rajaukseen sopivat Spotillan vielä yhdistämättömät myyntitilit. Yhdistys ei yksin takaa, että tili kelpaa vastaanottavan järjestelmän laskutukseen.

Käytä osion Testaa tilikartan synkronointi- ja Synkronoi nyt -painikkeita. Tarkista Tilikartan yhdistämisen yleiskatsaus, loki ja käytettävien tilinumeroiden kelpoisuus LemonERP:ssä.

Käyttäjäsynkronointi tuo henkilöitä LemonERP:stä Spotillaan. Voit rajata Synkronoitavat henkilöt, Synkronoitavat ammatit ja Sähköpostin verkkotunnussuodatin; eri rajauksia sovelletaan yhdessä. Verkkotunnukset erotetaan pilkuilla. Ohita henkilöt joilla ei ole sähköpostia rajaa myös virheellisen sähköpostin pois.

Yhdistämätön henkilö voidaan liittää yhteen kelvolliseen Spotilla-tiliin sähköpostiosoitteen perusteella. Useat sopivat tilit, suojattu tili, ristiriitainen yhdistys tai käyttäjänumero estävät yhdistämisen. Uusi käyttäjä edellyttää nimeä ja kelvollista, enintään 50 merkin sähköpostiosoitetta. Jo yhdistetty käyttäjä ohitetaan: tätä toimintoa ei pidä käyttää lupauksena käyttäjän kaikkien myöhempien tietomuutosten päivittymisestä. Työaikasiirtoa varten tarkista erityisesti, että Spotillan käyttäjänumero vastaa LemonERP:n henkilönumeroa.

Avaa osion Testisynkronointi ja sen Näytä tulokset. Varsinaisen käsittelyn käynnistää Suorita täysi käyttäjäsynkronointi. Tarkista Käyttäjien yhdistämisen yleiskatsaus, loki sekä käyttäjän tiedot ja käyttöoikeudet Spotillassa; vertaa henkilönumeroa LemonERP:iin.

Palkkalajit-osiossa valitse Synkronoitavat palkkalomakkeet. Tyhjä valinta ei tuo kaikkia palkkalajeja. Tuonti luo tai yhdistää kirjauksen alatyyppejä ja päivittää niiden nimen, koodin ja kuvauksen. Uusi alatyyppi luodaan aktiiviseksi tehtäväkirjauksille. Sen yksikkö on kappale, jos LemonERP-palkkalomakkeella on kappalekaava, muuten aika. Tarkista alatyypin soveltuvuus kirjauksiinne ennen käyttöä.

Käynnistä tuonti osion Synkronoi nyt -painikkeella esikatselun tarkistamisen jälkeen. Varmista Palkkalajien yhdistämisen yleiskatsaus-näkymästä yhdistys, vertaa palkkalajin numeroa ja nimeä LemonERP:iin ja tarkista loki.

Asiakkaat ja toimitusasiakkaiden kansiot

Asiakassynkronointi tuo asiakkaat, yhteyshenkilöt ja toimitusasiakkaiden kansiot LemonERP:stä Spotillaan. Valitse olemassa oleva kansio kentässä Asiakassynkronoinnin juurikokoelma. Asiakkaiden kansiot muodostetaan sen alle, ellei Kustannuspaikkamääritykset-kohdassa asiakkaan LemonERP-kustannuspaikkaa ole kohdistettu toiseen olemassa olevaan kansioon. Tämä kansiokohdistus on eri asia kuin asiakkaan oma kustannuspaikkatieto.

Olemassa oleva Spotilla-asiakas yhdistetään asiakasnumerolla. Yhdistetyn asiakkaan tietoja päivitetään LemonERP:n tiedoista, joten siirto voi muuttaa myös Spotillassa muokattuja yhteys- ja laskutustietoja. Uutta asiakasta ei luoda, ellei sen kustannuspaikkanumeroa pystytä yhdistämään Spotillassa olevaan kustannuspaikkaan. Olemassa olevan asiakkaan kustannuspaikkaa tämä siirto ei päivitä.

Toimitusasiakkaat tuodaan pääasiakkaan kansion alle toimitusasiakaskansioiksi. Valitse tarvittaessa Toimitusasiakkaan laitekortti. Toimitusasiakkaan nimeäminen määrää, käytetäänkö samannimisillä toimitusasiakkailla katunimeä vai aina asiakkaan nimeä. Oletuksena käytetään katunimeä, kun nimet ovat samat. Nimen eteen lisätään toimitusasiakasnumero.

Osion asiakassuodattimet välitetään LemonERP:n asiakashakuun. Ajastettu osapäivitys hakee kuluvan päivän aikana luotuja tai päivitettyjä asiakkaita ja korvaa tässä haussa käsin asetetut luonti- ja päivityspäivärajat. Täysi manuaalinen siirto käyttää tallennettuja rajauksia. LemonERP:n poistettavaksi merkityt toimitusasiakkaat ohitetaan; ohittaminen ei poista aiemmin muodostunutta Spotilla-kansiota.

Tarkista Testaa asiakasten täyssynkronointi ja Näytä tulokset, ja käynnistä siirto Suorita täysi asiakassynkronointi -painikkeella. Tarkista Asiakasmääritysten yleiskatsaus, asiakkaan ja toimitusasiakkaiden kansiot sekä loki. Vertaa asiakas- ja toimitusasiakasnumeroita LemonERP:iin.

Tuotteet ja Spottien tuotesiirto

Tuotesynkronointi lähettää Spotillan tuotteita LemonERP:iin. Se yhdistää olemassa olevan tuotteen Spotillan tuotekoodia vastaavalla LemonERP:n SKU:lla tai luo puuttuvan tuotteen. Jo yhdistetyt tuotteet ohitetaan. Toiminto ei jatkuvasti päivitä kaikkia tuotemuutoksia eikä siirrä varastoja tai varastosaldoja. Poistettuja Spotilla-tuotteita ei oteta tavalliseen tuotesiirtoon.

Kohdista Tuotekategorioiden kartoitus-kohdassa Spotillan kategoriat LemonERP:n tuoteryhmiin. Kategoriakohtainen ryhmä on ensisijainen; muuten käytetään Oletustuoteryhmä-valintaa. Tarkista Testaa koko tuotesynkronointi ja käynnistä Suorita täysi tuotesynkronointi. Varmista Tuotemappauksen yleiskatsaus, loki sekä LemonERP-tuotteen koodi, ryhmä ja perustiedot.

Spottien tuotesynkronointi on erillinen siirto. Se muodostaa aktiivisista Spoteista LemonERP-tuotteita huoltokohteen tunnistamiseen myyntitilauksella. Tuotekoodi muodostetaan Spotin UUID-tunnisteen ensimmäisistä 30 merkistä, nimi Spotin nimestä ja lisänimi kansiosta; hinnat ovat nollia. Valitse LemonERP-tuoteryhmä. Jo yhdistettyjä Spotteja ei luoda uudelleen.

Tarkista osion Testaa spottituotesynkronointi ja Näytä tulokset, ja käynnistä Suorita täysi spottituotesynkronointi. Varmista Spottituotemappausten yleiskatsaus, loki ja vastaava tuote LemonERP:ssä ennen huoltokohdetta käyttävää myyntitilaussiirtoa.

Tehtävämyyntitilausten valinta ja hinnoittelu

Tehtävämyyntitilaukset lähettää valmiit ja vielä siirtämättömät tehtävät Spotillasta LemonERP:iin. Tehtävän Spotin kansion asiakkaalla pitää olla LemonERP-yhdistys. Synkronoi vain laskutettavat tehtävät on oletuksena käytössä; sen poistaminen sallii myös ei-laskutettavat tehtävät muiden ehtojen täyttyessä. Jo yhdistettyä tehtävää ei lähetetä uudelleen myöhempien muutosten päivittämiseksi.

Valitse Myyntitilauksen numerosarja. Tehtäväsuodattimet-kohdassa suodatinryhmät ovat vaihtoehtoja: yhden ryhmän täyttyminen riittää. Ryhmän sisällä Tehtäväpohjat, Tehtäväkategoriat ja Tehtävälomakkeet ovat myös vaihtoehtoja. Jos niitä on valittu, yhden osuman pitää löytyä. Valittu Asiakasryhmät on lisäksi täytettävä ehto. Tyhjät tehtäväkriteerit sallivat kaikki tehtävät; täysin tyhjä ryhmä voi siten laajentaa valinnan kaikkiin muuten kelvollisiin tehtäviin.

Riveillä käytetään ensisijaisesti tehtävän asiakkaan myyntitiliä. Jos sitä ei ole, käytetään Oletusmyyntitili-valintaa vain, kun valitulla tilillä on LemonERP-yhdistys. Tuotteen oma ALV-prosentti ohittaa Tuotteen oletus-ALV%-asetuksen myös silloin, kun tuotteen ALV on nolla. Jos kumpaakaan ei ole määritetty, käytetään nollaa. Maksuehto (päivää) lähetetään vain kelvollisena positiivisena kokonaislukuna.

Myyntitilauksen kenttäkohdistus määrää, mihin LemonERP-kenttiin tehtävän numero, kuvaus, viitteet, kommentit ja valitut lomakekentät siirtyvät. Kohdistamaton tieto ei siirry näiden kohdistusten kautta. Samaan kohdekenttään tulevat arvot yhdistetään rivinvaihdoilla. Myös Sisäiset tarkastuskommentit voivat siirtyä, jos ne kohdistetaan: tarkista kohdekenttä ja sen näkyvyys LemonERP:ssä.

Valitse tehtävän tarkastusvaiheessa selaimen tehtäväikkunan Tuotteet-välilehden LemonERP-myyntitilaus-osiosta LemonERP:iin lähetettävät tiedot:

  • Tuoterivit: tehtävän tuotteet siirtyvät määrineen ja hinnoittelutietoineen. Tämä on oletustapa.
  • Kokonaissumma: lähetetään yksi rivi, jonka määrä on yksi ja veroton yksikköhinta annettu kokonaissumma.
  • Tuoterivit nollahinnalla + kokonaissumma: tehtävän tuotteet siirtyvät määrineen nollahinnoin ja laskutettava summa omalla kokonaissummarivillään.

Kokonaissummatavat edellyttävät integraatioasetusten Kokonaissumman tuote -valintaa ja tuotekoodia kyseisellä tuotteella. Anna Kokonaissumma (EUR ilman arvonlisäveroa); selaimessa vähimmäisarvo on 0,01 euroa ja summan pitää olla alle 10 000 000 000 000 euroa. Tarjouksen veroton välisummaa voidaan tarjota alkuarvoksi, mutta tarkista se ennen hyväksymistä. Kokonaissummarivin ALV määräytyy valitun tuotteen ALV:stä tai integraation oletuksesta.

Valintoja voi muuttaa tarkastettavana olevalla tehtävällä käyttäjä, jolla on oikeus päättää tehtävä. Valmiin tehtävän valinnat ovat vain luettavissa. Katso tehtävän tarkastamisen ja raportin ohje.

Tavallisen tuoterivin hinnaksi käytetään ensisijaisesti tehtävän tuoteriville tallennettua myyntiyksikköhintaa. Ilman sitä käytetään tuotteen positiivista myyntihintaa ja muuten tuotteen hintaa. Jos tällainen varahinta ei ole positiivinen, hintatietoja ei lähetetä; vastaanottavan järjestelmän hinnoittelu on siksi tarkistettava. Puuttuvan tuotteen rivi ohitetaan.

Myyntitilauksen hinnat käsitellään verottomina. Rivin netto on määrä × yksikköhinta, pyöristettynä kahteen desimaaliin. ALV lasketaan tästä pyöristetystä netosta ja pyöristetään kahteen desimaaliin; loppusumma on netto + ALV. Esimerkiksi 3 × 19,99 euroa ja ALV 25,5 % tuottaa neton 59,97 euroa, veron 15,29 euroa ja loppusumman 75,26 euroa. Rivit lähetetään ilman LemonERP:n varastosaldon vähennystä.

Yhdistetyn toimitusasiakaskansion numero välitetään toimitusasiakkaaksi. Projektityyppiseen tarjoukseen liittyvä tehtävä odottaa kelvollista LemonERP-projektin yhdistystä ennen siirtoa.

Tarkista Testaa myyntitilauksen luonti ja Näytä tulokset. Nimestään huolimatta toiminto on esikatselu. Varsinaisen käsittelyn käynnistää Suorita täysi myyntitilaussynkronointi, ja käytössä oleva siirto käsittelee tehtäviä myös taustalla. Varmista Myyntitilausten yhdistämisen yleiskatsaus, loki ja LemonERP:n tilaukselta asiakas, numerosarja, kenttien sisältö, rivit, hinnat ja ALV.

Sopimuslaskut ja esikatselu

Sopimuslaskut-osio lähettää Spotillan Odottaa käsittelyä -tilassa olevia sopimuslaskuja LemonERP:iin. Valitse Luo laskut muodossa -numerosarja. Asiakkaan pitää olla yhdistetty LemonERP:iin. Jo yhdistetty lasku ohitetaan. Jos valitset sekä Sopimusryhmät että Sopimustyypit, sopimuksen pitää täyttää molemmat rajaukset; tyhjä rajaus ei rajoita kyseistä ominaisuutta.

Luo tuotteet Lemonsoftiin sallii laskurivien vielä yhdistämättömien tuotteiden luontiyritykset ennen laskua. Se ei takaa tuotteen luonnin onnistumista: tarkista myös tuotteisiin liittyvät virheet. Myyntilaskun kenttäkohdistus ohjaa sopimuksen nimen, kuvauksen ja laskutustietojen sijoittamista LemonERP-kenttiin. Samaan kenttään tulevat arvot yhdistetään rivinvaihdoilla. Laskun kuvaukseen lisätään laskutusjakso.

Laskun viitteessä sallitaan numerot; välilyönnit poistetaan. Tyhjä viite on mahdollinen. Laskulle tallennettua laskutusviitettä käytetään ensin ja sen puuttuessa sopimuksen nykyistä laskutusviitettä. Sopimuksen vaihtoehtoiset laskutustiedot välitetään, kun ne ovat käytössä.

Sopimuslaskun rivimäärä muodostetaan rivin määrästä ja laskutusvälin kertoimesta. Veroton rivisumma lasketaan määrä × kerroin × yksikköhinta alennuksen jälkeen ja pyöristetään lähimpään viiteen senttiin; puolikas pyöristyy ylöspäin. Integraatio käyttää tätä samaa nettorivisummaa. ALV lasketaan rivin ALV-prosentilla netosta ja pyöristetään sentteihin. Rivin oma myyntitili ohittaa asiakkaan myyntitilin, ja asiakkaan kustannuspaikka välitetään riveille. Laskurivit eivät vähennä LemonERP:n varastosaldoa.

Testaa sopimuslaskujen synkronointi tarkistaa aineiston ilman laskujen tai tuotteiden luontia LemonERP:iin. Avaa valmistumisen jälkeen Näytä tulokset ja tarkista siirrettävät laskut, puuttuvat asiakasyhdistykset, ohitukset, virheet ja aineiston yhteenveto. Esikatselu ei käynnistä varsinaista laskusiirtoa.

Käynnistä tarvittaessa Suorita täysi sopimuslaskusynkronointi; käytössä oleva siirto käsittelee odottavia laskuja myös taustalla. Onnistunut siirto tallentaa LemonERP-laskunumeron ja muuttaa Spotillan laskun Käsitelty-tilaan. Tarkista Sopimuslaskujen yhdistämisen yleiskatsaus, laskunumero ja tila Spotillassa, loki sekä vastaanotetun laskun rivit, laskutusjakso, alennukset ja verot LemonERP:ssä. Sopimuslaskutuksen tausta on kuvattu sopimuksen laskutusohjeessa.

Toimittajat ja ostotilaukset

Toimittajasynkronointi siirtää aktiiviset Spotillan toimittajat LemonERP:iin toimittajiksi. Toimittajalla pitää olla nimi ja toimittajanumero. Olemassa oleva toimittaja yhdistetään numerolla, puuttuva luodaan ja jo yhdistetyn toimittajan muuttuneet tiedot päivitetään.

Tarkista Testaa täysi toimittajasynkronointi ja Näytä tulokset ennen painiketta Suorita täysi toimittajasynkronointi. Varmista osion Toimittajamääritysten yleiskatsaus, loki ja toimittajan numero sekä yhteystiedot LemonERP:ssä.

Ostotilausten synkronointi lähettää Spotillan ostotilauksen jokaisesta toimittajaosiosta erillisen LemonERP-ostotilauksen. Toimittajalla pitää olla yhdistys, osiossa tilausrivejä ja jokaisella rivillä tuote. Vielä yhdistämätön tuote tarvitsee tuotekoodin: vastaava LemonERP-tuote yhdistetään tai puuttuva luodaan ennen tilausta. Tuotteen haku- tai luontivirhe estää kyseisen tilauksen lähettämisen.

Aseta tarvittaessa Maksuehto (päivät), Toimitusehto ja Toimitustapa. Esikatsele kohdasta Testaa ostotilausten synkronointi. Luo puuttuvat ostotilaukset LemonERPiin käynnistää uusien tilausten luonnin; se ei ole yhdistettyjen tilausten päivityspainike. Luonti voi käynnistyä myös toimittajaosion tallennuksesta luonnos-, lähetetty-, osatoimitettu- tai valmisvaiheessa, kun siirto on käytössä.

Jo yhdistettyjä tilauksia päivitetään taustalla. Päivitys edellyttää käyttökelpoista LemonERP-tilausnumeroa ja nykyisen tilauksen onnistunutta hakua. Vertailu huomioi tilan ja tilausrivien muutoksia, myös toimitusmääriä. LemonERP:iin lähetettävä tila määräytyy koko Spotilla-ostotilauksen tilasta: luonnos on Kirjattu, aktiivinen Vahvistettu, osatoimitettu Osatoimitettu ja valmis Toimitettu. Toimittajaosion tila ja koko tilauksen tila ovat eri asioita.

Tarkista Ostotilausten määritysyleiskatsaus, loki sekä kunkin toimittajan LemonERP-tilausnumero. Vertaa vastaanottavasta järjestelmästä tilaa, rivejä, tilattuja ja toimitettuja määriä sekä toimitusehtoja. Jonoon lisätty toimittajaosio ei vielä tarkoita valmistunutta tilausta.

Voitettujen tarjousten projektit

Voitettujen tarjousten projektisynkronointi luo LemonERP-projektin tai yhdistää tarjouksen olemassa olevaan projektiin projektinumerolla. Tarjouksen on oltava voitettu ja projektinumeron positiivinen kokonaisluku ilman etunollia. Yhdistettyjen projektien muutoksia päivitetään myös taustalla.

Projektin tiedot muodostuvat tarjouksesta ja siihen liittyvästä tehtävästä. Mukana ovat muun muassa otsikko, kuvaus, tarjoussumma ja -numero sekä saatavilla olevat asiakas-, vastuuhenkilö- ja kohdetiedot. Resursoinnin aikaisin alku ja viimeisin loppu määräävät projektin alku- ja loppupäivän; käyttöönoton päivä saadaan automaattisen tehtävän valmistumisesta. Projektin kenttäkohdistukset täydentävät valittuja kuvaus- ja huomautuskenttiä. Päivitys voi korvata näiden tietojen LemonERP:ssä tehtyjä muutoksia.

Tarkista Testaa projektisynkronointi ja Näytä tulokset, ja käynnistä Suorita projektisynkronointi. Varmista Projektimääritysten yleiskatsaus, loki ja LemonERP-projektin numero, asiakas, sisältö sekä päivämäärät. Projektin yhdistys mahdollistaa siihen liittyvien tehtävien myyntitilaussiirron.

Työtunnit, kappalekirjaukset ja poissaolot

Työtuntien synkronointi lähettää hyväksyttyjä Valmis-tilan kirjauksia Spotillasta LemonERP:iin. Käyttäjällä pitää olla yhdistys ja kelvollinen positiivinen LemonERP-henkilönumero Spotillan käyttäjänumerona. Tavallinen kirjaus tarvitsee yhdistetyn palkkalajin alatyypikseen. Keskeneräisiä, hyväksymättömiä ja aiemmin siirrettyjä kirjauksia ei siirretä tällä toiminnolla. Onnistunut siirto tallentaa yhdistyksen ja muuttaa kirjauksen Käsitelty-tilaan.

Aseta Synkronointitiheys ja tarvittaessa Synkronointipäivä. Ilman asetuksia oletus on viikoittain maanantaina. Päivittäinen siirto ei käytä viikonpäivärajausta. Muissa vaihtoehdoissa siirto odottaa valittua viikonpäivää ja riittävää aikaa edellisestä siirtokäsittelystä: viikoittain noin seitsemän päivää, joka toinen viikko noin 14 päivää ja kuukausittain noin 28 päivää. Kuukausittain ei siis tarkoita tiettyä kalenterikuukauden päivää eikä rajoita aineistoa vain edelliseen kuukauteen. Aikataulu ei lupaa tarkkaa kellonaikaa.

Tavallisessa aikakirjauksessa käytetään tallennettua positiivista minuuttimäärää ja kirjauksen alku- ja loppuaikaa. LemonERP:n tuntakenttiin välitetään aika sekunteina. Kappaleperusteisen alatyypin kirjaus käsitellään eri tavalla: kappalemäärästä muodostetaan siirtoa varten aika, jossa kokonaisosa tarkoittaa tunteja ja desimaaliosa pyöristetään minuuteiksi. Esimerkiksi 8,5 kpl muodostaa 8 h 30 min eli 30 600 sekuntia. Aluksi asetetaan kirjauspäivän 00.00.01 palvelun aikavyöhykkeessä ja lopuksi siitä laskettu aika, esimerkissä 08.30.01. Tämä on siirtoa varten muodostettu aika, ei mitattu työaika. Kappalemäärän pitää olla kelvollinen ja positiivinen.

Poissaolot tarvitsevat erilliset valinnat: ota käyttöön Synkronoi sairauspoissaolot ja valitse Sairauspoissaolon palkkalaji sekä tarvittaessa Synkronoi lomakirjaukset ja Loman palkkalaji. Valituilla palkkalajeilla pitää olla yhdistys. Pelkkä tavallisen työaikasiirron käyttöönotto ei ota poissaolosiirtoja käyttöön.

Androidissa ja iOS:ssä tallennetut kirjaukset kulkevat samaan palvelinpuolen siirtoon ja noudattavat samoja hyväksyntä-, palkkalaji- ja yhdistysehtoja. Tässä kuvattu yhteyden määritys, esikatselu ja tehtävän myyntitilausvalintojen ylläpito tehdään selaimessa.

Avaa osion Testaa työtuntien synkronointi -kohta. Rajaa tarvittaessa Käyttäjä, Alkupäivämäärä ja Loppupäivämäärä, valitse Suorita esikatselu ja avaa valmistumisen jälkeen Näytä tulokset. Tarkista siirrettävät kirjaukset ja ohitusten syyt.

Tulosikkunan Suorita synkronointi lähettää esikatselun kaikki siirtokelpoisiksi todetut kirjaukset; painikkeen lukumäärä kertoo niiden määrän. Taulukon näyttösuodatus ei pienennä tätä joukkoa. Osion Suorita työtuntien synkronointi käynnistää puolestaan kaikkien kelvollisten kirjausten käsittelyn aikataulusta riippumatta; esikatselun käyttäjä- ja päivämäärärajaus ei rajaa tätä painiketta.

Varmista Työtuntien yhdistämisen yleiskatsaus, kirjausten Käsitelty-tila ja loki. Tarkista LemonERP:stä oikea henkilö, palkkalaji, päivä ja aika sekä mahdolliset asiakas- ja projektitiedot. Asiakas ja projekti välitetään kirjauksen yhteydessä silloin, kun niille löytyy soveltuva yhdistys; niiden puuttuminen ei yksin estä työaikasiirtoa.

Varmista tulos ja korjaa virheet

Tarkista jokaisen käyttöönotetun siirron oma yhdistämisen yleiskatsaus ja Integraatioloki-välilehdeltä juuri kyseisen tiedon tapahtuma. Vertaa tulosta vastaanottavan järjestelmän tietueeseen. Esikatselun valmistuminen, käytössä oleva asetus ja jonoon lisäämisen ilmoitus kertovat eri asioista kuin onnistunut siirto.

Korjaa puuttuva yhdistys, virheellinen numero tai muu aineistovirhe ennen uutta käsittelyä. Älä tulkitse siirtoasetuksen poistamista jo siirretyn tiedon poistamiseksi toisesta järjestelmästä. Jo yhdistettyjen tietojen käsittely vaihtelee: tuotteet ja tehtävämyyntitilaukset ohitetaan, mutta esimerkiksi toimittajia ja tarjousprojekteja voidaan päivittää. Tarkista siksi onnistuneet ja epäonnistuneet kohteet ennen laajaa uusintaa. Katso integraatiolokin virheiden selvittäminen.