Hinnastolla määrität tuotteille asiakaskohtaiset hinnat. Voit liittää hinnaston suoraan asiakkaisiin tai asiakassopimukseen. Hinnaston käyttöön vaikuttavat sen tila, voimassaolo, liitokset ja palvelun hinnoitteluasetukset.
Tee hinnaston hallinta selainversiossa. Asiakkuudessa on oltava käytössä Kenttätyönohjaus. Tarvitset hinnastojen luonti- ja muokkausoikeudet. Asiakasliitosten lisääminen ja poistaminen edellyttävät myös kyseisten asiakkaiden muokkausoikeutta. Sopimusliitoksen muuttaminen edellyttää asianomaisten sopimusten muokkausoikeutta.
Hinnaston luominen
- Avaa sivuvalikon Asiakkaat-ryhmästä Hinnastot ja valitse sivun yläreunasta Luo uusi hinnasto.
- Anna hinnastolle yksilöllinen Nimi ja tarvittaessa Lisätiedot. Nimen enimmäispituus on 256 merkkiä. Valitse nimi, josta käyttötarkoitus ja voimassaolo on helppo tunnistaa.
- Valitse Tila. Uuden hinnaston oletustila on Aktiivinen. Valitse Ei käytössä, jos et halua hinnaston osallistuvan asiakaskohtaiseen hintahakuun.
- Määritä Alkuaika ja Loppuaika. Nimistään huolimatta kentät ovat päivämääriä. Molemmat ovat pakollisia, eikä loppupäivä saa olla ennen alkupäivää.
- Valitse lomakkeen Luo uusi hinnasto. Tallennuksen jälkeen hinnaston muokkausnäkymä avautuu tuotteiden ja liitosten täydentämistä varten.
Olemassa olevan hinnaston avaat hinnastoluettelosta sen nimeä napsauttamalla. Muuta nimeä, tilaa, lisätietoja ja voimassaoloa Perustiedot-välilehdellä ja vahvista muutokset lomakkeen Tallenna-painikkeella.
Tuotteiden ja hintojen lisääminen
- Avaa hinnaston Tuotteet-välilehti ja valitse Liitä tuotteita.
- Valitse tuotteet valintaikkunan Valitse-sarakkeen pluskuvakkeista. Valitun tuotteen kohdalla näkyvä valintamerkki poistaa valinnan, kun napsautat sitä uudelleen.
- Vahvista valinnat valintaikkunan Tallenna-painikkeella. Tämä tallentaa tuotevalinnat erikseen hinnaston perustiedoista.
- Muokkaa lisätyn tuotteen hintaa Hinnastoon perustuva hinta -sarakkeen solussa. Kun päätät solun muokkauksen, hintamuutos lähetetään tallennettavaksi heti. Tarkista onnistumisilmoitus.
Tuotetta liitettäessä puuttuva hinnastohinta täytetään tuoterekisterin senhetkisellä myyntihinnalla. Jos myyntihintaa ei ole, hinnaksi tallentuu nolla. Tämä on tallennushetkellä tehtävä kopio: tuoterekisterin myyntihinnan myöhempi muuttaminen ei muuta hinnastoon jo tallennettua hintaa.
Hinnastoon perustuva hinta on hinnaston oma arvo. Samalla rivillä näkyvät Myyntihinta ja Ostohinta tulevat tuoterekisteristä. Hinnaston hintasolun muokkaaminen ei muuta niitä. Anna hinnastohinta vähintään nollana; tyhjää solumuutosta ei hyväksytä. Hinnastohinta tallennetaan kahden desimaalin tarkkuudella.
Kun avaat Liitä tuotteita uudelleen, aiemmat tuotevalinnat ovat mukana. Aiemmin liitetyn tuotteen valinnan poistaminen ja valintojen tallentaminen poistavat tuotteen hinnastosta sekä sen hinnastohinnan. Tuote säilyy tuoterekisterissä. Voit poistaa yksittäisen tuoterivin myös Tuotteet-välilehden rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvistaa poiston.
Useiden hintojen laskennallinen päivitys ja muutosten historia käsitellään ohjeessa Miten päivitän hinnaston hinnat ja tarkistan historian?
Asiakkaiden liittäminen
- Avaa hinnaston Asiakkaat-välilehti ja valitse Linkitä asiakkaat.
- Valitse asiakkaat valintaikkunan Valitse-sarakkeen pluskuvakkeista. Tarkista myös aiemmin valitut asiakkaat.
- Valitse valintaikkunan Tallenna. Asiakasliitokset tallentuvat tässä vaiheessa erikseen hinnaston perustiedoista.
Aiemmin liitetyn asiakkaan valinnan poistaminen ja valintojen tallentaminen myös irrottavat asiakkaan hinnastosta. Voit irrottaa asiakkaan myös Asiakkaat-välilehden rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvistaa poiston. Asiakasta ei poisteta asiakasrekisteristä.
Pelkkä tuotteen lisääminen hinnastoon ei liitä siihen asiakkaita. Asiakasliitoksen poistaminen ei myöskään poista hinnaston mahdollista suoraa sopimusliitosta: sopimuksen asiakas voi edelleen saada hinnan sopimuksen kautta.
Suoraan asiakkaaseen liitetyillä aktiivisilla hinnastoilla saa olla päällekkäiset voimassaoloajat, jos niissä ei ole samoja tuotteita. Sama tuote samalla asiakkaalla päällekkäisinä ajanjaksoina estää tallennuksen. Myös yhteinen alku- tai loppupäivä lasketaan päällekkäiseksi. Tarkistus koskee perustietojen lisäksi tuote- ja asiakasliitosten tallennuksia.
Hinnasto sopimuksen kautta
Voit luoda hinnaston myös suoraan tallennetulle asiakassopimukselle:
- Avaa sivuvalikon Asiakkaat-ryhmästä Sopimukset, avaa sopimus ja sen Asiakkaan hinnastot -välilehti.
- Avaa alavälilehti Suoraan linkitetty tähän sopimukseen ja valitse Luo uusi hinnasto. Tarvitset hinnaston luontioikeuden ja sopimuksen muokkausoikeuden.
- Täytä hinnaston perustiedot ja voimassaolo sekä valitse lomakkeen Luo uusi hinnasto. Hinnasto linkittyy automaattisesti avoinna olevaan sopimukseen.
- Lisää tuotteet ja niiden hinnat avautuvan hinnaston Tuotteet-välilehdellä.
Samalle sopimukselle voi luoda useita suoraan linkitettyjä hinnastoja. Saman sopimuksen aktiivisten hinnastojen voimassaoloajat eivät kuitenkaan saa mennä päällekkäin, vaikka hinnastoissa olisi eri tuotteet tai ne olisivat vielä tyhjiä. Myös yhteinen alku- tai loppupäivä lasketaan päällekkäiseksi. Esimerkiksi 1.1.–31.12. voimassa olevan hinnaston seuraaja voi alkaa seuraavan vuoden 1.1., mutta ei edellisen hinnaston loppupäivänä 31.12.
Sopimuksen Linkitetty asiakkaan kautta -alavälilehdeltä voit myös valita Luo uusi hinnasto. Tällöin hinnasto liitetään automaattisesti sopimuksen asiakkaaseen, eikä suoraan sopimukseen. Tämä liitos edellyttää asiakkaan muokkausoikeutta. Suora asiakashinnasto voi palvella asiakasta myös ilman kyseistä sopimusta.
Olemassa olevan hinnaston liität suoraan sopimukseen hinnaston Sopimukset-välilehden Liitä sopimukseen -painikkeesta. Valitse sopimus ja vahvista valintaikkunan tallennus. Yhdellä hinnastolla voi olla yksi suora sopimusliitos, vaikka sopimuksella voi olla monta hinnastoa. Uuden sopimuksen valinta korvaa hinnaston aiemman suoran sopimusliitoksen ja edellyttää sekä aiemman että uuden sopimuksen muokkausoikeutta.
Hinnaston Sopimukset-välilehden listassa voi olla sekä suoraan linkitetty sopimus että hinnaston asiakkaiden sopimuksia. Listan sopimusrivin roskakoritoiminto tyhjentää hinnaston suoran sopimusliitoksen; se ei poista sopimusta eikä hinnaston asiakasliitoksia. Asiakkaan kautta liittyvä sopimus voi siksi jäädä listaan. Pelkkä sopimuksen näkyminen tässä listassa ei todista suoraa liitosta: tarkista se sopimuksen Suoraan linkitetty tähän sopimukseen -alavälilehdeltä.
Tila, voimassaolo ja hinnan valinta
Ei käytössä -tila säilyttää hinnaston tuotteet, hinnat ja liitokset, mutta hinnastoa ei käytetä asiakaskohtaisen hinnan haussa. Sen päivämäärät voivat mennä päällekkäin muiden hinnastojen kanssa. Kun vaihdat hinnaston tilaksi Aktiivinen, päällekkäisyydet tarkistetaan uudelleen. Tulevalle ajanjaksolle tallennettu aktiivinen hinnasto tulee hintahakuun vasta oman voimassaolonsa perusteella. Voimassaolon päättyminen ei poista hinnastoa tai sen liitoksia.
Hintahaku käyttää asiakkuuden aikavyöhykkeen nykyistä päivämäärää. Sekä alku- että loppupäivä kuuluvat voimassaoloon. Sopimukseen suoraan linkitetty hinnasto voi antaa hinnan sopimuksen asiakkaalle ilman erillistä asiakasliitosta, kun hinnasto on aktiivinen ja voimassa ja sopimus on tilassa Odottaa aloituspäivää, Aktiivinen tai Odottaa päättymispäivää. Myös aloituspäivää odottavan sopimuksen hinnasto voi siis tulla käyttöön hinnaston oman voimassaolon perusteella. Päättynyt-, Arkistoitu- tai Poistettu järjestelmästä -tilassa olevan sopimuksen kautta hintaa ei haeta.
Kun selainversion tarjouksen, tehtävän tai palvelupyynnön tuotteelle lasketaan asiakaskohtaista myyntihintaa, tuotetta etsitään ensin asiakkaaseen suoraan liitetyistä aktiivisista ja voimassa olevista hinnastoista. Jos tuotetta ei löydy niistä, sitä etsitään ehdot täyttävistä sopimushinnastoista. Suora asiakashinnasto on siis tuotekohtaisesti etusijalla. Jos tuote löytyy useasta sopimushinnastosta, käytetään ensin luodun hinnaston hintaa. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, kun asiakkaalla on useita sopimuksia.
Hinnaston hinta ei välttämättä ole lopullinen myyntihinta. Selainversion Palvelun asetukset → Tarjoukset → Tarjoushinnoittelu sisältää Myyntihinnan laskentajärjestys -asetuksen. Laskenta käyttää ensimmäistä sääntöä, josta saadaan nollaa suurempi hinta. Oletusjärjestys on Perusmyyntihinta (tuote), Asiakaskohtainen hinta, Tuotehinta asiakasalennuksella % ja Tuotehinta asiakkaan kateasetuksilla. Oletusjärjestyksessä tuotteen positiivinen perusmyyntihinta siis ohittaa hinnaston. Jos hinnaston on tarkoitus olla ensisijainen, tarkista Asiakaskohtainen hinta -säännön paikka.
Nollahinta hinnastossa ei tämän myyntihintalaskennan kautta tee tuotteesta ilmaista. Jos tuote löytyy suorasta asiakashinnastosta nollahinnalla, laskenta siirtyy seuraavaan hinnoittelusääntöön eikä saman tuotteen sopimushinnastoon. Jos mikään sääntö ei anna positiivista hintaa, laskenta käyttää positiivista nettohintaa ja Oletusmyyntimarginaali (%) -asetusta, kun marginaali on alle 100 %. Oletusmarginaali on 20 %, ja tällöin 80 €:n nettohinnasta saadaan 80 € / (1 − 0,20) = 100 €. Jos nämä ehdot eivät täyty, tulos on nolla. Laskettu myynnin yksikköhinta pyöristetään kahteen desimaaliin.
Esimerkiksi jos suorassa asiakashinnastossa tuotteen hinta on 80 € ja sopimushinnastossa 90 €, asiakaskohtaisen hinnan sääntö antaa 80 €. Jos sitä ennen oleva sääntö kuitenkin antaa positiivisen hinnan, käytetään tuota aiempaa tulosta. Tehtävällä tai palvelupyynnöllä erikseen annettu vapaa yksikköhinta ohittaa laskennan, kun vapaa hinnoittelu on sallittu. Jos työllä on useita asiakkaita, tämä tuotteen hintalaskenta käyttää työn ensimmäistä asiakasta.
Myyntihinta ja tuotekustannus ovat eri arvoja. Tuotekustannusten erillisessä laskentajärjestyksessä Asiakashinnasto-sääntö hakee vain suoraan asiakkaaseen liitetyn aktiivisen ja voimassa olevan hinnaston hintaa. Se ei hae sopimushinnastoa, ja kustannuslaskenta voi hyväksyä myös nollahinnan. Älä siis päättele myyntihinnan valintaa pelkästä kustannussummasta.
Androidilla ja iOS:llä tehtävään kirjatut tuotteet tallentuvat samaan työhön. Kun tehtävä tai palvelupyyntö merkitään valmiiksi, palvelin laskee ja tallentaa tuotteiden kustannus- ja myyntitiedot senhetkisten sääntöjen mukaan. Hinnaston myöhempi muuttaminen ei itsessään päivitä näitä jo tallennettuja valmistumistietoja. Tarkista käytetty hinta myös työn tiedoista.
Sopimuksen omat laskutusrivit on tarkistettava erikseen: hinnaston liittäminen ei korvaa niiden ylläpitoa. Katso sopimuksen laskutus ja hintamuutokset.
Tallennuksen ja tuloksen tarkistaminen
Hinnaston perustietojen Tallenna, tuotteiden ja asiakkaiden valintaikkunoiden Tallenna, hintasolun muokkaus sekä sopimusliitoksen vahvistus tallentavat omat muutoksensa. Lomakkeen Peruuta tai sulkeminen ei peru jo onnistuneesti tallennettuja liitoksia tai hintasolumuutoksia. Tallenna siksi perustietojen muutokset erikseen ja odota kunkin toiminnon onnistumisilmoitusta.
Avaa hinnasto uudelleen hinnastoluettelosta. Tarkista Perustiedot-välilehdeltä tila ja päivämäärät, Tuotteet-välilehdeltä tuotteet ja hinnastohinnat sekä Asiakkaat-välilehdeltä suorat asiakasliitokset. Jos käytät suoraa sopimusliitosta, tarkista myös sopimus ja sen Suoraan linkitetty tähän sopimukseen -alavälilehti.
Jos hinta ei tule käyttöön, tarkista tuotteen löytyminen hinnastosta, asiakas- tai sopimusliitos, voimassaolo, hinnaston tila, sopimuksen tila ja myyntihinnan laskentajärjestys. Tarkista lisäksi mahdollinen vapaa yksikköhinta ja se, mitä asiakasta työ käyttää. Jos tallennus antaa päällekkäisyysvirheen, tarkista muut saman asiakkaan tai saman suoraan linkitetyn sopimuksen aktiiviset hinnastot.
Hinnaston poistaminen
Poista hinnasto hinnastoluettelon rivin roskakorikuvakkeesta ja vahvista poisto. Tarvitset hinnaston poistamisoikeuden. Hinnastoa ei voi poistaa, jos sen suoraan linkitetty sopimus on tilassa Odottaa aloituspäivää, Aktiivinen tai Odottaa päättymispäivää. Tämä koskee myös Ei käytössä -tilassa olevaa hinnastoa.
Hinnaston poistaminen poistaa myös sen tuoterivit, hinnastohinnat ja asiakasliitokset, mutta ei tuotteita, asiakkaita tai sopimusta niiden rekistereistä. Jos haluat säilyttää hinnaston tiedot ja liitokset myöhempää käyttöä varten, vaihda sen tilaksi Ei käytössä poistamisen sijaan.