Massatoiminnoilla voit vaihtaa valittujen tehtävien määräpäivän tai vastuutahot sekä poistaa tehtäviä. Tee ensin tarkka rajaus ja varmista valitut rivit. Näkyvä hakutulos ja muutokseen valitut tehtävät eivät ole sama asia. Tässä kuvattu työnkulku tehdään selaimessa.

Valitse tehtävät ja tarkista oikeudet

  1. Avaa sivuvalikosta Tehtävät ja sen alavalikosta Tehtävät. Valitse sivulla Taulukkonäkymät → Oletusnäkymä.
  2. Rajaa taulukko käsiteltäviin tehtäviin. Katso tarvittaessa tehtävälistan rajaukset ja näkymät.
  3. Merkitse käsiteltävät rivit Toiminnot-sarakkeen valintaruuduista. Pelkkä hakutuloksen rajaaminen ei valitse tehtäviä.
  4. Avaa massatoimintovalikko napsauttamalla Toiminnot-sarakkeen otsikon kuvaketta.

Muutos edellyttää muokkausoikeutta ja poisto poistamisoikeutta jokaiseen käsiteltävään tehtävään. Pelkkä tehtävän näkyminen tai massatoimintovalikon avaaminen ei takaa näitä oikeuksia. Tehtävät, joihin tarvittava oikeus puuttuu, jäävät palvelimen käsittelyn ulkopuolelle. Jos yhtään sallittua tehtävää ei jää, pyyntö epäonnistuu.

Muutoslomakkeen Muutettavien tehtävien lukumäärä kertoo valittujen rivien määrän, ei varmasti muuttuvien tehtävien määrää. Toiminto ottaa mukaan taulukkoon ladatut, valintaruudulla merkityt tehtävät; se ei automaattisesti käsittele koko hakutulosta.

Muuta määräpäivää

  1. Valitse massatoimintovalikosta Muuta määräpäivää.
  2. Anna lomakkeen Valitse määräpäivä -kenttään uusi päivä ja tarkista tehtävien lukumäärä. Päivä on pakollinen: tällä toiminnolla määräpäivää ei voi tyhjentää.
  3. Paina lomakkeen Muuta määräpäivää -painiketta ja hyväksy vahvistus samalla painikkeella.

Kaikille käsiteltäville tehtäville asetetaan sama päivä. Toiminto ei siirrä kunkin tehtävän päivää esimerkiksi viikolla eteenpäin.

Sopimukseen liittyvän tehtävän määräpäivää ei voi muuttaa tällä toiminnolla. Jos muokkausoikeuksien perusteella käsittelyyn jäävässä joukossa on yksikin sopimustehtävä, koko määräpäiväpyyntö hylätään ennen taustakäsittelyä. Poista sopimustehtävät valinnasta ja tee muutos muille tehtäville.

Määräpäivä kertoo työn tavoitepäivän, resursointi suunnitellun työajan ja tuntikirjaukset toteutuneen työn. Määräpäivämuutos ei siirrä käyttäjien olemassa olevia resursointeja eikä tuntikirjauksia. Avoin tai myöhässä oleva tehtävä saa tallennuksessa tilan määräpäivän perusteella: nykyistä päivää aikaisempi määräpäivä merkitsee myöhässä olevaa tehtävää, tämä päivä tai myöhempi päivä avointa tehtävää. Muissa tiloissa määräpäivämuutos ei itsessään vaihda tilaa.

Vaihda vastuutahot ja valitse resursointi

  1. Valitse massatoimintovalikosta Muuta vastuutahoa.
  2. Avaa lomakkeen Valitse vastuutaho -painike. Valitse avautuvan ikkunan välilehdeltä Kiinnitä käyttäjille, Kiinnitä roolin käyttäjille tai Kiinnitä roolille tilanteeseen sopivat vastuutahot. Vahvista valinta ikkunan Valitse vastuutaho -painikkeella. Vähintään yksi vastuutaho tarvitaan.
  3. Tarkista tehtävien lukumäärä ja sen alapuolella olevat Oletusresursointi- ja Säilytä resursointi -valinnat. Ne ovat toisensa poissulkevia; oletusresursointi on aluksi valittu.
  4. Paina lomakkeen Muuta vastuutahoa -painiketta ja hyväksy vahvistus samalla painikkeella.

Valinta korvaa tehtävien aiemmat vastuutahot. Uusia henkilöitä ei lisätä vanhojen rinnalle. Valitse siis myös ne vanhat vastuutahot, joiden haluat jatkavan tehtävässä. Pois jätettyjen käyttäjien resursoinnit poistuvat. Suoraan roolille kiinnitetylle vastuulle ei tallenneta käyttäjäkohtaisia resursointeja, joten siirtyminen käyttäjävastuusta suoraan roolivastuuseen poistaa käyttäjien aikavaraukset.

Oletusresursointi

Oletusresursointi korvaa aiemmat käyttäjäkohtaiset aikavaraukset yhdellä aikavarauksella kutakin valittua käyttäjää kohti. Massamuutos käyttää palvelun oletusresursointiarvoja, ei tehtäväpohjan omaa resursointia.

Aloituspäivä saadaan vähentämällä tehtävän määräpäivästä asetettu ennakko päivinä. Päivälle asetetaan palvelun aloituskellonaika, ja loppuajaksi tulee aloitus lisättynä kestolla minuutteina. Jos määräpäivä puuttuu, laskennan lähtökohtana on käsittelyhetki. Ilman erikseen tallennettuja palvelun arvoja oletukset ovat aloitus klo 08.00, kesto 60 minuuttia ja ennakko 0 päivää.

Esimerkiksi määräpäivällä 15.10., ennakolla 2 päivää, aloituksella klo 08.00 ja kestolla 90 minuuttia aikavaraus on 13.10. klo 08.00–09.30. Sama laskenta tehdään jokaisen tehtävän omasta määräpäivästä. Resursointi on suunnitelma, ei toteutuneiden työtuntien kirjaus.

Säilytä resursointi: nykyinen rajoitus

Valinta voi säilyttää tehtävällä ennestään olevan, uudelleen valitun käyttäjän aikavarausten alku- ja loppuajat. Uudelle käyttäjälle muodostetaan oletusresursointi; toisen käyttäjän aikavarauksia ei siirretä hänelle. Suorasta roolivastuusta käyttäjävastuuseen siirryttäessä käytetään oletusresursointia.

Nykyisessä toteutuksessa säilytysvalinta ei toimi luotettavasti usean tehtävän erässä: sitä sovelletaan ensimmäiseen käsiteltävään tehtävään, mutta myöhemmille tehtäville muodostetaan oletusresursoinnit. Älä käytä tätä massavalintaa, jos koko erän nykyisen suunnitelman on säilyttävä. Tarkista ja muuta silloin tehtävät yksittäin. Jos tehtävällä ei ennestään ole vastuutahoja, säilytysvalinnalla tehtävä käsittely voi myös epäonnistua.

Vastuutahomuutoksen epäonnistuminen ei takaa vanhojen vastuutahojen ja aikavarausten säilymistä. Tarkista ne myös tehtäviltä, joilla muutos ei näytä onnistuneen. Lisätietoa yksittäisen tehtävän käsittelystä: vastuutahot, määräpäivä ja resursointi.

Poista tehtävät ja päätä kustannusten säilyttämisestä

Poistaminen on pysyvä toimenpide. Se poistaa myös tehtävän kommentit, lomakesisällön, liitteet, vastuutahot, resursoinnit ja allekirjoitukset. Kustannusrivien säilyttäminen ei säilytä tehtävää tai sen yksityiskohtaista suoritussisältöä. Jos tarvitset nämä myöhemmin, käytä tilanteeseen sopivaa tehtävän tilaa tai näkymän suodatusta poistamisen sijaan.

Valitse poistettavat tehtävät edellä kuvatulla tavalla ja valitse massatoimintovalikosta Poista valitut. Sopimukseen liittyviä tehtäviä ei voi poistaa. Poista ne valinnasta ennen jatkamista. Palvelin jättää sopimustehtävät joka tapauksessa poistettavan joukon ulkopuolelle.

Poistovahvistuksessa on kaksi erillistä hyväksymispainiketta:

  • Tuhoa tehtävä ja kaikki siihen liittyvät työkustannukset pysyvästi: valmiin tehtävän tallennetut kustannusrivit poistetaan. Poistetut rivit eivät enää sisälly kustannustaulukoihin tai kustannusraporttien laskentaan.
  • Älä tuhoa liittyviä työkustannuksia, tuhoa vain tehtävä pysyvästi: valmiin tehtävän tallennetut kustannusrivit säilyvät, vaikka itse tehtävä poistuu. Työkustannusten taulukossa ne ovat sen jälkeen vain pääkäyttäjän saatavilla.

Kustannusten säilytys ei suojaa muiden kuin valmiiden tehtävien työkirjauksia. Muissa tiloissa poistetaan kummallakin valinnalla tehtävän tuotekiinnitykset, tuntikirjaukset ja matkakorvaukset, joita ei ole merkitty henkilökohtaisiksi kuluiksi. Henkilökohtaiset matkakulut jätetään. Valitse Peruuta, jos haluat säilyttää tehtävän tai sen kirjaukset.

Säilytetty kustannusrivi ei takaa näkymistä kaikissa aiemmissa raporteissa tai rajauksissa: tehtävä on poistunut, joten sen Spottiin, kansioon tai tehtäväpohjaan perustuva rajaus voi sulkea kustannuksen pois.

Varmista tulos taustakäsittelyn jälkeen

Toiminnot suoritetaan taustalla. Päivityksen aloitusilmoitus ja poiston onnistumisilmoitus kertovat pyynnön vastaanottamisesta, eivät jokaisen tehtävän valmistuneesta käsittelystä. Tässä tehtävätaulukon työnkulussa ei näytetä erän tehtäväkohtaista valmistumis- tai virheraporttia. Erä voi jäädä osittain käsitellyksi.

  1. Anna taustakäsittelylle aikaa ja päivitä sivu. Älä käynnistä samaa toimintoa heti uudelleen.
  2. Laajenna tarvittaessa määräpäivä-, tila- ja vastuutahorajauksia. Muutettu tehtävä voi siirtyä nykyisen hakutuloksen ulkopuolelle.
  3. Avaa tarkistettava tehtävä taulukosta sen nimestä. Varmista uusi määräpäivä tai vastuutahot sekä käyttäjien resursointien alku- ja loppuajat. Jos säilyttäminen oli tärkeää, tarkista jokainen käsitelty tehtävä.
  4. Poistossa varmista riittävän laajoilla rajauksilla, etteivät poistettaviksi tarkoitetut tehtävät enää löydy. Pyydä pääkäyttäjää tarkistamaan säilytetyt kustannusrivit sivuvalikon Työkustannukset-sivulta. Poista tarkistuksessa tarvittaessa poistuneeseen tehtävään perustuvat rajaukset.

Jos tulos jää epäselväksi, selvitä tehtäväkohtaiset oikeudet ja jäljelle jääneet tiedot ennen uuden erän käynnistämistä.