Työnohjaus kokoaa palvelupyynnöt, tehtävät, kalenterin ja Gantt-näkymän samaan selaimen työtilaan. Rajaa ensin ladattavat työt ja tarkenna sitten haluamaasi näkymää. Näet vain työt ja tuntikirjaukset, joihin sinulla on katseluoikeus.

Avaa työtila ja valitse hakujakso

Avaa selaimen navigoinnista Työnohjaus. Tässä ohjeessa kuvatut yhteiset suodattimet sekä kalenteri- ja Gantt-toiminnot ovat selaimen Työnohjauksen toimintoja; Androidin ja iOS:n työlistoilla on omat näkymänsä.

Valitse sivun yläpalkin Tehtävät haetaan -kohdasta Kalenterissa näkyvä kuukausi, näkyvä kuukausi sekä 1, 3 tai 6 kuukautta eteen- ja taaksepäin, tai Ei aikarajauksia, hae kaikki. Valinta määrittää tehtävien haun listaan, kalenteriin ja Ganttiin. Se ei rajaa palvelupyyntöjä niiden luontipäivän perusteella.

Jakso muodostuu kokonaisista kuukausista kalenterissa näkyvän kuukauden ympärille. Esimerkiksi lokakuun yhden kuukauden valinta hakee tehtäviä syyskuun alusta marraskuun loppuun. Kalenterin edellinen- ja seuraava-nuolilla siirtyminen lataa tarvittaessa lisää tehtäviä siirrytyn kuukauden ajalta. Jo ladatut kuukaudet voivat jäädä mukaan listaan; pääsuodattimien käyttäminen muodostaa haun uudelleen valitun hakujakson mukaan.

Jos aiempaa istunnon näkymää tai yhteistä oletusnäkymää ei palauteta, oletuksena haetaan näkyvä kuukausi sekä yksi kuukausi kumpaankin suuntaan. Spotittomat tehtävät ja palvelupyynnöt sisällytetään, ja palvelupyynnöistä näytetään vain ne, joilla ei ole tehtäviä. Palatessasi sivulle palautetut rajaukset voivat poiketa näistä oletuksista.

Miksi tehtävä kuuluu hakujaksoon?

Tehtävä tulee aikarajattuun hakuun, kun sen määräpäivä tai jonkin resursoinnin alku- tai loppuajankohta osuu haettuun jaksoon. Määräpäivä ja resursoitu työaika ovat eri tietoja: tehtävä voi tulla listaan resursoinnin perusteella, vaikka sen määräpäivä olisi kalenterissa näkyvän ajan ulkopuolella.

Pelkkä resursoinnin ulottuminen koko hakujakson yli ei riitä. Jos resursointi alkaa ennen jaksoa ja päättyy sen jälkeen eikä määräpäivä osu jaksoon, tehtävä ei tule mukaan tämän resursoinnin perusteella. Jos tarvitset tällaisen tehtävän, laajenna hakujaksoa tai hae ilman aikarajausta.

Tyhjällä tehtävien tilavalinnalla haetaan tilat Suunnittelu, Avoin, Myöhässä ja Käynnissä. Suunnittelu tarkoittaa tehtävän luonnosta. Valmis tulee mukaan vain, kun valitset sen tehtävien tilasuodattimeen. Kun valitset tiloja, valinta korvaa oletustilat.

Ilman määräpäivää olevat luonnokset sisällytetään aikarajattuun hakuun, jos Suunnittelu-tila on mukana. Muut suodattimet voivat silti rajata ne pois.

Rajaa ladattavat työt pääsuodattimilla

  1. Avaa sivun yläpalkista Suodata.
  2. Aseta tarvittavat ehdot ryhmässä Yhteiset suodattimet palvelupyynnöille ja tehtäville. Voit rajata Spotilla, kansiolla, tagilla, asiakkaalla tai nimellä.
  3. Täsmennä tarvittaessa ryhmiä Palvelupyyntöjen suodattimet ja Tehtävien suodattimet.
  4. Ota valinnat käyttöön ikkunan alareunan Käytä näitä suodattimia -painikkeella.
  5. Tarkista ladatut palvelupyynnöt ja tehtävät listoista.

Yhteiset ehdot koskevat molempia työtyyppejä. Työtyyppikohtaiset ehdot tarkentavat niiden lisäksi omaa listaansa; ne eivät laajenna yhteisillä ehdoilla rajattua hakua. Yhteinen nimihaku etsii palvelupyynnön otsikosta ja tehtävän nimestä merkkijonon sisältäviä osumia kirjainkoosta riippumatta. Jos haluat etsiä niitä eri nimillä, käytä kummankin ryhmän omaa nimikenttää tai listahakuja.

Palvelupyyntöjä voi rajata tilalla, palvelupyyntölajilla, vastuutaholla, otsikolla ja kuvauksella. Työnohjaukseen haetaan vain Avoin-, Käsittelyssä- ja Pidossa-tilaisia pyyntöjä. Tilavalinta tarkentaa tätä joukkoa; valmiit, peruutetut tai välitetyt pyynnöt eivät tule tähän listaan.

Näytä vain palvelupyynnöt, joilla ei ole tehtäviä tarkoittaa, ettei pyyntöön ole liitetty yhtäkään tehtävää. Myös valmis tehtävä on tehtäväliitos. Poista valinta, kun haluat nähdä keskeneräisiä palvelupyyntöjä, joihin on jo tehty tehtävä.

Tehtäviä voi rajata tilan ja nimen lisäksi vastuutaholla, tehtäväpohjalla, tehtävälomakkeella, työmääräimellä, tilausnumerolla, kategorialla ja sopimuksella. Pääsuodattimien roolirajaus etsii roolille osoitettuja tai roolia seuraavia tehtäviä. Se ei ole sama kuin kalenterin vastuutahohaku, jossa roolivalintaan sisältyvät myös roolin käyttäjät. Kun pääsuodattimissa valitaan sekä käyttäjiä että rooleja, vastuutahoehtoon riittää osuma jompaankumpaan.

Sisällytä tehtävät, joilla ei ole kohdetta (Spottia) ja Sisällytä palvelupyynnöt, joilla ei ole kohdetta (Spottia) sallivat Spotittomat työt. Ne eivät ohita muita ehtoja: Spotti-, kansio-, asiakas- tai tagirajaus sulkee Spotittomat työt pois.

Kansiorajaus sisältää myös alikansiot. Asiakasrajaus etsii asiakkaaseen liitettyjen kansioiden ja niiden alikansioiden Spotteihin liittyviä töitä. Tagihaku etsii Spotin tagin pinta- tai sisäistä tunnusta.

Suodatinikkunan Tyhjennä valinnat tyhjentää kentät. Vahvista uusi haku sen jälkeen Käytä näitä suodattimia -painikkeella. Tyhjät tilavalinnat palauttavat tehtävien oletustilat, eivät kaikkia tehtävätiloja.

Listan, kalenterin ja Ganttin erot

Tehtävät-lista näyttää ladatut tehtävät, myös määräpäivättömät luonnokset. Kalenteri näyttää tehtäväkortin määräpäivällä. Määräpäivätön tehtävä ei muodosta korttia, eikä kortin paikka kerro käyttäjälle varatun työajan alkua tai loppua.

Gantt näyttää tehtävien resursoituja työaikoja. Sen yläpalkin Näytä tehtävät -valinnalla voit ryhmitellä ne vaihtoehtoihin Tehtävät päätasona, Käyttäjät päätasona ja Spotit päätasona. Tehtävä ilman resursoinnin alku- ja loppuaikaa voi näkyä listassa tai kalenterissa mutta puuttua Ganttista. Ganttin omat nimi- ja käyttäjähaut tarkentavat sen näkymää.

Määräpäivän muuttaminen ja resursoinnin muuttaminen ovat eri tehtäviä. Katso määräpäivän siirtäminen kalenterissa ja resursointien tarkastelu ja muuttaminen Ganttissa.

Tarkenna listahauilla ja silmärajauksella

Listojen omat hakukentät ovat Palvelupyynnöt- ja Tehtävät-listojen yläpuolella. Haku alkaa rajata vasta, kun kirjoitat vähintään kolme merkkiä. Lyhyempi teksti tai kentän tyhjentäminen poistaa listan tekstirajauksen. Haku käsittelee vain jo ladattua listaa eikä hae lisää töitä tai muuta kalenterin ja Ganttin sisältöä.

Palvelupyyntölistan haku etsii otsikosta, kuvauksesta, ilmoittajan nimestä sekä Spotin ja kansiopolun nimistä. Tehtävälistan haku etsii tehtävän, vastuutahon ja Spotin nimistä sekä kansiopolusta. Listan hakukentän vieressä olevalla järjestyskuvakkeella voit vaihtaa palvelupyyntöjen luontipäivän tai tehtävien määräpäivän mukaista järjestystä.

Tehtävän rivin silmäkuvake, Näytä näkymissä, rajaa kalenteriin ja Ganttiin valitsemasi tehtävät. Voit lisätä rajaukseen useita tehtäviä. Kalenteri siirtyy viimeksi valitun tehtävän määräpäivälle. Tehtävän omasta silmäkuvakkeesta valitseminen edellyttää määräpäivää.

Silmärajaus tyhjentää kalenterin vastuutahohaun sekä Ganttin nimi- ja käyttäjähaut. Siksi myös yhden käyttäjän tuntiyhteenveto poistuu näkyvistä. Voit poistaa yksittäisen tehtävän rajauksesta napsauttamalla sen silmäkuvaketta uudelleen. Listan yläpalkin yliviivattu silmäkuvake, Tyhjennä valinnat, poistaa koko silmärajauksen. Tämä palauttaa ladatut tehtävät näkymiin eikä poista tehtäviä tai muuta niiden tietoja.

Palvelupyynnön rivin silmätoiminto Näytä palvelupyynnön tehtävät näyttää sen tehtävät, jotka ovat jo ladatussa Tehtävät-listassa. Jos niitä ei löydy, tarkista hakujakso, tilat ja muut pääsuodattimet ennen uuden työn perustamista. Uuden työn tekeminen kuvataan ohjeessa Palvelupyynnöstä tehtävä Työnohjauksessa.

Rajaa kalenteri vastuutaholla

Kalenterin yläpalkin Hae vastuutaholla rajaa kalenteriin pääsuodattimilla ladattuja tehtäviä käyttäjien ja roolien mukaan. Roolivalinta tuo mukaan roolin käyttäjille osoitetut tehtävät sekä tehtävät, joiden vastuutahona on kyseinen rooli tai jotka seuraavat sitä. Useista valinnoista riittää osuma yhteen. Valinta ei hae pääsuodattimien ulkopuolelle jääneitä tehtäviä.

Vastuutahon valitseminen poistaa aiemman silmärajauksen. Vastuutahohaun tyhjentäminen palauttaa kalenteriin ladatut tehtävät.

Kalenterin yläpalkista voit vaihtaa kuukausi- ja viikkonäkymän. Jos viikonlopun tehtävä näyttää puuttuvan, tarkista yläpalkin oikean reunan hammasrataskuvakkeesta avattavat Kalenterin asetukset ja niiden Näytä viikonloput kalenterissa -valinta. Ulkoasuasetukset ovat henkilökohtaisia. Niiden ja toistuvasti käytettävien rajausten tallentaminen kuvataan ohjeessa Työnohjauksen tallennetut näkymät ja kalenterin asetukset.

Tarkastele yhden käyttäjän kirjattuja tunteja

Valitse kalenterin Hae vastuutaholla -kenttään vain yksi yksittäinen käyttäjä. Kuukausi- ja viikkonäkymässä näet hänen päiväkohtaiset tuntipalkkinsa sekä poissaolonsa käyttöoikeuksiesi mukaan. Roolivalinta, usean käyttäjän valinta tai valinnan tyhjentäminen poistaa tuntipalkit ja poissaolokuvakkeet.

Tunnit haetaan kalenterin näkyvältä päiväjaksolta, kuukausinäkymässä myös ruudukon viereisten kuukausien päiviltä. Jakso on eri asia kuin Tehtävät haetaan -valinnalla ladattava tehtäväjakso. Tehtävien pääsuodattimet ja tilat eivät rajaa tuntiyhteenvetoa vain näkyviin tehtäviin.

Päivän tuntipalkki summaa yleiset sekä tehtäville ja palvelupyynnöille kirjatut tunnit. Mukaan tuleminen ei edellytä kirjauksen hyväksymistä tai tehtävän valmistumista. Kappalemääräiset kirjaukset suljetaan pois. Loma ja Sairauspoissaolo näkyvät erillisinä kuvakkeina eivätkä kasvata tuntipalkin summaa.

Tunnit lasketaan kirjauksen alku- ja loppuajan erotuksesta. Päättymätön kirjaus lasketaan hakuhetkeen asti. Vain näkyvän jakson sisälle osuva osa otetaan mukaan. Yön yli jatkuva kirjaus jaetaan päiville asiakkuuden aikavyöhykkeessä; ilman määritettyä aikavyöhykettä käytetään Helsinkiä. Päällekkäiset kirjaukset summataan erikseen, joten yhteenveto ei yhdistä niiden yhteistä aikaa.

Esimerkiksi tavallisena yönä kello 22–02 tehty neljän tunnin kirjaus jakautuu kahdeksi tunniksi kummallekin päivälle. Jos samalle päivälle osuu lisäksi yhden tunnin päällekkäinen kirjaus, sen tunti lisätään päivän summaan.

Kirjauksen päiväosuus lasketaan neljän desimaalin tarkkuudella. Päivän summat eritellään kirjaustyypin ja sen tyypin mukaan ja pyöristetään kahteen desimaaliin; päivän työaikasumma muodostetaan näistä pyöristetyistä eristä. Poissaolot summataan ja pyöristetään erikseen. Siksi pienet pyöristyserot ovat mahdollisia verrattaessa muulla tavalla laskettuun yhteissummaan.

Vie hiiri tuntipalkin päälle nähdäksesi erittelyn Kirjaustyyppi, Tyyppi ja Tunnit. Poissaolokuvakkeen erittely näyttää poissaolon lajin ja tunnit. Näytettävä tuntimäärä käyttää enintään kahta desimaalia.

Palkin leveys on vain havainnollistus: tunnit suhteutetaan kiinteään kahdeksaan tuntiin, leveys pyöristetään viiden prosenttiyksikön askeliin ja rajataan 20–100 prosenttiin. Esimerkiksi neljä tuntia tuottaa puolikkaan palkin, ja kahdeksan tuntia tai enemmän täyden palkin. Leveys ei ole käyttäjän kapasiteetti tai käyttöaste, eikä täysi palkki tarkoita, että tunteja olisi täsmälleen kahdeksan. Tarkista määrä palkin numerosta.

Varmista tulos ja selvitä puuttuva työ

Tarkista tunnetun työn nimi ja Spotti listasta. Vertaa tehtävän määräpäivää kalenteriin ja resursointia Ganttiin. Tuntiyhteenvetoa tarkistaessasi valitse yksi käyttäjä ja vertaa tunnetun päivän erittelyä hänen kirjaustensa ajankohtiin.

Jos työ puuttuu, tarkista ensin katseluoikeudet, tehtävän tai palvelupyynnön tila ja tehtävien hakujakso. Tarkista sitten yhteiset ja työtyyppikohtaiset suodattimet, listahaku, silmärajaus sekä kyseisen näkymän omat haut. Kalenterissa tarkista myös määräpäivä ja viikonloppujen näkyminen; Ganttissa resursoinnin alku- ja loppuaika.

Tehtävälistaan voidaan ladata enintään 3 000 resursoitua ja 3 000 muuta tehtävää. Ganttiin voidaan ladata enintään 3 000 resursoitua tehtävää. Jos näet ilmoituksen Kaikkia tehtäviä ei voitu ladata, näkyvä joukko ei sisällä kaikkia hakuehtoihin sopivia tehtäviä. Rajaa hakujaksoa ja muita pääsuodattimia ja hae uudelleen. Myös haku ilman aikarajausta noudattaa latausrajoja.

Hakujen ja näyttörajausten muuttaminen ei muuta töiden tiloja, määräpäiviä, resursointeja tai kirjauksia. Käytä erillisiä muokkaustoimintoja, kun haluat muuttaa itse työtä.