Voit luoda palvelupyynnöstä tehtävän selaimen Työnohjauksessa vetämällä pyynnön kalenteriin. Pudotuspäivä esitäytetään tehtävän määräpäiväksi. Raahaaminen ei yksin varaa tekijän työaikaa: vastuutaho ja resursoinnin ajat tarkistetaan tehtävälomakkeella.

Valmistele palvelupyyntö

Tarvitset palvelupyynnön muokkausoikeuden sekä oikeuden luoda tehtävä valitulle Spotille ja vastuutaholle. Jos pyynnön tila tai käyttöoikeutesi estävät muokkaamisen, sitä ei voi siirtää raahaamalla. Ilman Spottia luotavan luonnoksen oikeudet poikkeavat tavallisen tehtävän oikeuksista; Spotin lisääminen ja aktivointi edellyttävät kyseisen kohteen tehtäväoikeuksia.

  1. Avaa vasemman navigointivalikon Ohjausnäkymä-ryhmästä Työnohjaus. Voit avata sen myös Ohjausnäkymän yläreunan Siirry työnohjaukseen -painikkeesta.
  2. Etsi pyyntö Palvelupyynnöt-listasta. Avaa sen tiedot napsauttamalla pyynnön nimeä ja tarkista kuvaus, Spotti, prioriteetti sekä mahdolliset aiemmat tehtävät. Täydennä myös pyynnön pakolliset lisätiedot, jos pyyntö on tarkoitus merkitä valmiiksi siirron yhteydessä.
  3. Tarkista kalenterin päivä sekä sivun yläreunan Tehtävät haetaan -aikaväli. Muuta tarvittaessa yläreunan Suodata-painikkeesta palvelupyyntöjen ja tehtävien rajauksia.

Rajaukset voivat peittää jo olemassa olevia töitä. Katso Työnohjauksen näkymät ja rajaukset.

Luo tehtävä tai luonnos

Vedä palvelupyyntörivi kalenterin haluamallesi päivälle. Valitse avautuvassa kysymyksessä Luo uusi tehtävä tai Luo tehtävän luonnos. Peruuta keskeyttää tämän vaiheen ilman tehtävän luomista.

Lomakkeen Perustiedot-välilehdelle esitäytetään pyynnön otsikko tehtävän nimeksi, kuvaus, mahdollinen Spotti, prioriteetti ja raahauspäivä määräpäiväksi. Tehtävä liitetään raahattuun palvelupyyntöön. Tarkista tiedot, sillä tehtävän ja palvelupyynnön tiedot tallennetaan erikseen.

Tavallinen tehtävä tarvitsee nimen, Spotin, määräpäivän ja vastuutahon. Valitse Vastuu ja aikataulu -osiossa Valitse vastuutaho -toiminnolla rooli tai käyttäjät ja tarkista Valitse määräpäivä. Nimi saa olla enintään 512 merkkiä ja kuvaus enintään 4 096 merkkiä. Prioriteetti on pakollinen myös luonnoksessa.

Luonnos sopii tilanteeseen, jossa kaikkia suorittamisen tietoja ei vielä tiedetä. Se voidaan tallentaa ilman Spottia, vastuutahoa ja määräpäivää. Raahaamalla saadut tiedot ovat silti valmiiksi lomakkeella. Luonnos on suunnittelussa oleva tehtävä, ei valmis työ.

Jos valitset useita Spotteja, jokaiselle luodaan oma tehtävä samaan palvelupyyntöön. Loput tehtävät luodaan taustalla, joten varmista niiden syntyminen ennen uutta luontia.

Tarkista vastuu ja työajan resursointi

Tehtävän määräpäivä kertoo, mihin päivään mennessä työ pitäisi tehdä. Käyttäjäkohtainen resursointi kertoo suunnitellun työskentelyn alku- ja loppuajan. Pelkkä määräpäivä tai vastuutahon valinta ei takaa, että työ on varattu halutuille kellonajoille.

Avaa Perustiedot-välilehden Vastuu ja aikataulu -osiossa vastuutahon valinnan yhteydestä Avaa suunnittelu. Tarkista käyttäjien työajat. Pelkälle vastuuroolille ei tehdä käyttäjäkohtaista aikavarausta samalla tavalla kuin valituille käyttäjille.

Jos käyttäjältä puuttuvat resursointiajat tallennettaessa, järjestelmä täydentää ne palvelun Oletusresursointiarvojen mukaan. Aloituspäivä saadaan vähentämällä määräpäivästä asetettu ennakko; aloituskellonaikaan lisätään asetettu kesto. Oletusarvot ovat määräpäivänä klo 08.00 ja yhden tunnin kesto, jolloin varaus on klo 08.00–09.00. Palvelussanne arvot voivat olla toiset. Jo annetut resursointiajat säilyvät. Jos luonnoksella ei ole määräpäivää, puuttuvien käyttäjäresursointien lähtöpäivänä käytetään nykyistä päivää.

Tehtäväpohjan valinta voi tuoda lomakkeelle vastuut ja resursointiajat. Tarkista lopulliset valinnat ennen tallentamista. Myöhempi aikojen muuttaminen kuvataan ohjeessa resursointi Gantt-näkymässä.

Tarkista palvelupyyntöön kohdistuvat muutokset

Tehtävälomakkeen Perustiedot-välilehden alussa on Muutokset raahattuun palvelupyyntöön -osio. Se kertoo, mitä pyynnölle tehdään tämän luonnin yhteydessä. Tarkista se erikseen tehtävän tiedoista.

Palvelupyyntölajin Tehtäväksi siirron jälkeen -asetus ohjaa pyynnön välitöntä päivitystä vain ensimmäisessä siirrossa, kun pyyntöön ei vielä liity tehtäviä ja asetus ei ole Älä tee mitään. Palvelupyyntö merkitään myöhemmin valmiiksi manuaalisesti.

  • Merkitse palvelupyyntö heti valmiiksi: pyyntö päätetään tehtävän luomisen jälkeen, vaikka tehtävä olisi vielä tekemättä tai luotaisiin luonnoksena. Jos pyynnöltä puuttuu vastuusuorittaja, valitse se muutokset-osiossa tai valitse Merkitse palvelupyyntö valmiiksi ilman vastuusuorittajaa. Tämä valinta koskee palvelupyynnön vastuuta, ei tehtävän vastuutahoa.
  • Merkitse palvelupyyntö valmiiksi, kun kaikki tehtävät on merkitty valmiiksi: luonti ei vielä päätä pyyntöä. Myös luonnos ja myöhemmin lisätyt tehtävät kuuluvat valmistumisehtoon.
  • Älä tee mitään. Palvelupyyntö merkitään myöhemmin valmiiksi manuaalisesti: luodaan palvelupyyntöön liittyvä tehtävä, mutta pyynnön nykyisiä tietoja ei päivitetä tällä siirrolla.

Ensimmäisen siirron päivityspolussa pyynnöltä puuttuva Spotti täydennetään luodun tehtävän Spotilla. Olemassa olevaa Spottia ei korvata. Pyynnön liitteet kopioidaan tehtävälle ja jäävät myös pyynnölle. Pyynnön kommentteihin lisätään merkintä tehtävän tai luonnoksen luomisesta sekä määräpäivä ja tehtävän vastuut, jos ne on annettu.

Jos pyynnöllä on jo tehtäviä, uuden tehtävän tai luonnoksen luonti säilyttää pyynnön nykyisen Spotin, vastuun ja tilan. Tavallinen lisätehtävän luontipolku ei myöskään kopioi pyynnön liitteitä eikä lisää edellä kuvattua siirtokommenttia. Sama koskee Työnohjauksen luontia, kun lajin asetus on Älä tee mitään.

Automaattinen päättäminen tehtäväksi siirron perusteella ohittaa palvelupyynnön allekirjoitusvaatimuksen. Valmis tila ei siis takaa, että pyynnön allekirjoitukset on kerätty. Muut valmistumisen vaatimukset, kuten pakolliset lisätiedot, voivat edelleen estää pyynnön päivityksen.

Milloin kaikkia tehtäviä odottava pyyntö valmistuu?

Kun liittyvä tehtävä siirtyy Valmis-tilaan, järjestelmä tarkistaa kaikki palvelupyynnön tehtävät. Pyyntö voidaan päättää vasta, kun jokainen täyttää valmistumisehdon. Luonnoksia tai muita keskeneräisiä tehtäviä ei ohiteta. Työn peruuntuminen ei itsessään täytä ehtoa; esimerkiksi Pidossa oleva tehtävä estää sen. Sama ehto tarkistetaan myös, kun pyyntöä yritetään merkitä käsin valmiiksi.

Palvelun yhteinen asetus Pidä "Tarkastelussa" olevia tehtäviä "Valmistuneina" palvelupyyntöasetuksissa sallii myös Tarkastuksessa olevien tehtävien hyväksymisen tässä tarkistuksessa. Ilman asetusta hyväksytään vain Valmis-tila. Pelkkä siirtyminen Tarkastuksessa-tilaan ei kuitenkaan käynnistä automaattista päättämistarkistusta.

Sama valmistumislogiikka koskee Androidissa ja iOS:ssä suoritettuja liittyviä tehtäviä. Mobiilissa kuittaus voi jättää tarkastusta vaativan tehtävän tarkastustilaan, joten varmista tarvittaessa sen lopullinen tila selaimessa.

Asetusten tarkempi tausta on ohjeessa palvelupyyntölajit ja lisäkentät.

Tallenna ja varmista tulos

Valitse tavallisen tehtävälomakkeen alareunasta Luo ja sulje, kun haluat perustaa työn myöhempää suorittamista varten. Jos näkyvissä on Luo-painike, se luo tehtävän, aloittaa käsittelyn heti nykyiselle käyttäjälle ja avaa tehtävän käsittelyyn. Tämä vaihtoehto edellyttää tehtävän katselu- ja muokkausoikeutta ja on käytettävissä vain yhden Spotin luonnissa. Luonnos tallennetaan Luo tehtävän luonnos -painikkeella.

Avaa syntynyt tehtävä Tehtävät-listasta napsauttamalla sen nimeä. Tarkista määräpäivä, tila, Spotti, vastuutaho, käyttäjien resursointiajat ja Yhdistä palvelupyyntöön -valinnan oikea pyyntö. Määräpäivällinen tehtävä tai luonnos lisätään myös kalenteriin. Ilman määräpäivää luonnos ei näy kalenterissa.

Kun palvelupyyntöön liittyy tehtäviä, sen rivillä on silmäkuvake, jonka selite on Näytä palvelupyynnön tehtävät. Toiminto näyttää vain Työnohjauksen nykyiseen Tehtävät-listaan jo ladatut liittyvät työt. Se ei hae kaikkia pyynnön tehtäviä uudelleen. Jos töitä puuttuu, tarkista aikaväli, tilarajaukset ja käyttöoikeudet tai avaa palvelupyynnön tiedoista Tehtävät.

Pyyntö voi poistua palvelupyyntölistalta heti tehtävän luonnin jälkeen, jos Palvelupyyntöjen suodattimet -osiossa on käytössä Näytä vain palvelupyynnöt, joilla ei ole tehtäviä. Listalta katoaminen ei tarkoita pyynnön valmistumista tai poistamista. Avaa pyyntö tarvittaessa Työnohjauksen Siirry palvelupyyntöihin -toiminnolla ja tarkista sen todellinen tila, Spotti, vastuusuorittaja sekä siirtokommentti.

Tehtävän tallennus ja palvelupyynnön päivitys tapahtuvat erikseen. Jos tehtävä luodaan mutta pyynnön päivityksestä tulee virhe, tarkista ensin syntynyt tehtävä ja pyynnön nykyiset tiedot. Korjaa esimerkiksi puuttuvat pakolliset tiedot ennen jatkamista. Uusi raahaaminen voi luoda toisen tehtävän eikä korjaa ensimmäistä automaattisesti.

Kun luonnoksen tiedot varmistuvat, avaa se Tehtävät-listasta, täydennä Spotti, määräpäivä ja vastuutaho sekä tarkista resursointi. Tallenna tiedot. Valitse sen jälkeen lomakkeen alareunasta Siirrä avoimeksi. Näin luonnos muuttuu suoritettavaksi tehtäväksi; sen luominen ei ollut työn valmistumiskuittaus.