Kun käytät samoja rajauksia usein, tallenna niistä oma suunnittelunäkymä. Tallennettu näkymä palauttaa hakuehdot ja näyttövalinnat, mutta ei sisällä pysyvää kopiota tallennushetken tehtävälistasta. Kalenterin ulkoasuasetukset määritetään erikseen.
Mitä näkymään tallentuu?
Näkymään tallennetaan palvelupyyntöjen ja tehtävien pääsuodattimet, Gantt-näkymän näyttötapa ja sen yläpalkin valinnat sekä kalenterin Hae vastuutaholla -kohdassa valitut käyttäjät ja roolit. Myös sivun yläpalkin Tehtävät haetaan -valinta tallentuu. Listojen omat tekstihakukentät ja silmäkuvakkeilla tehdyt näyttövalinnat eivät sisälly tallennukseen.
Hakujakson valinta säilyy, mutta kiinteät päivämäärät eivät: kun otat näkymän käyttöön, tehtävät haetaan kalenterissa silloin näkyvän kuukauden ympäriltä. Vaihtoehtoina ovat näkyvä kuukausi, 1, 3 tai 6 kuukautta sen molemmin puolin sekä Ei aikarajauksia, hae kaikki. Esimerkiksi lokakuun ollessa näkyvissä yhden kuukauden valinta kattaa syyskuun alusta marraskuun loppuun.
Hakujakso vaikuttaa kaikkiin sivun tehtävänäkymiin. Aikavälille kuuluvia tehtäviä haetaan määräpäivän tai resursoinnin alku- tai loppuajan perusteella. Ilman määräpäivää olevat suunnittelutilan tehtävät voidaan ottaa mukaan aikarajauksesta huolimatta. Valmiit tehtävät tulevat mukaan vain, kun niiden tila on valittu suodattimiin. Muut rajaukset ja katseluoikeudet vaikuttavat edelleen tuloksiin.
Tallenna oma näkymä
Avaa selaimen päävalikon Ohjausnäkymä-ryhmästä Työnohjaus. Tämä ohje koskee selaimen Työnohjausta; Androidin ja iOS:n tehtävänäkymiä ei tallenneta näillä ohjauksilla. Managerikäyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa omia näkymiään sekä käyttää globaaleja näkymiä. Pääkäyttäjä voi lisäksi hallita globaaleja näkymiä.
- Avaa sivun yläpalkin Suodata-painikkeesta pääsuodattimet, aseta haluamasi rajaukset ja ota ne käyttöön. Valitse myös tarvittava Tehtävät haetaan -jakso.
- Tarkista Gantt-näkymän yläpalkin näyttötapa ja rajaukset sekä kalenterin Hae vastuutaholla -valinta.
- Paina sivun yläpalkin Tallennetut näkymät -ryhmässä ympyröityä pluskuvaketta, jonka selite on Tallenna näkymä. Valitse avautuvasta valikosta Luo uusi näkymä.
- Anna lomakkeen pakolliseen Nimi-kenttään tunnistettava nimi ja paina Tallenna näkymä.
Jos haluat säilyttää näkymän vain omassa käytössäsi, jätä pääkäyttäjän lomakkeella näkyvät globaalit valinnat pois päältä. Tarkemmat rajausohjeet ovat artikkelissa Työnohjauksen näkymät ja rajaukset.
Ota näkymä käyttöön tai päivitä se
Paina Tallennetut näkymät -ryhmän suurennuslasikuvaketta, jonka selite on Valitse tallennettu näkymä. Valitse haluamasi rivi Omat näkymät- tai Globaalit näkymät -luettelosta ja paina ikkunan Valitse tallennettu näkymä -painiketta. Näkymän tallennetut valinnat korvaavat vastaavat nykyiset rajaukset, ja tiedot haetaan uudelleen.
Suodattimien muuttaminen ei päivitä tallennettua näkymää automaattisesti. Kun haluat korvata tallennuksen, valitse ensin oikea näkymä, muuta haluamasi valinnat ja avaa pluskuvakkeen valikosta Muokkaa valittua näkymää. Tarkista lomakkeen nimi ja paina Tallenna näkymä. Päivitys tallentaa nykyiset valinnat saman näkymän tilalle. Jos haluat säilyttää myös aiemmat rajaukset, käytä Luo uusi näkymä -toimintoa.
Varmista tallennus valitsemalla näkymä uudelleen. Tarkista pääsuodattimet, Gantt-näkymän valinnat, kalenterin vastuutahorajaus ja hakujakso. Tuloslista voi muuttua, kun tehtäviä tai niiden tietoja muutetaan.
Globaalit näkymät ja oletusnäkymä
Pääkäyttäjä voi valita tallennuslomakkeella Globaali näkymä, jolloin näkymä on yhteisesti käytettävissä. Managerikäyttäjä voi käyttää sitä, mutta ei muokata tai poistaa sitä. Yhteinen näkymä ei laajenna kenenkään katseluoikeuksia: samalla näkymällä eri käyttäjät voivat nähdä eri työt.
Globaali oletusnäkymä tekee näkymästä samalla globaalin. Työnohjauksella voi olla yksi globaali oletusnäkymä. Jos korvaat olemassa olevan oletuksen, sovellus pyytää vahvistuksen. Aiempi näkymä säilyy, mutta sen oletusvalinta poistuu.
Kun avaat sivun, selain palauttaa ensisijaisesti istuntoon jääneet Työnohjauksen valinnat. Jos niitä ei ole, käytetään globaalia oletusnäkymää ja sen puuttuessa sisäänrakennettuja oletuksia. Siksi uuden globaalin oletuksen määrittäminen ei välttämättä vaihda heti sivulle palaavan käyttäjän rajauksia.
Ota oletus käyttöön painamalla Tallennetut näkymät -ryhmän kiertävien nuolten kuvaketta, jonka selite on Palauta oletusnäkymä. Se palauttaa globaalin oletusnäkymän tai sen puuttuessa sisäänrakennetut valinnat: tehtävien hakujakso on yksi kuukausi näkyvän kuukauden molemmin puolin, Gantt näyttää resursoinnit päivätasolla ja sen käyttäjä- ja nimirajaukset sekä kalenterin vastuutahorajaus tyhjennetään. Mukaan otetaan myös ilman Spottia olevat työt, ja palvelupyynnöistä haetaan ne, joilla ei ole tehtäviä. Valmiit tehtävät eivät kuulu oletushakuun. Palautus ei poista tallennettuja näkymiä eikä muuta kalenterin henkilökohtaisia ulkoasuasetuksia.
Poista tallennettu näkymä
Avaa näkymäluettelo suurennuslasikuvakkeesta. Paina poistettavan rivin roskakorikuvaketta ja vahvista poisto. Roskakori näkyy vain, jos sinulla on poistooikeus.
Poisto poistaa näkymätallennuksen, ei tehtäviä, palvelupyyntöjä tai kalenterin ulkoasuasetuksia. Globaalin näkymän poistaminen poistaa sen myös muiden valittavista näkymistä. Jos poistat globaalin oletusnäkymän, yhteistä oletusta ei enää ole; istunnon valinnat voivat silti palautua sivulle palattaessa. Poiston jälkeen tarkista, että rivi on poistunut luettelosta.
Säädä kalenterin ulkoasua
Paina kalenterin oman yläpalkin oikeassa reunassa olevaa asetuskuvaketta, jonka selite on Kalenterin asetukset. Asetukset tallentuvat käyttäjäkohtaisesti ja niitä käytetään palatessasi sivulle. Ne eivät sisälly tallennettuun näkymään, vaikka näkymä olisi globaali.
Kortissa näytettävät tiedot -osiossa valitset tehtäväkorttien sisällön. Valittavissa ovat muun muassa nimi, kuvaus, tila, prioriteetti, vastuutaho ja sen seuraama rooli, määrä- ja valmistumispäivä sekä Spottiin, kansioon, asiakkaaseen, työmääräimeen, tehtäväpohjaan, tehtävälomakkeeseen ja sopimukseen liittyvät tiedot. Valitse vähintään yksi tieto. Viemällä hiiren kortin päälle näet kortin tarkemmat tiedot riippumatta siitä, mitkä niistä olet valinnut näkyviin.
Aseta korttien värit -osiossa valitset väritystavan:
- Satunnaiset värit erottaa tehtäväkortteja toisistaan; väri ei ilmaise tilaa tai kiireellisyyttä.
- Vastuutahon mukaan ryhmittelee kortteja yksittäisten käyttäjien, roolien ja seurattujen roolien mukaan. Seurattu rooli määrää ryhmän, jos tehtävä seuraa roolia. Usean yksittäisen käyttäjän tehtävillä on yhteinen ryhmäväri, ja ilman vastuutahoa olevilla tehtävillä on oma ryhmänsä. Värit eivät ole pysyviä käyttäjätunnisteita, ja sama väri voi toistua eri ryhmillä.
- Prioriteetti värittää kortit tehtävän prioriteetin perusteella.
- Tilan mukaan värittää kortit tehtävän tilan perusteella.
Vie hiiri kalenterin yläpalkin vasemmalla puolella olevan väripalettikuvakkeen päälle nähdäksesi värien selitteen. Tarkista myös kortin tiedot, kun värin merkitys on olennainen.
Yleiset asetukset -osiossa valinta Näytä viikonloput kalenterissa määrää, näkyvätkö lauantai ja sunnuntai. Viikonloppujen piilottaminen piilottaa päivät; se ei siirrä niiden tehtäviä arkipäiville. Ennen omien asetusten tallentamista oletuksina ovat tehtävän nimi kortissa, satunnaiset värit ja näkyvät viikonloput.
Paina asetusikkunan Tallenna-painiketta. Avaa asetukset uudelleen ja tarkista valinnat. Jos satunnaisiin väreihin tai vastuutahoväritykseen vaihtaminen ei heti muuta aiemmin näkyneiden korttien värejä, lataa Työnohjaus-sivu uudelleen ja tarkista tulos.
Ulkoasuasetukset eivät muuta tehtävän tietoja, määräpäivää, resursointeja tai muiden käyttäjien kalenterin ulkoasua. Tehtävän ajoittaminen on erillinen toimenpide: katso tehtävän määräpäivän siirtäminen kalenterissa.
Jos töitä puuttuu
Tarkista ensin pääsuodattimet ja Tehtävät haetaan -valinta, sitten kyseisen näkymän omat rajaukset. Tarkista myös listojen paikalliset haut ja piilotusvalinnat, jotka eivät sisälly tallennettuun näkymään, sekä kalenterin viikonloppujen näkyvyys. Jos näkyy ilmoitus Kaikkia tehtäviä ei voitu ladata, rajaa hakujaksoa ja muita suodattimia. Tallennettu näkymä ei poista latausrajoja eikä anna oikeutta muuten piilotettuihin töihin.