Valitse sopimukselle ne laitteet eli Spotit, joita huolto koskee. Tehtäväasetukset määräävät tulevien tehtävien sisällön, vastuut ja aikataulun. Jokaiselle asetukseen valitulle Spotille luodaan oma tehtävä kullakin luontikerralla.
Ennen asetusten määrittämistä
Määritä asetukset selaimessa. Sopimustoiminnon on oltava organisaatiolla käytössä, ja tarvitset sopimuksen muokkausoikeuden sekä oikeudet käytettäviin huoltokohteisiin ja vastuutahoihin. Tuotteiden käyttö voi edellyttää myös tuotteiden katseluoikeutta. Katso käyttöönoton ja perustietojen taustaksi asiakassopimuksen luominen.
Sopimukselle on valittava asiakas ja alkamispäivä ennen huoltokohteiden lisäämistä. Huoltokohteen Spotin kansion on kuuluttava samalle asiakkaalle kuin sopimuksen. Jos Spotteja ei ole valittavissa, tarkista asiakkaan kansiot, niiden Spotit ja omat käyttöoikeutesi.
Lisää huoltokohteet ja tehtäväasetus
- Avaa selaimen valikosta Asiakkaat → Sopimukset, avaa sopimus sen nimestä ja siirry Sopimuksen huoltokohteet -välilehdelle.
- Ota Luo sopimukseen liittyviä tehtäviä käyttöön ja valitse Valitse uusia huoltokohteita.
- Valitse kansiopuusta Spotit, joille haluat saman tehtäväsisällön ja aikataulun. Valitse Lisää tehtävien asetukset valituille spoteille.
- Täytä avautuvan asetuksen Tehtävän tiedot, määritä vastuut ja resursointi sekä täydennä Huolto-ohjelman määritys. Lisää tarvittavat tuotteet Tuoteasetukset-osiossa.
- Tarkista luontipäivät ja määräpäivät huolto-ohjelmaosion esikatselusta. Voit vaihtaa tarkastelun loppupäivää kentässä Hae tulevat luontipäivät tähän asti.
- Valitse asetuksen alareunasta Jatka. Se palauttaa asetuksen sopimuslomakkeelle. Tallenna muutokset palveluun sopimuslomakkeen Tallenna-painikkeella.
Jos huoltokohteet tarvitsevat eri työn, vastuutahon tai aikataulun, lisää niille erilliset tehtäväasetukset. Luonnin käyttöönotto edellyttää vähintään yhtä tehtäväasetusta, ja jokaisessa asetuksessa on oltava vähintään yksi Spot.
Avaa olemassa oleva asetus Valitut sopimuksen huoltokohteet ja tehtävien asetukset -taulukosta tehtävän nimeä tai rivin kynäkuvaketta painamalla. Taulukon Tulevat luontipäivät -sarakkeen katselupainike avaa aikataulun esikatselun. Se ei ole käytettävissä päättyneelle, arkistoidulle tai poistetulle sopimukselle.
Tehtävän sisältö ja tuotteet
Anna Tehtävän tiedot -osiossa tehtävälle selkeä nimi ja työn suorittamiseen tarvittava kuvaus. Valitse tarvittaessa tehtävälomake, työmääräin ja kategoriat. Lomake ja työmääräin ovat valinnaisia; valittavan lomakkeen on oltava käytössä ja työmääräimen avoin.
Valinta Tehtävä on tarkastettava ennen valmistumista asettaa tuleville tehtäville tarkastusvaatimuksen. Laskutettava merkitsee tehtävän laskutettavaksi; sopimuslaskujen muodostaminen määritetään erikseen. Katso sopimuksen laskutus ja hintamuutokset.
Avaa Tuoteasetukset → Tuotteet ja valitse Lisää uusi tuote, jos tehtävään kuuluu tuotteita. Valitse tuote ja anna määrä, jonka on oltava suurempi kuin nolla. Täydennä tarvittaessa varasto ja varastopaikka. Sopimuksen tehtäväasetuksessa ei valita ostoerää.
Tehtävään kopioidaan luontihetken asetuksista nimi, kuvaus, lomake, työmääräin, tarkastusvaatimus, laskutettavuus, tuotteet ja kategoriat. Tuoterivit ja määrät kopioidaan jokaiselle valitulle Spotille syntyvään tehtävään. Asetusten myöhempi muuttaminen ei päivitä näitä tietoja jo luotuihin tehtäviin.
Vastuutaho ja oletusresursointi
Avaa asetuksen Tehtävän tiedot -osiossa kohta Vastuu ja aikataulu ja sen Oletusresursointi-valinta. Se määrittää tulevien tehtävien vastuutahon ja käyttäjille suunnitellun työajan. Voit valita yhden roolin, yhden tai useita käyttäjiä tai roolin käyttäjät.
- Kiinnitä roolille antaa tehtävän roolin vastuulle. Tällä valinnalla ei luoda käyttäjäkohtaisia resursointiaikoja.
- Kiinnitä roolin käyttäjille antaa tehtävän roolin käyttäjien vastuulle. Tulevaan tehtävään otetaan rooliin luontihetkellä kuuluvat käyttäjät, ja jokaiselle luodaan resursointi. Seurattavalla roolilla on oltava käyttäjiä asetusta tallennettaessa.
- Yksittäisten käyttäjien valinta antaa tehtävän valittujen henkilöiden vastuulle ja luo heille resursoinnit.
Käyttäjäkohtainen resursointi alkaa asetetun päivämääräennakon verran ennen tehtävän määräpäivää, valittuna kellonaikana. Resursoinnin kesto määrää lopetusajan. Tämä suunniteltu työaika on eri asia kuin Tehtävän suoritusaika, joka määrää tehtävän määräpäivän, ja eri asia kuin Tehtävän luonnin ennakko, joka siirtää tehtävän luontipäivää.
Luontipäivät ja määräpäivä
Määritä aikataulu asetuksen Huolto-ohjelman määritys -osiossa. Uusi asetus ehdottaa kolmen kuukauden toistuvuutta, nollaennakkoa kuukausina ja seuraaville luontikerroille ensimmäisen luontipäivän kuukauden päivää. Suoritusajan oletus on kolme kuukautta ja määräpäivän oletus kohdekuukauden viimeinen päivä. Kaikki viikonpäivät ja kuukaudet ovat aluksi sallittuja. Ensimmäiseksi luontipäiväksi ehdotetaan sopimuksen alkamispäivää tai sen jo ohituttua huomista. Tarkista kaikki oletukset ennen tallennusta.
Ensimmäinen tehtävä luodaan on ensimmäisen luontikerran päivämäärä. Sen on oltava sopimuskauden sisällä ja asetettaessa vähintään tänään. Ensimmäiseen luontipäivään ei sovelleta ennakkoa eikä viikonpäivä- tai kuukausirajausta, joten valitse päivä itse sopivaksi. Jos valitset tämän päivän, tehtävien luonti käynnistyy sopimuksen tallennuksen jälkeen taustalla. Muut luontikerrat käsitellään automaattisesti luontipäivän keskiyöllä palvelun aikavyöhykkeellä.
Toistuvuusvälin voi määrittää päivinä, viikkoina, kuukausina tai vuosina. Välin on oltava positiivinen kokonaisluku. Luonnin ennakko ja suoritusaika ovat nollaa tai suurempia kokonaislukuja. Näiden lukumäärien on oltava alle 2000.
Seuraavaa luontikertaa laskettaessa lähtöpäivään lisätään toistuvuusväli ja tuloksesta vähennetään Tehtävän luonnin ennakko. Jos päivä ei ole sallittu viikonpäivä, se siirretään seuraavaan sallittuun viikonpäivään. Kuukausirajaus koskee näin saatua lopullista luontipäivää. Jos kuukausi ei ole sallittu, laskenta jatkaa seuraavaan toistuvuusvälin tuottamaan päivään.
Valitse sallitut kuukaudet tarkoituksella. Tallentaminen edellyttää vähintään yhtä kuukautta ja viikonpäivää, joten kaikkien valintojen tyhjentäminen ei ole tapa sallia kaikkia päiviä. Ennakko ei saa olla niin suuri, ettei seuraava luontipäivä etenisi edellisestä.
Jos käytät valintaa Seuraava luontipäivä on aina tietty kuukauden päivä, toistuvuusvälin ja ennakon aikavälin on oltava kuukausia. Tällöin valittu kuukauden päivä ohittaa viikonpäivärajauksen. Jos kuukaudessa ei ole valittua päivää, käytetään kuukauden viimeistä päivää. Päivinä tai viikkoina toistuvassa aikataulussa ennakon voi määrittää vain päivinä.
Tehtävän suoritusaika lisätään luontipäivään päivinä tai kuukausina. Kuukausia käytettäessä voit valita myös Luotavan tehtävän määräpäivä on aina tietty kuukauden päivä; puuttuva kuukauden päivä korvataan kuukauden viimeisellä päivällä. Viikonpäivä- ja kuukausirajaukset eivät siirrä määräpäivää. Päivä- tai viikkotoistuvuuden valitseminen vaihtaa lomakkeella myös suoritusajan yksiköksi päivät. Ennakon tai suoritusajan yksikön vaihtaminen nollaa kyseisen lukumäärän, joten tarkista arvot muutosten jälkeen.
Sopimuskauden loppurajoitus: seuraavaa luontikertaa etsittäessä sopimuksen päättymispäivään verrataan toistuvuusvälin tuottamaa päivää ennen ennakon vähentämistä ja muita päiväsiirtoja. Jos tämä päivä on sopimuskauden ulkopuolella, seuraavaa kertaa ei muodosteta, vaikka ennakko siirtäisi luontipäivän kauden sisälle. Tehtävän määräpäivää ei tässä laskennassa rajata sopimuskauden loppuun, joten se voi olla sopimuksen päättymisen jälkeen.
Tarkista aikataulu ja syntyneet tehtävät
Aikataulun rajoitus: Tulevat luontipäivät -esikatselu ja automaattinen luonti eivät kaikissa asetuksissa vastaa toisiaan. Automaattinen luonti laskee seuraavan kerran edellisestä lopullisesta luontipäivästä, kun taas esikatselu jatkaa toistuvuusväliä ilman edellisen kerran ennakkoa tai viikonpäiväsiirtoa.
Esimerkiksi ensimmäinen luontipäivä 1.10., seitsemän päivän toistuvuus ja kahden päivän ennakko tuottavat automaattisessa luonnissa päivät 1.10., 6.10. ja 11.10., kun kaikki kuukaudet ja viikonpäivät sallitaan. Esikatselun kolmas päivä on 13.10. Esikatselu voi poiketa automaattisesta luonnista myös loppukauden rajauksessa, sillä se vertaa tarkastelun loppupäivään siirrettyä luontipäivää.
Tallenna sopimus ja avaa se uudelleen. Tarkista Sopimuksen huoltokohteet -välilehden asetustaulukosta Seuraava tehtävä luodaan. Tarkista luontikerran jälkeen myös sopimuksen Tehtävät-välilehdeltä Spot-kohtaisesti, että tehtävät ovat syntyneet ja niiden määräpäivät sekä vastuut ovat oikein. Tehtävän nimeä painamalla voit avata sen tarkemmat tiedot ja resursoinnit.
Seuraavan luontipäivän eteneminen ei yksin osoita kaikkien tehtävien onnistunutta luontia: yksittäisen Spotin tehtävän epäonnistuminen ei estä asetuksen aikataulun etenemistä. Tehtävälistalla näet vain tehtävät, joihin sinulla on oikeus. Jos näkymä ilmoittaa puuttuvista oikeuksista, pyydä riittävillä oikeuksilla toimivaa käyttäjää tarkistamaan kokonaisuus. Jos tehtävä puuttuu oikeuksien tarkistamisen jälkeen, selvitä luonti tuen kanssa.
Tehtävävastuiden massavaihto
Massavaihdolla voit vaihtaa useiden sopimusten tulevien tehtävien vastuutahon samalla kertaa. Tarvitset muokkausoikeuden muutettaviin sopimuksiin ja oikeuden valittavaan vastuutahoon.
- Valitse sopimuslistasta muutettavat sopimukset rivien valintaruuduilla. Avaa valintaruutusarakkeen otsikon Toiminnot-valikko ja valitse Päivitä sopimuksia.
- Ota päivityslomakkeella Vaihda tehtävien vastuulliseksi käyttöön.
- Valitse näkyviin tulevasta vastuutahovalinnasta uusi rooli, roolin käyttäjät tai yksittäiset käyttäjät.
- Käynnistä päivitys lomakkeen Päivitä sopimuksia -painikkeella ja tarkista asetukset taustakäsittelyn jälkeen.
Valinta korvaa kaikkien valittujen sopimusten tehtäväasetusten aiemmat vastuutahot. Se ei lisää uutta vastuutahoa entisten rinnalle. Vaihto tehdään vain sopimuksille, joilla Luo sopimukseen liittyviä tehtäviä on käytössä ja joilla on tehtäväasetuksia. Jos poistat tehtävien luonnin käytöstä samalla massamuutoksella, vastuutahojen vaihtoa ei tehdä. Arkistoituja tai poistettuja sopimuksia ei käsitellä. Päättynyttä sopimusta voidaan massamuokata, mutta päättynyt sopimus ei luo uusia tehtäviä.
Käyttäjiä tai roolin käyttäjiä valittaessa kunkin tehtäväasetuksen aikaisempi resursoinnin ennakko, aloituskellonaika ja kesto siirretään uusille käyttäjille. Jos asetuksessa on useita käyttäjäkohtaisia aikoja, ensimmäisen käyttäjäkohtaisen resursoinnin arvot annetaan kaikille uusille käyttäjille. Jos arvoja ei ole esimerkiksi aiemman roolivastuun vuoksi, käytetään palvelun oletusresursoinnin asetuksia. Roolille kiinnitettäessä käyttäjäkohtaiset resursointiasetukset poistuvat kyseisestä tehtäväasetuksesta.
Päivitys tehdään taustalla. Käynnistymisilmoitus ei vielä vahvista kaikkien sopimusten muuttuneen. Jos yhden sopimuksen asetusten päivitys epäonnistuu, sen muutokset peruuntuvat ja muiden sopimusten käsittely jatkuu. Tarkista siksi lopputulos sopimusten tehtäväasetuksista.
Sopimuslistan Tehtävän vastuullinen kuvaa tehtäväasetusten vastuuta. Useita tarkoittaa, että sopimuksen eri tehtäväasetuksilla on erilaiset vastuuvalinnat. Tyhjä kenttä ei yksin tarkoita, että vastuutaho puuttuu: tietoa ei näytetä myöskään esimerkiksi tehtävien luonnin ollessa pois käytöstä tai vastuutahojen näkyvyysoikeuksien puuttuessa.
Jo luodut tehtävät ja luonnin lopettaminen
Sopimuksen tehtävävastuiden massavaihto ei muuta jo luotujen tehtävien vastuutahoja tai resursointeja. Se ei myöskään muuta niiden tilaa, suoritustietoja tai aiempaa tehtävähistoriaa. Jos työntekijä vaihtuu myös jo syntyneissä töissä, muuta niiden vastuut erikseen. Katso tehtävän vastuutahon määrittäminen.
Sopimuksesta syntyneen tehtävän nimeä, määräpäivää, Spotia, tehtävälomaketta, työmääräintä, tarkastusvaatimusta tai laskutettavuutta ei voi jälkikäteen vaihtaa. Tehtävää ei myöskään voi poistaa, siirtää suunnitteluun tai pitoon eikä tehdä itsenäisesti toistuvaksi. Tarkista siksi nämä tiedot ennen ensimmäistä luontikertaa.
Jos haluat lopettaa yhden asetuksen tulevan luonnin, avaa asetus ja sen Huolto-ohjelman määritys -osio. Lopeta tehtävien luonti näkyy, kun asetuksella on seuraava luontipäivä ja sinulla on muokkausoikeus. Vahvista lopetus, valitse asetuksen Jatka ja tallenna sopimus. Jo syntyneet tehtävät säilyvät, ja sopimuksen muut tehtäväasetukset voivat edelleen luoda tehtäviä.
Vastuutahon massavaihto ei käynnistä lopetetun tehtäväasetuksen luontia uudelleen. Luontiaikataulun, sallittujen viikonpäivien tai kuukausien muuttaminen voi kuitenkin laskea sille uuden luontipäivän. Laskenta voi tällöin alkaa ensimmäisestä luontipäivästä, joten tarkista tallennuksen jälkeen seuraava päivä uudelleen.
Jos poistat koko sopimuksen Luo sopimukseen liittyviä tehtäviä -valinnan ja tallennat, kaikkien sen tehtäväasetusten seuraavat luontipäivät tyhjennetään. Asetukset ja jo luodut tehtävät säilyvät. Uudelleen käyttöönotto edellyttää, etteivät säilyvien asetusten ensimmäiset luontipäivät ole menneisyydessä; tarkista ja tarvittaessa muuta ne ennen käyttöönottoa.
Spotin poistaminen asetuksen Spotit, joille luodaan tehtäviä -valinnasta lopettaa uusien tehtävien luonnin vain kyseiselle Spotille tallennuksen jälkeen. Sen aiemmat tehtävät säilyvät. Tehtäväasetusta ei voi poistaa, jos siitä on jo luotu tehtäviä.
Sopimuksen päättyminen tai arkistointi lopettaa tulevan luonnin. Normaali automaattinen luonti käsittelee tehtäviä luovia sopimuksia tiloissa Odottaa aloituspäivää, Aktiivinen ja Odottaa päättymispäivää. Tarkista avoimet tehtävät erikseen, jos koko huoltosopimuksen toiminta muuttuu. Katso myös sopimuksen historia ja arkistointi.
Sopimustiedot mobiilissa
Androidissa ja iOS:ssä Spotin tietojen Näytä sopimus avaa siihen liittyvien sopimusten yhteenvedon, kun sopimustietoja on saatavilla. Yhteenveto näyttää sopimuksen nimen, tilan sekä alkamis- ja päättymispäivän. Huoltokohteiden, tehtäväasetusten ja massavaihdon määrittämiseen käytä selainta.